آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار


عملیات پایان سال در سایر سیستم ها :

به منظور این‌که کاربران نرم افزار حسابداری سپیدار بعد از اتمام فعالیت های سال مالی ، امکان ایجاد ، ویرایش و حذف ثبت های صورت گرفته در سیستم های “دریافت و پرداخت” ، “تامین کنندگان و انبار” ، “مشتریان و فروش” و ” دارایی ثابت” را نداشته باشند ، امکانی در سیستم سپیدار سیستم آسیا فراهم شده است که در پایان سال مالی و بعد از اتمام فعالیت ها در سیستم های نامبرده ، سال مالی مورد نظر بسته شود و اطلاعات مورد نیاز به سال مالی بعد منتقل شود. برای انجام عملیات پایان سال ، طبق مراحل زیر عمل نمایید:

  • در منوی سمت راست ، وارد قسمت شرکت شده و در قسمت عملیات روی گزینه “عملیات پایان سال” کلیک نمایید .

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

  • در فرم عملیات پایان سال ، لیست تمامی سیستم های خریداری شده نمایش داده می‌شود و هر کدام از سیستم ها به ترتیب نمایش داده شده ، بسته می‌شوند ( به ترتیب از بالا به پایین )

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

  • برای این منظور می‌توانید ، تمامی سیستم ها را یک‌باره انتخاب و از قسمت بالای صفحه روی علامت قفل بسته کلیک نمایید. در صورت این‌که موارد مورد نیاز برای بستن سال مالی را برای هر سیستم رعایت کرده باشید ، بدون پیغام هشداری و بازدارنده ، هر کدام از سیستم های انتخاب شده ، بسته و اطلاعات مورد نظر به سال مالی بعد منتقل خواهند شد.

قبل از بستن سال مالی برای سایر سیستم ها ( هر کدام از سیستم های سپیدار به غیر از سیستم حسابداری ) لطفا موارد زیر را در نظر داشته باشید:

توجه: با توجه به این‌که با بستن سال مالی امکان ثبت جدید ، ویرایش و حذف اطلاعات وجود ندارد ، بنابراین قبل از بستن سال مالی از صحت اطلاعات اطمینان داشته باشید .

نکات مورد نظر در سیستم دریافت و پرداخت :

برای سیستم دریافت و پرداخت در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی ، موجودی صندوق ها ، حساب های بانکی و چک های دریافتی و پرداختی صحیح باشد. برای این منظور می‌توانید از گزارش مرور دریافت و پرداخت موجودی صندوق ها و حساب های بانکی را چک نمایید ، همچنین به کمک گزارش جستجوی چک ، می‌توانید آخرین وضعیت تمامی چک های دریافتی و پرداختی را بررسی نمایید . در نظر داشته باشید چنانچه دریافت از طریق کارت خوان در شرکت شما ثبت شده باشد ، قبل از عملیات پایان سال” تسویه کارت خوان” را انجام دهید ، در صورت عدم تسویه ، از انجام عملیات پایان سال جلوگیری خواهد شد.

همچنین با بستن سیستم دریافت و پرداخت مانده صندوق ها ، حساب های بانکی و همچنین چک های دریافتی و پرداختی که نیاز به ثبت فرآیند در سال مالی جدید را دارند ، به سال مالی بعد منتقل می‌شود ، بنابراین اگر نیاز دارید که در سال مالی بعد بر روی چک های دریافتی و پرداختی فرآیند جدید ثبت نمایید ،لازم است که عملیات پایان سال را برای سیستم دریافت و پرداخت انجام دهید. همچنین تا زمانی که عملیات بستن سال مالی انجام نشود برای سیستم دریافت و پرداخت در سال جدید نمیتوان مغایرت بانکی را تهیه نمایید.

نکات مورد نظر در سیستم مشتریان و فروش :

برای سیستم مشتریان و فروش در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی مانده تمامی طرف حساب های از نوع مشتری صحیح باشد. برای کنترل مانده طرف حساب ها می‌توانید از گزارش صورت حساب طرف مقابل و همچنین گزارش مرور فروش در سیستم مشتریان و فروش استفاده نمایید. در نظر داشته باشید با بستن سیستم مشتریان و فروش مانده تمامی طرف حساب ها از نوع مشتری به سال مالی بعد منتقل می‌شود. تا زمانی که عملیات بستن سال مالی انجام نشود برای سیستم مشتریان و فروش در سال جدید نمی‌توانید صورت حساب طرف مقابل را تهیه نمایید.

نکات مورد نظر برای بستن انبارها :

برای بستن هر کدام از انبارها در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی ،موجودی تمامی کالاها در هر انبار صحیح باشد.

برای این منظور می‌توانید از هر کدام از گزارشات “کاردکس کالا” ، ” گزارش مرور تعدادی انبار ” و ” گزارش مرور مبلغی انبار ” استفاده نمایید. همچنین در صورت مشاهده مغایرت میان موجودی کالا در سیستم سپیدار با موجودی کالا در انبار های خود ، میتوانید از امکان ” انبار گردانی ” در نرم افزار حسابداری سپیدار استفاده نمایید و به راحتی مغایرت های موجودی کالا را اصلاح نمایید. در نظر داشته باشید که قبل از بستن هر کدام از انبار ها ، لازم است قیمت گذاری اسناد انبار انجام شود . با بستن سیستم انبار ، موجودی کالای هر انبار به سال جدید منتقل می‌شوند. تا زمانی که عملیات بستن سال مالی انجام نشود برای سیستم تامین کنندگان در سال جدید نمی‌توانید قیمت گذاری اسناد انبار و صورت حساب طرف مقابل را تهیه نمایید.

نکات مورد نظر برای بستن تامین کنندگان :

برای سیستم تامین کنندگان در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی مانده تمامی طرف حساب های از نوع تامین کننده صحیح باشد. برای کنترل مانده طرف حساب ها میتوانید از گزارش صورت حساب طرف مقابل و همچنین گزارش مرور مبلغی انبار در سیستم تامین کنندگان و انبار استفاده نمایید. در نظر داشته باشید با بستن سیستم تامین کنندگان و انبار مانده تمامی طرف حساب ها از نوع تامین کننده به سال مالی بعد منتقل میشود و تا زمانی که عملیات بستن سال مالی انجام نشود برای این سیستم در سال جدید نمیتوانید صورت حساب طرف مقابل را تهیه نمایید.

نکات مورد نظر برای بستن دارایی ثابت :

برای سیستم دارایی ثابت در نظر داشته باشید که قبل از بستن سال مالی ، تمامی پلاک های دارایی در وضعیت صحیح باشند و همچنین محاسبات لازم برای تمامی فرایندها را تا پایان سال مالی ثبت نمایید. برای کنترل آخرین وضعیت تمامی پلاک های دارایی میتوانید از گزارش مرور دارایی در سیستم دارایی ثابت استفاده نمایید . در نظر داشته باشید لازم است برای تمامی دارایی ها محاسبات استهلاک تا پایان سال را انجام دهید ، در صورت عدم محاسبه، از انجام عملیات پایان سال جلوگیری خواهد شد.

با بستن سیستم دارایی ثابت ، امکان ورود اطلاعات جدید و همچنین ویرایش یا حذف اطلاعات در این سیستم امکان پذیر نخواهد بود.

نکات کلی :

  • در صورتی‌که برای کاربر ، حقوق دسترسی عملیات پایان سال تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به ثبت عملیات پایان سال نماید .
  • با بستن سال مالی ، امکان هیچ گونه تغییر در اطلاعات ( سایر سیستم ها ) به غیر از صدور و حذف اسناد حسابداری نخواهید داشت .
  • محدودیتی برای انجام عملیات در سال مالی جاری بدون بستن سال مالی قبل وجود ندارد . توجه داشته باشید که شما می توانید قبل از بستن سال مالی قبل ، عملیات جاری را انجام دهید .

 

عملیات پایان سال در سیستم حسابداری :

در پایان سال مالی ، علاوه بر اینکه لازم است پس از بررسی صحت اطلاعات در سایر سیستم ها ، اقدام به عملیات پایان سال نمایید ، همچنین در بخش حسابداری نیز باید تمامی اسناد حسابداری بررسی شوند و در صورت درستی اطلاعات اقدام به فرایند بستن حساب ها نمایید . برای بستن حساب ها در بخش حسابداری چندین مرحله وجود دارد که به تفصیل هر کدام از مراحل توضیح داده خواهد شد.

صدور سند تسعیر ارز در نرم افزار سپیدار

برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها در اجرای عملیات خود به دلیل ارتباط با اشخاص حقیقی یا حقوقی سایر کشورها نیاز به ارزهای مختلف بخصوص ارزهای معتبر جهانی دارند در این راستا طبعا باید اطلاعات مربوط به این عملیات ارزی علاوه بر ریال باید برحسب ارز مربوطه نیز در حسابها نگهداری شود و در نهایت در مقاطع خاصی با توجه به استاندارهای حسابداری ( استاندارد حسابداری ۱۶ ) عملیات تسعیر برای آنها صورت گیرد. شناسایی سود تسعیر ارز در موسسات دولتی و غیر دولتی متفاوت است به این طریق که در موسسات و شرکت های غیر دولتی تفاوتهای تسعیر معاملات ارزی در صورت سود و زیان دوره شناسایی می‌شود و در موارد خاص هم به حساب بهای تمام شده دارایی منظور می‌شود. در شرکت ها و موسسات دولتی تسعیر معاملات ارزی طبق ماده ۱۳۶ قانون محاسبات عمومی به حساب اندوخته تسعیر دارایی و بدهی های ارزی منظور می‌شود و در صورت سود و زیان جامع منظور می‌گردد.

بنابراین در صورت خرید زیر سیستم ارزی ، در پایان سال لازم است که اقدام به ثبت سند تسعیر ارز نمایید. برای این منظور از منوی سمت راست ، قسمت “حسابداری” را انتخاب نمایید و از قسمت عملیات “صدور سند تسعیر ارز” را انتخاب کنید.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

در فرم صدور سند تسعیر ارز ، در قسمت تاریخ ، تاریخ صدور سند تسعیر ارز ، در قسمت معین تسعیر ارز ، حساب معین ” سود و زیان ناشی از تسعیر ارز ” را انتخاب نمایید. در قسمت توضیحات ، شرح مورد نیاز برای سند را ثبت نمایید. با انتخاب آیتم ” بازخوانی حساب های تسعیر پذیر ” تمامی حساب های معینی که تا تاریخ مورد نظر دارای گردش ارزی هستند را نمایش می‌دهد. با انتخاب صدور سند حسابداری ، از قسمت بالای فرم ، سند تسعیر ارز با توجه به آخرین نرخ ارز وارد شده محاسبه و ثبت می‌شود.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت صدور سند تسعیر ارز:

  • در صورتی‌که برای کاربر ، حقوق دسترسی صدور سند تسعیر ارز تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند تسعیر ارز نماید
  • توجه داشته باشید که سیستم نزدیکترین نرخ ارز تعریف شده در فرم “معرفی نرخ ارز” را با توجه به تاریخ سند تسعیر ارز به عنوان نرخ ارز تسعیر استفاده می نماید . بنابراین قبل از صدور سند تسعیر ارز ، بایستی نرخ مورد نظر را در فرم “معرفی نرخ ارز” تعریف نمایید .
  • برای صدور سند تسعیر ارز از نظر تعداد محدودیتی وجود ندارد . شما می توانید سند تسعیر ارز را به ازای هر روز یا ماهانه و یا در پایان سال صادر نمایید

 

بستن حساب های سود و زیانی در نرم افزار سپیدار

حساب های دفتر کل را از نظر انتقال یا عدم انتقال مانده‌ی آن‌ها به سال بعد به سه دسته : حساب‌های دائمی، حساب های موقت و حساب‌های مختلط طبقه بندی می کنند. حساب های مختلط نیز نهایتاً با انجام ثبت های اصلاحی قسمت دائمی و قسمت موقتی آن‌ها از هم تفکیک می شوند. بنابراین در پایان سال پس از انجام اصلاحات، حساب‌ها یا دائمی هستند یا موقت و حساب های مختلط وجود ندارد.”بستن حساب” به معنی صفر کردن مانده هر حساب می باشد. این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حساب­­های دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حساب­های دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می شود. شرکت‌ها برای بستن حساب‌های موقت (حساب‌های سود زیانی) ، مانده آن ‌را به یک حساب ترازنامه ای منتقل می کنند. این عملیات می‌تواند در یک یا چند مرحله انجام شود و نهایتاً مانده آن به حسابی مانند سود و زیان سال جاری بسته می شود.

نحوه بستن حساب های سود و زیانی در نرم افزار سپیدار

برای بستن حساب های موقت ، در منوی سمت راست ، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات گزینه “بستن حساب‌های سود و زیانی” را انتخاب نمایید .

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار
آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

در قسمت تاریخ سند ، تاریخ صدور سند را انتخاب نمایید . در قسمت معین مقصد ، معین ترازنامه ای که قرار است مانده حساب های سود و زیانی را به آن حساب منتقل کنید ، انتخاب نمایید. در نظر داشته باشید چنانچه معین انتخاب شده دارای ویژگی تفصیل پذیری باشد ، لازم است که حساب تفصیل مورد نظر را نیز انتخاب کنید. در قسمت توضیحات ، توضیحات مورد نیاز برای ثبت سند را وارد نمایید. در کادر پایین در سمت راست صفحه ، لیست تمامی حساب های معینی که در درختواره حساب ها، ماهیت آن ها را سود و زیانی انتخاب کرده اید و همچنین داره مانده حساب هستند نمایش داده می‌شود . با علامت فلش در میان صفحه میتوانید تمام یا بخشی از این حساب های معین را برای صدور سند به کادر سمت چپ صفحه منتقل نمایید . حال با انتخاب صدور سند حسابداری از بالای صفحه ، سند حسابداری بستن حساب‌های موقت صادر می‌شود. در نظر داشته باشید با صدور این سند مانده تمامی حساب های معینی که در این سند شرکت کرده اند صفر می‌شوند . برای مشاهده سند حسابداری ، در منوی سمت راست ، منوی حسابداری و از قسمت فهرست ، اسناد حسابداری را انتخاب نمایید، می‌توانید با دو بار کلیک کردن بر روی سند مربوط به بستن حساب ها ، سند را مشاهده نمایید. همچنین می‌تواند به گزارش مرور حساب ها در سیستم حسابداری مراجعه نمایید و نتیجه سند بستن حساب ها را در صفر شدن مانده حساب های سود و زیانی بررسی نمایید.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت صدور سند بستن حساب های سود و زیانی:

  • در صورتیکه برای کاربر ، حقوق دسترسی بستن حسابهای سود وزیانی تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند بستن حساب‌های سود و زیانی نماید .
  • عملیات بستن حساب‌های سود و زیانی می‌تواند در یک یا چند مرحله انجام شود .

 

تبدیل اسناد موقت به دائم در نرم افزار سپیدار

اسناد حسابداری زمانی که ثبت می‌شوند در وضعیت موقت هستند ، اسناد موقت قابل ویرایش و حذف هستند ، بنابراین زمانی که نیاز داریم اسناد را غیر قابل ویرایش و غیر قابل حذف نماییم لازم است که اسناد حسابداری را به وضعیت دائم تبدیل کنیم. برای این منظور در منوی سمت راست حسابداری و از قسمت عملیات ، ” تبدیل اسناد موقت به دائم ” را انتخاب نمایید.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

برای دائم کردن اسناد میتوان به دو روش عمل نمایید . روش اول بر حسب تاریخ است : اگر اسناد حسابداری را تا تاریخ مشخص بررسی کرده اید و لازم است که امکان حذف و ویرایش اسناد را غیر فعال کنید ، بنابراین آیتم ” تاریخ ” را انتخاب کرده و تاریخ مورد نظر برای این‌که اسناد تا آن تاریخ دائم شوند را وارد نمایید. روش دوم برحسب شماره است : گاهی زمانی که صحت اسناد را بررسی می‌کنید ، اخرین سندی که صحت آن از نظر شما مورد تایید است ؛ آخرین سند حسابداری در آن تاریخ نیست بنابراین نیاز دارید که اسناد را تا آن تاریخ دائم نمایید ، بنابراین آیتم ” شماره ” را انتخاب و شماره سند مورد نظر که قرار است اسناد تا آن شماره دائم شوند را وارد نمایید. سپس از قسمت بالای صفحه روی علامت قفل بسته کلیک نمایید ،توجه داشته باشید با تبدیل اسناد موقت به دائم ، عملیات شماره گذاری مجدد اسناد توسط سیستم به صورت اتوماتیک انجام می شود. به این ترتیب اسناد حسابداری تا تاریخ یا شماره ای که مورد نظر شما است دائم می‌شوند.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت تبدیل اسناد موقت به دائم:

  • در صورتیکه برای کاربر ، حقوق دسترسی تبدیل اسناد موقت به دائم تعریف شده باشد ، می توان اسناد موقت را به دائم تبدیل نمود .
  • در قسمت “آخرین سند دائم” فرم ، اگر در سال مالی جاری اسنادی قطعی شده باشد ، شماره و تاریخ آخرین سند دائم را می توانید مشاهده نمایید .
  • بعد از تبدیل اسناد موقت به دائم ، امکان صدور سند حسابداری به تاریخی کوچکتر از تاریخ آخرین سند دائم وجود نخواهد داشت .
  • بعد از دائم نمودن اسناد ، در فهرست اسناد حسابداری ، وضعیت اسناد حسابداری به صورت دائم نمایش داده می شوند .

 

صدور سند اختتامیه در نرم افزار سپیدار

چرخه حسابداری به یک سری ازعملیاتی می‌گویند که هر سال و یا در هر دوره مالی تکرار می‌شود. این چرخه به ترتیب شامل عملیات‌های زیر است:

  • جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه
  • تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه
  • ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفتر مالی
  • انتقال کلیه عملیات‌ها از دفتر روزنامه به دفتر کل
  • آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
  • اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل
  • آماده کردن تراز آزمایشی (اصلاح شده)
  • آماده کردن صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
  • بستن حسابهای موقت
  • آماده کردن تراز آزمایشی (اختتامی)
  • تهیه ترازنامه و بستن حسابهای دائمی

پس از انجام اصلاحات بر روی حساب‌های موقت و انتقال آن‌ها به دفتر کل، مانده حساب‌ها در دفتر کل صفر می‌شود. در این مرحله از مانده حساب‌ها در دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه می‌شود که به آن تراز آزمایشی اختتامی می‌گویند. این تراز فقط شامل حساب‌های دائمی می‌شود.

حساب‌های دائمی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه است. مانده این حساب‌ها به سال بعد منتقل می‌شود که برای این منظوراز تراز اختتامیه استفاده می شود. بدین صورت که تمام حساب‌هایی که در تراز اختتامیه بدهکار هستند را بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار می‌ شود. سپس تمام حساب‌هایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می‌ شود.

نحوه صدور سند اختتامیه در نرم افزار سپیدار

برای صدور سند اختتامیه ، در منوی سمت راست ، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات گزینه “صدور سند افتتاحیه و اختتامیه” را انتخاب نمایید .

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

در قسمت نوع سند ، ” اختتامیه” را انتخاب نمایید. در قسمت تاریخ ، تاریخ صدور سند اختتامیه را وارد نمایید و از قسمت بالای صفحه صدور سند حسابداری را انتخاب کنید. بدین ترتیب بصورت اتوماتیک سند اختتامیه برای شما ثبت و مانده تمامی حساب های ترازنامه ای صفر می‌شوند.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت صدور سند اختتامیه:

  • در صورتی‌که برای کاربر ، حقوق دسترسی صدور سند اختتامیه تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند اختتامیه نماید.
  • در نظر داشته باشید ، قبل از صدور سند اختتامیه لازم است، بستن حساب های سود و زیانی و تبدیل اسناد موقت به دائم انجام شده باشد.
  • سند اختتامیه با وضعیت دائم ثبت می‌شود و در لیست اسناد با وضعیت دائم نمایش داده می شود و امکان تغییر وضعیت آن توسط کاربر وجود ندارد .
  • بعد از صدور سند اختتامیه امکان صدور سند حسابداری در سال مالی که سند اختتامیه صادر شده است، وجود نخواهد داشت .

 

صدور سند افتتاحیه در نرم افزار سپیدار

برای صدور سند افتتاحیه ، ابتدا سال مالی جدید را تعریف کنید و از قسمت پایین صفحه ، سال مالی جدید را انتخاب نمایید. حال در منوی سمت راست ، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات گزینه “صدور سند افتتاحیه و اختتامیه” را انتخاب نمایید .

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

در قسمت نوع سند ، ” افتتاحیه” را انتخاب نمایید. در قسمت تاریخ ، تاریخ صدور سند افتتاحیه را وارد نمایید و از قسمت بالای صفحه صدور سند حسابداری را انتخاب کنید. بدین ترتیب بصورت اتوماتیک سند افتتاحیه برای شما ثبت و مانده تمامی حساب های ترازنامه ای به سال مالی بعد منتقل می‌شوند.

آموزش بستن حساب ها و صدور سند اختتامیه/افتتاحیه در سپیدار

نکات کلی جهت صدور سند افتتاحیه:

  • در صورتی‌که برای کاربر ، حقوق دسترسی صدور سند افتتاحیه تعریف شده باشد ، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند افتتاحیه نماید.
  • ابتدا باید سال مالی جدید را ایجاد نموده و در سال مالی ایجاد شده اقدام به صدور سند افتتاحیه نمایید .
  • سند افتتاحیه با وضعیت موقت صادر گردیده و در لیست اسناد با وضعیت موقت نمایش داده می شود . شما می توانید مانند بقیه سندها اقدام به تبدیل اسناد موقت به دائم نمایید و وضعیت سند را تغییر دهید .
  • جهت صدور سند افتتاحیه ، لازم است که در سال مالی قبل سند اختتامیه صادر شده باشد .