در حسابداری شرکت‌ها، به‌ویژه شرکت‌هایی که دارای بخش‌ها و شعب مختلف هستند، حسابداری باید طبق قواعد مشخصی باشد. شرکت‌های دارای شعب مختلف یا دوایر، یعنی مجموعه شرکت‌هایی که در یک محل با نظارت مدیریت فعالیت می‌کنند، دارای شرایط خاصی هستند که این شرایط در چگونگی محاسبه هزینه و درآمدها و در نهایت سود و زیان این مجموعه‌ها تأثیر دارد.
در این مقاله می‌خواهیم ابتدا تعریف مشخصی از دوایر و شعب داشته باشیم و سپس با کمک تعاریف و مثال‌ها حسابداری شعب و ثبت اسناد را توضیح دهیم. با ما همراه باشید.
دوایر چیست؟
در حسابداری و کسب‌وکار، دوایر تعریف مشخص و ساده‌ای دارد. دوایر به فروشگاه یا فروشگاه‌هایی گفته می‌شود که در یک محل، چندین نوع کالا را در بخش‌های مجزا، زیر نظر مدیریت فروشگاه به فروش می‌رسانند. برای مثال فروشگاه‌های مواد غذایی، هایپرمارکت‌ها و … همه نمونه‌ای از دوایر هستند. در واقع هر یک از شعب یک فروشگاه زنجیره‌ای، یک نمونه از دوایر است.
در حسابداری دوایر، به مجموعه فروشگاه‌هایی گفته می‌شود که به‌صورت بخش بخش (دایره دایره) محصولات مختلف و مجزا را به فروش می‌رسانند.
انواع دوایر
دوایر انواع مختلفی دارد و هرکدام به یک بخش از فرایند تولید تا فروش مربوط می‌شوند. این دوایر عبارت‌اند از:
- دوایر عملیاتی (تولیدی): این دوایر بخش‌های مربوط به تولید کالا هستند.
- دوایر خدماتی: این نوع از دوایر مربوط به مراحل توزیع و خدمات مربوط به کالا هستند و به تولید مربوط نیستند.
- دوایر کیفیت: این نوع از دوایر همان‌طور که اسم آن‌ها مشخص است، به بحث کنترل کیفی مربوط هستند.
هزینه‌های دوایر حسابداری
هزینه‌های دوایر حسابداری به دو دسته مستقیم و غیرمستقیم تقسیم می‌شوند.
- هزینه‌های مستقیم: هزینه‌هایی که هر فروشگاه در دوایر، به‌صورت مجزا پرداخت، محاسبه و پردازش می‌شوند.
- هزینه‌های غیرمستقیم: این هزینه‌ها، هزینه‌های کلی مجموعه دوایر هستند و برای هر فروشگاه سهم مشخصی تعیین می‌شود.
تعریف و انواع شعب
تعریف شعب در حسابداری، مانند تعریف عادی شعبه است. شعب به فروشگاه‌ها و واحدهای تجاری یک مؤسسه یا تولیدی خاص گفته می‌شود که از شعبه مرکزی فاصله دارند و در بخش‌های مختلف شهر یا کشور قرار دارند. با وجود اینکه شعب دارای پراکندگی نسبت به مرکز اصلی مؤسسه یا شرکت هستند، اما طبق دستورالعمل و کنترل مرکز اصلی فعالیت می‌کنند.
در واقع هر اشتباه یا خطایی که در شعب یک مجموعه رخ دهد، برعهده مدیریت مرکزی است.
انواع شعب
شعب مختلف در سه گروه دسته‌بندی می‌شوند:
- شعب مستقل
شعب مستقل علاوه بر محدوده فعالیت‌هایی که از شرکت اصلی برای شعب تعیین می‌شود، اختیارات دیگری نیز دارند و می‌توانند مستقل از شرکت مادر (با ذکر نام شرکت اصلی) فعالیت کنند. این نوع شعب می‌توانند با اختیار خود، تغییرات جزئی در نام یا حیطه عملکرد خود داشته باشند.
- شعب غیرمستقل (وابسته)
شعب غیرمستقل یا وابسته، کاملاً باید در حیطه اختیاراتی که شعبه اصلی به آن‌ها داده است عمل کنند و از خود اختیاری ندارند. تمام عملکردها، حساب‌ها، فعالیت‌ها و … باید زیر نظر و تأیید شعبه اصلی باشد.
- شعب خارجی
شعب خارجی همان‌طور که از اسم آن‌ها مشخص است، خارج از مرز کشور قرار دارند. برای مثال شعب شرکت‌های بیمه داخلی که در کشورهای همسایه قرار دارند، نمونه‌های شعب خارجی هستند.
آموزش حسابداری شعب با ذکر مثال
حسابداری شعب از قواعد خاصی پیروی می‌کند و برای محاسبه هزینه‌ها و درآمدهای شعب مختلف، نیازمند تسلط به این قواعد هستید. نوع شعبه، روش‌های قیمت‌گذاری و روش‌های ارسال کالا از مواردی هستند که در حسابداری شعب تأثیر می‌گذارند. بسته به نوع فعالیت شعب، روش‌های مختلفی برای حسابداری شعب وجود دارد که عبارت‌اند از:
- سیستم صورت درآمد
- سیستم رهگیری بدهکار
- سیستم حساب‌های نهایی
- سیستم سهام و بدهکار
بگذارید حسابداری شعب را با یک مثال بررسی کنیم.
مؤسسه X شهر تهران در شهر رشت شعبه‌ای غیرمستقل دارد که فعالیت‌های شعبه غیرمستقل به‌صورت زیر است:
| فروش روزانه در تاریخ ۲۶ تیرماه | 5,000,000 ریال |
| کالای برگشتی به شعبه در همان تاریخ | 900,000 ریال |
| فروش نسیه در تاریخ ۲۶ تیرماه | 10,000,000 ریال |
عملیات فوق به شکل زیر ثبت می‌شوند:
| تاریخ | شرح | بدهکار | بستانکار |
| ۲۶/۰۴/۱۴۰۱ | موجودی نقد موجودی کالا | 5,000,000 | 5,000,000 |
| ۲۶/۰۴/۱۴۰۱ | موجودی کالا موجودی نقد | 900,000 | 900,000 |
| ۲۶/۰۴/۱۴۰۱ | حساب دریافتنی موجودی کالا | 10,000,000 | 10,000,000 |
روش‌های ارسال کالا به شعب
زمانی که شعب می‌خواهند فعالیت خود را شروع کنند، کالای مورد نیاز آن‌ها باید از انبار و دفتر مرکزی تأمین شود. روش‌های مختلفی برای ارسال کالا به شعب وجود دارد که شناسایی این روش‌ها، به راحت‌تر شدن فرایند حسابداری شعب کمک می‌کنند.
در حالت کلی سه نوع ارسال کالا به شعب وجود دارد:
- روش قیمت تمام شده
در روش قیمت تمام شده، به دلایل مختلف نمی‌توان قیمت نهایی فروش را مشخص کرد یا اجناس به دلیل داشتن تاریخ انقضا خراب می‌شوند. در این حالت قیمت تمام شده کالا درج می‌شود و مانده‌حساب موجودی کالاهای مختلف در شعب، به‌عنوان سود یا زیان تعیین می‌شود.
- روش قیمت تمام شده + سود درصدی از ارزش تمام شده
در این روش، چون نمی‌توانیم قیمت فروش را دقیق مشخص کنیم، مبلغی را تخمین می‌زنیم و به‌عنوان قیمت فروش تعیین می‌کنیم. این سود که درصدی از ارزش نهایی است، با عنوان “تعدیل کالای شعبه” یا “سود حاصل نشده” تعریف می‌شود. در نهایت کسر یا باقی‌مانده این درصد، میزان سود یا زیان شعبه را مشخص می‌کند.
- روش قیمت فروش
در این روش، قیمت نهایی فروش مشخص و از پیش تعیین شده است و معمولاً زمانی از این روش استفاده می‌شود که تغییر قیمت مواد اولیه محسوس نباشد یا بازار کالا انحصاری باشد. در این حالت مانده‌حساب کلی، شاخص سود یا زیان شعبه و به طبع آن، سود یا زیان مرکز اصلی است.
استاندارد حسابداری شعب
استاندارد حسابداری شعب، شامل برخی از استانداردهای حسابداری ایران است. در ایران ۴۱ استاندارد مختلف برای فرایندهای حسابداری وجود دارد که در حسابداری شعب، با توجه به نوع ارسال کالا و قیمت‌گذاری نهایی از استانداردهای مختلفی برای محاسبه سود و زیان استفاده می‌شود. برخی از این استانداردها عبارت‌اند از استاندارد حسابداری شماره ۴، استاندارد حسابداری شماره ۸ و …
این استانداردها به یکپارچه شدن فرایندها و افزایش دقت حساب‌ها کمک می‌کنند. پیروی از این استانداردهای مشخص، کمک می‌کند تا افراد مختلف بتوانند از محاسبات حسابداری شرکت مطلع شوند و افرادی که به‌تازگی به تیم مالی اضافه می‌شوند، بتوانند محاسبات قبلی را به‌راحتی بررسی کنند.
کدینگ حسابداری شعب
کدینگ حسابداری، روشی است که در آن حساب‌ها به‌صورت درختی دسته‌بندی می‌شوند. در روش کدینگ، دسته‌بندی‌ها سطوح مختلفی دارند و هرکدام زیرمجموعه یا مجموعه مادر دیگری هستند. با استفاده از سیستم کدینگ، محاسبات پیچیده به چندین سطح با پیچیدگی کمتر تقسیم می‌شوند. این تقسیم‌بندی امتیازات زیر را دارد:
- عملیات مالی یکپارچه و استاندارد می‌شوند.
- دقت ثبت و پردازش رویدادهای مالی افزایش می‌یابد.
- گزارش‌های مالی با دقت و جزئیات ثبت می‌شوند.
- محاسبه میزان مالیات، دارایی، هزینه و … آسان‌تر می‌شود.
ثبت و نگهداری مدارک و اسناد حسابداری در شعب و مرکز
در حالتی که یک شرکت، تصمیم به گسترش شعب خود می‌گیرد، باید تمهیدات لازم برای محاسبات مالی و ثبت فرایندها را پیش‌بینی کند. بهینه‌ترین حالت این است که شعبه مرکزی و سایر شعب، از استانداردهای حسابداری مشخص و سیستم کدینگ استفاده کنند تا محاسبه فرایندهای مالی در شعب و مرکز ساده باشد.
اگر فرایند ثبت و نگهداری مدارک و اسناد حسابداری در شعب به‌صورت مستقل صورت بگیرد، از روش غیرمتمرکز استفاده شده است. در این روش باید در پایان هر فصل مالی، گزارش‌های مالی و حسابداری و ترازنامه تهیه و به مرکز اصلی ارسال شود.
سؤالات متداول
- شعب چیست؟
اگر شرکت‌ها در کنار مرکز اصلی خود، مراکز دیگری را در نقاط دیگر شهر یا کشور افتتاح کنند، به این مراکز شعب گفته می‌شود.
- دوایر چیست؟
به مجموعه فروشگاه‌هایی که در یک محل، در بخش‌های مجزا فعالیت می‌کنند و مجموعه کالا را تحت دسته‌بندی مجزا به فروش می‌رسانند، دوایر گفته می‌شود.
- حسابداری شعب چگونه است؟
در حسابداری شعب، باید از مجموعه استانداردها و روش‌هایی استفاده شود که فرایند حسابداری در ساده‌ترین حالت خود باشد. روش‌های ارسال کالا به شعب، هزینه‌ها، سیستم حسابداری و … در حسابداری شعب تأثیر دارند.
- چند روش ارسال کالا به شعب داریم؟
روش قیمت تمام شده، روش قیمت تمام شده به‌علاوه درصدی سود و روش قیمت فروش، انواع روش‌های ارسال کالا به شعب هستند.