اگر به عنوان کارگر یا کارمند در جایی مشغول به کار باشید، حتماً با حکم کارگزینی برخورد داشته اید. این حکم به سندی اطلاق میشود که از سوی شرکت‌ها، کارخانه‌ها، سازمان‌ها و به طور کلی کسب و کارهای مختلف برای نیروهای کاری صادر میشود.
در این سند موارد متعددی از جمله دریافتی‌های قانونی کارگران و کارمندان به ثبت می‌رسد. با این اوصاف تمامی افراد در حین استخدام باید در طول گذراندن مراحل مورد نظر حکم کارگزینی دریافت کنند. با ما همراه باشید تا درباره این سند بیشتر صحبت کنیم و توضیح دهیم که این حکم چه کاربردی دارد.
حکم کارگزینی چیست؟
حکم کارگزینی که به آن حکم پرسنلی و در برخی مواقع، قرارداد کارگزینی هم می‌گویند، به سندی گفته میشود که در آن کلیه دریافتی‌های قانونی کارگران و کارمندان از حقوق گرفته تا تمامی مزایا قید میشود. از آن جایی که این حکم به عنوان یک سند مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد، از نظر حسابداری اهمیت ویژه ای دارد.
به طوری که می‌توان آن را حاوی اطلاعات بنیادینی از فرآیند حقوق و دستمزد در یک شرکت یا سازمان دانست. اما قبل از پرداختن دقیق به این مفهوم شاید دوست داشته باشید که از طریق مقاله حقوق و دستمزد 1402 با جدول حاوی میزان دریافتی قانونی کارگران و کارمندان آشنا شوید.
مفاد حکم کارگزینی شامل چه مواردی است؟
زمانی که یک کارمند یا کارگر در سازمانی مشغول به کار میشود، باید حکم کارگزینی دریافت کند تا این فرآیند را رسمیت ببخشد. حکم مورد نظر باید از سوی ارشدترین مقام شرکت برای کارکنان صادر شود که در آن میتوانیم تعهدات بین طرفین را مشاهده کنیم.
بر اساس مفاد موجود در این حکم هم پرسنل و هم کارفرما در قبال هم وظایفی دارند که طی آن کارمندان باید به بهترین وجه وظایف خود را انجام دهند و از سوی دیگر شرکت هم موظف به پرداخت به موقع حقوق و مزایای ثبت شده در حکم کارگزینی یا پرسنلی است.
از این حکم در موارد متعددی استفاده میشود. برای مثال وقتی که کارمند تغییر شغل می‌دهد و ترفیع می‌گیرد یا در مواقعی که حقوق وی افزایش پیدا می‌کند، حکم پرسنلی مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین می‌توان گفت این سند در نشان دادن جایگاه شغلی افراد در شرکت‌های مختلف هم بسیار کارآمد است. از جمله اطلاعاتی که در حکم کارگزینی قید میشوند، میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
- اطلاعات شناسایی و هویتی کارکنان شامل نام و نام خانوادگی، وضعیت تأهل، محل تولد، میزان تحصیلات، شماره شناسنامه، شماره ملی و سوابق کاری
- حقوق، دستمزد و مزایای کارکنان شامل میزان حقوق ثابت، میزان حق اولاد، حق مسکن، پاداش، میزان سختی کار، حق سرپرستی
- هویت شغلی و شرکتی کارکنان شامل مکان خدمت سازمانی، عنوان، رسته و ردیف شغلی، پست شرکتی و نوع استخدام
وظایف واحد کارگزینی چیست؟
تا به اینجا به مفهوم حکم پرسنلی و مفاد این سند پرداختیم. اما بد نیست با وظایف واحد کارگزینی در شرکت‌های مختلف هم آشنا شوید. این واحد وظیفه دارد تا فرآیند جذب و استخدام کارکنان را نهایی کند.
همچنین با درج اطلاعات افراد، محاسبه حقوق، دستمزد و مزایای هر فرد، داده‌های مربوط به آن‌ها را در نرم افزار کارگزینی ذخیره کند. از دیگر وظایف این واحد میتوانیم به مواردی همچون ثبت ترفیع و ارتقاء شغل افراد، امور بازنشستگی و قرارداد نویسی اشاره کنیم.
نرم افزار حکم کارگزینی
برای صدور حکم کارگزینی به نرم افزار مخصوصی نیاز است که به آن سیستم پرسنلی هم می‌گویند. البته سازمان‌های کوچک یا شرکت‌های تازه تأسیس معمولاً در شروع کار خود از چنین نرم افزارهایی استفاده نمی‌کنند، اما زمانی که تعداد کارمندان رو به افزایش باشد، به گونه ای که حسابداری حقوق و مزایای آن نیاز به ثبت دقیق داشته باشد، استفاده از نرم افزار کارگزینی بسیار ضروری خواهد بود.
در این نرم افزار دادهها و اطلاعات دقیق درباره هر یک از کارمندان ثبت میشوند. این فرآیند بعد از استخدام افراد صورت می‌پذیرد و اگرچه کار آن ساده به نظر می‌رسد، اما بدون استفاده از چنین پلتفرمی، فرآیند حسابداری سازمان‌ها دچار اختلال خواهد شد.
مزایای نرم افزار کارگزینی
حال که با حکم کارگزینی و نرم افزار مربوط به آن آشنا شدید، شاید بهتر باشد کمی هم درباره مزایای نرم افزار کاربردی در این زمینه اطلاعات کسب کنید. در ادامه به ذکر این مزایا می‌پردازیم، اما برای آشنایی بیشتر سیستم حقوق و دستمزد را بررسی کنید.
صرفه جویی در زمان
مهم ترین نرم افزار پرسنلی برای صدور حکم کارگزینی، کمک به صرفه جویی در زمان است. در جایی که یک سیستم کارآمد می‌تواند از طریق منابع انسانی، کارهای روزمره را به صورت دیجیتالی پیش ببرد و روند آن را ساده کند، صرفه جویی زمانی زیادی ایجاد خواهد شد.
این زمان در کسب و کارهای کوچک حداقل 10 ساعت خواهد بود. با این اوصاف وقتی از این سیستم‌ها در مشاغل گسترده و بزرگ استفاده میشود، می‌توان متصور شد که تا چه حد در زمان و به تبع آن در منابع صرفه جویی میشود.
بهبود بهره وری
یک نرم افزار کارگزینی حرفه ای، بهترین گزینه برای افزایش بهره وری یک سازمان محسوب میشود. در زمانی که محیط‌‌های کاری به شدت رقابتی شده اند، کارمندان می‌توانند با کمک گرفتن از این سیستم‌ها، وقت خود را به جای انجام کارهای تکراری، صرف ارزش آفرینی برای سازمان کنند. این نرم افزار از طریق روش‌های زیر باعث افزایش بهره وری میشود.
- افزایش سرعت منابع انسانی
- مدیریت بهتر دادهها
- دسترسی سریع به اطلاعات
- ایجاد یک پورتال جامع سازمانی
- ساده سازی مدیریت عملکرد برای رسیدن به اهداف و طی کردن اقدامات لازم
حفظ اطلاعات در فضایی ایمن
نرم افزارهای کارگزینی می‌توانند دسترسی افراد عادی را به اطلاعات حساس با محدودیت همراه کنند. از سوی دیگر امکان به اشتراک گذاری راحت دادهها، یادآوری خودکار برخی اطلاعات در کنار ذخیره اسناد از جمله مواردی هستند که در عین ایمنی قابل استفاده خواهند بود.
به روز بودن دادهها
مدیریت صحیح پرونده‌های مالی و حسابداری پرسنل در یک نرم افزار کارگزینی باعث میشود که سوابق کارکنان همیشه به روز باشد. چیزی که برای تمامی سازمان‌ها یک بار اداری اضافی محسوب میشود، به راحتی با استفاده از یک سیستم کارگزینی قابل دسترسی است. از این سیستم‌ها برای تنظیم امور مالی از جمله دریافتی‌های کارکنان استفاده میشود.
بنابراین اگر اهمیت ویژه ای برای کاربرد این نرم افزارها قائل هستید، بررسی و مطالعه آموزش حقوق و دستمزد در حسابداری را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
صرفه جویی در هزینهها
شما یک بار برای خرید یک سیستم کارگزینی هزینه می‌کنید، اما به روش‌های گوناگون باعث می‌شوید که هزینه‌های شما کاهش پیدا کنند. در ساده ترین حالت ممکن، وقتی در زمان صرفه جویی شود، نیروی کار و به تبع آن منابع کمتری مورد نیاز خواهد بود که در نهایت به کاهش بودجه لازم برای کارگزینی منتهی خواهد شد.
جمع بندی
حکم کارگزینی سندی است که سازمان‌ها از آن برای استخدام کارکنان خود استفاده می‌کنند. این سند حاوی اطلاعات مختلفی از جمله میزان حقوق و دستمزد کارکنان است. حکم کارگزینی مفاد خاص خود را دارد که در آن به وظایف کارمند و کارفرما اشاره شده است. اطلاعات کارگزینی هم در نرم افزار پرسنلی ثبت و ذخیره میشوند.
پرسش‌های پرتکرار
حکم کارگزینی چیست؟
حکم کارگزینی یا پرسنلی به سندی گفته میشود که در فرآیند استخدام کارکنان صادر و در آن اطلاعات حقوق و دستمزد افراد قید خواهد شد.
چه اطلاعاتی در حکم کارگزینی ثبت میشوند؟
از جمله اطلاعات ثبت شده در حکم پرسنلی میتوانیم به مواردی همچون اطلاعات شناسایی، اطلاعات شغلی و اطلاعات مربوط به حقوق، دستمزد و مزایای کارکنان اشاره کنیم.
مزایای نرم افزار کارگزینی چیست؟
از مزایای یک نرم افزار کارگزینی میتوانیم به مواردی همچون صرفه جویی در زمان، صرفه جویی در هزینهها، بهبود بهره وری، به روز بودن دادهها و امن بودن فضای نگهداری دادهها اشاره کنیم.