رسیدگی دفاتر قانونی توسط سازمان تأمین اجتماعی، یکی از فرایندهایی است که شرکتها هر ساله با آن روبهرو هستند. در این فرایند، بخشی از اطلاعات مالی، اسناد حسابداری و اطلاعات حقوق و دستمزد باید در سامانه دریافت الکترونیک اطلاعات دفاتر ثبت یا بارگذاری شود. از آنجا که این اطلاعات معمولاً در بخشهای مختلف نرمافزار حسابداری نگهداری میشوند، آمادهسازی آنها میتواند زمانبر و پرخطا باشد.
به همین دلیل، در سپیدار امکانی با عنوان «جمعآوری اطلاعات دفاتر سامانه تأمین اجتماعی» طراحی شده است تا این فرایند سادهتر، متمرکزتر و قابلاطمینانتر انجام شود. در ادامه، با این امکان، دلیل ایجاد آن، نحوه استفاده و نکات مهم آن آشنا میشوید.
۱. این امکان چه مسئلهای را حل میکند؟
در فرایند رسیدگی دفاتر قانونی توسط سازمان تأمین اجتماعی، شرکتها باید بخشی از اطلاعات مالی، اسناد حسابداری و اطلاعات حقوق و دستمزد خود را در سامانه دریافت الکترونیک اطلاعات دفاتر ثبت یا بارگذاری کنند.
این اطلاعات در بخشهای مختلف سپیدار نگهداری میشوند. پیش از اضافه شدن این امکان، برای تهیه آنها لازم بود به قسمتهای مختلف نرمافزار مراجعه شود و اطلاعات هر بخش بهصورت جداگانه بررسی یا استخراج شود.
این وضعیت چند چالش ایجاد میکرد:
- اطلاعات موردنیاز در یک محل متمرکز در دسترس نبود
- تهیه فایلها زمانبر بود و به مراجعه به چند بخش مختلف سیستم نیاز داشت
- احتمال جا افتادن بخشی از اطلاعات یا تهیه ناقص فایلها بیشتر میشد
- برای بررسی اطلاعات قبل از بارگذاری، مسیر یکپارچه و مشخصی وجود نداشت
- آمادهسازی اطلاعات برای بارگذاری در سامانه تأمین اجتماعی پیچیدهتر و پرخطاتر میشد
به همین دلیل، در سپیدار امکان «جمعآوری اطلاعات دفاتر سامانه تأمین اجتماعی» اضافه شده است تا اطلاعات موردنیاز این فرایند، از یک محل متمرکز قابل مشاهده و آمادهسازی باشد.
۲. این امکان چه کمکی میکند؟
این امکان کمک میکند اطلاعاتی که برای سامانه تأمین اجتماعی لازم است، بهجای پراکندگی در بخشهای مختلف نرمافزار، در یک فرم مشخص در دسترس باشد.
به این ترتیب، برای سال مالی انتخابشده میتوان اطلاعات بخشهای مختلف را یکجا مشاهده کرد، آنها را بررسی کرد و در صورت نیاز، خروجی اکسل هر بخش را بهصورت جداگانه دریافت کرد.
مهمترین مزیتهای این امکان عبارتاند از:
- دسترسی متمرکز به اطلاعات موردنیاز
- سادهتر شدن بررسی اطلاعات قبل از تهیه فایل
- کاهش رفتوآمد بین بخشهای مختلف نرمافزار
- کمک به آمادهسازی سریعتر اطلاعات برای سامانه تأمین اجتماعی
- امکان دریافت خروجی هر بخش در فایل اکسل جداگانه
۳. اگر این امکان در سپیدار نباشد، شرکتها با چه چالشی روبهرو هستند؟
در نبود این امکان، شرکتها برای تهیه اطلاعات موردنیاز سامانه تأمین اجتماعی باید بهصورت پراکنده از بخشهای مختلف نرمافزار استفاده کنند.
برای مثال، اطلاعات دفتر روزنامه از یک بخش، اطلاعات حقوق از بخشی دیگر و تراز آزمایشی از بخشی جداگانه بررسی یا استخراج میشود.
این وضعیت باعث میشود:
- آمادهسازی اطلاعات زمان بیشتری ببرد
- مسیر انجام کار روشن و متمرکز نباشد
- احتمال اشتباه در انتخاب اطلاعات یا فراموش شدن برخی بخشها افزایش پیدا کند
- هماهنگی بین تیم اجرایی مشتری و اطلاعات موردنیاز سامانه سختتر شود
بنابراین این قابلیت، صرفاً یک فرم جدید نیست؛ بلکه یک نقطه متمرکز برای جمعآوری، بررسی و آمادهسازی اطلاعات است.
۴. در سپیدار چگونه استفاده میشود؟
این امکان در سیستم حسابداری و از بخش عملیات با عنوان «جمعآوری اطلاعات دفاتر سامانه تأمین اجتماعی» در دسترس است.
پس از ورود به فرم:
- سال مالی موردنظر انتخاب میشود.
- از میان گزینههای موجود، بخشهای موردنیاز مانند:
- دفتر روزنامه
- لیست حقوق
- اسناد حقوق
- تراز آزمایشی
انتخاب میشوند.
- با توجه به گزینههای انتخابشده، تب مربوط به هر بخش در فرم نمایش داده میشود.
- با انتخاب گزینه نمایش اقلام، اطلاعات مربوط به همان بخشها بر اساس سال مالی انتخابشده در هر تب نمایش داده میشود.
- در صورت نیاز، با انتخاب گزینه ارسال به اکسل، اطلاعات هر تب در یک فایل اکسل جداگانه ایجاد و در مسیر انتخابشده توسط کاربر ذخیره میشود.
به این ترتیب، اطلاعات هر بخش بهصورت تفکیکشده قابل مشاهده و خروجیگیری است.
۵. چه نکاتی در این فرایند اهمیت دارد؟
در استفاده از این امکان، چند نکته مهم وجود دارد:
- مبنای نمایش اطلاعات، سال مالی انتخابشده است
یعنی اطلاعات هر تب فقط بر اساس همان سال مالی بازیابی و نمایش داده میشود. - تبها وابسته به گزینههای انتخابشده هستند
یعنی فقط بخشهایی نمایش داده میشوند که در فرم انتخاب شده باشند. - نمایش اطلاعات با انتخاب گزینه «نمایش اقلام» انجام میشود
بنابراین صرف ورود به فرم کافی نیست و برای مشاهده اطلاعات باید این گزینه انتخاب شود. - خروجی اکسل برای هر تب بهصورت جداگانه ایجاد میشود
یعنی اطلاعات هر بخش در فایل مستقل ذخیره میشود، نه در یک فایل مشترک. - فیلدهای اجباری باید تکمیل شده باشند
اگر اطلاعات اجباری که از سمت سازمان تعیین شده کامل نباشد، امکان تهیه فایل وجود نخواهد داشت. - اطلاعات نباید شامل کاراکترهای غیرمجاز باشد
در صورت وجود کاراکتر غیرمجاز، فایل تهیه نمیشود. - سپیدار در این بخش نقش جمعآوری و آمادهسازی اطلاعات را دارد
یعنی این امکان برای مشاهده و تهیه خروجی اطلاعات طراحی شده است و جایگزین فرایند بارگذاری یا تکمیل سایر اطلاعات در سامانه تأمین اجتماعی نیست.
۶. این امکان چه چیزهایی را پوشش نمیدهد؟
برای درک درست این قابلیت، لازم است حدود آن هم روشن باشد.
این امکان برای جمعآوری، نمایش و تهیه خروجی اطلاعات طراحی شده است و موارد زیر را پوشش نمیدهد:
- ورود به سامانه تأمین اجتماعی از داخل سپیدار
- ثبت یا ویرایش اطلاعات در پنل سامانه تأمین اجتماعی
- ارسال مستقیم فایل از سپیدار به سامانه
- تکمیل بخشهایی از سامانه که نیاز به ورود دستی اطلاعات دارند
- مدیریت درخواستها، پیامها یا اعلانهای سامانه تأمین اجتماعی
بنابراین، این قابلیت مرحله آمادهسازی اطلاعات را ساده میکند، نه کل فرایند تعامل با سامانه تأمین اجتماعی را.
امکان جمعآوری اطلاعات دفاتر سامانه تأمین اجتماعی به سپیدار اضافه شده است تا اطلاعات موردنیاز این فرایند از یک محل متمرکز در دسترس باشد.
با استفاده از این امکان، میتوان برای سال مالی موردنظر، بخشهایی مانند دفتر روزنامه، لیست حقوق، اسناد حقوق و تراز آزمایشی را یکجا مشاهده کرد و در صورت نیاز، خروجی هر بخش را بهصورت جداگانه در فایل اکسل دریافت کرد.
در نتیجه، این قابلیت باعث میشود:
- مسیر آمادهسازی اطلاعات روشنتر شود
- بررسی اطلاعات سادهتر انجام شود
- تهیه خروجیهای موردنیاز متمرکزتر و سریعتر باشد
- وابستگی به مراجعه پراکنده به بخشهای مختلف نرمافزار کاهش پیدا کند
جمعبندی
امکان «جمعآوری اطلاعات دفاتر سامانه تأمین اجتماعی» یکی از قابلیتهایی است که در نسخههای جدید نرمافزار سپیدار در اختیار کاربران قرار گرفته است. اگر از نسخهای قدیمیتر سپیدار استفاده میکنید و این امکان در سیستم شما فعال نیست، لازم است نرمافزار خود را بهروزرسانی کنید تا از این قابلیت و سایر بهبودهای اعمالشده بهرهمند شوید.
همچنین اگر هنوز از نرمافزار سپیدار استفاده نمیکنید و به دنبال راهکاری برای سادهسازی فرایندهای حسابداری، حقوق و دستمزد و تعامل با سامانههای سازمانی مانند تأمین اجتماعی هستید، میتوانید برای خرید و راهاندازی سپیدار با نمایندگان رسمی فروش و پشتیبانی این نرمافزار تماس بگیرید تا نسخه متناسب با نیاز کسبوکار شما تهیه و نصب شود.