همانطور که می‌دانید شغل شما در ردیف مشاغل موضوع بند (ب) ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم قرار دارد و بر این اساس لازم است، فعالیت‌های مالی خود از قبیل خرید کالا یا دریافت خدمات، انجام هزینه‌های روزمره واحد کسبی، فروش کالا و ارائه خدمات، تحصیل دارایی‌های استهلاک پذیر و مالیات بر ارزش افزوده، به ترتیب تاریخ وقوع را در دفتر مشاغل ثبت نمایید تا طبقه‌بندی و تلخیص حساب‌های موصوف برای تنظیم حساب درآمد و هزینه در پایان سال، امکان پذیر باشد.
پیشنهاد می گردد قبل از تحریر هرگونه ثبت، مفاد این راهنما را به دقت مطالعه نموده و بر اساس آن مبادرت به تنظیم دفتر نمایید. شایان ذکر است برخی از مقررات و قوانین مرتبط از قبیل هزینه‌های قابل قبول، آیین نامه تحریر دفاتر و استهلاکات برای اطلاع و بهره برداری لازم یاد آوری گردیده است.
1-ردیف
هر یک از معاملات موصوف می‌بایست در یک ردیف و با رویه یکسان ثبت شود. مودیان می‌توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه‌های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند، مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد، مشخصات آن را نیز در ستون مربوطه درج نمایند. جمع و ثبت معاملات مشمول و معاف از مالیات برارزش افزوده تحت یک شماره ردیف مجاز نمی‌باشد.
۲- تاریخ
در این ستون، تاریخ معاملات در همان روز وقوع به ترتیب زمان وقوع و انجام درج میگردد.
۳– شرح
در این ستون شرح مختصـری از فعالیت‌های انجام شـده در خصوص خریـد، هزینـه، درآمـد- فروش، خریـد دارایـی‌های استهلاک پذیر، مـالیات و عــوارض ارزش افزوده خریــد/ هزینــه/ دارایـی و مـالیات بـر ارزش افزوده عرضه کالا و ارائه خدمت درج میگردد.
۴- مشخصات مدارک
عبارت است از مستندات معاملات انجام شده، از قبیل صورتحساب فروش یا خریدکالا و خدمات، مدارک هزینه و اسناد مربوط به خرید و فروش دارایی که دفاتر برمبنای آن تنظیم و تحریر میگردد.
۵- خرید
در این ستون قیمت خرید کالا و یا مواد مصرفی در تولید کالا و خدمات ثبت می‌شود.
۶- هزینه
در این ستون کلیه هزینه‌هایی که منحصراً مربوط به تحصیل درآمد در دوره مالی مربوط باشد، تحت عناوین ذیل طبقه بندی می‌شود:
هزینه‌های حقوق و دستمزد، اجاره محل، استهلاک دارایی‌ها، بیمه دارایی‌ها؛، حمل و نقل، آب و برق و گاز و تلفن و سایر هزینه‌ها.
۷- درآمد/ فروش
در این ستون فروش یا درآمد حاصل از خدمات انجام شده اعم از نقدی یا غیرنقدی (نسیه) ثبت می‌شود.
۸- دارایی های استهلاک پذیر
در ایـن ستــون آن قسمـت از دارایـی ثـابت (از جمله ساختمـان، ماشیـن آلات، وسایط نقلیه،اثاثیه و نظایر آنها) که بر اثر استعمال یا گذشت زمان یا سایر عوامل، بدون توجه به تغییر قیمت‌ها ارزش آن تقلیل می‌یابد درج می‌شود. بطور مثال: چنانچه یک واحد کسبی، یخچال یا رایانه‌ای را جهت استفاده در آن واحد خریداری نماید با توجه به تاریخ خرید، می‌بایست در این ستون درج نمایید.
۹- مالیات و عوارض ارزش افزوده خرید، هزینه، دارایی
در این ستون مالیات و عوارض ارزش افزوده پرداختی طبق صورتحساب خرید یا هزینه بلافاصله بعد از خرید کالا یا خدمت، یا هزینه مربوطه ثبت میگردد.
۱۰- مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به درآمد/فروش
در این ستون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به هنگام عرضه کالا یا ارائه خدمات بلافاصله بعد از آن ثبت میگردد.
تبصره۱- نظر به این که دفتر درآمد و هزینه برای مشاغل بند ب ماده ۶۹ ق.م.م تهیه شده است، ثبت طرف حساب معاملات از جمله بانک ضرورتی ندارد.
تبصره ۲- در مورد عودت و برگشت از خرید، فروش، هزینه و یا خرید و فروش دارایی، رویدادهای مالی مربوطه می‌بایست در همان ستون با قلم قرمز و به صورت جداگانه و منفی ثبت گردد.
تبصره ۳- نوشتن دفتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع می‌باشد.
تبصره ۴- دو ستون آخر مختص مؤدیـانـی است کــه مشمـول قانـون مالیات بــرارزش افزوده بوده و فراخوان گردیده اند.
تبصره۵- پرداخت‌های مرتبط با خرید کالا از جمله هزینه حمل و نقل در هزینه دوره ثبت، و موجودی کالای پایان دوره بر اساس آخرین خریدهای انجام شده درجدول پیوست شماره ۲ منظور گردد.
برخی از مقررات مالیاتی که اطلاع از آن در تحریر دفاتر با اهمیت و مؤثر می‌باشد:
هزینه‌های قابل قبول موضوع مواد ۱۴۷تا ۱۹۱ قانون مالیات‌های مستقیم وتبصره ۹ ماده ۱۷ قانون مالیات بر ارزش افزوده است. هزینه‌هایی‌که در حدود متعـارف متکــی بـه مـدارک بـوده و منحصـراً مربوط به تحصیل درآمد صاحبان مشاغل در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصاب‌های مقرر باشد، در حساب مالیاتی قابل قبول خواهد بود. هزینه‌هایی که حایز شرایط مذکور در تعریف فوق می‌باشد عبارتند از :
– قیمت تمام شده کالای خریداری شده یا مواد اولیه مصرفی در کالا یا خدمات
-هزینه حقوق و دستمزد
– هزینه اجاره محل
– هزینه آب، برق، گاز و تلفن و …
– هزینه استهلاک دارایی‌های ثابت
– هزینه بیمه دارایی‌ها
– هزینه حمل و نقل
– آن قسمت از مالیات و عوارض پرداختی موضوع قانون مالیات بر ارزش افزوده که طبق مقررات، قابل کسر از مالیات‌های وصول شده یا قابل استرداد نیست.
– سایر هزینه ها
*منبع : سازمان امور مالیاتی کشور