دفاتر قانونی حسابداری؛ راهنمای جامع

دفاتر قانونی حسابداری مهم‌ترین ابزار کار یک حسابدار هستند. شاید حتی بتوانیم ادعا کنیم دفاتر حسابداری اولین مواردی هستند که هرکس باید در علم حسابداری با آن‌ها آشنا شود، چرا که یک حسابدار باید به‌صورت روزمره اسناد و اطلاعات حسابداری را در این دفاتر قانونی ثبت کند. در ادامه این مقاله با دفاتر قانونی (رسمی) و دفاتر غیررسمی آشنا می‌شوید، ویژگی‌ها و کاربردهای هر یک را می‌شناسید و درباره اهمیت تنظیم و نگارش این دفاتر می‌خوانید. در پایان نیز به نکاتی درباره تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی در سال 1405 می‌پردازیم.

دفاتر حسابداری (دفاتر قانونی) چیست؟

دفاتر قانونی محل ثبت کلیه رویدادهای مالی پس از ثبت در اسناد حسابداری هستند. به بیان دیگر، رویدادهای مالی پس از اینکه در اسناد حسابداری ثبت و به تأیید مدیریت رسیدند، در دفاتری که توسط قانون تعیین شده‌اند ثبت و نگهداری می‌شوند. به این دفاتر که مورد تأیید قانون هستند، در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی می‌گویند.

دفتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه دفتری است که تمام عملیات‌ها و معاملات مالی واحد اقتصادی باید در آن ثبت شود. این وقایع باید به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه ثبت شوند.

دفتر روزنامه از چند ستون تشکیل شده است: شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار. در ستون شرح باید نام حسابی که بدهکار یا بستانکار می‌شود همراه با خلاصه‌ای از رویداد مالی نوشته شود. کلیه اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه وارد شوند.

دفتر روزنامه یکی از مبانی است که شرکت‌ها برای تهیه صورت‌های مالی سال مالیاتی از آن استفاده می‌کنند. در مجموعه‌های بزرگ که حجم رویدادهای مالی بسیار زیاد است، ممکن است برای هر نوع خاص از معامله، دفتر روزنامه‌ای اختصاصی در نظر گرفته شود؛ این موضوع نیازِ به دفتر روزنامه عمومی (که تمام رویدادها در آن ثبت می‌شود) را از بین نمی‌برد.

فرق دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟

دفاتر روزنامه و کل از نظر تعداد دفعاتی که باید اطلاعات در آن‌ها به‌روزرسانی شود، با هم متفاوت‌اند. علاوه بر نوع اطلاعات مالی وارد شده، تفاوت‌های دیگری هم دارند. در دفتر روزنامه تمام جزئیات رویدادهای تجاری یک مجموعه ثبت می‌شود؛ مثلاً مطالبات و دیون، معاملات اوراق تجاری، برداشت‌های شخصی و واردات/صادرات تجاری. اما در دفتر کل تنها سرفصل‌های حسابداری (نه جزئیات) قید می‌شود؛ مثلاً جمع بدهکاران، بستانکاران، دارایی، صندوق و سرمایه.

انواع دفاتر حسابداری

دفاتر حسابداری در مجموع به دو دسته اصلی تقسیم می شوند:

دفاتر رسمی (قانونی)	دفاتری هستند که طبق قانون حتما باید تهیه و تنظیم شوند و در این مورد اجبار قانونی وجود دارد. دفاتر رسمی و قانونی به دو دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شوند.
دفاتر غیر رسمی (کمکی)	دفاتری هستند که اجباری برای تهیه آن ها وجود ندارد و تنها به منظور ایجاد سهولت و دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها تنظیم می شوند. دفتر معین معروف ترین دفتر غیر رسمی محسوب می شود.

دفتر کل: خلاصه معاملات و رویدادهای مالی، به تفکیک، پیش روی شما!

از آنجایی که استخراج برخی اطلاعات مرتبط با حساب‌ها از دفتر روزنامه دشوار است، با انتقال رویدادهای مالی از دفتر روزنامه و طبقه‌بندی آن‌ها در دفتر کل می‌توان اطلاعات بسیار مفیدی به‌دست آورد.

در دفتر کل برای هر حساب صفحه‌ای جداگانه در نظر گرفته می‌شود و تمام رویدادهای مالی مرتبط با آن حساب که در دفتر روزنامه ثبت شده‌اند، باید به ترتیب تاریخ وقوع به این صفحه منتقل شوند.

درباره زمان انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل نظرات مختلفی وجود دارد؛ اما مبنای رسمی و قانونی این است که این انتقال باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد انجام شود.

محاسبه آسان مانده حساب در دفتر کل

در دفتر کل می توانید برای هر حساب، به راحتی با کسر مجموع تمام موارد بدهکار و بستانکار از هم مانده گیری کنید. در واقع مانده حساب در دفتر کل همان مابه التفاوت مجموع بدهکار و بستانکار است. در صورتی که مانده بدهکار در نهایت بیشتر باشد ماهیت مانده حساب بدهکار است و در غیر این صورت بستانکار محسوب می‌شود.

دفتر معین (دفتر کمکی) چیست؟

دفتر معین، مشهورترین دفتر غیررسمی و با نام «دفتر کمکی» نیز شناخته می‌شود. از این دفتر برای تفکیک حساب‌های دفتر کل استفاده می‌شود؛ به‌ویژه زمانی که اطلاعات کامل درباره یک یا چند حساب پرتراکنش دفتر کل باید در دسترس باشد.

نکته مهم: جمع مانده حساب در دفتر معین باید همیشه با جمع مانده همان حساب در دفتر کل یکسان باشد. دفتر معین یکی از دفاتر قانونی اما غیررسمی محسوب می‌شود و صرفاً برای کمک به فرآیند گزارش‌گیری استفاده می‌شود.

مهم‌ترین و رایج‌ترین دفاتر معین:

• دفتر معین بانک
• دفتر معین بدهکاران
• دفتر معین اموال
• دفتر معین بستانکاران

دو دفتر غیررسمی دیگر که کاربرد امروزی محدودی دارند:

دفتر کپیه: طبق ماده 10 قانون تجارت، دفتری برای ثبت نامه‌نگاری‌ها و صورتحساب‌های صادره به ترتیب تاریخ. با گسترش اتوماسیون اداری و آرشیو دیجیتال، این دفتر عملاً از کاربرد افتاده است.

دفتر دارایی: طبق ماده 9 قانون تجارت، دفتری که تاجر باید سالانه گزارش کلی از دارایی‌های منقول و غیرمنقول، دیون و مطالبات خود را در آن ثبت کند. با رواج ترازنامه، این دفتر امروز کارکرد چندانی ندارد.

دفاتر قانونی چه اهمیتی دارند؟

در ابتدای مطلب به این مسئله اشاره کردیم اجبار قانونی برای داشتن دفاتر قانونی در تمام شرکت ها و بنگاه های اقتصادی وجود دارد. تمام واحدهای اقتصادی باید دارای دفاتر روزنامه و دفاتر کل باشند.

طبق قانون، تمام واحدهای اقتصادی باید دفاتر روزنامه و کل داشته باشند. این دفاتر:

اطلاعات مالی را به ترتیب زمانی دسته‌بندی می‌کنند و دسترسی بعدی به داده‌ها را ساده می‌سازند

وضعیت بدهکار یا بستانکار بودن حساب‌ها را شفاف نشان می‌دهند

سند رسمی و مستدلی برای کاهش اشتباهات حسابداری (ثبت‌نشدن یا ثبت تکراری رویدادها) هستند

جزئیات کامل رویدادهای مالی (تاریخ، مقدار، بدهکاری/بستانکاری) را ثبت می‌کنند

چه زمانی باید دفاتر قانونی حسابداری دریافت کنیم؟

طبق قانون همه اشخاص حقوقی و همچنین همه اشخاص حقیقی که موظف به تنظیم دفاتر قانون هستند باید پیش از سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفتر قانونی یا همان دفاتر حسابداری خودشان کنند. البته برای برخی از کسب‌وکارها این‌گونه نیست که فقط یک بار قبل از شروع سال مالی اقدام به دریافت دفتر قانون کنند، بلکه طی سال نیز چندین بار پس از اتمام هر دفتر، اقدامات قانونی را برای دریافت آن انجام می‌دهند.

نحوه نوشتن دفاتر کل و روزنامه چگونه است؟

تحریر دفاتر قانونی حسابداری توسط حسابدار مجموعه انجام می‌شود و با وجود اینکه پیچیدگی‌های زیادی ندارد اما به دلیل حساسیت بالای این کار، باید با دقت بالایی انجام شود. مهم‌ترین نکته‌ای که برای تحریر دفاتر حسابداری باید رعایت کنید این است که طبق آیین‌نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم شما حداکثر 15 رو فرصت دارید تا یک رویداد حسابداری را ثبت کنید. در صورتی که رویداد بااهمیتی پس از 15 روز ثبت شود باعث بی‌اعتبار شدن دفتر قانونی خواهد شود. در ادامه مهم‌ترین نکات مربوط به تحریر دفاتر روزنامه و کل را با شما در میان می‌گذاریم:

1. شماره سند حسابداری رویدادهای مالی را به ترتیب و از صفر باید بنویسید.
2. حتماً اطلاعات مربوط به ستون تاریخ (روز، ماه، سال) را تکمیل کنید.
3. شرحی خلاصه از رویداد حسابداری موردنظر بنویسید.
4. حساب بدهکار را باید دقیقاً بر روی خطی که تاریخ سند و شماره سند را نوشتید، قید شود.
5. حساب بستانکار در یک خط پایین‌تر و کمی با فاصله از سمت راست نوشته می‌شود.
6. در اولین سطر هر صفحه باید بنویسیم”منقول از صفحه قبل” و در آخرین سطر باید بنویسیم “نقل به صفحه بعد”.

گروه بندی صاحبان مشاغل (حجم فعالیت) در آیین نامه جدید تحریر دفاتر قانونی

نکات مهم در مورد گروه‌بندی اشخاص مشاغل آیین نامه تحریر دفاتر قانونی

گروه بندی صاحبان مشاغل (نوع فعالیت) اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت از لحاظ تکالیف موضوع این آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، جزء مؤدیان گروه اول محسوب می‌شوند.

• دارندگان کارت بازرگانی (واردکنندگان و صادرکنندگان)؛
• صاحبان کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذی ربط؛
• صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر؛
• صاحبان بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها، کلینیک‌های تخصصی؛
• صاحبان مشاغل صرافی؛
•  فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذی ربط؛
• مؤدیان مالیاتی که در هر گروه از تقسیم بندی تحریر دفاتر قانونی قرار می‌گیرند، تا سه سال بعد، از نظر انجام تکالیف قانونی در طبقات پایین‌تر قرار نخواهند گرفت.
• در دو سال اول شروع فعالیت صاحبان مشاغل به استثناء مؤدیانی که  براساس نوع فعالیت درگروه اول قرار می‌گیرند، انتخاب گروه و انجام تکالیف قانونی مربوط به انتخاب مؤدی خواهد بود.
• صاحبان مشاغلی که در گروه های دوم یا سوم قرار می‌گیرند، می‌توانند در هر سال مالیاتی نسبت به انجام تکالیف گروه بالاتر اقدام نمایند. دراین صورت مکلف به رعایت مقررات مربوط خواهند بود.

نکات مهم تحریر دفتر کل

1. مهم‌ترین نکته و اولین نکته‌ای که برای تحریر دفتر کل باید در نظر بگیرید این است که برای هر یک از حساب‌ها (حساب‌های پرداختنی، دارایی نامشهود و …) باید یک صفحه مجزا در نظر بگیرید.
2. ترتیب انعکاس حساب‌ها به این شکل است که اول دارایی‌ها، بعد از آن بدهی‌ها و در نهایت سرمایه نوشته می‌شود.
3. در صورتی که ثبت اشتباه انجام شد باید با خودکار قرمز روی آن خط بکشید و با خودکار سیاه ثبت جدید را در بالای ثبت قبلی انجام دهید.
4. انتهای حساب را با یک خط مورب ببندید تا از سوءاستفاده‌های احتمالی پیشگیری کنید.
5. در پایان هر صفحه دفتر کل حتماً جمع مانده بدهکار و بستانکار را تعیین کنید.

اشتباهاتی که در تحریر دفاتر قانونی اتفاق می‌افتند

برخی از مهم‌ترین اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی شامل موارد زیر می‌شود:

• دریافت نکردن دفاتر قانونی
• وجود مغایرت بین اطلاعاتی که در دفتر ثبت شده با اطلاعاتی که در نرم‌افزار حسابداری است
• تاخیر بیش از حد مجاز در ثبت اطلاعات (بیش از 15 روز)
• رعایت نکردن اصول دفترنویسی
• جا انداختن یا ثبت اشتباه سند حسابداری

چطور اشتباهات دفاتر قانونی را اصلاح کنیم؟

چند اشتباه رایج در ثبت دفاتر روزنامه و کل وجود دارد که حسابدارها گاهی اوقات با آنها مواجه می‌شوند. در قسمت زیر درباره نحوه اصلاح اشتباهات در ثبت دفاتر حسابداری با توجه به زمانی که متوجه اشتباه شده‌اید توضیح می‌دهیم:

کشف اشتباه قبل از انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل

اگر مبلغ یا عنوان حساب را در دفتر روزنامه اشتباه نوشته‌اید و هنوز این اطلاعات را به دفتر کل انتقال نداده‌اید، کافی است که بر روی اشتباه موردنظر خط بکشید و عنوان یا مبلغ درست را در بالای آن بنویسید. مثلاً در تاریخ 10/04/1401 دریافت مبلغ 46000000 به‌اشتباه 64000000 ثبت شده و هنوز این اطلاعات به دفتر کل منتقل نشده است:

تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار
10/04/1400	صندوق	46000000
	حساب دریافتنی		64000000   46000000
	دریافت از —–  بابت فاکتور شماره —-

کشف اشتباه در ثبت دفاتر حسابداری پس از انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل

برای ثبت این‌گونه رویدادها باید از ثبت سند اصلاحی در دفتر روزنامه کمک بگیریم. برای مثال ممکن است خرید اثاثیه اداری را اشباها به حساب ملزومات اداری ثبت ‌کنید. ثبت اصلاحی به شکل زیر خواهد بود:

تاریخ	شرح	بدهکار	بستانکار
10/04/1401	اثاثیه اداری	25000000
	ملزومات		12500000
	صندوق		12500000
	تصحیح ثبت مورخ 10/04 که اثاثیه اداری ندانسته با عنوان ملزومات اداری ثبت شده بودند

اشتباهاتی که در انتقال رویدادها از دفتر روزنامه به کل اتفاق می‌افتند

برای رفع اثر این‌گونه اشتباهات به دو روش می‌توانید عمل کنید. اولی اینکه بر روی اشتباه موردنظر با خودکار قرمز خط بکشید و با خودکار سیاه بالای همان اشتباه، عدد یا عنوان صحیح را بنویسید. روش دوم این است که در دفتر کل یک ثبت اضافی به صورتی بزنید که باعث خنثی شدن اثر اشتباه مورد نظر بشود.

یادتان باشد که به همه اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی به دقت رسیدگی کنید تا توسط ممیزان مالیاتی مجبور به پرداخت جرائم نشوید. استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین می تواند به شما کمک کند تا اشتباهات خود در ثبت دفاتر حسابداری را به حداقل برسانید.

خط‌ خوردگی در دفاتر قانونی چه عواقبی دارد؟

به طور کلی برای رفع بعضی از اشتباهات در نگارش دفتر حسابداری می‌توانید از خط کشیدن بر روی اعداد و عناوین استفاده کنید. توجه داشته باشید که تعداد خط‌خوردگی‌ها نباید بیشتر از عرف این موضوع شود چون در آن صورت همین مسئله که مجاز است می‌تواند دست‌مایه‌ای برای ممیزان مالیاتی جهت بررسی دقیق‌تر و حتی در مواردی باعث رد دفاتر قانون بشود.

تنظیم دفاتر قانونی

یکی از وظایف مؤدیان مالیاتی، تنظیم دفاتر قانونی ( روزنامه و کل) و ارائه آن به اداره دارایی محل فعالیت شرکت است تا برای رسیدگی به اظهارنامه مالیاتی شرکت مورد بررسی قرار گیرد. برای نوشتن دفاتر قانونی الزامات و نکاتی تعیین شده است که هر حسابداری باید پیش از انجام چرخه حسابداری از اجرای دقیق آن مطمئن شود. ” آئین نامه تنظیم دفاتر قانونی” که از طرف سازمان امور مالیاتی منتشر شده است، وظایف مودیان و نحوه نوشتن دفاتر قانونی را مشخص می‌سازد. پیشنهاد می‌شود پیش از نوشتن دفاتر قانونی این آئین نامه را مطالعه کنید.

نکات مهم در این آئین نامه به قرار زیر است:

قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در دفاتر قانونی روزنامه و کل، باید این دفاتر از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و یا ادارات امور مالیاتی امضا، پلمپ و ثبت شود.

• نوشتن دفاتر با مداد و ابزارهایی که به سهولت قابل محو شدن می‌‎باشد ممنوع است.
• برای ثبت رویدادهای مالی در هر سال باید از دفاتر همان سال استفاده کرد و ثبت رویدادهای مالی دو سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
• نوشتن دفاتر به صورت دستی الزامی است و استفاده از نرم افزارهای حسابداری دلیلی برای ننوشتن دفاتر نمی باشد.
• در شرکت­هایی که از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویدادهای هر روز باید در همان روز انجام در دفتر روزنامه وارد شود.
• کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه، باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل وارد شود.
• نکته: تاخیر در ثبت دفتر اگر به قصد سو استفاده نباشد (به تشخیص اداره امور مالیاتی)، تا 15 روز مجاز است.
• نکته: تاخیر در ثبت برای شرکت‌­هایی که جدید التاسیس هستند، تا 30 روز از تاریخ تاسیس مجاز است.
• شرکت‌هایی که از نرم افزار مالی استفاده می‌کنند، می‌توانند خلاصه ای از عملیات ماهانه را که در نرم افزارهای مالی وارد شده است، تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت کرده و به دفتر کل منتقل کنند.

عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی چیست؟

عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی، جریمه و بسیاری از مشکلات دیگر است. در صورتی که می خواهید شامل جریمه و ایجاد مشکلات بعدی نشوید باید یک سال قبل از شروع سال مالی جدید برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال مالی اقدام کنید. در برخی موارد هم شاهد این هستیم که دفاتر قانونی قبل از اینکه سال مالی جاری به پایان برسد تمام می شوند. در این شرایط هم می توانید نسبت به دریافت دفاتر جدید اقدام نمایید.

پلمپ دفاتر قانونی

دفاتر قانونی به استثنای دفاتر دارایی و کپیه باید قبل از اینکه در آنها اطلاعاتی را ثبت کنید توسط اداره ثبت امضا شوند. پلمپ دفاتر قانونی یکی از الزامات ارائه گزارش به سازمان امور مالیاتی است. در واقع هزینه‌هایی که شرکت‌ها به سازمان امور مالیاتی اظهار می‌کنند باید بر اساس دفاتر قانونی پلمپ شده باشد. شرکت‌ها بر اساس نیازی که دارند این دفاتر را به صورت دفاتر روزنامه و کل تهیه می‌کنند و آن را پلمپ می‌کنند تا امکان دخل و تصرف در آنها وجود نداشته باشد.

همه شرکت‌ها باید عملکرد مالی خودشان را در این دفاتر ثبت کنند و در صورت درخواست ممیزان مالیاتی در اختیار آنها قرار دهند. این موضوع تا جایی اهمیت دارد که شما اگر حتی در یک سال مالی هیچ فعالیتی نداشته باشید هم باید دفاتر پلمپ شده را به صورت سفید در اختیار ممیزان مالیاتی قرار دهید.

سایت پلمپ دفاتر قانونی

برای درخواست پلمپ دفاتر قانونی باید ابتدا به سایت پلمپ دفاتر قانونی به آدرس www.irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید و با ثبت اطلاعات مربوط به شرکت، پس از دریافت اظهارنامه پلمپ دفاتر به دفاتر پستی بروید و بعد از ارسال پرینت اظهارنامه می‌توانید بارکد پستی دریافت کنید؛ بنابراین کاملا مشخص است که آشنایی با سایت پلمپ دفاتر قانونی برای همه حسابداران و مدیران مالی اهمیت زیادی دارد. در ادامه درباره نحوه ثبت سفارش برای پلمپ دفاتر قانونی در این سایت به شما توضیح می‌دهیم.

ثبت‌نام پلمپ دفاتر قانونی

طبق ماده 6 قانون تجارت همه شرکت‌ها ملزم به ارائه دفاتر قانونی یا همان دفاتر تجاری هستند. برای ثبت‌نام پلمپ دفاتر قانونی باید به سامانه سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید. در اینجا مراحل ثبت‌نام و سفارش پلمپ دفاتر قانونی در این سامانه را به شما آموزش می‌دهیم:

بر روی گزینه “ورود به سایت” کلیک کنید.

با مشخصات خودتان وارد سایت بشوید.

روی گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی” کلیک کنید.

در این صفحه مشخصات خودتان را وارد و بر روی دکمه “گام بعدی” کلیک کنید.

در صفحه جدید اطلاعات خودتان را می‌توانید ببینید. در صورتی که مورد تأیید شما است بر روی “گام بعدی” کلیک کنید.

اطلاعات یکی از اعضای هیئت‌مدیره را وارد کنید.

اطلاعات همه اعضای هیئت‌مدیره را وارد کنید.

درخواست دفاتر و تعداد برگه‌هایی که نیاز دارید را ثبت کنید. بعد از ثبت هر دفتر اطلاعات مربوط به آن برای شما ظاهر می‌شود. پس از تعیین دفاتر مورد نیاز، بر روی “گام بعدی” کلیک کنید.

در صفحه آخری که می‌بینید لیستی از مدارک به شما نشان داده می‌شود.

اظهارنامه را پرینت بگیرید و همراه با مدارک موردنیاز به دفاتر پستی مراجعه کنید. پس از دریافت رسید پستی به سربرگ پیگیری درخواست بروید و گزینه پلمپ دفاتر تجاری را انتخاب کنید. فرمی به شما نشان داده می‌شود که باید در آن شماره پیگیری و شمار بارکد پستی را وارد کنید. در آخر بر روی بازیابی درخواست کلیک کنید.

در صفحه جدیدی که باز می‌شود اطلاعات شما برای درخواست پلمپ نشان داده می‌شود و شما باید فقط این اطلاعات را چک کنید و سپس بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک پلمپ دفاتر را وارد کنید و بر روی دکمه “ارسال اطلاعات پستی” کلیک کنید.

عدم تنظیم دفاتر قانونی حسابداری چه پیامدهایی دارد؟

طبق قانون مالیات‌های مستقیم همه اشخاص حقوقی و همچنین اشخاصی حقیقی گروه یک موظف به تهیه و ارسال دفاتر قانونی هستند. در صورتی که دفاتر قانونی خودتان را تهیه و ارسال نکنید باید برابر 20% از مالیاتی که برای شما تعیین شده جریمه پرداخت کنید.

رد دفاتر قانونی به چه معناست و چرا صورت می گیرد؟

در پایان هر سال مالی دفاتر قانونی باید توسط کارشناس مالیاتی بررسی و تایید شود، اما در برخی موارد به دلیل وجود مشکلات و رعایت نکردن موارد قانونی این دفاتر توسط کارشناس مالیاتی رد می شوند. به این اتفاق رد دفاتر می گویند.

رد دفاتر در بیشتر موارد به دلیل وجود مشکلاتی در زمینه تحریر یا انجام اصلاحات صورت می گیرد. در پایان بد نیست به رایج ترین مواردی که باعث رد دفاتر قانونی می شوند اشاره کنیم.

• استفاده از دفاتر مالی سال یا سال های گذشته
• تحریر اطلاعات مالی دروغین و ساختگی
• ثبت نکردن فعالیت های مالی مرتبط با شعب
• ثبت نشدن اطلاعات مرتبط با چند فعالیت به هر دلیل
• وجود خدشه، پاک شدگی و تراشیدگی در موارد ثبت شده
• دفاتری که از پلمپ خارج شده باشند
• وجود صفحات سفید بیش از حد استاندارد
• در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
• ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.
• ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور.
• تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوءاستفاده.
• جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوءاستفاده.
• نکته: چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر، در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‌کند.
• بستانکار شدن حساب‌ های نقدی و بانکی.
• تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و کل، بیش از حد مجاز.
• اشتباه در ثبت یک رویداد به شرطی که در همان سال و بر اساس استانداردهای حسابداری اصلاح نشود.
• ارایه نکردن یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانویس).
• استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال‌های قبل.
• منطبق نبودن مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در نرم افزارهای مالی، در مورد اشخاصی که از سیستم‌های مذکور استفاده می‌کنند.
• ثبت هزینه‌ها و درآمدها و هر قلم مالی غیرواقع در دفاتر به شرط احراز.

جریمه ای که برای عدم ارائه دفاتر قانونی توسط شرکت ها در نظر گرفته شده معادل 20 درصد از مبلغ مالیات و جریمه رد دفاتر نیز برابر با 10 درصد مبلغ مالیات است.

سرعت و دقت بیشتر در تنظیم دفاتر حسابداری با کمک نرم افزار حسابداری

دفاتر حسابداری جزء جدایی ناپذیر فعالیت های حسابداری هستند. با این حال، خوشبختانه این روزها با روی کارآمدن نرم افزار حسابداری می توان امور تنظیم ارائه دفاتر قانونی و حسابداری  را با سرعت و دقت بیشتری انجام داد. اگر در زمینه خرید یا استفاده از نرم افزارهای حسابداری نیاز به مشاوره دارید، همین حالا می توانید با مشاوران حرفه ای سپیدار سیستم ارتباط برقرار کنید.