هزینه در حسابداری عبارت است از مجموع مخارج اقتصادی که برای کسب درآمد به یک تجارت وارد می‌شود. افزایش سود یک کسب و کار با کاهش هزینهها بدون کاهش درآمد رخ میدهد.
در حسابداری هزینهها شاخصی بسیار مهم و اساسی در پیشبرد اهداف کسبوکار محسوب می‌شوند؛ بنابراین برای این بخش مهم از حسابداری قوانین ویژه‌ای مطرح شده است. بدین ترتیب لازم است علاوه‌بر آشنایی با ماهیت هزینه آن را شناخته و بتوانیم انواع هزینهها را از یکدیگر تفکیک کنیم. در این مطلب از سری مقالات آموزش حسابداری قصد داریم به بررسی ماهیت هزینهها در حسابداری پرداخته و انواع هزینهها و همچنین نحوهٔ ثبت سند آنها را بیان کنیم؛ با ما همراه باشید.
هزینه در حسابداری چیست؟ حساب موقت با ماهیت بدهکار
هر واحد اقتصادی و کسبوکاری باید برای رسیدن به درآمد در طول فعالیتهای اقتصادی خود اعم از خدمات، بازرگانی، تجارت و… مخارجی را متحمل شود که به این مخارج هزینه میگویند. حساب موقتی که ماهیت بدهکار دارد، با نام هزینه شناخته می‌شود. به بیان دیگر ماندهحساب هزینه به دلیل موقت بودن به دوره مالی بعد انتقال پیدا نخواهد کرد.انواع هزینه در حسابداری شامل کلیه مخارجی است که به‌صورت عینی انجام شده و به‌صورت ثابت از درآمد سازمان برای آنها خرج می‌شود. در نتیجه هر چیزی که مخارجی روی دست شما بگذارد هزینه محسوب شده و در حسابداری جزء بدهکاری‌ها ثبت خواهد شد.
تقسیم‌بندی انواع هزینهها بر اساس نظر مدیر مالی و همچنین نوع فعالیت هر شرکت انجام می‌شود. در برخی موارد از لحاظ رفتار نیز انواع هزینهها مورد بررسی قرار خواهند گرفت. اما به‌طورکلی هزینهها در حسابداری به چند دسته اصلی تقسیم می‌شوند. این دسته بندی‌ها در نرم افزارهای حسابداری نیز وجود دارند تا امکان مدیریت حساب‌ها به بهترین شکل وجود داشته باشد.
طبقهبندی هزینه ها در حسابداری بر اساس نوع فعالیت اقتصادی
هزینهها در هر کسبوکار بر اساس نوع فعالیت اقتصادی آن کسبوکار طبقهبندی می‌شوند. به‌عنوان‌مثال هزینههای یک واحد خدماتی متفاوت از هزینههای یک واحد بازرگانی خواهد بود. علاوه‌براین، تغییرات واحدهای اقتصادی نیز روی هزینهها تاثیر مستقیم دارد. در کلیه مجموعه‌های اقتصادی هزینهها به دو دسته کلی تقسیم‌بندی می‌شوند که عبارت‌اند از:
هزینههای ثابت در حسابداری
به هزینه‌هایی که در یک دوره طولانی بدون تغییر باقی می‌مانند هزینههای ثابت گفته می‌شود. این هزینهها هیچ ارتباطی به میزان تولید و یا عرضه کالا و خدمات ندارند. از جمله هزینههای ثابت در انواع هزینه ها در حسابداری می‌توان به پرداخت اجاره یا رهن، حقوق، پرداخت‌های بیمه، مالیات بر دارایی، هزینههای بهره، استهلاک و برخی خدمات آب و برق اشاره کرد.
هزینههای متغیر در حسابداری
هزینههای وابسته به مقدار تولید یا عرضه کالا و خدمات، هزینههای متغیر نام دارند. هزینههای متغیر ارتباط مستقیمی با تولید و عرضه محصولات دارند؛ به‌صورتی که کاهش و افزایش انواع هزینه در میزان تولید و عرضه منجر به کاهش و افزایش عرضه و تقاضا خواهد شد.
فرض کنید یک کارگاه تولیدی ساعت کاری خود را از روزی ۷ ساعت به روزی ۱۰ ساعت افزایش داده است؛ اضافه کاری که این واحد تولیدی باید به کارگران پرداخت کند جزو هزینههای متغیر محسوب می‌شود. البته این تغییرات در نرم افزار حقوق و دستمزد نیز باید ثبت شود. هزینههای ثابت و متغیر به دو دسته جزئی‌تر تقسیم‌بندی شدهاند که شامل طبقهبندی هزینهها در واحدهای اقتصادی و انواع هزینهها در واحدهای تولیدی می‌شوند. در ادامه به بررسی نحوه شناسایی هزینهها در حسابداری می‌پردازیم.
حسابداری را به سپیدار بسپارید
کدینگ حسابداری استاندارد
ثبت ساده دفاتر قانونی
خودکارسازی عملیات پایان سال
گزارش‌های تحلیلی و قانونی
افزایش نظم مالی
طبقهبندی هزینهها در واحدهای اقتصادی؛ برای درک هزینهها در حسابداری
این طبقهبندی به طور معمول برای کلیه واحدهای اقتصادی کاربرد داشته و به شرح زیر است:
۱. هزینههای عمومی و اداری Administrative Costs
مخارجی که به‌صورت ثابت و دوره‌ای باید پرداخت شوند هزینههای عمومی و اداری نام دارند. این هزینهها عینی بوده و مقدار ثابتی دارند، اما ممکن است نوسان هم داشته باشند که بسیار کم و ناچیز است. هزینههای عمومی و اداری در ماهیت هزینه ها در حسابداری، اثر مستقیم بر فروش محصولات ندارند و جزء مخارج عمده یا کلی کسبوکار محسوب می‌شوند. این هزینهها به تولید و فروش وابسته نبوده و در ارتباط با فعالیتهای روزمره شرکت هستند. برخی از هزینههای عمومی و اداری عبارت‌اند از:
- هزینه قبوض خدماتی شامل برق، آب، گاز، تلفن و…
- هزینه ایاب‌وذهاب، تاکسی و…
- هزینههای مربوط به ملزومات مصرفی مانند لیوان یکبار مصرف
- هزینههای مربوط به پذیرایی، چای، تنقلات و…
- هزینههای مربوط به پست
۲. هزینه توزیع و فروش در حسابداری Distribution Costs
هزینه توزیع و فروش در شرکت‌های بازرگانی که درآمدزایی آنها از طریق فروش کالا است، جز انواع هزینه در حسابداری محسوب می‌شود. این هزینهها عینی بوده و اثر مستقیم روی قیمت فروش محصولات دارند؛ به بیان دیگر هرقدر مبلغ این هزینهها بالاتر باشد مبلغ فروش نیز بیشتر خواهد شد. هزینه توزیع هزینههای مربوط به ارائه خدمات بوده که عینی و متغیر هستند. برخی از هزینههای توزیع و فروش عبارت‌اند از:
- بسته‌بندی Packing
- انبارداری Warehousing
- حمل و نقل Transportation
- تبلیغات Promotion
- بازاریابی Marketing
هزینههای توزیع فروش در حسابداری، با نرم افزار فروشگاهی مدیریت می‌شوند تا کلیه هزینهها دقیق و کامل ثبت شود.
۳. هزینههای مالی در حسابداری Financial Costs
مخارج تامین مالی بر اساس استاندارد حسابداری شماره ۱۳ به شرح ذیل است:
- کارمزد و جرایم دیرکرد وام‌های مالی بلندمدت و کوتاه‌مدت و سود تضمین‌شده آنها
- مخارج جنبی وام‌های دریافتی از جمله حق تمبر اسناد تضمینی و حق ثبت در رابطه با قراردادهای مربوطه
- مخارج تامین مالی خرید اقساطی و مخارج مربوط به قراردادهای اجاره به‌شرط تملیک
همچنین مخارج مربوط به واحد مالی شرکت را هزینههای مالی می‌نامند. این هزینهها عینی بوده و بهمنظور کسب درآمد و نظم دادن انجام می‌شوند. هزینههای مالی برای داشتن درآمد بیشتر و مدیریت این درآمد انجام می‌شوند و در صورت حذف آنها نمی‌توان مدیریتی روی بخش مالی داشت.
۴. هزینه استهلاک در حسابداری Depreciation Costs
هزینه استهلاک در حسابداری از طریق تقسیم ارزش واقعی آن دارایی بر مدت زمان کارکرد است. این مدت‌زمان بر حسب میزان تولید یا زمان خواهد بود. هزینه استهلاک نامشهود و غیرعینی است اما بااین‌وجود بودجه‌ای مستقل تحت عنوان ذخیره استهلاک در زمان طبقه بندی هزینه ها در حسابداری در نظر گرفته می‌شود تا در صورت بروز مشکلات، هزینه‌ای برای حل مشکلات وجود داشته باشد. برخی از هزینههای استهلاک عبارت‌اند از:
- هزینه فرسوده شدن اسباب و اثاث شرکت
- هزینه فرسوده شدن ساختمان
- هزینه فرسوده شدن وسایل نقلیه
- هزینه فرسوده شدن ابزارآلات
۵. هزینه حقوق و دستمزد در حسابداری Salary Costs
یکی از ثابت‌ترین هزینهها در تعریف دارایی و بدهی هر شرکت، هزینه حقوق و دستمزد است. هزینههای پرداخت شده به کارکنان برای جبران کارکرد آنها که بر اساس قوانین بوده و ملاک آن قراردادی است که در ابتدای سال بین کارفرما و کارکنان منعقد می‌گردد هزینه حقوق و دستمزد نام دارد.
هزینه حقوق و دستمزد دو جز ثابت و متغیر را دارد، از این رو نمی‌توان آن را در دسته هزینههای ثابت یا متغیر قرار داد. بخش حقوق پایه، حق مسکن و برخی مزایای دیگر در این هزینه ثابت است اما هزینههای مربوط به‌اضافه کار، پاداش و از انواع هزینههای مشابه آنها متغیر خواهد بود.
انواع هزینه در واحدهای تولیدی؛ تعریف هزینه در حسابداری تولیدی
در واحدهای تولیدی علاوه‌بر هزینههای ذکر شده هزینههای دیگری نیز مؤثر بر فرایند تولید وجود دارند. در پاسخ به سوال «هزینه های مالی چیست» باید گفت هزینههای مواد مستقیم، هزینه های عملیاتی، کار مستقیم و سربار تولید، برخی از هزینهها در واحدهای تولیدی هستند که به بررسی آنها می‌پردازیم.
- هزینه مواد مستقیم؛ هزینه اولیه تولید محصول
هزینه مواد مستقیم، برابر است با هزینه تهیه مواد اولیه‌ای که برای تولید یک محصول موردنیاز است. مانند ورقه‌های آهنی برای تولید اتومبیل و سایر متریال‌های اولیه برای تولید محصول.
- هزینه کار مستقیم؛ حقوق و دستمزد افراد
حقوق و دستمزد کلیه افرادی که به طور مستقیم در تولید محصول نقش دارند هزینه کار مستقیم نام دارد.
- هزینههای سربار تولید
برخی از هزینهها به طور مستقیم در تولید محصول نقش ندارند؛ اما در صورت نبود آنها کار انجام نخواهد شد. این هزینهها در حسابداری در واقع مخارجی هستند که در اثر تولید وارد کار می‌شوند مانند هزینهٔ مصرف برق. به‌طورکلی همه هزینهها به‌غیر از هزینههای کار و مواد مستقیم زیرمجموعه‌های هزینهٔ سربار هستند.
ماهیت هزینه ها در حسابداری شرکت‌های خدماتی
حسابداری شرکت‌های خدماتی به‌طورکلی متفاوت از حسابداری سایر شرکت‌ها است اما در این بین شباهت‌هایی نیز وجود دارد. در شرکت‌های خدماتی برخلاف شرکت‌های تولیدی حسابی روی فروش کالا انجام نخواهد شد بلکه هزینهها در ازای خدمات ارائه شده است.
بهمنظور محاسبهٔ قیمت تعیین شده برای این خدمات در انواع هزینه ها در حسابداری، استانداردهای خاصی وجود دارد که قانون آنها را تعیین کرده است. به‌طورکلی حسابداری شرکت‌های خدماتی شامل سه مرحله است:
- در مرحله اول مجموعه اقدامات انجام شده در یک دورهٔ مشخص مالی مورد بررسی قرار خواهد گرفت. همچنین مدارک بر اساس تاریخ سازمان‌دهی خواهند شد.
- در مرحلهٔ دوم ترازهای آزمایشی دفاتر موقت و کل آماده می‌شوند. گردش حساب و ستون‌های بستانکار و بدهکار در دفاتر مالی و صورت سود و زیان نیز در این مرحله مورد سنجش قرار می‌گیرند.
- مرحلهٔ آخر نیز شامل مجموعه فعالیتهای پایان سال مالی نظیر تهیه ترازنامه، سربرگ و بستن حساب‌های سود و زیان موقت است.
انواع هزینههای پیمانکاری؛ ماهیت هزینه ها در حسابداری پیمانکاری
انواع هزینهها در حسابداری پیمانکاری، به 8 نوع تقسیم می‌شوند که هرکدام برای بخش خاصی از فرایند کار هستند. در ادامه به بررسی این هزینهها می‌پردازیم.
- هزینههای آشکار: هزینههای معمولی که در سندهای حسابداری ثبت می‌شوند و قابل‌اندازه‌گیری هستند.
- هزینههای پنهان: هزینههای غیراقتصادی که قابل ثبت و اندازه‌گیری نیستند. به‌عنوان‌مثال هزینهٔ ساخت جاده‌ای در وسط جنگل که علاوه‌بر هزینههای مادی، هزینههای زیست‌محیطی نیز دارد که قابل‌اندازه‌گیری نیست اما می‌تواند به آیندگان لطمه بزند.
- هزینههای ثابت: این هزینهها بدون توجه به میزان تولید پرداخت خواهند شد. مثلاً هزینه اجاره ماهیانه دفتر کار که باید پرداخت شود چه پروژه در حال اجرا و سوددهی باشد چه تعطیل و در ضرر و زیان؛ پرداخت این هزینه ضروری است.
- هزینههای متغیر: به میزان تولید و فعال‌بودن کار بستگی دارد مانند هزینه خرید سیمان، گچ یا سایر مصالح که به حجم کار وابسته است.
- هزینههای جاری: هزینه‌هایی که در دوره جاری بهمنظور کسب درآمد انجام می‌شوند.
- هزینههای سرمایه‌ای: هزینه‌ای است که برای خرید یک دارایی انجام شده و فایده آن بیش از یک دوره مالی خواهد بود مانند؛ خرید تجهیزات یا لوازم گرمایشی و سرمایشی.
- هزینههای عملیاتی: این هزینهها به طور مستقیم با تولید کالا و خدمات مرتبط هستند.
- هزینههای غیرعملیاتی: هزینههای حسابداری غیر عملیاتی به‌صورت مستقیم با تولید کالا و خدمات در ارتباط نیستند.
نحوه ثبت سند هزینه در حسابداری چگونه است؟
بهمنظور ثبت سند هزینه در حسابداری دو مرحله وجود دارد. ثبت شناسایی هزینه و ثبت هزینه با پرداخت که قبل از ثبت سند پرداخت، هر هزینه باید در دفاتر شناسایی هزینه ثبت شود. توجه داشته باشید حتی درصورتی‌که بخشی از آن باقی‌مانده و بخشی پرداخت شده باشد؛ این هزینه باید ثبت شود. نحوه شناسایی هزینه ها در حسابداری توسط حسابدار یا واحد حسابداری مشخص می‌شود.
ثبت شناسایی هزینه؛ برای نحوه شناسایی هزینه ها در حسابداری
هزینههای غیرعینی یا غیرمشهود در نرم‌افزار حسابداری به‌عنوان بدهکار ثبت می‌شوند. حساب استهلاک انباشته که ارزش دفتری دارایی‌ها را کاهش میدهد بستانکار خواهد شد. این هزینه استهلاک پرداخت نخواهد شد اما سازمان به شکلی این مورد را بدهکار است.
اگر حقوق پرسنل به‌صورت دقیق در روز آخر ماه پرداخت نشود، این موضوع باید در سیستم ثبت شده و شرکت این مبلغ را بدهکار شود. پس از آن به‌محض پرداخت حقوق پرسنل شرکت بدهکاری خود را پرداخت نموده و هزینهها را مدیریت خواهد کرد.
ثبت هزینه با پرداخت؛ نحوه ثبت سند با پرداخت
در حسابداری این نوع هزینه به‌محض پرداخت شدن ثبت می‌شود. مثلاً حسابداری حقوق و دستمزد که به‌محض پرداخت ماهیانه در سیستم حسابداری ثبت می‌شود. در نرم‌افزار حسابداری محل پرداخت بستانکار و هزینه موردنظر به‌عنوان بدهکار ثبت خواهند شد.
نحوه ثبت سند حسابداری برگشت هزینه چگونه است؟
در برخی موارد ممکن است هزینه اضافی پرداخت شده، برگشت بخورد؛ زیرا ماهیت حساب هزینه بدهکار است. در این زمان می‌توان حسابی تحت عنوان درآمدهای ناشی از برگشت هزینه در بخش درآمد ایجاد کرد که ماهیت این حساب بستانکار است. اما چون حساب درآمد مشمول مالیات خواهد شد بستانکار شدن حساب هزینه با مستندات و مدارک لازم معقول‌تر خواهد بود.
طبقه بندی هزینه ها در حسابداری؛ اقدامی مهم برای ثبت هزینهها
انواع هزینه ها در حسابداری به بخش‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. بر اساس نوع کسبوکار و هزینهها و درآمدهای یک شرکت، مهم است که از نرم‌افزار حسابداری مناسب استفاده شود. انواع نرم‌افزار حسابداری سپیدار، برای شرکت‌های بازرگانی، خدماتی، فروشگاهی و پیمانکاری طراحی شدهاند و هرکدام ویژگی‌های خاصی دارند. برای استفاده از این نرم‌افزارها، فقط کافی است با مشاوران سپیدار تماس بگیرید.
سوالات متداول
منظور از کنترل هزینه چیست؟
افزایش درآمد کسبوکار را به سود خواهد رساند و در مقابل افزایش هزینه باعث ایجاد ضرر و زیان خواهد شد. کسب بالاترین میزان سود در هر دورهٔ مالی جزو مهمترین و اصلیترین اهداف هر واحد اقتصادی است. این مهم با کنترل و کاهش هزینهها و همچنین افزایش درآمد به وقوع میپیوندد. برای جلوگیری از پرداخت هزینههای اضافی لازم است ابتدا هزینهها را شناخته و سپس آنها را طبقهبندی کنیم.
هزینه در حسابداری چیست؟
هر واحد اقتصادی و کسبوکاری باید برای رسیدن به درآمد در طول فعالیتهای اقتصادی خود اعم از خدمات، بازرگانی، تجارت و… مخارجی را متحمل شود که به این مخارج هزینه میگویند. حساب موقتی که دارای ماهیت بدهکار است هزینه نام دارد. به بیان دیگر ماندهحساب هزینه به دلیل موقت بودن به دورهٔ مالی بعد انتقال پیدا نخواهد کرد.
نحوه ثبت سند هزینه در حسابداری چگونه است؟
بهمنظور ثبت سند هزینه در حسابداری دو مرحله وجود دارد. ثبت شناسایی هزینه و ثبت هزینه با پرداخت.