ثبت های حسابداری را به جرات می توان یکی از مهمترین بخش های حسابداری دانست. تفاوتی ندارد که در کدام زیر شاخه از حسابداری (حسابداری صنعتی، حسابداری بازرگانی، حسابداری خدماتی و …) فعالیت داشته باشید، در هر صورت ثبت حسابداری در فعالیت های شما نقش بسیار مهمی خواهد داشت.
در این مقاله درباره سند حسابداری و ثبت سند حسابداری توضیح خواهیم داد و سعی می کنیم با آموزش ثبت های حسابداری بتوانیم اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار بدهیم.
سند حسابداری چیست؟ اسناد و مدارک مثبته چه هستند؟
شناخت اسناد و مدارک مثبته اولین قدم در مسیر ثبت سند حسابداری محسوب می شود. این اسناد رویدادهای مالی که باید ثبت شوند را توضیح می دهند. فاکتور فروش، رسید بانکی یا هر سند دیگری که نشان دهنده یک رویداد مالی باشد نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته هستند.
سند حسابداری مفهوم دیگری است که باید از آن شناخت داشته باشید. اسناد حسابداری برگه هایی هستند که اطلاعاتی درباره یک یا چند رویداد مالی ارائه می کننند. اطلاعاتی که به عنوان ثبت حسابداری تنظیم می شوند از این سندهای حسابداری برداشت می شوند. سند حسابداری در گذشته به صورت دستی انجام می گرفت اما اکنون این کار در نرم افزار حسابداری انجام می شود.
رویدادهای مالی و ثبت های حسابداری که برای آن ها تنظیم می شود در دفاتر حسابداری درج می شوند. البته این دفاتر قانونی خود به دو بخش اصلی دفاتر حسابداری رسمی (قانونی) و دفاتر دفاتر غیر رسمی (کمکی) تقسیم می شوند.
دفاتر حسابداری، محلی برای ثبت رویدادهای مالی
رویدادهای مالی و ثبت های حسابداری که برای آن ها تنظیم می شود در دفاتر حسابداری درج می شوند. البته این دفاتر قانونی خود به دو بخش اصلی دفاتر حسابداری رسمی (قانونی) و دفاتر دفاتر غیر رسمی (کمکی) تقسیم می شوند.
دفاتر حسابداری رسمی (قانونی) و غیر رسمی (کمکی)
دفاتر رسمی قانونی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است. دفتر روزنامه دفتری است که تمام رویدادهای مالی به صورت روزانه در آن ثبت می شود و دفتر کل دفتری است که خلاصه معاملات و رویدادهای مالی را به تفکیک منعکس می کند.
دفاتر غیر رسمی نیز به دفاتری گفته می شود که صرفا جهت کمک به انجام امور حسابداری تهیه می شوند و تهیه آن ها بر خلاف دفاتر حسابداری رسمی الزام قانونی ندارد.
برای آشنایی بیشتر با این دفاتر قانونی پیشنهاد می کنیم مقاله دفاتر حسابداری چیست را مطالعه کنید.
چرا ثبت سندهای حسابداری و رویدادهای مالی اهمیت زیادی دارد؟
ثبت سندهای حسابداری و رویدادهای مالی یکی از مهمترین امورات حسابداری است، چرا که اگر این کار بر اساس اصول و به درستی انجام نشود باعث ایجاد مشکلات بعدی می شود و به مرور همه امور حسابداری دچار آشفتگی می شود.
مهمترین هدف از ثبت سند حسابداری جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم و ترتیب در آن ها است. یکی از اهداف ثبت اسناد حسابداری این است که تغییر، تحریف یا دستکاری در این اسناد انجام نشود و گم شدن این اطلاعات و اسناد جلوگیری شود.
در غیر این صورت یک کسب و کار ممکن است در مسائل مربوط به امور مالیات و … دچار مشکلات بزرگی شود. جریمه مالی و غیر مالی از جمله مشکلاتی است که احتمالا در این صورت برای یک واحد اقتصادی به وجود می آید.
آموزش ثبت سند حسابداری – مراحل ثبت رویدادهای مالی
اکنون در نرم افزارهای حسابداری ثبت های حسابداری با وارد کردن اطلاعات یک رویداد مالی در چند جالی خالی انجام می شود، اما در حالت ثبت دستی از آنجا که در هر رویداد مالی 2 حساب دچار تغییر می شود شکل T بهترین شکل و ساختاری استاندارد برای ثبت این رویداد هاست. حسابداری امری 2 طرفه است و در هر ثبت حسابداری، 2 طرف معادله تغییر می کنند تا معادله همچنان برقرار باشد.
این شکل کمک می کند تاثیر مبادلات مالی در دو حساب به طور واضح مشخص باشد. ذکر این نکته لازم است که تغییر هر حساب در قالب یکی از این شکل های T نمایش داده می شود. در ثبت های حسابداری مربوط به هر حساب، افزایش یا کاهش آن در یکی از طرف های ستون T نشان داده می شود و عنوان حساب نیز در بالای خط قرار می گیرد.
اینکه در ثبت سند حسابداری افزایش یا کاهش حساب در کدام طرف از ستون نوشته شود به حساب مورد نظر وابسته است، چرا که افزایش در یک حساب ممکن است در ستون بدهکارها انجام شود و در حساب دیگر ممکن است در ستون بستانکار نوشته شود. در واقع ماهیت هر حساب است که مشخص می کند جمع باقیمانده آن بدهکار باشد یا بستانکار. طرف دارایی معادله معمولا ماهیت بدهکار دارد و طرف بدهی یا سرمایه معادله غالبا بستانکار می شوند.
در نهایت ثبت های حسابداری به دفتر کل منتقل می شوند. این ثبت ها در ابتدا در دفتر روزنامه نوشته می شوند که در حالت T نیست، اما بخش های ستون بدهکار و بستانکار و عنوان حساب در آن وجود دارد.
همانطور که اشاره کردیم اولین مرحله از ثبت رویدادها و اسناد حسابداری، شناسایی مدارک و اسناد مثبته است. این اسناد بید نشان دهنده ورود یا خروج پول از واحد اقتصادی باشند تا منعکس کننده یک رویداد مالی محسوب شوند. تفاوتی ندارد که این رویداد خرید یک خودکار باشد یا یک دستگاه آپارتمان، در هر صورت باید مدارک مثبته آن نگهداری و سند حسابداری آن ثبت شود.
شما تمام مراحل ثبت سند حسابداری را به راحتی و با سرعت و دقت بسیار بالاتری در نرم افزار سپیدار می‌توانید انجام دهید. برای مطالعه نحوه انجام ثبت حسابداری در نرم افزار سپیدار به مقاله آموزش ثبت سند حسابداری در سپیدار رجوع کنید.
آموزش ثبت سند حسابداری وام های بانکی
یکی از راه های تامین مالی برای شرکت ها این است که از بانک ها وام بگیرند. وام بانکی برای شرکت یک بدهی به حساب می آید که باید ثبت حسابداری متناسب با آن در دفاتر حسابداری انجام شود؛ بنابراین باید از سرفصل حساب های پرداختنی استفاده کنیم. برای اینکه وام های بانکی عموما برای شرکت ها بار مالی زیادی دارند از سرفصل “وام بانکی” برای ثبت این رویداد مالی استفاده خواهیم کرد. با یک مثال نحوه ثبت سند حسابداری وام های بانکی را آموزش خواهیم داد.
فرض کنید شرکت شما 3 میلیارد ریال وام از بانک دریافته کرده باشد. پس از دریافت وام، ثبت زیر در دفاتر حسابداری شرکت انجام می شود:
فرض کنید این وام با سود 10 درصد و با بازپرداخت 36 ماهه دریافت شده است. دراین صورت وام و بهره معادل 3 میلیارد و 300 میلیون ریال می شود و پس از تقسیم این عدد به 36، مبلغ قسط ماهانه به دست می آید. در زمانی که پایان هر ماه قسط این وام را پرداخت می کنید، ثبت سند حسابداری به صورت زیر انجام شود:
آموزش ثبت سند حسابداری دارایی های ثابت
ثبت سند دارایی های ثابت به عنوان یکی از سخت ترین ثبت های حسابداری یکی از رایج ترین ثبت های حسابداری هست که باید توسط حسابدار هر مجموعه ای انجام شود. در این قسمت تلاش می کنیم که چند مورد از مهمترین رویدادهای مالی مرتبط با دارایی های ثابت و نحوه ثبت آنها را با شما نشان دهیم. اولین ثبت سند دارایی های ثابت مربوط به خرید این دارایی ها می شود. برای خرید دارایی ثابت در ازای پرداخت پول از حساب بانکی، ثبت زیر انجام می شود:
دارایی های ثابت همیشه با استهلاک همراه هستند که برای ثبت حسابداری استهلاک به صورت زیر می توانید عمل کنید:
حالا فرض کنید که دستگاه خریداری شده را بعد از اینکه برای مدتی استفاده کردید، بیش از ارزش دفتری آن می فروشید:
آموزش ثبت سند حسابداری شرکت بازرگانی
ثبت سند حسابداری در شرکت های بازرگانی شباهت زیادی به ثبت سند در شرکت های خدماتی دارد؛ با این تفاوت که در شرکت بازرگانی با خرید و فروش کالا روبرو هستید. البته باید دقت کنید که منظور ما خرید و فروش کالاهایی است که مرتبط با حوزه کاری شرکت است و برای کسب درآمد به فروش می رسد. در حسابداری بازرگانی دو رویداد مهم و پر تکرار وجود دارد؛ خرید و فروش کالا. خرید کالا، ماهیت بدهکار دارد و ماهیت فروش کالا همیشه بستانکار است.
دو مورد دیگر از ثبت هایی که در ثبت سند حسابداری شرکت بازرگانی رایج است مربوط به بازگشت از خرید و بازگشت از فروش می شوند. یکی از اتفاقات رایجی که در شرکت های بازرگانی می افتد این است که کالای فروخته شده، به شرکت عودت داده می شود و یا شرکت، کالای خریداری شده را به تامین کننده عودت می دهد. برای ثبت حسابداری برگشت از خرید باید بدانید که این حساب همیشه بستانکار است و برگشت از فروش، ماهیت بدهکار دارد.
علاوه بر این موارد، یکی دیگر از رویدادهای مالی مهم در شرکت های بازرگانی، تخفیفات نقدی خرید و تخفیفات نقدی فروش است. تخفیف نقدی فروش، از مقدار طلب ما کسر می کند و حساب های دریافتنی ما را کاهش می دهد؛ بنابراین ماهیت حساب تخفیف نقدی فروش، بدهکار است. از طرف دیگر، تخفیف نقدی خرید باعث کاهش حساب های پرداختنی می شود و در نتیجه برای ثبت سند حسابداری باید بستانکار شود.
صحت ثبت سندها چطور سنجیده می شود؟
یکی از بهترین راه های مورد استفاده حسابداران برای اطمینان از صحت ثبت سند، تراز آزمایشی است. حسابداران از تراز آزمایشی استفاده می کنند تا جمع مانده بدهکار و بستانکار را مقایسه کنند و بدین واسطه از صحت ثبت ها مطمئن می شوند.
با انواع ثبت های حسابداری آشنا شوید
به طور کلی ثبت های حسابداری به 6 دسته اصلی تقسیم می شوند که ثبت های پرکاربرد حسابداری نیز در این 6 دسته قرار دارند. این 6 دسته شامل موارد زیر است:
- ثبت های حسابداری شرکت های خدماتی
- ثبت های حسابداری شرکت های بازرگانی
- ثبت های حسابداری شرکت های تولیدی و صنعتی
- ثبت های حسابداری شرکت های پیمانکاری
- ثبت های حسابداری شرکت های دولتی
- شرکت های واردکننده یا اعتبارات اسنادی
مهمترین و پرکاربردترین ثبت های حسابداری
در ادامه توضیحات کوتاهی در رابطه با برخی از انواع ثبت های پرکاربرد حسابداری در شرکت های مختلف ارائه خواهیم داد.
آموزش ثبت های حسابداری اسناد خرید و فروش و معاملات مالی
ثبت اسناد عملیات و معاملات مالی در نمونه دفتر روزنامه از پرکاربردترین و مهمترین ثبت های حسابداری است. مدارک و اسناد وقایع مالی براساس میزان تاثیری که بر معادله حسابداری دارند، تجزیه و تحلیل و بررسی می شوند و در دفتر روزنامه ثبت می شوند.
اسناد خرید و فروش بیش از هر جای دیگری در شرکت های بازرگانی که عملیات های خرید و فروش زیادی در آن ها انجام می شود دیده می شوند. لازم است دقت کنید که در هنگام ثبت اسناد رویداد مالی، در ستون عطف روزنامه چیزی ننویسید، چرا که در زمان انتقال اطلاعات حساب به دفتر کل، در ستون عطف شماره حساب در نرم افزار حسابداری ثبت می گردد.
در ادامه حساب های مختلف که با اسناد خرید و فروش در ارتباط است را معرفی می کنیم:
- حساب خرید: ماهیت حساب بدهکار و در سند حساب نیز همیشه بدهکار است.
- حساب برگشت از خرید و تخفیفات: ماهیت آن بستانکار و همیشه در سند بستانکار است.
- حساب فروش کالا: ماهیت آن بستانکار و همیشه در سند بستانکار است.
- حساب برگشت از فروش و تخفیفات: ماهیت آن بدهکار و در اسناد نیز بدهکار است.
آموزش ثبت های حسابداری حقوق و دستمزد
حسابداری حقوق و دستمزد یکی از فرآیندهای حسابداری است که هر واحد اقتصادی نیازمند داشتن اطلاعاتی در مورد آن است. در ادامه حساب های مربوط به این بخش و جزئیات مرتبط با آن ها را ارائه می دهیم:
- حقوق پایه: حداقل حقوق هر کارگر که هر ساله حداقل مبلغ آن توسط بخش نامه مشخص می شود.
- اضافه کاری: تعداد ساعات اضافی که کارگر مشغول به کار است. محاسبات میزان اضافه کاری طبق قوانین وزارت کار انجام می شود.
- حق مسکن و حق بن و خوار و بار: این دو مورد هم از مزایای اجباری هستند که هر سال حداقل مبلغ آن ها مشخص و پرداخت می شود.
- حق اولاد، حق ماموریت، بیمه سهم کارفرما، بیمه سهم کارگر، مالیات حقوق سالانه سازمان امور مالیاتی، مساعده، وام، حقوق پرداختنی و سایر مزایا از دیگر حساب های مرتبط با ثبت های حسابداری حقوق و دستمزد هستند.
ثبت سند بستن حسابهای موقت و تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه
از مهمترین و پرکاربردترین ثبت های حسابداری که در پایان سال مالی انجام می گیرد یکی ثبت سند بستن حساب های موقت و دیگری تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه است.
انتقال از دفتر روزنامه معین به دفتر کل
نوشتن جزئیات حساب ها و تجزیه و تحلیل وقایع مالی و ثبت اسناد ذکر شده در دفتر روزنامه، طبق لیست طبقه بندی شده حساب های دفتر کل انجام می گیرد.
انواع اصلاح سند حسابداری
اشتباهات حسابداری همیشه بخشی از فرایند حسابداری است. بخشی از این اصلاحات در طی دوره مالی انجام میشود و اشتباهاتی که در ثبت اسناد اتفاق افتاده است را تصحیح می‌کنند. یک نوع دیگر از اصلاحات هستد که در پایان دوره مالی انجام میشود؛ برای مثال اصلاحات مربوط به استهلاک دارایی ثابت و اصلاح پیش دریافت ها. برای اصلاح سند حسابداری، ساده ترین راه این است که ثبتی که به اشتباه انجام شده است را معکوس کنیم تا اثر آن خنثی شود و سپس ثبت جدید را در سند حسابداری بزنیم.
برای مثال فرض کنید که اثاثیه به مبلغ 20 میلیون ریال خریداری کردید و اشتباها این مبلغ را 2 میلیون ریال ثبت کرده اید:
در زمانی که این اشتباه را شناسایی می کنید باید ابتدا ثبت اصلاحی زیر را در دفاتر حسابداری بزنید:
و سپس ثبت حسابداری درست را انجام می دهیم:
نتیجه گیری
ثبت های حسابداری به نوعی از اصول حسابداری محسوب می شوند. مقدماتی که حتی حسابداران مبتدی نیز باید از آن ها آگاه و از دانش کافی برای انجام این امور برخوردار باشند. البته ذکر این نکته لازم است که ثبت های حسابداری اهمیت زیادی در صحت اسناد حسابداری داشته و به همین دلیل این کار معمولا توسط حسابداران خبره و با تجربه استفاده می شود.