اگر به تاریخچه حسابداری نگاهی بیندازیم متوجه می‌شویم که ذهنیت حسابداری از ابتدای زیستن بشر تا رنسانس به اشکال مختلفی وجود داشته است، اما اگر نخواهیم راه دور برویم و توجهمان را به حسابداری در عصر امروزی جلب کنیم متوجه می‌شویم که در دهه‌های اخیر پیشرفت شگرفی در زمینه علم حسابداری و تکنولوژی‌های مورد استفاده در این زمینه رخ داده است. وقتی که شاهد تولید نرم افزارهای پیشرفته در زمینه حسابداری هستیم یا در مورد مفاهیمی همچون کدینگ حسابداری می‌شنویم، متوجه می‌شویم که امروزه نگاه علمی به مبحث حسابداری از هر جهت ظهور و بروز یافته است.
در این مقاله قرار است در مورد یکی از مفاهیم علمی در دنیای حسابداری یعنی کدینگ حسابداری توضیحاتی ارائه دهیم. کدینگ حسابداری از مفاهیمی است که در کسب و کارهای بزرگ بسیار پرکاربرد هستند. زمانی که در فرآیندهای حسابداری، رویدادهای مالی بسیار پرتعداد هستند و انواع مختلفی هم دارند عدم استفاده از کدینگ حسابداری می‌تواند به هم ریختگی و بی نظمی را در پی داشته باشد.
در این مقاله به طور کامل در مورد مفهوم کدینگ حسابداری توضیح می‌دهیم. ابتدا توضیح می‌دهیم کدینگ حسابداری چیست، سپس انواع آن را بررسی می‌کنیم، از اهداف کدینگ در حسابداری می‌گوییم و سپس به بررسی سطوح و ساختار استاندارد برای کدینگ و نمونه‌های آن می‌رسیم. بنابراین با ما همراه باشید.
کدینگ حسابداری چیست؟
در یک تعریف آسان، کدینگ یک نوع از دسته بندی حسابها در حسابداری است. کدینگ حسابداری معمولا به شکل درختی انجام می‌شود که این روش رایج ترین روش آن است. در کدینگ حسابداری دسته بندی‌هایی برای حسابها مشخص می‌شود که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی هستند و مشخص می‌کنند که سرشاخه و زیر شاخه‌ها کدامند.
به این دسته بندی‌ها، شاخه بندی کردن و کدگذاری حسابها کدینگ حسابداری گفته می‌شود. کدینگ در لفظ به معنای شماره گذاری است و ترکیب آن با حسابداری این معنا را می‌دهد که حسابها در حسابداری را کدگذاری کنیم. در ادامه به سطوح مختلف در کدینگ حسابداری و ساختار استاندارد آن می‌پردازیم، اما قبل از آن، برای درک بهتر مفهوم کدینگ باید به سراغ شناخت انواع کدینگ در حسابداری و اهداف استفاده از آن بپردازیم.
دوره‌های آموزشی سپیدار را از دست ندهید
سناریوهای شبیه‌سازی شده تمرین کنید
با نسخه آموزشی، اسناد ثبت کنید
جایگاه شغلی خود را ارتقا دهید
گواهی معتبر شرکت در دوره دریافت کنید
با کتاب سپیدار بر جزئیات سیستم مسلط شوید
کدینگ حسابداری با استفاده از نرم افزارهای حسابداری
نرم افزار حسابداری بهترین راه برای کدینگ حسابداری است. البته برای اینکار می‌توان از نرم افزارهایی همچون اکسل هم استفاده کرد یا حتی کدینگ را بر روی کاغذ انجام داد، اما نرم افزارهای مالی به دلیل امکانات و توانایی‌های زیادی که دارند و همچنین امکان تغییرات گسترده ای که در آنها وجود دارد بهترین گزینه برای کدینگ حسابداری محسوب می‌شوند. علاوه بر این، سرعت و دقت این کار نیز با استفاده از نرم افزار حسابداری بیشتر خواهد بود.
اهداف کدینگ در حسابداری چیست؟
مسئله کدینگ حسابداری یک موضوع ویژه و قابل تامل است که پیشنهاد می‌شود از ابتدای شروع امر حسابداری در هر کسب و کاری مورد استفاده قرار گیرد. به این دلایل:
- کدینگ حسابداری باعث استاندارد شدن عملیات‌های مالی و یکپارچه سازی آنها بر اساس یک فرمت به خصوص می‌شود.
- به ثبت رویدادهای مالی و دقت بیشتر آنها و همچنین سرعت و دقت در پردازش آنها کمک شایانی می‌کند و باعث می‌شود خطای انسانی در تیم‌های حسابداری به حداقل ممکن برسد.
- به تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان (همچون صورت معاملات فصلی) کمک بسیاری می‌کند و به این امر سرعت و دقت بیشتری می‌بخشد.
- در نتیجه کدینگ، تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه گذاری یا محاسبه میزان دارایی‌ها به راحتی و بهتر از همیشه انجام شده و قدرت تصمیم گیری تصمیم گیرندگان داخلی و خارجی را بهبود می‌دهد.
نکات مهم در مورد کدینگ حسابداری
- کدینگ حسابداری یک مسئله تخصصی به شمار می‌رود و باید توسط متخصص این کار یا حسابداران و مدیران مالی با تجربه انجام گیرد.
- این مسئله بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را از ریشه برطرف می‌کند یا باعث جلوگیری از آن می‌شود، اما برای این کار باید خود این سیستم به درستی طراحی شود.
پیشنهاد می‌کنیم اگر در زمینه ثبت سند اختتامیه سوال یا ابهامی دارد حتما مقاله منتشر شده در وبلاگ سپیدار سیستم که در این مورد نوشته شده است را بخوانید.
انواع کدینگ حسابداری
اگر بخواهیم به رایج ترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند اشاره کنیم به 5 نوع اصلی می‌رسیم:
1 – کدینگ حفظی (بر اساس حروف اول حسابها)
یکی از شیوه‌های کددهی که ساده نیز هست کد دهی بر اساس مختصر نویسی و علامتگذاری بر اساس زبان فارسی است. در این روش کدگذاری حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات به کار می‌برند. برای مثال حسابهای پرداختنی با کد «ح – پ» شناخته می‌شود.
حسابداری را به سپیدار بسپارید
کدینگ حسابداری استاندارد
ثبت ساده دفاتر قانونی
خودکارسازی عملیات پایان سال
گزارش‌های تحلیلی و قانونی
افزایش نظم مالی
2 – کدینگ متوالی (پی در پی)
کدینگ متوالی با نام‌های کدینگ پی در پی و کدینگ سریالی هم شناخته می‌شود. در این روش اعداد به صورت پشت سر هم به حسابها و داده تخصیص داده می‌شود.
3 – کدینگ سلسله مراتبی
روش سلسله مراتبی یکی از پرکاربردترین روش‌های کدینگ است، چرا که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حسابها، کالاها و داده در این روش وجود ندارد.
مثال کدینگ سلسله مراتبی: در یک شرکت برای حساب دارایی‌ها کد 404 در نظر گرفته می‌شود. در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد زیر گروهی به این حساب اضافه کند می‌تواند با اضافه کردن یک عدد اعشاری به آن زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد نماید. این روش به صورت ساختار یافته و بدون هیچگونه محدودیتی می‌تواند ادامه پیدا کند.
4 – کدینگ توده‌ای
در این روش کدها می‌توانند به یک حساب اختصاص داده شوند. این روش صرفا برای استفاده در یک دوره مالی کاربرد دارد.
5 – کدینگ وجهی
در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را می‌توان یک قرارداد استاندارد در نظر گرفت، به این دلیل که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حسابها و زیر مجموعه‌های آن خواهد بود. برای مثال در کدینگ وجهی حسابداری یک فروشگاه می‌توان با استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی گروه یک را به مشخص کردن بخش‌های مختلف فروشگاه، گروه دوم را به عنوان نماینده هزینه‌های مختلف فروشگاه و گروه سوم را به عنوان نمایانگر زیر گروه‌های 2 گروه قبلی در نظر گرفت.
سطوح کدینک حسابداری (لایه‌های کدینگ حسابداری) چه هستند؟
منظور از سطوح کدینگ سطح‌هایی است طبق آن تراکنش‌های مالی را دسته بندی می‌کنند.
ساختار استاندارد برای کدینگ در حسابداری
ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری به شکل زیر است:
- گروه حساب: در این لایه از ساختار استاندارد کدینگ، صورت‌های حسابهای مالی قرار می‌گیرد. در این سطح می‌توان همه بدهی‌های جاری و غیر جاری، درآمدها و هزینه‌ها، سرمایه گذاران و ذی نفعان و حقوق مرتبط با آنها را قرار داد.
- حساب کل: در این لایه اغلب، صورت حسابهای مالی تعریف می‌شود. معمولا نیازها و فعالیت‌های شرکت از اجزای اصلی این سطح هستند و گروه حسابهای شرکت را به ارقام کوچک تر تقسیم می‌کنند.
- حساب معین: در این سطح نیز حسابهای کل به حسابهای کوچک تر و جزئی تر تقسیم می‌شوند. این حسابهای در حسابداری با نام حسابهای معین شناخته می‌شوند.
- حساب تفصیلی 1
- حساب تفصیلی 2
حسابهای تفصیلی نیز حسابهای خرد شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفصیلی شناخته می‌شوند. حسابهای تفصیلی در طبقه‌بندی شرایط را آسان تر می‌کنند و شناسایی حسابها را آسان تر می‌سازند.
نکات مهم در مورد ساختار کدینگ حسابداری
در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به چند موضوع توجه کرد:
- استانداردهای حسابداری
- فعالیت شرکت
- کنترل‌های داخلی
- گزارشات مورد نیاز (درون سازمانی، برون سازمانی)
کدینگ حسابداری در نرم افزار سپیدار
وقتی شروع به کار با نرم افزار سپیدار می‌کنید، کدینگ حسابداری وجود ندارد اما چه باید کرد؟ برای این موضوع دو راه حل وجود دارد. یا باید از کدینگ‌های پیش فرض در نرم افزار سپیدار استفاده کنید و یا به شکل دستی کدینگ را تعریف کنید. کدینگ‌های موجود در سپیدار با توجه نوع فعالیت شما قابل انتخاب است که عبارت است از : بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری. اما روش انتخاب کدینگ پیش فرض به این شرح است:
کلیک بر روی سیستم حسابداری > کلیک بر روی درختواره حسابها در زیر منو عملیات > کلیک بر روی آرم سپیدار در صفحه مربوط به درختواره حسابها > ورود به گزینه ی درج حسابهای پیش فرض > انتخاب یکی از کدینگ‌ها با توجه به زمینه کاری شرکت.
زمانی که یکی از کدینگ‌های پیش فرض را انتخاب کنیم، درختواره پدیدار شده در سطح اول ابتدا نمایانگر گزینه‌های گروه حسابها است که با رنگ سبز نمایش داده می‌شوند؛ هر یک از این گروه حسابها دارای زیر مجوعه ای از حسابهای کل می‌شوند و با رنگ آبی نشان داده می‌شوند و در نهایت، هر حساب کل نیز دارای زیر مجموعه ای از حسابهای معین است که با رنگ زرد نشان داده شده اند. به عبارت دیگر درختواره حسابها در سپیدار به ترتیب شامل سه سطح گروه حسابها، حساب کل و حسابهای معین است و ما میتوانیم با کلیک روی علامت مثبت کنار آنها زیر مجموعه‌های آنها را مشاهده کنیم؛ در درختواره حسابها گروه حسابها به رنگ سبز، حسابهای کل به رنگ آبی، و حسابهای معین به رنگ زرد هستند.
اگر شما به دنبال نرم افزار حسابداری هستید که بتوانید براحتی کدینگ موردنظر را انتخاب و گزارش‌های لازم را از آن دریافت کنید، میتوانید با مراجعه به سایت سپیدار و بررسی نرم افزارهای حسابداری شرکتی گزینه موردنظر را انتخاب کنید. در ضمن در صورتی که در این ارتباط هرگونه سئوالی داشتید در قسمت دیدگاه با ما مطرح کنید تا متخصصان حوزه نرم افزار سپیدار به سئوالات شما پاسخ دهند.