امروزه در دنیای کسب‌وکار اطلاعات درست و دقیق مهم‌ترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت‌ها و رویارویی با تهدیدها است. اطلاعات، اسناد و مدارک برای شرکت‌ها و سازمان‌ها اهمیت ویژه‌ای دارند. بنابراین مدیریت، دسته‌بندی و ساماندهی آن‌ها مهم و ضروری است.بایگانی فرآیندی برای مدیریت این اسناد و مدارک است. بایگانی اصول و روش‌هایی دارد که آشنایی با آن‌ها ثبت و استفاده از اطلاعات و اسناد را آسان‌تر میکند و از اتلاف وقت و هزینه‌ها جلوگیری میکند. در این مقاله تلاش کرده‌ایم شما را با اصول و بایگانی اسناد حسابداری آشنا کنیم.
تعریف بایگانی اسناد در حسابداری
هر رویداد مالی را که حداقل یک بدهکار و یک بستانکار داشته باشد و در دوره مالی خاصی اتفاق افتاده باشد سند حسابداری می‌نامند. بایگانی هر نوع سند که شخص یا سازمانی آن را به وجود آورده، فرایند اداری آن پایان یافته و در آینده احتمال رجوع به آن وجود دارد، بایگانی اسناد حسابداری تعریف میشود. این سندها می‌توانند نامه، عکس، فیلم، گزارش و… باشند.
هدف بایگانی اسناد حسابداری
اسناد در سازمان‌ها اطلاعات مهمی در خود دارند که به مدیران سازمان کمک می‌کنند با پردازش آن‌ها تصمیم‌گیری کنند و به طور منظم رشد کلی سازمان را رصد کنند. بایگانی درست و اصولی امکان دسترسی سریع به اسناد با کم‌ترین هزینه را فراهم میکند. همچنین بایگانی اسناد به انطباق کار سازمان بر قانون کمک میکند و در مواقع ضروری می‌توان از اسناد بایگانی‌شده به‌عنوان مدرکی قانونی استفاده کرد.
اهمیت بایگانی اسناد و مدارک
با رشد کسب‌وکار، اسناد و مدارک بیشتری ایجاد میشود. بنابراین بایگانی اسناد و مدارک به چندین دلیل ضروری و مهم است. بایگانی از پاک شدن ناگهانی اطلاعات مهم جلوگیری میکند و دسترسی به اطلاعات طبقهبندیشده را به افراد مناسب میدهد. طبقهبندی اسناد با بایگانی ممکن است و در سازوکارهای قانونی این طبقهبندی به کمک سازمان و مدیران میآید.
انواع روشهای بایگانی اسناد در حسابداری
بایگانیها بر اساس طول عمر به سه دستهی جاری، نیمه جاری و راکد تقسیم میشوند.
- بایگانی جاری: این نوع بایگانی برای حفظ و نگهداری اسناد فعالی است که به صورت دائمی موردنیاز هستند.
- بایگانی نیمه جاری: این نوع بایگانی برای حفظ و نگهداری اسناد فعالی که بر حسب نیاز به آن‌ها مراجعه میشود استفاده میشود.
- بایگانی راکد: این نوع بایگانی مخصوص اسناد و مدارکی است که کارایی خود را از دست داده‌اند و در آینده نیز مورد استفاده قرار نخواهند گرفت، ولی بر اساس احکام قانونی باید تا مدت مشخصی در شرکت وجود داشته باشند. این اسناد می‌توانند با همان شماره و کد قبلی بایگانی شوند و یا در دسته‌بندی مخصوص اسناد راکد جای گیرند.
اصول بایگانی اسناد چیست؟
حرفه‌ای بودن حسابدار از انتخاب و استفاده از بهترین روش برای بایگانی اسناد مشخص میشود. حسابداری که حرفه‌ای باشد تمامی اسناد و مدارک را به درستی دسته‌بندی میکند تا دسترسی به آن‌ها تا حد ممکن آسان و سریع باشد. تنها در صورتی دسترسی به اسناد و مدارک سریع و آسان است که اصول دسته‌بندی و طبقهبندی به درستی رعایت شده باشد. برای مثال باید تمامی اطلاعات مربوط به بیمه در یک دسته‌بندی و تمامی اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد در دسته‌بندی دیگر قرار گیرد.
اصول بایگانی موثر اسناد و مدارک
به طور کلی اسناد یک چرخه‌ی حیات دارند که در بایگانی کردن باید به آن توجه کرد.
- مرحله ایجاد: در این مرحله هدف مهار و کاهش تولید سوابق است. اقدامات مؤثری در راستای رسیدن به این هدف راه‌گشا هستند به چند مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- نظارت و جلوگیری از تکثیر بی‌رویه سوابق
- نظارت بر دریافت سوابق
- به‌کارگیری روشهای استاندارد در فرایند تنظیم سندها
- استانداردسازی فرم‌ها
- استانداردسازی نوع کاغذ و پوشه‌ها
- مرحله به‌کارگیری و استفاده: در این مرحله هدف اصلی دسترسی آسان به مدارک است. در زیر به چند روش برای رسیدن به این هدف اشاره می‌کنیم:
- تدوین اصول و روشهای تشکیل پرونده
- بالاتر بودن پرونده‌های ضروری
- راکدسازی پرونده‌های غیرفعال
- جداسازی پرونده‌های راکد
- تهیه‌ی تجهیزات مناسب
- مرحله تعیین تکلیف: در این مرحله همه اسناد و مدارک موجود مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند و به آرشیو اصلی انتقال می‌یابند. این مرحله مهم‌ترین مرحله است که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است. نکته مهم این است که ارزشیابی از همان مرحله ایجاد نیز نقش خود را به صورت پنهان ایفا میکند.
نحوه بایگانی اسناد حسابداری در زونکن
یکی از راه‌های بایگانی اسناد کاغذی، بایگانی اسناد در زونکن است. به دلیل وجود نسخه‌های فیزیکی اسناد در این نوع بایگانی، نحوه‌ی مدیریت کردن اسناد در نظم و راحتی در جستجوی میان آن‌ها بسیار مؤثر است. طبقهبندی اسناد در زونکن می‌تواند بر اساس چند معیار باشد:
- حروف الفبا: در این نوع بایگانی، دسته‌بندی بر اساس ترتیب حروف الفبا انجام میشود. برای مثال اسناد و مدارک مربوط به افراد و کارکنان بر اساس نام آن‌ها و معیار حروف الفبا مرتب میشوند.
- اعداد: منظور استفاده از اعدادی است که هرکدام مفهوم خاص و قراردادی خود را دارند. برای مثال معیار می‌تواند شماره پرسنلی افراد باشد.
- ترکیبی از اعداد و الفبا: منظور حروف و اعدادی است که هرکدام به صورت قراردادی بیان‌کننده دسته‌بندی خاصی باشد.
- موضوع: از رایج‌ترین، دقیق‌ترین و در عین حال مشکل‌ترین روشهای بایگانی، بایگانی بر اساس موضوع است، به این ترتیب که ابتدا موضوعات اصلی تحت عناوین مشخص‌شده بایگانی میشوند و اگر عنوانی قابل تفکیک به عناوین فرعی باشند به دسترسی آسان‌تر کمک میکند. موضوعات بهتر است بر اساس حروف الفبا نیز مرتب شوند.
- رنگ‌ها: در جایی که تعداد پرونده‌ها چندان زیاد نیست می‌توان بر اساس رنگ زونکن و پوشه نیز آن‌ها را دسته‌بندی کرد. هر رنگ را به اسناد خاصی اختصاص داد.
- منطقه جغرافیایی: زمانی که ملاک مراجعه به مدارک شهر و مناطق مختلف جغرافیایی باشد از این معیار استفاده میشود.
- تاریخ: در پرونده‌هایی که ملاک مراجعه به آن‌ها سال، ماه، هفته و روز است و باید در تاریخ معین برای آن‌ها اقدام خاصی کرد از این معیار استفاده میشود.
در اینجا چند نکته برای مدیریت درست بایگانی اسناد کاغذی مطرح می‌کنیم:
- اسناد را پیش از بایگانی بررسی کنید: با این اقدام، از بایگانی مدارک غیرضروری جلوگیری میشود و حجم مدارک به‌صورت بی‌رویه زیاد نمی‌شود. این کار موجب صرفه‌جویی در فضای بایگانی میشود.
- مکان مناسبی برای بایگانی انتخاب کنید: محل بایگانی نباید زیاد از محل کار دور باشد و دسترسی به آن باید ساده و راحت باشد.
- برای نام‌گذاری پوشه‌ها روش ثابتی داشته باشید: نام‌گذاری باید به صورتی باشد که در یک نگاه به شخص استفاده‌کننده از مدارک اطلاعات لازم را بدهد.
- اسناد مهم را از اسناد غیر مهم جدا کنید: اسناد مهم باید در جایی که دسترسی به آن برای افراد محدودی میسر است ذخیره شوند.
- کارهای ناتمام را از کارهای تمام‌شده جدا کنید: پرونده‌های باز باید دردسترس‌تر باشند. در بازه‌های زمانی مشخص پرونده‌هایی که دیگر روی آن‌ها کار نمی‌کنید را در جای خود بگذارید.
مزایای بایگانی مدرن
در طول سالیان اخیر شیوه بایگانی از سنتی به مدرن تغییر چشم‌گیری یافته است. با وجود این که همچنان بسیاری از ادارات و سازمان‌ها از شیوه سنتی و به اصطلاح بایگانی اسناد کاغذی استفاده می‌کنند، امروزه اکثر سازمان‌ها به سمت بایگانی مدرن پیش میروند. چرا که در بایگانی مدرن، برخلاف بایگانی سنتی، امکان و احتمال خطای انسانی بسیار کم است و همچنین سرعت انتقال و نگهداری اطلاعات بسیار بیشتر است. در روش مدرن جستجوی اطلاعات نیز بسیار ساده و آسان است و از همه مهم‌تر حجم و فضای فیزیکی کمتری برای ذخیره اسناد و مدارک نیاز است.
اصول بایگانی الکترونیکی
در بایگانی الکترونیکی، اسناد و مدارک به صورت فایل الکترونیکی ذخیره میشوند. این فایل‌ها می‌توانند تصویر اسکن شده از مدارک و اسناد کاغذی باشند و یا از ابتدا به صورت الکترونیکی نیز وجود داشته باشند. از مزایای بایگانی الکترونیکی می‌توان به امکان بررسی اسناد با دقت بالا و امکان جستجوی آسان در میان انبوهی از اسناد و مدارک اشاره کرد. همچنین در بایگانی الکترونیکی به راحتی می‌توان برای کاربران مختلف امکانات دسترسی متفاوتی تعریف کرد و همین طبقهبندی سطح دسترسی افراد، باعث بالا رفتن سطح امنیت اطلاعات میشود.
تجزیه و تحلیل اسناد و طراحی ساختار الکترونیکی آن‌ها از اصول اولیه‌ی بایگانی الکترونیکی است. اسناد با هر فرمتی که ذخیره شده باشند، باید در قالب نوشتاری برایشان کلید‌واژه تعریف شود تا جستجو و خوانش آن‌ها در سیستم میسر شود. همچنین تهیه‌ی نسخه پشتیبان و به‌روزرسانی به موقع اسناد و مدارک از ضروریات بایگانی الکترونیکی است.
سیستم بایگانی برای مفید بودن باید راحت و بی‌دردسر باشد. ولی نسخه‌ی ثابتی که برای همه سازمان‌ها قابل‌استفاده باشد وجود ندارد. هر سازمان باید با توجه به شرایط خودش درمورد نحوه بایگانی اسناد و مدارکش تصمیم‌گیری کند. در این مقاله سعی کردیم شما را با مفاهیم کلی بایگانی اسناد و مدارک حسابداری آشنا کنیم و مزایای هر روش بایگانی را بیان کنیم.
با کمک نرم‌افزارهای حسابداری جدید، نگران محاسبات و بایگانی اسناد مختلف نباشید
در نهایت، پیشنهاد می‌کنیم که با خرید نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی سپیدار سیستم، خیال خود را بابت انجام امور مالی کسب‌و‌کارتان راحت کنید. این نرم‌افزارها با محیط جذاب و کاربری بسیار آسانی که دارند، مدیریت امور مالیاتی شما را نیز به‌طور هوشمندانه‌ای برعهده می‌گیرند.
شماره تلفن ۰۲۱۸۱۰۲۲۰۰۰ پل ارتباطی شما با مجموعه سپیدار است. همکاران ما مشتاقانه آماده ارائه مشاوره و پاسخگویی به سؤال‌ها و نظرهای ارزشمندتان خواهند بود. همچنین، از شما عزیزان دعوت می‌کنیم که تجربیات خود را در این حوزه به‌صورت کامنت در زیر این مقاله با ما در میان بگذارید.
سوالات متداول
- تعریف بایگانی اسناد در حسابداری چیست؟
بایگانی هر نوع سند که شخص یا سازمانی آن را به وجود آورده، فرایند اداری آن پایان یافته و در آینده احتمال رجوع به آن وجود دارد، بایگانی اسناد حسابداری تعریف میشود. این سندها می‌توانند نامه، عکس، فیلم، گزارش و… باشند.
- چرا حفظ و نگهداری اسناد و مدارک ضروری است؟
بایگانی از پاک شدن ناگهانی اطلاعات مهم جلوگیری میکند و دسترسی به اطلاعات طبقهبندیشده را به افراد مناسب میدهد. طبقهبندی اسناد با بایگانی ممکن است و در سازوکارهای قانونی این طبقهبندی به کمک سازمان و مدیران میآید.
- انواع روشهای بایگانی کداماند؟
بایگانیها بر اساس طول عمر به سه دستهی جاری، نیمه جاری و راکد تقسیم میشوند که هر یک برای موارد خاص خود به کار میروند.
- بایگانی مدرن چه مزایایی دارد؟
در بایگانی مدرن، برخلاف بایگانی سنتی، امکان و احتمال خطای انسانی بسیار کم است و همچنین سرعت انتقال و نگهداری اطلاعات بسیار بیشتر است. در روش مدرن جستجوی اطلاعات نیز بسیار ساده و آسان است و از همه مهم‌تر حجم و فضای فیزیکی کمتری برای ذخیره اسناد و مدارک نیاز است.