حساب پیش پرداخت و پیش دریافت از جمله حساب‌هایی هستند که در محاسبه هزینه و درآمد باید به‌دقت بررسی و اصلاح شوند تا شناسایی سود و زیان به‌درستی انجام شود و صورت‌های مالی دقیق و بدون اشتباه باشند. در این مقاله با انواع پیش پرداخت و پیش دریافت آشنا می‌شویم و درباره ثبت حسابداری و اصلاح آنها صحبت می‌کنیم.
آشنایی با مفاهیم پیش پرداخت و پیش دریافت و تفاوت آنها
گاهی در بعضی شرکت‌ها پیش می‌آید که پیش از تحویل گرفتن کالا یا خدمات هزینه آن پرداخت می‌شود، این کالا و خدمات می‌تواند مواد اولیه باشد و یا هزینه‌هایی مانند بیمه و اجاره‌بها که به آنها هزینه پیش پرداخت گفته می‌شود. پیش پرداخت دارایی جاری محسوب می‌شود و ماهیت بدهکار دارد.
در مقابل ممکن است شرکت پیش از تحویل دادن کالا یا خدمات به مشتری هزینه آن را از مشتری دریافت کند. این هزینه پیش دریافت نامیده می‌شود، دارایی محسوب نمی‌شود، ماهیت بستانکار دارد و تا زمانی که شرکت کالا یا خدمات را ارائه نداده است به مشتری بدهکار است.
درواقع تفاوت پیش پرداخت و پیش دریافت در ماهیت آنها است. پیش پرداخت قسمتی از دارایی‌های شرکت و دارای ماهیت بدهکار است و پیش دریافت قسمتی از بدهی شرکت و دارای ماهیت بستانکار است.
انواع پیش پرداخت در حسابداری
پیش پرداخت در حسابداری انواع مختلفی دارد. در این بخش چند نوع پیش پرداخت را به اختصار معرفی می‌کنیم:
- پیش پرداخت خرید کالا: در هنگام خرید کالا مبلغ به فروشنده پرداخت می‌شود، ولی کالا مدتی بعد تحویل گرفته می‌شود.
- پیش پرداخت دارایی ثابت یا سرمایه: برای خرید دارایی ثابت که سرمایه نیز نامیده می‌شود مانند زمین، ساختمان و ماشین‌آلات مبلغی پرداخت می‌شود، ولی تحویل این دارایی‌ها در آینده انجام می‌پذیرد.
- پیش پرداخت دارایی جاری: برای خرید دارایی جاری مانند مواد اولیه و سهام مبلغی پرداخت می‌شود، ولی تحویل این دارایی‌ها در آینده انجام می‌پذیرد.
- پیش پرداخت مالیات: هنگامی که هنوز موعد رسیدگی و تعیین مالیات قطعی شرکت نرسیده است، ولی مبلغی به‌عنوان مالیات و به دلیل اجرای قوانین مالیاتی پرداخت می‌شود.
انواع پیش دریافت در حسابداری
پیش دریافت نیز انواعی دارد که به چند نوع از آن اشاره می‌کنیم:
- پیش دریافت اعتبار اسنادی: هنگام گشایش اعتبار اسنادی، بانک مبلغی را به‌عنوان پیش دریافت اعتبار اسنادی دریافت می‌کند.
- پیش دریافت پیمان: کارفرما در ابتدای قرارداد و پیش از آنکه کاری انجام شود مبلغی را برای هزینه‌های اولیه به پیمانکار می‌دهد.
- پیش دریافت پیمانکاری: مبلغی که شرکت پیمانکاری در ازای کاری که قرار است انجام دهد دریافت می‌کند.
- پیش دریافت خدمات: پیش از انجام خدمات طی یک قرارداد مبلغی به‌عنوان پیش دریافت گرفته می‌شود و خدمات طی مدتی معلوم در آینده ارائه می‌شود.
- پیش دریافت درآمد: هنگام فروش کالا یا خدمات به مشتری مبلغی پیش از تحویل کالا و یا ارائه خدمات دریافت می‌شود.
- پیش دریافت مالیات: مبلغی که به‌عنوان مالیات پیش از موعد رسیدگی دریافت می‌شود، مانند مالیات بر ارزش‌افزوده.
ثبت حسابداری پیش پرداخت و پیش دریافت
برای ارائه گزارش‌های مالی نیاز است که ثبت حسابداری بادقت بسیار زیادی ثبت شوند. ثبت حسابداری پیش پرداخت و پیش دریافت نیز از ثبت‌های مهم حسابداری به شمار می‌روند.
پیش پرداخت در ابتدا به‌عنوان هزینه‌ای که هنوز در قبالش کالا یا خدماتی دریافت نشده و در آینده محقق خواهد شد در دفاتر حسابداری ثبت می‌شود. ماهیت حساب پیش پرداخت بدهکار است و به این صورت است که در پایان سال مالی قسمتی از پیش پرداخت که محقق شده از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه‌ها اضافه می‌شود؛ بنابراین در سند پیش پرداخت، حساب پیش پرداخت بدهکار و حساب بانک یا صندوق بستانکار ثبت می‌شود.
در مورد پیش دریافت حساسیت موضوع بیشتر است، زیرا بحث بدهی شرکت به مشتری مطرح است؛ بنابراین ثبت این حساب باید به‌صورت کاملاً دقیق و بدون اشتباه صورت گیرد. ماهیت حساب پیش دریافت بستانکار است و به این صورت است که هنگامی که مبلغی به‌عنوان پیش دریافت از مشتری دریافت می‌شود این مبلغ بدهی شرکت به مشتری محسوب می‌شود؛ بنابراین در سند پیش دریافت، حساب بانک یا صندوق بدهکار و حساب پیش دریافت بستانکار ثبت می‌شود.
اصلاح حساب پیش پرداخت‌ها در حسابداری
در پایان سال مالی برای تهیه گزارش‌های مالی و ارائه صورت‌های مالی حساب پیش پرداخت باید اصلاح شود. زیرا بخشی از مبلغ پیش پرداخت ممکن است تا پایان سال مالی به هزینه تبدیل شود؛ بنابراین آن بخش از پیش پرداخت که محقق شده است از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه‌ها اضافه می‌شود. ثبت این اصلاحات به این صورت است که حساب هزینه مربوطه بدهکار و حساب پیش پرداخت بستانکار می‌شود.
اصلاح حساب پیش دریافت‌ها در حسابداری
حساب پیش پرداخت نیز در پایان سال مالی و پیش از تهیه گزارش‌های مالی نیاز به اصلاح دارد. زیرا ممکن است در پایان سال مالی بخشی از آن تحقق‌یافته باشد و در صورت اصلاح نشدن در تهیه صورت‌های مالی مشکل به وجود می‌آید.
حساب پیش دریافت پیش از اصلاح یک حساب مختلط است، به این معنی که بخشی از آن یک بدهی است که جزء حساب‌های دائمی است و بخشی از آن درآمد است که جزء حساب‌های موقتی است. برای اصلاح حساب پیش دریافت بخشی از حساب پیش دریافت که محقق شده از حساب پیش دریافت کسر و به حساب درآمدها اضافه می‌شود. ثبت این اصلاحات به این صورت است که حساب درآمد مربوطه بستانکار و حساب پیش دریافت بدهکار می‌شود.
تفاوت مساعده، علی‌الحساب، پیش پرداخت و پیش دریافت
در ابتدای مقاله به تعریف پیش دریافت و پیش پرداخت پرداختیم. ولی لازم است اشاره کنیم که پیش دریافت و پیش پرداخت با علی‌الحساب و مساعده فرق دارد. زمانی که پیش دریافت انجام می‌شود، قبل از این‌که هزینه‌ای شده باشد فاکتور کل مبلغ هزینه و یا هزینه چند دوره به‌صورت یک‌جا پرداخت می‌شود. درحالی‌که در پرداخت علی‌الحساب بخشی از کار انجام شده است و کارفرما جهت ادامه کار مبلغی را به‌عنوان علی‌الحساب دریافت می‌کند و مابقی مبلغ پس از اتمام کار پرداخت می‌شود.
تعریف مساعده نیز با پیش پرداخت و علی‌الحساب متفاوت است، ولی درعین‌حال مساعده نوعی علی‌الحساب به شمار می‌رود. مساعده زمانی پرداخت می‌شود که افراد درگیر پروژه نیاز به کمک مالی برای تهیه محصول یا خدمات داشته باشند. همچنین در بحث حقوق و دستمزد مساعده به کارگری که نیاز مالی دارد پرداخت می‌شود و در پایان ماه از حقوقش کسر می‌شود.
استهلاک پیش دریافت‌ها
منظور از استهلاک پیش دریافت این است که وقتی مبلغی از مشتری قبل از تحویل کالا یا خدمات دریافت می‌شود، باید مبلغ پیش دریافت از اولین دریافتی تسویه شود. برای مثال اگر قرار است ۲۵ درصد از صورت‌حساب به پیش دریافت شود، در اولین پرداختی که مشتری انجام می‌دهد باید مبلغ پیش دریافت به نسبت ۲۵ از ۱۰۰ محاسبه شود و برای آن سند صادر شود.
اصلاح حساب‌های مختلط
در تعریف پیش پرداخت و پیش دریافت گفتیم که حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت از حساب‌های مختلط هستند، به این معنی که بخشی از آنها جزء حساب‌های دائمی است و بخشی از آن جزء حساب‌های موقتی است. همه حساب‌های مختلط در یک زمان واحد اصلاح نمی‌شوند. برای مثال حساب پیش پرداخت در پایان سال مالی اصلاح می‌شود، ولی اصلاح حساب پیش دریافت زمانی صورت می‌گیرد که مبلغ پیش دریافت محقق شود.
ثبت حساب پیش پرداخت و پیش دریافت با استفاده از نرم افزار حسابداری سپیدار
ارائه صورت‌های دقیق مالی از وظایف یک حسابدار است و از آنجایی که حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت اهمیت بسیار زیادی در تهیه گزارش‌های مالی ایفا می‌کنند، حسابداران باید دقت ویژه‌ای به آنها داشته باشند. شناخت درست از حساب‌های پیش دریافت و پیش پرداخت و نحوه ثبت حسابداری و اصلاح آنها به حسابدار این امکان را می‌دهد که سود و زیان شرکت را با دقت بالاتری به دست آورد. در این مقاله تلاش شد تعاریف و توضیحات کاملی درباره مباحث پیش پرداخت و پیش دریافت ارائه شود تا حسابداران بتوانند به کمک این توضیحات مهارت و تسلط خود را در زمینه حسابداری بالا ببرند. اگر برای خرید نرم افزار حسابداری به مشاوره و اطلاعات بیشتری نیاز دارید، با شماره ۸۱۰۲۲۲۲۲ تماس بگیرید.
سؤالات متداول
- تفاوت پیش پرداخت و پیش دریافت در چیست؟
درواقع تفاوت پیش پرداخت و پیش دریافت در ماهیت آنها است. پیش پرداخت قسمتی از دارایی‌های شرکت و دارای ماهیت بدهکار است و پیش دریافت قسمتی از بدهی شرکت و دارای ماهیت بستانکار است.
- ثبت سند پیش پرداخت چگونه است؟
در سند پیش پرداخت، حساب پیش پرداخت بدهکار و حساب بانک یا صندوق بستانکار ثبت می‌شود.
- ثبت سند پیش دریافت چگونه است؟
در سند پیش دریافت، حساب بانک یا صندوق بدهکار و حساب پیش دریافت بستانکار ثبت می‌شود.
- تفاوت پیش پرداخت و علی‌الحساب در چیست؟
زمانی که پیش دریافت انجام می‌شود، قبل از این‌که هزینه‌ای شده باشد فاکتور کل مبلغ هزینه و یا هزینه چند دوره به‌صورت یک‌جا پرداخت می‌شود. درحالی‌که در پرداخت علی‌الحساب بخشی از کار انجام شده است و کارفرما جهت ادامه کار مبلغی را به‌عنوان علی‌الحساب دریافت می‌کند و مابقی مبلغ پس از اتمام کار پرداخت می‌شود.