جمع‌آوری حساب‌ها معمولاً آخرین مرحله‌ای است که در حسابداری انجام می‌گیرد. در نتیجه‌ی چنین کاری، ترازهای پرداخت نشده می‌تواند جریانهای نقدی را تحت تأثیر قرار داده و موجب عدم پیشرفت کسب‌وکار شما شود.
با به‌کارگیری راهبردهای جمع‌آوری حساب‌ها و اتخاذ بهترین شیوه‌ها برای کسب‌وکارتان، به احتمال زیاد می‌توانید پرداخت‌های خود را به‌موقع و یا حتی پیش از موعد سر رسید انجام دهید.
شما می‌توانید جریان نقدی خود را با اجرای ۵ راهبرد جمع‌آوری حق‌الزحمه زیر بهبود دهید:
- پرداخت پیش از موعد (در صورت امکان)
هنگامیکه شما یک پروژه یا کار جدید را شروع می‌کنید و می‌دانید که تراز منفی نقدینگی نخواهید داشت، در حقیقت مسیر درستی را پیش گرفته‌اید.
آیا این احتمال وجود دارد که مشتریان شما پیش از موعد پرداخت‌های خود را انجام دهند؟ این بستگی به میزان اعتماد آن‌ها به شما دارد. در برخی موارد ارائه تخفیف کوچک برای پرداخت پیش از موعد می‌تواند انگیزه‌بخش باشد. پیش‌پرداخت‌ها با کاهش خطر عدم پرداخت، به شما آرامش خاطر می‌دهد.
پرداخت پیش از موعد به شما این امکان را می‌دهد که پول خود را دوباره وارد چرخه سرمایه‌گذاری کنید و بودجه‌بندی بهتری داشته باشید. بیشترین مبلغی که می‌توانید پیش از شروع کار از مشتریان به عنوان پیش پرداخت، درخواست کنید، در بسیاری از صنایع استاندارد ۵۰٪ است.
- برای اطمینان، نزد خود وثیقه‌ای را نگه دارید
این کار راحت‌تر از آن است که شما فکر می‌کنید!
- صدور صورتحساب به پایبندی شما و مشتریان کمک می‌کند. این موضوع بودجه‌بندی و صرفه‌جویی در جریان نقد را برای هر دو طرف میسر می‌کند. بهتر است از همان ابتدا بررسی کنید که بزرگ‌ترین مشتریان شما چقدر در سال پرداخت می‌کنند. آن را بر ۱۲ تقسیم کنید تا مبلغ ماهیانه را به دست آورید.
به مشتریان فهرستی متشکل از خدماتی را که معمولاً در طول یک سال استفاده می‌کنند، پیشنهاد دهید. مانند سند محدوده که مشخص می‌کند آن‌ها برای هرماه به ازای هزینه‌ای که می‌پردازند، چه خدماتی را دریافت می‌کنند.
- فاکتورها را پنج تا ده روز قبل از پایان هر ماه ارسال کنید.
- در توافقنامه خود این شرط را قرار دهید که صورتحسابها به‌طور خودکار از طریق حساب بانکی مشتریان پرداخت شود (برای مثال در ابتدای هر ماه)
- این امر هر دو طرف را قادر می‌سازد تا جریانهای نقدی ورودی و خروجی را به‌راحتی مدیریت کنند. شما می‌توانید هزینه‌های صورتحساب و جمع‌آوری حساب‌ها را کاهش دهید و همچنین مشتریان می‌توانند هزینه‌های حسابداری خود را مدیریت کنند.
- مسئول جمع‌آوری حساب‌های خدماتی را تعیین کنید
روند جمع‌آوری حساب نادرست منجر به مشکلات اجتناب‌ناپذیر در جریان نقدینگی خواهد شد. جمع‌آوری حساب‌ها را به مسئول پذیرش و یا مدیر دفتر واگذار نکنید؛ مگر اینکه مشخص شود کدامیک از حساب‌ها، در اولویت قرار دارد و به مسئولان، فرصت کافی برای انجام درست آن را بدهید.
- برای مسئول پذیرش که باید پاسخگوی تماس‌های ورودی و خروجی باشد، دشوار است که تماس تلفنی برای بستن حساب‌ها برقرار کند.
این یک اشتباه رایج در جمع‌آوری حساب نقدینگی است که بسیاری از شرکت‌ها، به آن دچار می‌شوند. زیرا شخص تماس گیرنده لزوماً نمی‌تواند یک فرد موثر در جمع آوری حساب‌ها باشد، به علاوه زمان کافی برای انجام همه تماس‌ها، وقت‌گیر و استرس‌زا است. در نتیجه، جمع‌آوری حساب به یک کار کم اهمیت تبدیل می‌شود.
یکی از راهکارهای بستن فاکتورهای فروش، نماینده فروش است که پاسخگوی روند جمع‌آوری حساب‌ها باشد. اگر شما حق‌الزحمه نماینده فروش را در زمان مناسب پرداخت کنید، به آن‌ها انگیزه کافی می‌دهید که پیگیری جمع‌آوری وجه فروش باشند و شما نیز از دریافت پول خود اطمینان خواهید یافت.
- جمع‌آوری حق‌الزحمه خودکار
اگر از نرم افزار حسابداری سپیدار و دشت همکاران سیستم استفاده می‌کنید، می‌توانید برنامه مدیریت مالی را طوری تنظیم کنید که سیستم مدیریت دریافتنی‌ها به‌طور خودکار انجام پذیرد. هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری سپیدار و دشت، شما می‌توانید دریافتی و پرداختی‌ها را مدیریت کرده و ترازهایی که بیشترین میزان تاثیر را در نقدینگی دارند، کنترل و هدایت کنید.
- سرانجام، پس از ساماندهی حساب‌ها، شما خواهید دانست که هر یک از حساب‌ها مربوط به کدامیک از بخش‌های پرداختی و دریافتی است؛ به همین منظور می‌توانید یک مدیریت بهینه را برای جریان نقدینگی شرکتتان در نظر بگیرید. با نرم افزار حسابداری سپیدار و دشت همکاران سیستم، روند جمع‌آوری حق‌الزحمه را به حالت پویا درمی‌آید.
- ایمیل یادآوری را از ۵ روز قبل ارسال کنید
- یک روز قبل تماس تلفنی برقرار کنید
نـــکــتــه:
- با استفاده از نرم افزار حسابداری، می‌توانید فهرستی از تمام فاکتورهای باز را بازبینی کرده و برای همه مشتریانی که پرداخت کامل نداشته‌اند، پیام یادآوری ارسال کنید.
5) پنج روز قبل از موعد صورتحسابها با مشتریان تماس بگیرید
اکثر مردم ۳۰ روز پس از موعد پرداخت فاکتور، اولین تماس تلفنی را می‌گیرند. این یک اشتباه بزرگ است.
- برای تماس‌های جمع‌آوری حساب‌ها آماده شوید؛ اولین تماس شما با مشتری باید بین سه تا پنج روز قبل از موعد پرداخت فاکتور، صورت پذیرد.
نشان دهید که برای بررسی سطح رضایتمندی مشتری تماس برقرار کرده‌اید و به‌صورت ضمنی اطمینان حاصل کنید که فاکتور به دست مشتری رسیده و مبلغ آن مورد تأیید است. همچنین نوعی تعهد زمانی برای پرداخت داشته باشید تا متوجه شوید چه موقع می‌توانید منتظر دریافت پولتان باشید.
آماده پاسخگویی در مورد مسائل مربوط به ارائه خدمات مشتریان باشید. افراد به ازای پولی که پرداخت می‌کنند تمایل دارند از بهترین کیفیت خدمات برخوردار باشند. اگر شما به مشتریان خود نشان دهید که برای حل مسائل موردنظر آن‌ها جدی هستید، در واقع نشان خواهید داد که انتظار پرداخت از سوی آن‌ها را دارید.
روند تسریعی داشته باشید.
شما باید یک روند تسریعی برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه زمانی خدمات خود را متوقف کنید، داشته باشید. به مشتری یادآوری کنید دوره‌های پرداخت شما قطعی و همیشگی است. اینکار به هر دو طرف برای جلوگیری از هر سو تفاهمی انگیزه می‌دهد.
اگر شما همیشه پاسخگوی مشتری باشید و هرگونه اعتراضی که ممکن است مشتریان شما داشته باشند را پیش‌بینی کنید، پس جریان نقدی خود را بهبود خواهید بخشید.
*مترجم: حمید زارعی