نرم افزار حسابداری
انبارگردانی در سپیدار

نحوه ثبت انبارگردانی در نرم افزار سپیدار


موجودی کالا یکی از اقلام مهم دارایی‌هاست و در پایان دوره مالی ارزش موجودی‌ها تأثیر قابل‌ملاحظه‌ای در میزان سود و زیان شرکت‌ها خواهند داشت. از این رو در هر دوره مالی لازم است که حداقل یک‌بار کل موجودی‌های شرکت شمارش شود تا از عدم مغایرت موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی اطمینان حاصل شود. به این عملیات و فعالیت‌ها  انبارگردانی می‌گویند.

یکی از عملیات مهم و زمان‌بری که در هر انبار صورت می‌پذیرد عملیات انبارگردانی است و در واقع یکی از رایج‌ترین و دقیق‌ترین روش‌های کنترل موجودی‌های انبار، انبارگردانی است. در انبارگردانی، موجودی واقعی کالاها شمارش می‌شود و سپس با موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزاری مطابقت داده می‌شود.

دلایل مختلفی مانند اشتباه در ثبت ورودی یا خروجی کالا در سیستم، عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی مثل خرید یا فروش، ضایعات ثبت‌نشده، سوءاستفاده‌های احتمالی، سرقت و … باعث ایجاد اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت‌شده در سیستم نرم‌افزار مالی می‌شود. به همین دلیل نیاز است انبارگردانی در فواصل زمانی مشخص انجام شود که این فواصل با در نظر گرفتن هر صنف از فعالیت متفاوت خواهد بود. 

در این مقاله تلاش داریم تا مراحل انجام انبارگردانی را به شکل کامل برای شما شرح دهیم. به‌منظور ثبت عملیات انبارگردانی در نرم افزار سپیدار، ابتدا در منوی عمودی وارد ماژول «تأمین‌کنندگان و انبار» شده و از قسمت عملیات، فرم “انبارگردانی جدید” را انتخاب نمایید.

نحوه انبارگردانی در سپیدار

با انجام این مرحله فرم انبارگردانی به شکل زیر نمایش داده می‌شود که در ادامه به جزئیات آن می‌پردازیم.

انبارگردانی در سیستم سپیدار

به ترتیب زیر مراحل انبارگردانی را با هم مرور می‌کنیم:

1- انبار موردنظر برای انبارگردانی را انتخاب نمایید.

2- مسئول انبارگردانی خود را انتخاب نمایید.

3- تاریخ انبارگردانی را در قسمت مشخص‌شده وارد نمایید.

ثبت انبارگردانی در سپیدار

4- در قسمت انبارگردانی نرم افزار سپیدار شما این امکان را در اختیار دارید، تا بتوانید کالاهای مربوط به انبار انتخاب‌شده خود را، بر اساس یک میزان موجودی خاص فیلتر نمایید. به این ترتیب که با واردکردن یک عدد خاص در قسمت “حداقل موجودی کالا” به سیستم این دستور را می‌دهید که کالاهایی با موجودی کمتر از حداقل تعیین‌شده را در این فرم نمایش ندهد.

حداقل موجودی کالاها را طبق راهنمای تصویری زیر انتخاب نمایید. در نظر داشته باشید با واردکردن عدد صفر در این قسمت، سیستم تمامی کالاهای مرتبط با انبار انتخاب‌شده را نمایش خواهد داد.

چگونه در سپیدار انبارگردانی کنیم؟

5- پس از تعیین حداقل موجودی کالا، روی گزینه “انتخاب بر اساس حداقل موجودی” کلیک نمایید تا با توجه به حداقل موجودی انتخاب‌شده کالاهای مرتبط با انبار نمایش داده شوند.

انبارگردانی در نرم افزار سپیدار

6- علاوه بر روش ذکرشده، امکان انتخاب کالاها به‌صورت دستی نیز برای کاربران وجود دارد، به این ترتیب که شما می‌توانید طبق راهنمای تصویری زیر با کلیک بر روی علامت (+) پایین فرم یک سطر جدید ایجاد نموده و کالاهای موردنظر خود را انتخاب نمایید.

مراحل انبارگردانی در سپیدار

قدم بعد از نمایش اقلام، “صدور تگ انبارگردانی” است که در ادامه به مفهوم و نحوه استفاده از آن در نرم افزار سپیدار خواهیم پرداخت.

تگ انبارگردانی چیست؟

تگ انبارگردانی (برگه شمارش کالا) : فرمی خاص جهت مستند کردن شمارش کالا، جلوگیری از تکرار شمارش یا از قلم افتادن کالا است که قبل از شروع انبارگردانی بایستی مشخصات هر کالا بر روی تگ انبار درج و تحویل مسئول انبارگردانی شود.در تصویر زیر نحوه صدور تگ انبارگردانی نمایش داده شده است.

انبارگردانی سپیدار

8- پس از صدور تگ انبارگردانی، به‌منظور تهیه پرینت از تگ‌ها از بالای فرم منوی پرینتر را بازکرده گزینه ” تگ انبارگردانی” را انتخاب نمایید. در فرم بازشده می‌توانید ترتیب نمایش اطلاعات تگ انبارگردانی که شامل تگ انبارگردانی، کد کالا و نام کالا است را به‌دلخواه خود انتخاب نمایید.

انبارگردانی

با تأیید تنظیمات فوق پیش‌نمایش چاپ تگ انبارگردانی به شکل زیر نمایش داده می‌شود و آماده پرینت است.

انبارگردانی در نرم افزار سپیدار

9- پس از انجام مراحل صدور تگ انبارگردانی، ستون “تعداد واحد اصلی” فعال خواهد شد که در این قسمت تعداد شمارش‌شده کالاهای انبار وارد می‌گردد.

انبارگردانی

10- زمانی که تعداد شمارش‌شده و صحیح کالاها در قسمت مربوطه درج گردید، نوبت به کنترل و تأیید نهایی آن‌ها می‌رسد، چنانچه تعدادهای واردشده مورد تأیید بودند از بالای فرم گزینه “تأیید شمارش” را کلیک نموده فرم را ذخیره نمایید.

انبارگردانی

11- با انجام عملیات ذخیره فرم انبارگردانی پس از تأیید شمارش، گزینه‌های مربوط به “صدور/مشاهده سند کسری” و “صدور/مشاهده سند اضافی” در بالای فرم فعال می‌شوند.

انبارگردانی در سیستم سپیدار

در این مرحله سیستم موجودی خود را با موجودی واقعی کالاها که در قسمت تعداد واحد اصلی وارد کرده‌ایم بالانس نموده و تطبیق خواهد داد.

12- به این ترتیب که اگر موجودی کالایی در سیستم بیش از موجودی واقعی باشد با انتخاب گزینه “صدور سند کسری انبارگردانی”، سیستم یک فرم “خروج انبار” بازکرده و موجودی نرم افزار با ثبت این خروج انبار را کاهش خواهد داد.

انبارگردانی

13- سپس گزینه “صدور سند اضافی انبارگردانی” را انتخاب کنید تا سیستم برای کالاهایی که موجودی آن‌ها در نرم افزار کمتر از موجودی واقعی درج‌شده یک “رسید انبار” بازکرده و موجودی کالا با ثبت این رسید انبار افزایش‌یافته و با موجودی واقعی برابر شود.

انبارگردانی

نکته: لازم به ذکر است به‌منظور انتخاب حساب معین سند کسر و اضافه انبارگردانی، می‌بایست از ماژول «تنظیمات» وارد سربرگ “تأمین‌کنندگان و انبار” شده و معین “اضافی انبار” و “کسری انبار” را انتخاب نمایید.

انبارگردانی

نکته: در صورتی که معین‌های کسر و اضافه انبارگردانی در قسمت تنظیمات انتخاب نشده باشند، به هنگام صدور سند کسر/اضافه به‌صورت خودکار یک میانبر برای انتخاب معین سند باز خواهد شد که در تصویر زیر قابل‌مشاهده است.

انبارگردانی

توجه: همواره به این نکته توجه داشته باشید که تنها کاربر ادمین (سرپرست) قادر به ثبت سند کسر و اضافه انبارگردانی بوده و این گزینه‌ها برای دیگر کاربران غیرفعال می‌باشند.

آیا در نرم افزار سپیدار امکان دریافت کالاها و تعداد شمارش‌شده آن‌ها از طریق اکسل وجود دارد؟

بله؛ جالب است بدانید در نرم افزار سپیدار این امکان وجود دارد که کالاهای مربوط به انباری که در نظر دارید برای آن انبارگردانی انجام دهید را ارسال به اکسل کرده، و پس از تکمیل شمارش کالاها و درج آن در اکسل، آن را در نرم افزار دریافت نمایید.جزئیات ارسال و دریافت اطلاعات انبارگردانی به شرح زیر است:

ارسال اطلاعات کالا به اکسل

  • کالاهایی که در نظر دارید ارسال به اکسل نمایید را انتخاب کنید.
  •  از پایین فرم کلید “ارسال به اکسل” را کلیک نمایید.
  • در پنجره بازشده نام و مسیر ذخیره فایل اکسل را مشخص کنید تا فایل موردنظر در مسیر مشخص‌شده ایجاد شود.

انبارگردانی

توجه: برای فعال شدن گزینه ارسال و دریافت اطلاعات صدور تگ انبارگردانی الزامی است.

با انجام این عملیات، فرم اکسلی همانند تصویر باز خواهد شد.

انبارگردانی

همان‌طور که در تصویر مشاهده می‌کنید به ترتیب از سمت چپ:

ستون اول (ItemCode) مربوط به کد کالاها است.

ستون دوم (TracingTitle) مربوط به عامل ردیابی است، چنانچه کالایی دارای ردیابی باشد، ردیابی کالا در این قسمت وارد می‌شود.

ستون سوم (Quantity) فیلد مربوط به مقدار واحد اصلی کالاها است.

ستون چهارم (SecondaryQuantity) مقدار واحد فرعی کالاها کی باشد.

نکته: در نظر داشته باشید هرگونه تغییری در فرمت اکسل و یا کاهش و افزایش تعداد ستون‌ها باعث به هم ریختن اکسل وعدم دریافت آن در نرم افزار خواهد شد.

پس از تکمیل اکسل انبارگردانی به‌منظور دریافت آن در نرم افزار به ترتیب زیر عملیات را انجام دهید:

دریافت اطلاعات کالا از اکسل

از پایین فرم گزینه ” دریافت اطلاعات” را انتخاب نمایید.

در فرم بازشده اکسل موردنظر را انتخاب نموده تأیید کنید.

حال فرم انبارگردانی را ذخیره کرده اقدام به تأیید شمارش و صدور سند کسر و اضافه خود نمایید.

انبارگردانی در سپیدار

حذف یا ویرایش انبارگردانی

در صورتی که قصد دارید یک انبارگردانی را حذف کنید:

  • در منوی عمودی وارد ماژول «تأمین‌کنندگان و انبار» شده از قسمت فهرست “انبارگردانی‌های انجام‌شده” را انتخاب نمایید.
  • به‌منظور حذف انبارگردانی روی انبارگردانی موردنظر کلیک راست نموده گزینه “حذف”، و برای ویرایش آن گزینه “ویرایش” را انتخاب نمایید.

انبارگردانی

نکته: “برگشت از تأیید شمارش” و “حذف سند کسر و اضافه انبارگردانی” برای ویرایش انبارگردانی و مقدار شمارش‌شده، الزامی است.

انبارگردانی

لازم است قبل از ثبت عملیات انبارگردانی به چند نکته دقت نمایید:

  • در انبارگردانی کالاهایی که دارای موجودی منفی هستند نمایش داده نمی‌شوند، چراکه طبق اصول انبار و روش‌های قیمت‌گذاری اسناد انبار، موجودی منفی برای انبار می‌بایست مثبت باشد تا بتوان اقدام به انبارگردانی و اصلاح موجودی نمود.
  • بعد از ثبت انبارگردانی، امکان ثبت ورود و خروج و هیچ‌گونه اصلاحیات (به غیر از حذف و صدور سند حسابداری) به تاریخ انبارگردانی و قبل از آن تاریخ وجود نخواهد داشت.

این صفحه را به اشتراک بگذارید


به این مطلب امتیاز دهید

[تعداد: 10    میانگین: 4.2/5]


14 دیدگاه برای ”نحوه ثبت انبارگردانی در نرم افزار سپیدار

  1. AminA

    سلام
    برای بستن سال مالی انجام انبار گردانی اجباری می باشد یا نه میشه انجام نداد؟

  2. DariushH

    سلام
    مقاله خیلی مفید بود
    یه سوال داشتم

    آیا پیش از انبارگردانی باید قیمت گذاری اسناد انبار انجام شود؟

    1. سپیدار سیستم

      سلام. خیر مرتبط نیست و انبارگردانی تنها جهت کنترل و تصحیح موجودی انبار انجام میشود.

  3. علی اکبر

    با سلام
    با تشکر از مقاله خوبتان
    بعد از ثبت انبارگردانی، میشه به تاریخ قبل از آن، خروج یا رسید جدید ثبت کنم؟

    1. سپیدار سیستم

      سلام. بله و لازمه آن به این شکل است که ابتدا باید اسناد کسر و اضافه صادر شده حذف شوند سپس برگشت از تایید شمارش انجام شود تا بتوان به قبل از تاریخ انبارگردانی ثبت سند نمود.

  4. احمدی

    با سلام
    مقاله تون خیلی مفید بود
    یه سوال داشتم در صورتی که سه انبارگردانی در تاریخ های مختلف صادر کرده باشم، آیا میتوان انبارگردانی میانی را حذف کنم؟

    1. سپیدار سیستم

      سلام. خیر باید آخرین انبارگردانی حذف شود و سپس انبارگردانی میانی حذف گردد.

  5. مهسا

    سلام مطالب خیلی خوب بود مرسی فقط یه سوال در مورد کسری اضافی داشتم که چرا زمان صدور سند کسری و اضافی یکی از اسناد صادر نمیشه؟

    1. سپیدار سیستم

      سلام. باید در نظر داشت برای کالاهایی که موجودی شمارش شده آنها با موجودی ثبت شده در سیستم برابری داشته باشد طبیعتا سند کسر و اضافه صادر نخواهد شد.

  6. ناصر محمد زاده

    سلام ممنون از شما مقالتون مفید بود
    رسید انبارگردانی را به چه قیمتی ثبت کنم؟

    1. سپیدار سیستم

      سلام. معمولا این مبالغ بر اساس آخرین قیمت خرید یا بهای تمام شده کالا ثبت میشوند ولی به هر حال این موضوع با روش ها و سیاست های مجموعه رابطه مستقیم دارد.

  7. معصومه

    سلام کامل و مفید بود ممنون
    فقط اگه بدون انبارگردانی سال رو ببندیم چی میشه مشکلی پیش میاد؟

دیدگاه خود را ثبت کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *