حسابداری شاخه‌های متنوعی دارد که یکی از مهم‌ترین آنها حسابداری مدیریت هزینه است. در این مقاله می‌خواهیم ببینیم که حسابداری مدیریت هزینه چیست و چه ویژگی‌هایی دارد. یکی از مهم‌ترین اهداف هر کسب‌وکاری حداکثر ساختن درآمد و حداقل ساختن هزینه‌ها است.
شما از دو طریق می‌توانید سود ویژه کسب‌وکارتان را بالا ببرید. اول اینکه درآمد را افزایش دهید و در صورتی که به هر دلیلی درآمد را نمی‌توانید افزایش دهید، راهکار جایگزین این است که با کاهش هزینه‌ها سود ناویژه خودتان را افزایش دهید. پس حسابداری مدیریت هزینه مستقیماً بر روی سود شرکت تأثیرگذار است.
هزینه چیست؟
به طور کلی می توان گفت که تمام مخارجی که یک فروشگاه، شرکت، یا هر کسب و کار دیگری متحمل می شود تا بتواند برای خود درآمدی را ایجاد بکند به عنوان هزینه شناخته می شود. برای حسابدارها هزینه معنای بیشتری پیدا می کند. در واقع هزینه در علم حسابداری، حسابی موقت است که ماهیتی بدهکار دارد.
به طور کلی در حسابداری مدیریت هزینه، هزینه‌ها را می‌توانیم به دو دسته عملیاتی و غیرعملیاتی تقسیم کنیم. مثال‌هایی از هزینه‌های عملیاتی شامل موارد زیر می‌شوند:
- بهای تمام شده کالای فروش رفته
- هزینه بازاریابی
- هزینه مشاوره
- هزینه حسابرسی
- هزینه‌های فروش، اداری و عمومی
هزینه‌های غیرعملیاتی هزینههایی هستند که باعث کاهش ارزش موجودی می‌شوند و مستقیماً به عملیات شرکت مربوط نمی‌شود. مثال‌هایی از هزینه‌های غیرعملیاتی به صورت زیر است:
- تخفیفات نقدی فروش
- زیان ناشی از اسقاط یا حذف دارایی‌ها
- هزینه پذیرایی
برای اینکه درک بهتری از هزینه داشته باشیم باید بدانیم که هزینه‌ها بر مبنای تعهدی در علم حسابداری محاسبه می‌شوند. در ادامه به شما می‌گوییم که مبنای تعهدی چیست.
مبنای تعهدی در حسابداری
حسابداری تعهدی به این مفهوم است که حسابدار باید درآمدهای مجموعه را در زمان ایجاد (فارغ از اینکه پولی دریافت شده یا نه)، در دفاتر ثبت کند و هزینه‌ها را نیز در زمانی که تعهدی ایجاد می‌شود (بدون توجه به زمان پرداخت پول) در دفاتر حسابداری به ثبت برساند.
برای اینکه این موضوع را بهتر متوجه شوید باید به حسابداری بر مبنای نقدی هم اشاره‌ای بکنیم. در مبنای نقدی، حسابدار به این شکل عمل می‌کند که هزینه‌ها و درآمدها را در زمان پرداخت یا دریافت وجه نقد به حساب می‌آورد. پس می‌توان گفت که تفاوت بین مبنای تعهدی و مبنای نقدی مربوط به زمانی است که هزینه یا درآمد موردنظر شناسایی می‌شود.
تفاوت هزینه و مخارج
در حسابداری مدیریت هزینه وقتی که یک کسب‌وکار کالا یا خدماتی را به دست می‌آورد می‌گوییم که مخارجی اتفاق افتاده است. هر شرکتی می‌تواند دارایی‌ها را از طریق پرداخت پول نقد، ایجاد بدهی یا ترکیبی از هر دوی آنها به دست آورد. در هر صورت با تحصیل یک کالا یا خدمت دارایی‌های یک شرکت افزایش می‌یابد و به طبع آن می‌توان گفت که مخارج نیز افزایش پیدا کرده است.
اکنون شاید فکر کنید تعریفی که از مخارج در اینجا آوردیم شباهت زیادی با تعریف هزینه دارد. اگر دارایی‌هایی که شما به واسطه مخارج در دوره مالی به دست آورده‌اید، در همان دوره مالی منافعی هم برای شما داشته باشد آنگاه می‌توانید آن مخارج را به عنوان هزینه هم شناسایی کنید. مثلاً اگر شرکت تولیدی هستید برای حسابداری هزینه‌های انجام شده باید “هزینه کالای آماده برای فروش” را زمانی که کالا به فروش رفته است شناسایی کنید؛ به عبارت دیگر تا زمانی که کالا هنوز در انبار موجود است به عنوان هزینه شناسایی نمی‌شود.
نحوه ثبت هزینه
شرکت درآمدها و هزینه‌های خود را در صورت سود و زیان گزارش می‌کند. حسابداران هزینه‌ها را از طریق یکی از دو مبنای حسابداری ثبت می‌کنند. مبنای نقدی و مبنای تعهدی. طبق مبنای نقدی هزینه‌ها در زمان پرداخت ثبت می‌شوند. در مقابل، طبق مبنای تعهدی هزینه‌ها هنگام وقوع و متحمل شدن هزینه ثبت می‌شوند. برای مطالعه بیشتر درباره طبقه‌بندی هزینه‌ها و نحوه ثبت حسابداری آنها به مقاله حسابداری هزینه چیست می‌توانید مراجعه کنید.
اهمیت حسابداری مدیریت هزینه
از یک نگاه، حسابداری به دو دسته حسابداری مدیریت و حسابداری مالی تقسیم می‌شود. این طبقه‌بندی به‌خصوص برای امور نظارتی بسیار حائز اهمیت است. نظارت به وسیله حسابداری مدیریت هزینه انجام می‌شود که مدیران داخلی سازمان از آن استفاده می‌کنند. مدیران به دنبال گزارش‌هایی درباره هزینه کالاهای ساخته شده و خدمات ارائه شده هستند. علاوه بر این، مدیران تولید خواهان گزارش از تعداد واحدهای تولید محصول توسط کارگران مختلف به منظور ارزیابی عملکرد آنها هستند.
هزینه‌ها و منفعت‌های اطلاعات عناصر بسیار مهمی برای مدیران هستند تا تصمیم بگیرند حسابداری تا چه اندازه اثربخش است. اگر منافع اطلاعات درباره حسابداری مدیریت هزینه‌ها از هزینه‌هایش فراتر باشد شرکت باید اطلاعات حسابداری را به مدیران ارائه کند. حسابداری به خاطر بعضی انواع خاص اطلاعات که در اغلب موارد شامل اطلاعات هزینه‌‌ای هم می‌شوند نقش حساسی دارد. هزینه تنها هنگامیکه با هدفی مشخص اختصاص پیدا کند و سپس ثبت و ارزیابی شود معنا پیدا می‌کند.
با تعریفی که در اینجا از مفهوم هزینه دادیم، به مفهوم هزینهٔ فرصت می‌رسیم. هزینه فرصت به معنی مجموعه منافعی است که مدیران یک شرکت به واسطه انتخاب یک گزینه و چشم پوشی از گزینه‌های دیگر، از دست می‌دهند. ما باید هزینه را آنطور که در حسابداری مدیریتی به کار برده می‌شود و آنطور که در حسابداری مالی از هزینه استفاده می‌شود تمایز قائل شویم. می‌توان گفت که حسابداری مدیریت هزینه با هزینه‌ها سروکار دارد و نه با مخارج.
پیچیدگی حسابداری مدیریت هزینه‌ها
مدیران، بعضی از طبقه‌بندی‌های دیگر هزینه‌ها را نیز به کار می‌گیرند. باتوجه به نوع رابطه‌ای که هر یک از هزینه‌ها با هزینه کل دارد، هزینه‌ها به دو دسته هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های غیرمستقیم دسته‌بندی می‌شوند. هزینههایی که مستقیماً با موضوع هزینه مرتبط هستند هزینه‌های مستقیم خوانده می‌شود و آن‌هایی که رابطهٔ مستقیم با موضوع هزینه ندارند هزینه‌های غیرمستقیم خوانده می‌شوند.
دسته‌ای دیگر از هزینه‌ها مواد مستقیم و کار مستقیم هستند که یک شرکت می‌تواند برای واحدهای تولید شناسایی کند. از طرف دیگر، سربار تولید شامل هزینههایی می‌شود که شرکت را قادر می‌سازد مواد غیرمستقیم، کار مستقیم، هزینه‌های تسهیلاتی، مالیات بر اموال، استهلاک، بیمه، اجاره و دیگر هزینه‌های عملیاتی تسهیلات را ایجاد کند. هزینه‌های غیرتولیدی از هزینه‌های بازاریابی و هزینه‌های اداری تشکیل شده‌اند.
علاوه بر این طبقه‌بندی، بعضی روش‌های دیگر هم برای ارزیابی هزینه‌ها وجود دارند. یکی از مهمترینِ این روش‌ها، دیدگاهی است که در مورد رفتار هزینه‌ها وجود دارد و بسیار مفید است. بر اساس این روش، هزینه‌های متغیری وجود دارد که با تغییر در میزان فعالیت، تغییر می‌کنند؛ این در حالی است که هزینه‌های ثابت با تغییر حجم فعالیت تغییری نمی‌کنند.
مهم‌ترین نکات حسابداری مدیریت هزینه
در حسابداری مدیریت هزینه، همه هزینههایی که شرکت‌ها متحمل می‌شوند سرانجام به مخارج تبدیل می‌شود. اگر یک شرکت هزینه‌ها را فوری پرداخت نکند اما آنها را به یک حساب موجودی در یک ترازنامه اضافه کند تا زمانی که کالا را بفروشد، به آن هزینه‌ها هزینه‌های انبارشدنی گفته می‌شود.
هزینه‌های انبارشدنی، هزینه‌های محصول نیز نامیده می‌شوند. هزینه‌های غیر انبارشدنی، هزینه‌های دوره نامیده می‌شوند چون شرکت آنها را در دوره‌هایی که تحمیل می‌شوند می‌پردازد. برای گزارش‌دهی مالی خارجی باید همهٔ هزینه‌های تولید به عنوان هزینه‌های محصول در نظر گرفته شوند.
با استفاده از هزینههایی جذبی کامل، شرکت به هر واحد از یک کالای تولید شده هزینهٔ تولید متغیر واحد به اضافهٔ سهمی از هزینه‌های تولید ثابت برای ارزشیابی موجودی اختصاص می‌دهد. برای اجرای حسابداری مدیریت هزینه، شرکت‌ها با استفاده از هزینه‌یابی متغیر هزینه‌های تولید ثابت را به عنوان هزینه‌های دوره و در نتیجه هزینههایی در نظر می‌گیرند که در هر دو روش غیر‌انبارشدنی هستند.
تمام انواع هزینه‌ها یا مخارج برای مدیران ضروری هستند تا آنها را قادر سازند که بعضی از تصمیمات مهم را اتخاذ کنند. برای تصمیم‌گیری دقیق‌تر لازم است که مدیران حاشیه سود را بدانند. این حاشیه غالباً با حاشیهٔ سود ناخالص اشتباه گرفته می‌شود اما با هم متفاوت هستند.
سؤالات متداول
مخارج و هزینه چه تفاوتی دارند؟
اگر دارایی‌هایی که شما به واسطه مخارج در دوره مالی به دست آورده‌اید، در همان دوره مالی منافعی برای شما داشته باشد آنگاه می‌توانید آن مخارج را به‌عنوان هزینه هم شناسایی کنید. مثلاً اگر شرکت تولیدی هستید شما برای حسابداری هزینه‌های انجام شده باید “هزینه کالای آماده برای فروش” را زمانی که کالا به فروش رفته است شناسایی کنید. یعنی تا زمانی که کالا هنوز در انبار موجود است به عنوان هزینه شناسایی نمی‌شود.
مبنای تعهدی و نقدی چیست؟
بر اساس مبنای حسابداری تعهدی، درآمدها در زمان تحقق و هزینه‌ها در زمان تحمل یا ایجاد صرف نظر از جریان نقدی آنها (دریافت و پرداخت) شناسایی و در دفتر روزنامه ثبت می‌شوند. در مبنای نقدی، حسابدار به این شکل عمل می‌کند که هزینه‌ها و درآمدها را در زمان پرداخت یا دریافت وجه نقد به حساب می‌آورد.
هزینه عملیاتی و غیرعملیاتی چه تفاوتی دارند؟
هزینه عملیاتی برابر است با بهای تمام شده کالای فروش رفته منهای مجموع مخارج عملیاتی. به طور مثال موارد زیر از جمله مهم‌ترین هزینه‌های عملیاتی هستند:
- هزینه بازاریابی
- هزینه مشاوره
- هزینه حسابرسی
هزینه‌های غیرعملیاتی هزینههایی هستند که باعث کاهش ارزش موجودی می‌شوند و مستقیماً به عملیات شرکت مربوط نمی‌شود. مثال‌هایی از هزینه‌های غیرعملیاتی به صورت زیر است:
- تخفیفات نقدی فروش
- زیان ناشی از اسقاط یا حذف دارایی‌ها
- هزینه پذیرایی