سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بستری آنلاین است که صاحبان کسبوکارها، شرکتها و مؤسسات بهواسطه آن میتوانند دفاتر تجاری خود را به صورت الکترونیکی ثبت، نگهداری و مدیریت کنند. این سامانه جایگزینی هوشمند برای روشهای سنتی و کاغذی بوده و فرآیندهای ثبت دفاتر کل، دفتر روزنامه و دفتر معین را با سرعت و دقت بیشتری به انجام میرساند.
در این مقاله بهصورت کامل با مزایا، مراحل و نکات کلیدی ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی آشنا خواهیم شد. همچنین نحوه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، نکات مهم بخشنامههای مرتبط و راهکارهای پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی را بررسی میکنیم.
در نهایت، نکاتی درباره الزامات قانونی و بخشنامههای جدید مربوط به پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۴ را خواهید یافت که برای تمامی فعالان اقتصادی حیاتی است. شما در این قسمت میتوانید به فیلمی در این زمینه که مربوط به آخرین وبینار برگزار شده توسط شرکت سپیدار است، توجه نمایید:
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست و چرا مهم است؟
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی یک پلتفرم رسمی و آنلاین است که توسط سازمان امور مالیاتی کشور طراحی شده تا فرآیندهای ثبت و نگهداری دفاتر تجاری را به شکل کاملا دیجیتال انجام دهد.
مزیت اصلی ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی نسبت به روشهای سنتی، کاهش خطاهای انسانی، افزایش شفافیت مالی و تسهیل نظارتهای مالیاتی است. همچنین، این سامانه به شما اجازه میدهد در هر زمان و مکان به اسناد دسترسی داشته باشید و فرایندهای مالی خود را به شکل دقیقتری کنترل کنید.
سایت پلمب دفاتر قانونی
برای درخواست پلمب دفاتر قانونی باید ابتدا به سامانه ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس www.irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید و به سربرگ “پذیرش اظهارنامه پلمب الکترونیک” وارد شوید و با ثبت اطلاعات مربوط به شرکت، اقدام به پلمب دفاتر قانونی اقدام می کنید. بنابراین کاملا مشخص است که آشنایی با نحوء تهیه پلمب دفاتر قانونی برای همه حسابداران و مدیران مالی اهمیت زیادی دارد.
دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴
مودیانی که به پلمب الکترونیکی در سال ۱۴۰۴ دفاتر اقدام کردهاند، مکلفند دادههای دفاتر قانونی خود را مطابق با فرمت اعلامی سازمان امور مالیاتی، در دورههای زمانی مشخص و در مهلت تعیینشده، در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان بارگذاری نمایند. طبق پیش نویس آیین نامه ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم اعلام شده که برای سال ۱۴۰۴ دوره زمانی شش ماه باید دادههای دفاتر قانونی خود حداکثر مهلت بارگذاری دو ماه پس از پایان دوره زمانی در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان امور مالیاتی بارگذاری نمایند.
یعنی برای شش ماه اول سال ۱۴۰۴ (از فروردین تا شهریور) باید حداکثر تا آبان ماه در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان بارگذاری نمایند.
پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی چه معنایی دارد؟
یکی از مهمترین مراحل قانونی ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی، پلمب آن است که به معنای تایید و قفل شدن دفاتر به صورت قانونی است. این کار به منظور جلوگیری از هرگونه تغییر غیرمجاز و تقلب انجام میشود. در سیستم الکترونیکی، پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی به صورت دیجیتال و با استفاده از امضای الکترونیکی انجام میگیرد. این روش باعث افزایش امنیت دفاتر و شفافیت در ثبت اسناد میشود و مطابق با بخشنامههای جدید مالیاتی، الزامی است.
لازم است صاحبان کسبوکار با توجه به قوانین و مقررات جدید، نسبت به پلمب دفاتر قانونی 1404 اقدام کنند تا در مراحل ممیزی و گزارشدهی دچار مشکل نشوند.
تفاوتهای سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی با دفاتر سنتی
استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی مزایای متعددی نسبت به روشهای سنتی دارد که در ادامه به مهمترین آنها اشاره میکنیم:
دسترسی آسان و سریع به دفاتر
شما میتوانید در هر زمان و از هر مکان به دفاتر تجاری الکترونیکی خود دسترسی داشته و تغییرات را به سرعت مشاهده کنید.
کاهش خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات
ورود دقیق و سیستماتیک دادهها باعث کاهش اشتباهات شده و صحت و دقت اطلاعات ثبتشده را تضمین میکند.
افزایش امنیت و جلوگیری از دستکاری دفاتر
با استفاده از پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی، امکان تغییر یا دستکاری دفاتر از بین رفته و امنیت اسناد مالی حفظ میشود.
صرفهجویی چشمگیر در هزینهها
با حذف نیاز به چاپ، نگهداری و ارسال دفاتر کاغذی، هزینههای مربوط به مدیریت دفاتر بهطور قابل توجهی کاهش پیدا میکند.
هماهنگی کامل با قوانین مالیاتی
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی کاملا مطابق با بخشنامههای سازمان امور مالیاتی طراحی شده و الزامات قانونی را رعایت میکند.
امکان استفاده از دفاتر قانونی حسابداری
این سامانه امکان مدیریت بهتر و دقیقتر اسناد مالی را از طریق دفاتر قانونی حسابداری فراهم میکند و به کسبوکارها کمک میکند تا کنترل کاملتری بر فرآیندهای مالی و گزارشدهی خود داشته باشند.
آشنایی رایگان با نرمافزار حسابداری سپیدار
برای دریافت مشاوره و دمو رایگان، فرم زیر را پر کنید و محیط سپیدار را از نزدیک ببینید.
چه اشخاصی مشمول ارائه دفاتر قانونی هستند ؟
طبق جزء (الف) ماده (۶) آیین نامه ماده (۹۵) قانون مالیاتهای مستقیم صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار میگیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک هستند. اما این صاحبان مشاغل چه کسانی هستند؟ صاحبان مشاغل به اشخاص حقیقی گفته میشود که دارای کسب و کار مستقل بوده و فعالیت اقتصادی خود را به عنوان شخص حقیقی و با نام خود انجام داده و برای فعالیت خود شرکت یا موسسه ای ثبت نکردهاند. بسیاری از مغازههای در خیابان، کارگاههای تولیدی و خدماتی، رستورانها و کافی شاپها از نوع صاحبان مشاغل هستند.
از نظر مالیاتی صاحبان مشاغل دارای مقررات مخصوصی هستند که در فصل مالیات بر درآمد صاحبان مشاغل در قانون مالیات های مستقیم درباره آن صحبت شده است. یکی از این مقررات مهم گروهبندی صاحبان مشاغل از نظر مالیاتی است. طبق این گروهبندی صاحبان مشاغل به ۳ گروه تقسیم میشوند :
۱ – صاحبان مشاغل گروه اول
۲ – صاحبان مشاغل گروه دوم
۳ – صاحبان مشاغل گروه سوم
گروهبندی مشاغل از این نظر حائز اهمیت است که هر یک از این گروهها دارای تکالیف و بایدها و نبایدهای مخصوص به خود هستند. همچنین فرم اظهارنامه گروههای مختلف مشاغل دارای تفاوتهای مهمی است. به عنوان مثال اظهارنامه صاحبان مشاغل گروه اول حاوی جدول ترازنامه و جدول سود و زیان است، در حالی که اظهارنامه مشاغل گروه دوم و سوم ترازنامه و سود و زیان ندارد. اما صاحبان مشاغل گروه اول چه کسانی هستند؟
کلیه اشخاص حقیقی و صاحبان مشاغلی که درآمد ابرازی آنها طبق اظهارنامه 2 سال گذشته عملکرد بیشتر از مبلغ 30 میلیارد تومان باشد، در گروه اول یا «الف» مشاغل مالیاتی قرار میگیرند. همچنین افرادی که آخرین درآمد قطعی آنها بیشتر از 30 میلیارد تومان باشد، نیز شامل گروه اول هستند.
علاوهبر این، افرادی که مشاغلی مانند کسبوکارهای عنوانشده در قسمت پایین دارند، بدون در نظر گرفتن درآمد در دسته اول مشاغل مالیاتی قرار خواهند گرفت:
- صادرکنندگان و واردکنندگان؛
- صاحبان صرافی و هتلهای 3 ستاره و بالاتر؛
- صاحبان کارخانهها و واحدهای تولیدی و بهرهبرداران معادن دارای پروانه بهرهبرداری از مراجع ذیربط؛
- بیمارستانها، زایشگاهها و کلینیکهای تخصصی ؛
- صاحبان فروشگاههای زنجیرهای که مجوز فعالیت دارند؛
- صاحبان موسسات حسابرسی، حسابداری و مشاورهای؛
- صاحبان شرکتهای حملونقل زمینی، دریایی و هوایی.
تکالیف مالیاتی گروه اول شغلی به این شکل است که باید کلیه دفاتر روزنامه، دفاتر دستی یا ماشینی و مدارک را بهخوبی نگهداری کرده و کلیه رویدادهای مالی را براساس قوانین تعریفشده سازمان مالیاتی ثبت کنند. برخی از مهمترین مدارک مهم گروه شغلی اول شامل اطلاعات هویتی، موجودی کالاهای اول و پایان دوره، صورتحساب سود و زیان، ترازنامه، اطلاعات شرکا و اطلاعات دفاتر قانونی است.
نحوه استفاده از دفاتر قانونی حسابداری در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
یکی از بخشهای مهم در مدیریت مالی، استفاده صحیح از دفاتر قانونی حسابداری است که به شما کمک میکند تمامی تراکنشها را به صورت منظم و مطابق قوانین ثبت کنید. سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی این امکان را فراهم کرده است که انواع دفاتر قانونی حسابداری را به صورت دیجیتال ثبت و نگهداری نمایید.
استفاده از این دفاتر در کنار پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی، ضمن رعایت کامل قوانین مالیاتی، امکان نظارت دقیقتر و گزارشگیری به موقع را برای کسبوکارها فراهم میکند.
مراحل ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
برای استفاده از خدمات سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، نخست باید به سامانه وارد شوید. فرآیند ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی شامل چند مرحله ساده اما مهم است:
ثبت نام و احراز هویت در سامانه
در این مرحله باید با استفاده از اطلاعات هویتی و کد ملی خود در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ثبتنام کنید. این فرآیند برای تضمین امنیت اطلاعات و جلوگیری از سوءاستفادههای احتمالی بسیار حیاتی است. در مرحله بعد گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری را انتخاب نمایید.
دانلود قالب اکسل
در مرحله بعد قالب اکسل ارائه شده را بایر دانلود کنید و مطابق عکس زیر آن را تکمیل نمایید:
دستورالعمل تمیل فایل اکسل
مطابق با دستورالعمل زیر باید اطلاعات تمامی ستونها را تکمیل و آن را بارگذاری نمایید.
بارگذاری و پیشنمایش فایل
برای بارگذاری موفق، رعایت این نکات الزامی است. در ضمن فایلها شما به شکل پیشنمایش هم به شما نشان داده میشود:
مشاهده اطلاعات و فایلهای بارگذاری شده
در صفحه اصلی سامانه، کاربر جدولی به نام “تاریخچه بارگذاری اطلاعات” حاوی فایلهای بارگذاری شده را مشاهده میکند که هر سطر شامل این اطلاعات است:
جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی
مطابق ماده ۱۹۳ قانون مالیات های مستقیم نسبت به مودیانی که به موجب این قانون و مقررات مربوط به آن مکلف به نگهداری دفاتر قانونی هستند درصورت عدم ارائه دفاتر مشمول جریمه ای معادل بیست درصد (۲۰%) مالیات خواهند بود.
سوالات متداول درباره سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
در این بخش به بررسی سوالات متداول درباره سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی پرداخته و پاسخهای جامع و کاربردی ارائه میدهیم.
آیا استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی اجباری است؟
طبق قوانین جدید، تمامی کسبوکارها و شرکتها موظف به استفاده از این سامانه و انجام فرآیند ثبت دفاتر به صورت الکترونیکی هستند.
پلمب دفاتر الکترونیکی چگونه انجام میشود؟
پلمب دفاتر به صورت دیجیتال و با استفاده از امضای الکترونیکی انجام میشود و از تغییرات غیرمجاز جلوگیری میکند.
آیا امکان اصلاح دفاتر پس از پلمب وجود دارد؟
پس از پلمب، دفاتر قابل تغییر نیستند و برای اصلاح باید مراحل قانونی دیگری طی شود، بنابراین دقت در ثبت اطلاعات پیش از پلمب اهمیت ویژهای دارد.
هزینه استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چقدر است؟
معمولا هزینهای بابت استفاده از سامانه دریافت نمیشود، اما کسبوکارها باید هزینه نرمافزار یا خدمات پشتیبانی در صورت استفاده از شرکتهای ثالث را مدنظر داشته باشند.
جمعبندی
استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی یکی از ضرورتهای امروز در مدیریت امور مالی کسبوکارها است که ضمن تسهیل فرآیندهای ثبت و نگهداری دفاتر، امنیت و شفافیت را به طور چشمگیری افزایش میدهد. آشنایی با نحوه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و رعایت دقیق دستورالعملهای پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی و بخشنامههای مرتبط، گام مهمی در جهت تطابق با قوانین مالیاتی است.
کسبوکارها و شرکتها میتوانند با استفاده از راهکارهای نوین و نرمافزارهای مدیریتی همچون محصولات ارائه شده توسط سپیدار سیستم، فرآیندهای مالی خود را به صورت کامل و استاندارد انجام دهند و از مزایای گسترده این سامانه بهرهمند شوند. نرمافزار حسابداری از جمله ابزارهای کلیدی برای بهینهسازی این فرآیندها به شمار میرود.
نسیم طهرانی
من عاشق محتوا هستم و هر روز تلاش میکنم بین حساب و کتاب و دنیای واژهها یک گفتوگوی جذاب شکل بدهم.