نرم افزار حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک تا بزرگ طراحی شده است؛ اما آمار نشان می‌دهد کسب‌وکارهای کوچک و متوسط تمایل بیشتری به استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری نشان می‌دهند. بررسی‌ها نشان می‌دهد در بازار بین‌المللی، بیش از 60% حسابداران ترجیحشان نرم‌افزار حسابداری ابری است. امکانات و راهکارهایی که این سیستم ارائه می‌دهد، برای مدیریت یکپارچه کسب و کار حیاتی است. اگر حسابدار یا صاحب کسب و کار هستید، لازم است اطلاعاتی کامل از نرم افزار حسابداری ابری به عنوان مهمترین ابزار کسب و کار و سازمان داشته باشید. تمام جزئیات لازم را در این مقاله از سپیدار سیستم ارائه کرده‌ایم. در نهایت میتوانید بهترین نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.
هزینه های کمتر با استفاده از نرم افزار حسابداری ابری
نرم افزار حسابداری ابری شرکتی به نسبت امکاناتی که دارد، بسیار مقرون به صرفه است. همه کسب و کارهای کوچک و نوپا امکان تهیه آن را دارند. سیستم ERP یا نرم افزارهای یکپارچه هزینه بیشتری را نسبت به نرم افزار حسابداری ابری در بر می‌گیرند. این مقرون به صرفه بودن از 4 جهت است:
1- نرم افزار ابری حسابداری قیمت پایین‌تری نسبت به دیگر سیستم‌های حسابداری دارد.
2- در سیستم‌های دیگر، خدمات پشیتبانی و آموزش کاربر، صدور قفل، به روزرسانی، مدیریت و نگهداری داده‌ها هزینه دارد. در صورت عدم نیاز به این خدمات، هزینه‌ها قابل بازگشت نیست. از مزایای نرم افزار حسابداری ابری این است که هزینه ماهانه پرداخت می‌کنید. زمانی که به آن نیاز نداشته باشید، مبلغی نمی‌پردازید.
3- راه‌اندازی سیستم حسابداری ابری نیازی به تجهیزات و زیرساخت‌های نرم افزار سنتی ندارد. با حذف این تجهیزات و با به کارگیری اینترنت، دسترسی به اطلاعات آسان شده و هزینه‌ها کم می‌شود.
4- پشتیبانی امور امنیتی نرم افزار حسابداری ابری، اتوماتیک انجام می‌شود. بنابراین نیازی به نیروی انسانی نیست و هزینه نگهداری کاهش می‌یابد.
خلاصه بخواهیم بگوییم، شما با خرید نرم‌افزار حسابداری ابری فقط نیاز است که آنلاین باشید. نه نیازی به خرید سرور دارید و نه نیازی به خرید شبکه. شما بابت امنیت سیستم پول سخت‌افزار و نرم‌افزار (آنتی‌ویروس و…) نمی‌پردازید. همچنین نگهداشت سخت‌افزار و نرم‌افزار در سازمان نیازمند استخدام نیروی متخصص امنیت و شبکه است. شرکتی که نرم‌افزار حسابداری ابری ارائه می‌کند، تمامی این موارد را به جای شما هزینه کرده. بنابراین هزینه‌های شما کمتر و سرمایه‌گذاری در حسابداری ابری مقرون‌به‌صرفه‌تر است.
امنیت بیشتر با نرم افزار ابری حسابداری
نرم افزار حسابداری ابری از امنیت بالایی برخودار است. این امر ناشی از مواردی است که در ذیل آورده‌ایم:
1- ذخیره داده‌ها در چندین سرور، جدای از سرور سایت است. وضعیت امنیت این سرورها به صورت شبانه روزی بررسی می‌شود. چندین لایه افزونگی (redundancy ) در سیستم ابری، احتمال از بین رفتن اطلاعات را از هر طریقی، به صفر می‌رساند. بسیاری از حسابداران با واحد پشتیبانی سپیدار سیستم تماس می‌گیرند و می‌گویند که به دلیل ویروسی شدن سرور، اطلاعاتشان از بین رفته است. حال آنکه مشتریان سپیدار ابری هیچ وقت با این مساله مواجه نمی‌شوند. چرا که امنیت اطلاعاتشان توسط تیم تولید سپیدار سیستم تضمین شده است.
2- اطلاعات به دو صورت نرم افزاری و سخت افزاری محافظت می‌شوند. در روش نرم افزاری، همه اطلاعات و داده‌ها در این نرم افزار، رمزنگاری می‌شوند. با روش کدگذاری، داده‌ها، به راحتی قابل فهم نیستند. این یکی از روش‌های مطمئن نگهداری ایمن اطلاعات است. داده‌های نرم افزار ابری حسابداری از طریق اینترنت بر روی سرور قرار می‌گیرد. این نرم افزار بر روی هیچ یک از کامپیوترهای سازمان نصب نیست. پس اطلاعات از لحاظ سخت افزاری هم در امنیت هستند.
3- در صورت بروز مشکلی که موجب از بین رفتن اطلاعات می‌شود، بازیابی اطلاعات از سیستم ابری، به سادگی امکان پذیر است.بکاپ‌های منظم روزانه و هفتگی باعث می‌شود که داده‌های شرکت‌ها امن و ایمن باقی بمانند.
4- به روز رسانی امنیت نرم افزار حسابداری ابری بدون دخالت نیروی انسانی و به صورت خودکار انجام می‌شود. این موضوع درصد خطا را کاهش داده و امنیت اطلاعات را افزایش می‌دهد. بسیار پیش می‌آید که حسابدار فراموش می‌کند هنگام اتمام کار با نرم‌افزار بکاپ بگیرد. حال آنکه سیستم حسابداری ابری اتوماتیک و در زمان‌های منظم بکاپ می‌گیرد و نگرانی بابت از بین رفته داده‌های مالی وجود ندارد.
نکته:
امنیت نرم افزار ابری حسابداری با این تدابیر، تأمین می‌شود:
- رمز عبور ایمن
- سیستم احراز هویت چند عاملی همچون اثر انگشت، شناسایی صدا و چهره
- نظارت بر فعالیت اینترنتی همچون امکان مشاهده آخرین ورود به سیستم
- آنتی ویروس
- محافظت از نرم افزار در برابر هر نوع هک و فیشینگ مانند خدمت آموزش تدابیر امنیتی به کارکنان
نحوه ذخیره اطلاعات و دسترسی آسان
یکی از مزایای نرم افزار حسابداری ابری امکان نامحدود ذخیره اطلاعات و دسترسی به آنها است. ظرفیت نامحدود حافظه سرورها امکان ذخیره حجم زیادی از اطلاعات را فراهم می‌کند. ذخیره داده‌ها در نرم افزار حسابداری ابری به گونه‌ای است که در هر محل و زمان قابل دسترسی هستند. به کارگیری اینترنت این امکان را به راحتی فراهم کرده است.
ذخیره اطلاعات به صورت دستی انجام نمی‌شود. همین امر خطاها را به شدت کاهش می‌دهد. بدون اینترنت فاکتورها را ثبت می‌کنید و از اتصال به اینترنت در محیط ابری نرم افزار ذخیره و ثبت می‌شوند. به این صورت، به روزرسانی اطلاعات نرم افزار کاملا خودکار صورت می‌گیرد.
به اشتراک گذاری ساده‌تر و سریع‌تر داده‌ها در نرم افزار حسابداری ابری
اشتراک داده‌ها با نرم افزار حسابداری ابری قابل انجام است. امکان همکاری بیشتر از طریق انتقال سریع داده‌ها، دیگر مزیت حسابداری ابری است. میتوانید اطلاعات مالی را با نرم افزارهای دیگر به اشتراک بگذارید. در هر زمان و در هر مکانی اطلاعات در دسترس کاربر است. بنابراین محدودیتی برای به اشتراک‌گذاری داده‌ها و گزارش‌های مدیریتی وجود ندارد.
اطلاع همیشگی از وضعیت مالی
با دسترسی دائمی به نرم افزار حسابداری ابری، مدیریت مالی شرکت آسان می‌شود. صورت‌های مالی و امور ثبتی مرتب و هماهنگ با تمام شعبه‌ها، در حال به روز رسانی است. در هر زمان و مکان، امکان گزارش گیری از سیستم وجود دارد. گزارش‌های مالی در نرم افزارهای حسابداری ابری دقیق‌تر از سیستم حسابداری سنتی است.
ارتباط با اعضای بخش حسابداری
نرم افزار حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک این خدمت را فراهم می‌کند تا با حسابدار خود همکاری بهتری داشته باشید. در محیط نرم افزار، با همکاران و نیروها در ارتباط خواهید بود. اطلاعات مالی مورد نیاز را دریافت می‌کنید. برای حسابرسی و فروش بیشتر در قالب یک تیم مالی تصمیم‌گیری خواهید کرد.
شخصی سازی محیط نرم افزار ابری حسابداری
با توجه به نیاز سازمان و نیرو می‌توان محیط نرم افزار حسابداری ابری را تنظیم کرد. داشبورد مخصوص شما قابلیت شخصی‌سازی دارد و امکانات مورد نیاز را در دسترس شما قرار می‌دهد.
سرعت عمل در حسابداری و حسابرسی
مزایای نرم افزار حسابداری ابری با حذف پرونده‌های فیزیکی و صورت حساب‌ها به اوج خود می‌رسد. داده‌ها در فضای ابری ذخیره می‌شوند و دیگر نیازی به نگهداری تعداد زیادی فاکتور و پرونده در بایگانی نیست. با یک کلیک تمام حساب و کتاب‌ها قابل مشاهده است. هماهنگی بین بخش‌های حسابداری در لحظه صورت می‌گیرد. میزان خطا کاهش می‌یابد و سرعت حسابداری بیشتر می‌شود.
پشتیبانی نرم افزار حسابداری ابری
بهتر است نرم افزار حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک از شرکت‌های معتبر خریداری شود. این شرکت‌ها ارائه دهنده خدمات پشتیبانی مدرن هستند.برای توسعه نرم افزار خود برنامه دارند. کار با نرم افزار را آموزش می‌دهند.ضمن این که در سریعترین زمان ممکن، پاسخگوی مشتریان خود هستند. نرم‌افزار حسابداری ابری قیمتش پایین‌تر از نرم‌افزارهای معمول است اما حواسمان باشد که داده‌های مالی و اطلاعات حسابداری را به چه کسی می‌سپاریم. ما در این مقاله درباره معایب نرم‌افزار حسابداری رایگان صحبت کردیم.
مقیاس پذیری نرم افزار حسابداری ابری
این مهمترین مزیت نرم افزار حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک است. با افزایش حجم اطلاعات و تراکنش‌ها، مشکلی در این کسب و کارها ایجاد نمی‌شود. مقیاس نرم افزار ابری به نسبت خدمات و تقاضا، به راحتی قابل افزایش است.
حسابداری بدون نیاز به پرونده ها
تمامی داده‌ها و اطلاعات مالی و حسابداری از طریق نرم افزار در سرور ذخیره می‌شود. پردازش اطلاعات در نرم افزار ابری در سرور انجام می‌شود. بنا بر این نیازی به همراه داشتن حجم زیادی اسناد مالی، برگه‌های صورت مالی و حتی هارددیسک نخواهید داشت. نسخه پشتیبان از اطلاعات هم مرتب گرفته می‌شود.
کاربری آسان
کار با نرم افزار ابری حسابداری بسیار ساده است. نیازی به نصب روی سیستم ندارد. برای کار با آن تنها به اینترنت و مرورگر نیاز دارید. تیم پشتیبانی نرم افزار هم محیط داخل آن را آموزش می‌دهند. حتی کسانی که تجربه کار با نرم افزار حسابداری ندارند به راحتی می‌توانند از آن استفاده کنند. نرم افزار حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک که درک عمیقی از سیستم حسابداری ندارند، طراحی مناسبی دارد.
ابزار مناسب دورکاری مدیران و نیروها
نرم افزار ابری حسابداری یک سیستم حسابداری همراه است. نیروهایی که امکان حضور دائمی یا موقت در محل کار ندارند، می‌توانند از هر مکان و زمانی مشغول به کار باشند. مدیران به راحتی در سفر یا محل کار امکان دسترسی و مدیریت حسابداری کسب و کار را دارند.
به این ترتیب، با سرعت بیشتری کارهای مالی را می‌توان انجام داد. پس نیازی نیست حتما در محل کار حضور داشت. با نرم افزار ابری، امکان فعالیت نیروهای حسابداری حتی دور از سازمان وجود دارد.
قابل استفاده در تمام سیستم ها
با هر دستگاهی مثل موبایل تبلت کامپیوتر و لپ تاپ به سیستم ابری دسترسی دارید. تنها کافی است به اینترنت متصل شوید. تمام اطلاعات و امکانات را با هر یک از این دستگاه در اختیار دارید.
عملیات جاری کمتر
نرم‌افزارهای ابری فرایندهای جاری کسب‌وکارتان را کاهش می‌دهد. عملیات جاری کسب‌وکار شامل چه مواردی می‌شود؟ ما برای شما برخی از آنها را لیست می‌کنیم. خودتان ارزیابی کنید چه مقدار زمان و انرژی ذخیره می‌شود:
- حذف فرایند نصب نرم‌افزار
- حذف گزارشگیری از نرم‌افزار و ارسال برای سایرین
- وابستگی کمتر به حضور در شرکت
- حذف پشتیبان‌گیری از نرم‌افزار
- حذف فرایند ذخیره‌سازی بکاپ‌ها
- حذف فرایندهای نگهداشت سرور
- حذف فرایندهای امنیت اطلاعات
- حذف فرایندهای استخدام نیروهای IT
همواره آپدیت به آخرین نسخه محصول
حسابداران بسیاری از نیازهایشان در آپدیت‌های نرم‌افزاری رفع می‌شود. هر آپدیت نرم‌افزار تعداد زیادی ویژگی (فیچر) جدید به همراه دارد تا بهره‌وری مدیریت مالی در سازمان بیشتر شود. اما متاسفانه سیستم‌های ویندوزی و آفلاین معمولا آپدیت نیستند. خبر خوب این است که نرم‌افزارهای حسابداری ابری اتوماتیک آپدیت می‌شوند. پس همواره خیالتان راحت است که نرم‌افزار حسابداری شما به آخرین نسخه نرم‌افزاری ارتقا یافته.
مزایای نرم افزار حسابداری ابری شرکتی برای کسب و کارهای کوچک در یک نگاه
- قیمت مناسب
- مقرون به صرفه از نظر زمان و هزینه
- بدون نیاز به صرف هزینه هنگفت برای خرید سخت افزار و نرم افزار
- قابل دسترس در هر زمان و مکان
- امنیت در دسترسی، نگهداری و حفظ اطلاعات
- به روزرسانی نرم افزار ابری حسابداری به صورت اتوماتیک
- کاربرد راحت و آسان
- قابلیت شخصی‌سازی بر اساس نیاز کاربران و سازمان
- پشتیبانی آموزش کار با نرم افزار توسط سازنده
- قابلیت گزارشگیری دقیق
- عدم نیاز به همراه داشتن حجم زیادی از برگه‌های اسناد و صورت مالی
- هماهنگی لحظه‌ای اطلاعات مالی در تمام بخش های حسابداری
- امکان به اشتراک گذاری اطلاعات
- امکان ذخیره اطلاعات و دسترسی آسان به آنها
- انعطاف و مقیاس پذیری نرم افزار ابری
- پشتیبانی قوی ارائه‌دهنده نرم افزار
- امکان شخصی سازی محیط نرم افزار با توجه به نیاز سازمان و کاربر
- قابل استفاده در تمام دستگاه‌ها
- افزایش سرعت عمل کارمندان و مدیران
- امکان همکاری و ارتباط بهتر با همکاران و مدیران
- تسهیل شرایط دورکاری نیروها و مدیران
- اطلاع همیشگی مدیران از وضعیت مالی سازمان