نرم افزار حسابداری
آموزش نکات مهم نرم افزار مدیریت تردد سپیدار

آموزش نکات مهم نرم افزار مدیریت تردد سپیدار


 موضوع حضور و غیاب کارمندان عامل مهمی در بررسی عملکرد کارکنان و افزایش راندمان کاری آن‌ها است. صاحبان کسب ‌و کار باید بدانند که کارکنانشان چه زمانی در محل کار خود حاضر می‌شوند و چه موقعی از محل کار خود خارج می‌‌شوند. بدون شک پیگیری زمان تردد پرسنل موجب می‌شود تا مدیران هر مجموعه بتوانند میزان تعهد کارکنان را نسبت به کار خود بسنجند و سیاست‌های کاری خود را بر اساس تعداد روزهای کاری کارمندان پیاده کنند. در این مقاله به معرفی و آموزش نرم افزار حضور و غیاب  سپیدار می پردازیم.

نرم‌افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم‌افزار حضور و غیاب، تردد کارکنان را به ساده‌ترین شکل ممکن ثبت می‌کند و به مدیران کسب و کارهای مختلف کمک می‌کند تا با برنامه ریزی دقیق، راندمان کاری شرکت را به میزان قابل توجهی افزایش دهند. به وسیله این نرم‌افزار می‌توان برنامه کاری و تایم کاری اعلام کرد. این کار باعث می‌شود حجم کاری سایر قسمت‌‌ها کمتر شده و زمان کمتری از کارکنان بخش اداری به هدر رود.

امروزه داشتن نرم‌افزار حضور غیاب و حقوق و دستمزد برای کنترل تردد پرسنل و کارمندان از ملزومات شرکت‌ها و سازمان‌هاست. هر کسب و کاری چه کوچک و چه بزرگ به مرور زمان نیازمند استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب می‌شود. اگر مسئولین سازمان و یا شرکتی، تخصص و اطلاعات کافی در مورد نرم‌افزارهای حضور و غیاب مناسب کسب و کارشان را نداشته باشند، انتخاب بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب برای آن‌ها مشکل خواهد شد. هر سازمانی که بخواهد بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب موجود در بازار را بر حسب نیازهایش برای خود انتخاب کند، نیاز دارد دانش و اطلاعات کافی را در این زمینه کسب کند.

نرم‌افزارهای حضور و غیاب مختلف کارآیی‌های بسیار متفاوتی دارند و همین موضوع موجب شده تا انتخاب بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب کمی سخت و مشکل شود. ما در این مقاله سعی داریم شما را با نرم‌افزار مدیریت تردد سپیدار آشنا کنیم و در مورد ویژگی‌های آن بیشتر با شما صحبت کنیم.

امکانات سیستم مدیریت تردد سپیدار

یکی از امکاناتی که در سیستم مدیریت تردد سپیدار برای مشتریان این نرم‌افزار تهیه شده است امکان تعریف تقویم و شیفت‌های متفاوت است که در این قسمت، قصد معرفی کامل شیفت و تقویم در نرم‌افزار مدیریت تردد سپیدار را داریم.

تعریف شیفت

معمولا ساعت‌های کاری ‌کارکنان یک سازمان در روز‌های مختلف، تشکیل یک دوره گردشی از ساعت کاری می‌دهد که در بازه‌های زمانی مشخص تکرار می‌شود؛ مثلا کارکنان یک سازمان در پنج روز اول هفته از ساعت 8 تا 17 در سازمان حضور دارند و دو روز آخر هفته تعطیل هستند و در نتیجه یک دوره 7 روزه ایجاد می‌کنند. همچنین برای تعریف شیفت در سیستم مدیریت تردد از همین مفهوم در سیستم استفاده می‌کنیم.

برای تعریف شیفت در نرم‌افزار مدیریت تردد از منوی افقی، کنترل تردد را باز می‌کنیم و گزینه شیفت جدید را انتخاب می‌کنیم:

در صفحه تعریف شیفت، همانطور که در تصویر مشخص است با وارد کردن عنوان شیفت و کد شیفت می‌توان طول دوره شیفت را مشخص نمود که منظور از دوره، در واقع طول تکرار شوندگی شیفت در بازه زمانی است؛ مثلا اگر یک شیفت نگهبانی داشته باشیم که 1 روز در سازمان حضور دارد و 2 روز تعطیل است در تعریف شیفت طول دوره را باید 3 قرار دهیم.

در تصویر به صورت نمونه یک شیفت اداری تعریف شده است:

 منظور از شروع روز قراردادی در واقع زمانی است که ما به سیستم این مورد را تعریف می‌کنیم که یک روز ما از چه ساعتی شروع می‌شود به صورت مثال زمان پیش فرض سیستم از 00:00 تا ساعت 24:00 همان روز در نظر گرفته می‌شود. برای شیفت‌های نگهبانی در برخی مواقع نیاز است که این زمان تغییر کند.

 برای هر شیفت باید یک رنگ مشخص اختصاص مشخص کنیم.

 مرتب سازی اطلاعات تردد از گیت‌ها به 3 دسته تقسیم می‌شود که به تفکیک توضیح می‌دهیم:

روز رسمی

در صورتیکه گزینه روز رسمی انتخاب می‌شود ملاک سیستم از ساعت‌های ورود و خروج همان بازه ساعتی 00:00 تا 24:00 است. به طور مثال اگر تردد ورود کارمند ساعت 08:00 باشد و تردد خروج کارمند 01:00بامداد روز بعد باشد سیستم تردد ساعت 01:00 بامداد را به عنوان تردد ورود روز بعد در نظر میگیرد.

روز قراردادی

با توجه به ساعتی که در شروع “روز قراردادی” قرار دادیم این امکان وجود دارد که این بازه 24 ساعته را شیفت دهیم؛ به طور نمونه اگر شروع روز قراردادی را 07:00 قرار دهیم و یک کارمند در ساعت 08:00 تردد ورود ثبت کند و ساعت 05:00 بامداد تردد خروج ثبت کند، سیستم تردد 05:00 بامداد را به عنوان خروج همان روز در نظر می‌گیرد.

این ویژگی برای شیفت‌های نگهبانی و چرخشی استفاده زیادی را دارد و برای شیفت‌های از این قبیل بسیار کاربردی است و برای این دسته کارمندان نیازی به ثبت مجدد تردد در ساعت 12 شب نیست.

ورود و خروج

این روش همانطور که از عنوان آن پیدا است سیستم تردد اول را ورود و تردد دوم را خروج تشخیص می‌دهد و به همین ترتیب ورود و خروج را در سیستم ثبت می‌کند. در تب بازه زمانی می‌توان، بازه زمانی شیفت و زمان استراحت را مشخص نمود.

منظور از روز‌های شیفت، در واقع همان روز‌های طول دوره است که با هر طول دوره که وارد شود در این قسمت روز‌های شیفت به همان تعداد تغییر می‌کند؛ به طور نمونه ما طول دوره 7 وارد کردیم و در روز‌های شیفت 7 روز برای ما ایجاد شد که می‌توان شیفت و زمان استراحت برای این روز‌ها مشخص نمود.

 نکته: بازه زمانی شیفت باید حتما پیوسته تعریف شود.

تعریف تقویم کاری

تعیین شیفت کاری مربوط به پرسنل و همینطور روز‌های خاص هر سال با تعریف تقویم کاری در سیستم پیاده سازی می‌شود. به عبارتی دیگر ساعت کاری مربوط به پرسنل، خاص بودن یا نبودن یک روز و کارمند‌های مرتبط با تقویم در فرم تقویم کاری مشخص می‌گردد.

جهت تعریف تقویم کاری جدید از منوی کنترل تردد فرم تقویم کاری جدید را باز می‌کنیم:

در فرم تقویم کاری جدید با تخصیص کد و عنوان دلخواه به تب جزئیات رفته و در این قسمت می‌توان شیفت‌ها و روز‌های تعطیل رسمی و همچنین ترتیب دوره گردش در این قسمت می‌توان مشخص نمود.

در این تب همان‌طور که مشخص است در قسمت سطر عناوین ماه‌ها و در قسمت ستون روز‌های ماه قابل مشاهده است.

مهمترین کاری که در تب جزئیات باید انجام شود چینش روز بر اساس روز‌های سال است به طور مثال سال 1399 با روز جمعه شروع شده است و با توجه به اینکه ما یک شیفت با طول دوره 7 روزه تعریف کردیم، روز 7 در واقع همان جمعه می‌شود و باید حتما در تقویم کاری دوره روز سال را مشخص کنیم.

در واقع ما باید روز 1 فروردین که در این تصویر با طول دوره 1 مشخص شده (منظور از طول دوره 1 همان روز شنبه است) را به طول دوره 7 (طول دوره 7 در واقع همان روز جمعه است) تغییر دهیم و سیستم بر این اساس که روز اول فروردین جمعه بوده است تمام طول سال را اتوماتیک مرتب کند.

برای انجام این کار باید کل بازه زمانی 1 ام تا 30 ام هر ماه را انتخاب کرده و از پایین فرم گزینه تعیین شیفت را باز کنیم. شیفت و روز انتخابی را مشخص می‌کنیم و تیک مربوط به انتخاب روز‌های بین شروع و پایان را فعال می‌کنیم و تایید را میزنیم. با انجام این کار سیستم روز 1 فروردین را با طول دوره 7 (جمعه) شروع کرده و تا پایان سال به همین روش روز‌ها را چینش کرده است.

کاربرد بعدی فرم تقویم کاری مشخص کردن روز‌های خاص مثل تعطیل رسمی است که برای انجام این کار در صفحه جزئیات تقویم از گزینه تعیین روز‌های خاص می‌توان استفاده کرد.

 نکته: در صورتی‌که بخواهیم تعطیلات رسمی یا روز‌های خاص را از تقویم قبلی به جدید منتقل کنیم می‌توانیم از قسمت عملیات، گزینه پر کردن از تقویم قبلی را انتخاب کنیم و با انتخاب تقویم و روز‌های خاص، این تنظیمات به تقویم جدید منتقل می‌شود.

با انجام این عملیات سیستم روز‌های خاص انتخاب شده را به تقویم جدید منتقل می‌کند.

محاسبه کارکرد

برای محاسبه کارکرد از قسمت “کنترل تردد” وارد بخش “محاسبه کارکرد” شوید.

در پنجره باز شده ماه محاسبه و کارمندان مد نظر را مشخص نمایید. سپس گزینه بعدی را بزنید.

در پنجره باز شده عواملی که می‌خواهید در محاسبه لحاظ گردند را مشخص نمایید و سپس گزینه بعدی را بزنید.

در فرم باز شده برای محاسبه کارکرد گزینه “محاسبه” را بزنید بعد از محاسبه چنان چه هنوز محاسبات قطعی نشده و احتمال تغییر در محاسبات وجود دارد دکمه “ذخیره موقت” را بزنید و اگر محاسبات قطعی است، دکمه “ذخیره نهایی” را بزنید.

برای دریافت کارکردهای محاسبه شده در سپیدار از ماژول حقوق و دستمزد وارد بخش “اطلاعات ماهانه” شوید.

در فرم باز شده دکمه “دریافت اطلاعات از سیستم تردد پایوفای” را بزنید.

نکته: برای دریافت کارکردهای محاسبه شده نرم افزار پایوفای در سپیدار حتما باید محاسبات ذخیره نهایی شده باشند.

باتوجه به موارد ذکر شده می توان گفت که بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب برای هر شرکت و سازمانی معنا و مفهوم متفاوتی دارد و با توجه به نیازهای آن مجموعه مشخص می شود. ممکن است برای مجموعه‌ای نرم‌افزار حضور و غیاب تحت ویندوز نسخه پایه کافی باشد و جوابگوی نیازهای آن مجموعه باشد و برای سازمانی بزرگ با تعداد پرسنل فراوان و شیفت‌های متعدد نرم‌افزار پیشرفته تحت وب مناسب باشد. در کل مناسب ترین نرم‌افزار حضور و غیاب برای هر مجموعه‌ای به شرایط و نیازهای آن مجموعه بستگی دارد.

اگر قصد تهیه بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب برای سازمان خود دارید، می ‌توانید با شرکت سپیدار سیستم در تماس باشید و از جزئیات نرم‌افزار و نحوه خرید آن‌ها مطلع شوید.