کدینگ حسابداری عبارت است از تفکیک و طبقه‌بندی حساب‌ها با استفاده از کد. در حسابداری از روش‌های مختلف کدینگ استفاده می‌شود. این روش‌ها متناسب با نوع فعالیت کسب و کار، حجم اطلاعات حسابداری، اندازۀ کسب و کار، حجم داده‌ها و … مورداستفاده قرار می‌گیرند. شرکت‌های تولیدی جزء آن دسته از کسب‌وکارهای نیازمند سیستم‌های حسابداری دقیق هستند. در این شرکت‌ها به منظور محاسبۀ هزینه تمام شدۀ محصولات به سیستم‌های دقیق و روش‌های نوین حسابداری نیاز است.
حسابداری یکی از پیچیده‌ترین فعالیت‌ها و مشاغل است زیرا با انواع مختلفی از هزینه‌ها و روش‌ها سروکار دارد. کدینگ حسابداری تولیدی یکی از مهم‌ترین موارد در حسابداری شرکت‌های تولیدی به شمار می‌رود. نرم‌افزارهای تخصصی در زمینۀ حسابداری تولیدی برای کدینگ حسابداری این شرکت‌ها روش‌هایی پیشرفته ارائه می‌دهند.
امکان تعریف حساب‌های مختلف شناور یکی از اصلی‌ترین کاربردهای کدینگ حسابداری در نرم‌افزارهای مخصوص حسابداری است. با استفاده از این گزینه مدیران مالی و حسابداران قادر خواهند بود برخی محصولات و هزینه‌ها را با استفاده از سیستم حسابداری پیگیری نمایند.
امروزه طراحی سیستم‌های پیشرفته حسابداری تولیدی به نحوی است که کاربر می‌تواند کلیه محصولات و هزینه‌ها را از ابتدای کار یعنی خرید مواد اولیه تا مرحله پایانی یعنی فروش محصول پیگیری کند. انجام این کار با استفاده از کدینگ حسابداری و تعریف انواع حساب‌ها به‌صورت پویا بوده و منجر به ایجاد سیستم‌های حسابداری یکپارچه شده است.
کدینگ حسابداری چیست؟
به منظور شناسایی ساده‌تر و بهتر حساب‌های شرکت تولیدی و صورت های مالی آن سیستم‌های متفاوت حسابداری از کدهایی استفاده می‌کنند. همان‌طور که بیان شد این روش در حسابداری کدینگ نام دارد. کدینگ حسابداری باعث سرعت و سهولت در امور حسابرسی می‌شود. در این متد خدمات و اقلام کالاهایی که قابلیت نقدشوندگی آن‌ها سریع است در رأس کد قرار خواهند گرفت. هرقدر فرایند نقدشوندگی سخت و پیچیده شود کد دهی نیز پیچیده‌تر خواهد شد.
در حسابداری روش‌های مختلفی از کدینگ مورداستفاده قرار می‌گیرد. برخی از این روش‌ها فوق‌العاده ساده و قابل‌فهم هستند بنابراین با کمی دقت می‌توان متوجه معنای آن‌ها شد. اما برخی پیچیده‌تر بوده و برای فهم آن‌ها دسترسی به کلید راهنما ضروری است. اصلی‌ترین روش‌ها برای کدینگ حسابداری به شرح ذیل هستند:
– کدینگ بر اساس حروف اول حساب‌ها یا حفظی
روش حفظی پیچیدگی چندانی نداشته و ساده‌ترین روش کدینگ به شمار می‌رود. کدینگ بر اساس حرف اول حساب‌ها همان‌طور که از نامش پیداست از حرف اول کلمات برای کدگذاری استفاده می‌کند. به عنوان مثال حساب مالی بدهکاران به‌صورت (ح.م.ب) مشخص می‌شود. این روش در کسب‌وکارهای ساده و کوچک کارایی بیشتری دارد زیرا کدها برای حسابدار مشخص هستند اما در کسب‌وکارهای پیچیده‌تر نظیر کدینگ حسابداری شرکت‌های تولیدی بهتر است از روش‌های دیگری استفاده شود.
– کدینگ پی‌درپی یا متوالی یا سریالی
روش متوالی پیچیده‌تر از روش حفظی بوده و کارایی آن هم بیشتر است. در این روش اعداد در چندین سطح کنار یکدیگر قرار داده می‌شوند که برای حسابدار به‌آسانی قابل تفکیک هستند. برای حساب‌های کل دو رقم در نظر گرفته می‌شود و برای حساب‌های جزئی‌تر دو رقم دیگر در کنار رقم‌های حساب کل قرار می‌گیرند که این سطوح قابل‌افزایش هستند. کدینگ سریالی روشی تفکیک شده است و حسابدار با استفاده از کد تعیین شده به‌راحتی قادر خواهد بود حساب‌ها را بررسی نماید.
دوره‌های آموزشی سپیدار را از دست ندهید
سناریوهای شبیه‌سازی شده تمرین کنید
با نسخه آموزشی، اسناد ثبت کنید
جایگاه شغلی خود را ارتقا دهید
گواهی معتبر شرکت در دوره دریافت کنید
با کتاب سپیدار بر جزئیات سیستم مسلط شوید
– کدینگ سلسله مراتبی
کدینگ سلسه مراتبی ترکیبی از روش‌های سریالی و حفظی است. این روش به دلیل طبقه‌بندی تفکیک شده و فوق‌العاده‌ای که دارد کاربرد بیشتری در کسب‌وکارهای مختلف و به خصوص پیچیده خواهد داشت. در این روش امکان تعریف دسته‌های محصولات و حساب‌ها نیز وجود دارد. برای کدگذاری به این روش ابتدا یک کد به‌صورت حرف مشخص می‌شود. سپس یک کد عددی سریالی برای فعالیت‌های قرار گرفته در این سطح تعریف خواهد شد. بدین ترتیب می‌توان حساب‌های گسترده‌ای را طبقه‌بندی نمود.
– کدینگ توده‌ای
روش توده‌ای برای کدگذاری دسته‌های محصولات و یا حساب‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرد. در این روش از اعداد استفاده می‌شود. به‌عنوان مثال در یک تولیدی ممکن است برای تعریف خطوط مختلف تولید از کدهای متفاوتی استفاده شود؛ 5000: خط تولید کیک، 6000: خط تولید کلوچه.
– کدینگ وجهی
پیشرفته‌ترین روش در کدینگ حسابداری روش وجهی است. از این روش معمولاً در کسب‌وکارهای بزرگ و برای امور پیچیده استفاده می‌شود. روش وجهی تنوع زیادی دارد و در واقع ترکیبی از روش‌های قبلی را به کار می‌گیرد. این روش برای آن دسته از فعالیت‌هایی که با مدارک زیاد سروکار دارند مانند حسابداری شرکت‌های تولیدی گزینه‌ای ایدئال است.
کدینگ حسابداری تولید با استفاده از روش‌های مذکور چهارچوبی دقیق و از پیش تعیین شده برای حسابداری انواع حساب‌ها ایجاد می‌نماید.
ویژگی‌های کدینگ حسابداری تولیدی
محاسبات حسابداری شرکت‌های تولیدی بسیار پیچیده است. این شرکت‌ها باید بتوانند به خوبی هزینه‌های تولید را برآورد و پیگیری کنند تا سودآوری مناسبی داشته باشند. برای انجام این کار، شرکت‌های تولیدی نیازمند سیستم‌های پیشرفته حسابداری هستند که در آن بتوان انواع رویه‌ها و هزینه‌های تولید را مورد نظارت قرار داد.
در سیستم‌های پیشرفته حسابداری مانند نرم‌افزارهای تخصصی موجود به شرکت‌ها و بخش‌های مالی قابلیت تعریف حساب‌های شناور داده می‌شود. از این طریق شرکت‌های تولیدی می‌توانند مواد اولیه خود را به خوبی تعریف کنند. علاوه بر این می‌توانند محاسباتی که با پیگیری هزینه‌ها مرتبط هستند را به‌صورت خودکار انجام دهند.
در دنیای نوین امروز یکی از ملزومات فعالیت اقتصادی استفاده از سیستم حسابداری پیشرفته است. حتی تصور یک شرکت تولیدی موفق که فاقد سیستم حسابداری پیشرفته باشد غیرممکن به نظر می‌رسد. یکی از مهم‌ترین کاربردهای کدینگ حسابداری در شرکت‌های تولیدی طبقه‌بندی و تفکیک حساب‌ها است. بدین ترتیب این شرکت‌ها می‌توانند انواع محاسبات پیچیده و سخت را تا حدی به‌صورت خودکار انجام داده و ساختاری مناسب برای مدیریت امور مالی و پردازش آن داشته باشند.
کدینگ حسابداری تولیدی شامل تعیین چهارچوبی استاندارد برای تمامی حساب‌ها می‌شود. ایجاد این چهارچوب به راحتی با تفکیک منطقی این حساب‌ها از یکدیگر و کدگذاری آن‌ها خواهد بود. بدین ترتیب می‌توان به جستجوی معنادار و بررسی اسناد حسابداری در شرکت‌های تولیدی پرداخت.
حسابداری را به سپیدار بسپارید
کدینگ حسابداری استاندارد
ثبت ساده دفاتر قانونی
خودکارسازی عملیات پایان سال
گزارش‌های تحلیلی و قانونی
افزایش نظم مالی
سطوح مختلف کدینگ شرکت تولیدی
کدینگ حسابداری تولیدی به عنوان فرایند مرتب‌سازی و طبقه‌بندی عناوین و موضوعات مربوط به فعالیت‌های حسابداری شرکت تولیدی شناخته می‌شود. تعیین ساختار حساب‌ها و چهارچوب برای آن‌ها نخستین فعالیت حسابداری است که باید قبل از وارد کردن اسناد و حساب‌ها انجام شود. برای انجام این کار لازم است سطوح و رده‌های مختلف حساب‌ها را از یکدیگر تفکیک نمود. سیستم کدینگ امکان مرتب‌سازی و طبقه‌بندی عملیات مالی را طبق موارد مختلفی همچون نوع سازمان و سطح فعالیت آن برای حسابداران فراهم می‌کند.
در برخی موارد رویدادهای مالی باید به دلیل زیاد بودن تعداد حساب‌ها به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم شوند. بدین ترتیب ساختار رویدادهای مالی و دسته‌بندی حساب‌ها شبیه به درخت یا هرم خواهد شد. در این ساختار هر شاخه از درخت دارای یک سرگروه بوده و در بخش‌های بعدی به ترتیب یک حساب کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی قرار داده می‌شوند.
لذا در کدینگ حسابداری علاوه بر اینکه می‌توانیم سرفصل‌های اصلی و فرعی انواع فعالیت‌ها و موضوعات مرتبط را مشخص کنیم قادر خواهیم بود ارتباط بین آن‌ها را نیز به دست آوریم و در نهایت این موارد را برای افرادی که به اطلاعات دسترسی دارند و همچنین برای ذی‌نفعان توضیح دهیم. طبقه‌بندی حساب‌ها روش‌های مختلفی دارد اما به طور کلی در کدینگ حسابداری ساختار اصلی سطوح شامل موارد ذیل می‌شود:
- سرگروه یا حساب گروه: در طبقه‌بندی حسابداری اولین طبقه همان سرگروه یا حساب گروه است. حساب‌های گروه همان حساب‌های اصلی هستند که دسته‌بندی‌های کلی بر طبق آن‌ها شکل گرفته و شکل کلی حساب‌ها نشان داده خواهد شد. به عنوان مثال در حساب گروه دارایی‌ها دو حساب دارایی‌های نقدی و غیرنقدی وجود دارد. کد حساب گروه به طور معمول دو رقمی است. صورت‌حساب‌های مالی در این دسته قرار می‌گیرند. در این سطح می‌توان تمامی درآمدها، بدهی‌های جاری و غیرجاری، هزینه‌ها، ذی‌نفعان، سرمایه‌گذاران و حقوق مرتبط با آن‌ها را قرار دارد.
- حساب کل: این حساب‌ها اهمیت فراوانی برای سازمان امور مالیاتی و اداره دارایی دارند. اسناد و صورت‌های مالی در این دسته از حساب‌ها قرار می‌گیرند. به طور معمول فعالیت‌ها و نیازهای شرکت تولیدی جزء اجزای اصلی این سطح محسوب می‌شوند. حساب کل تقسیم‌کننده گروه حساب‌های شرکت به ارقام کوچک‌تر است. در نهایت نتیجه عملکرد حساب کل باید به سازمان‌های ذکر شده ارائه شود. کد حساب کل ترکیبی از کد حساب گروه در کنار کد اختصاصی حساب کل است. کد حساب کل به طور معمول چهاررقمی است.
- حساب معین: از این حساب‌ها برای تصمیم‌گیری و گزارش دادن استفاده می‌شود. حساب معین متشکل از حساب‌های جزئی‌تر از حساب کل است که از کد کل به همراه کد دو رقمی معین تشکیل می‌شود. کد حساب معین به طور معمول شش رقمی است.
- حساب تفصیلی: در نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً سطح تفصیلی نیز مورد بررسی قرار می‌گیرد. سطح تفصیلی یک سطح جزئی‌تر از حساب معین بوده و کد آن به طور معمول هشت‌رقمی است. این کد متشکل از کد معین شش رقمی در کنار یک کد دو رقمی مخصوص حساب تفصیلی است. این حساب‌ها برای هر سازمان به‌صورت مخصوص تعریف می‌شوند. در سیستم کدینگ هنگامی که حساب تفصیلی متصل به حساب معین باشد به آن حساب استاندارد می‌گویند اما اگر متصل نباشد حساب شناور نامیده می‌شود. حساب تفصیلی شرایط را برای طبقه‌بندی آسان‌تر می‌کند و باعث می‌شود شناسایی حساب‌ها راحت‌تر باشد.
از کدینگ حسابداری شرکت تولیدی نیز برای تفکیک و طبقه‌بندی انواع حساب‌های مرتبط با سازمان استفاده می‌شود.
امکانات کدینگ حسابداری تولیدی
با پیشرفت علم و تکنولوژی و افزایش رقابت بین مشاغل و مؤسسات مختلف، سیستم‌های حسابداری نیز بسیار پیشرفته‌تر از قبل شده‌اند. سیستم‌های مدیریت مالی و حسابداری نوین در صورت استفاده صحیح و هوشمندانه قادر خواهند بود تا حد بسیار زیادی به مدیران شرکت‌های تولیدی در مدیریت مالی کمک کنند.
همان گونه که پیش‌تر بیان شد این مهم از طریق تعریف و اختصاص دادن برخی کدهای محاسباتی به حساب‌های موجود امکان‌پذیر است. به عنوان مثال کدهای شناور یکی از انواع این کدها هستند که امکان تعریف آن‌ها در برخی نرم‌افزارهای حسابداری وجود دارد. کاربران نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری به راحتی می‌توانند انواع مختلف کدها را تعریف نموده و مورداستفاده قرار دهند.
وقتی از کد شناور برای تعریف یک حساب استفاده می‌شود، سیستم قابلیت شناسایی این حساب را دارد. با شناسایی حساب سیستم حسابداری تمامی تغییرات ورودی و خروجی و همچنین تراکنش‌های مربوط به این حساب را به‌صورت خودکار پیگیری خواهد نمود. این قابلیت امکان استفاده از بهترین انواع کدینگ حسابداری تولیدی را به حسابداران و مدیران مالی شرکت‌های تولیدی می‌دهد.
در این سیستم‌های حسابداری دقت جزئیات و همچنین ورودی حساب‌ها بسیار بالا است. علاوه بر این از کدهای تفصیلی که درجه‌ای جزئی‌تر از کدهای معین دارند استفاده می‌شود. بدین ترتیب مدیران مالی و حسابداران شرکت‌های تولیدی هیچ نگرانی در مورد جزئیات پردازش حساب‌ها نداشته و قادر خواهند بود تمامی محاسبات پیشرفته حسابداری را با بالاترین دقت و در زمان کمتری نسبت به سایر روش‌ها انجام دهند.
نرم‌افزارهای پیشرفته و تخصصی شرکت‌های تولیدی در نسخه‌های مختلفی در بازار موجود بوده و عرضه می‌شوند. برای تولیدی‌های کوچک که تعداد محدودی کارمند و محصولات مشخصی دارند از نسخه‌های ابتدایی و ساده استفاده می‌شود. سطح بالاتر به تولیدی‌های بزرگ‌تر اختصاص دارد و به همین ترتیب سطوح بعدی مختص بزرگ‌ترین شرکت‌های تولیدی هستند.
کدینگ حسابداری شرکت تولیدی چه کاربردی دارد؟
فرایندی که در طی آن اسناد حسابداری متشکل از اعداد و ارقام به داده‌های قابل جستجو و بررسی تبدیل می‌شوند کدینگ نام دارد. بدین ترتیب می‌توان گفت که با استفاده از کدینگ حسابداری می‌توان اسناد را پیگیری نموده و مورد بررسی قرار داد. سیستم کدینگ حسابداری سرعت امور حسابرسی را نیز افزایش می‌دهد.
کدینگ هیچ ساختار استاندارد بین‌المللی ندارد و تعیین آن جزء وظایف حسابدار است. با این وجود اداره دارایی در کشورهای مختلف چهارچوب‌ها و قوانین خاصی برای محاسبات در نظر گرفته است. واحد حسابداری باید در آغاز کار شرکت‌های تولیدی اقدام به کدینگ نمودن سیستم کند اما این کار چه اهمیتی دارد؟
– با این کار تمامی فعالیت‌های شرکت تولیدی طبق اصول استانداردسازی می‌شوند. به‌علاوه این فعالیت‌ها با ساختاری خاص یکپارچه شده و در نهایت تمامی این فعالیت‌ها و موضوعات مرتب می‌شوند.
– در زمان تهیه گزارش‌های مالی دقت و توجه به جزئیات افزایش خواهد یافت.
– خطاهای انسانی در زمان ثبت فعالیت‌های مالی به کمترین مقدار خود می‌رسد.
سئوالات متداول
- کدینگ حسابداری شرکت تولیدی چه کاربردی دارد؟
فرایندی که در طی آن اسناد حسابداری متشکل از اعداد و ارقام به داده‌های قابل جستجو و بررسی تبدیل می‌شوند کدینگ نام دارد. بدین ترتیب می‌توان گفت که با استفاده از کدینگ حسابداری می‌توان اسناد را پیگیری نموده و مورد بررسی قرار داد. سیستم کدینگ حسابداری سرعت امور حسابرسی را نیز افزایش می‌دهد.
- سطوح مختلف کدینگ شرکت تولیدی چیست؟
کدینگ حسابداری تولیدی به عنوان فرایند مرتب‌سازی و طبقه‌بندی عناوین و موضوعات مربوط به فعالیت‌های حسابداری شرکت تولیدی شناخته می‌شود. تعیین ساختار حساب‌ها و چهارچوب برای آن‌ها نخستین فعالیت حسابداری است که باید قبل از وارد کردن اسناد و حساب‌ها انجام شود.