نرم افزار حسابداری
صندوق فروشگاهی

صندوق فروشگاهی چیست؟ کاربرد، مزایا و هر چیزی که باید درباره آن بدانید



صندوق فروشگاهی یا POS رایانه‌ی کوچکی است که نرم افزار حسابداری فروشگاهی روی آن نصب شده است و تمامی اطلاعات خرید و فروش روزانه، موجودی کالا و محاسبه سود و زیان را بر عهده دارد. در کنار صندوق فروشگاهی معمولاً تجهیزات دیگری همانند کشوی پول، چاپگر فیش و بارکدخوان قرار می‌گیرد که فرآیند ثبت اطلاعات در نرم افزار فروشگاهی را به صورت خودکار انجام می‌دهند.

صندوق فروشگاهی ابزاری برای مدیریت بهتر فروشگاه‌ها

استفاده از صندوق فروشگاهی برای اصناف باعث می‌شود تا صاحب کسب‌وکار به راحتی از میزان درآمدها و هزینه‌های فروشگاه خود اطلاع پیدا کند. این اطلاعات می‌تواند به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه دریافت شود که در نتیجه در هر لحظه می‌توان وضعیت فروشگاه را بررسی کرد و تصمیمات بهتری گرفت.

در کنار آن، فروش محصولات و خدمات به مشتریان با روند سریع تر و با نظم بهتری صورت می‌پذیرد که در نتیجه مشتریان تجربه مناسبی از خرید از فروشگاه شما خواهند داشت.

اما کاربرد دقیق صندوق فروشگاهی چیست و چه مزایایی دارد؟

انواع صندوق فروشگاهی

  1.  صندوق فروشگاهی ECR: در واقع ماشین حسابی دارای نرم افزار فروشگاهی بوده که قابلیت تغییر یا ارتقاء ندارد. تمامی امور توسط نمایشگر ۴ اینچی که بر روی ماشین حساب سوار می‌باشد قابل تنظیم و مشاهده می‌باشد. صندوق فروشگاهی ذکر شده قابلیت اتصال به بارکد خوان که موجب سرعت بخشیدن به عملیات فروش می‌شود را داراست و جهت فروشگاه‌های کوچک که نیاز به سیستم پیشرفته ندارند مناسب است.
  2. صندوق فروشگاهی POS: صندوق فروشگاهی پوز بهترین نوع صندوق‌ها از نظر عمر استفاده و چند کاربر می‌باشد، این صندوق دارای نرم افزار فروشگاهی قابل تنظیم و تغییر می‌باشد که ارتقاء در این سیستم در تمامی‌ موارد امکان پذیر می‌باشد. صندوق فروشگاهی کامپیوتری می‌باشد که حالت فروشگاهی تنظیم گردیده است و به راحتی با داشتن یک سیستم کامپیوتری با اضافه نمودن صندوق، بارکد خوان، فیش پرینتر و نرم افزار کامپیوتر به صندوق فروشگاهی پوز تغییر کاربری خواهد داد. در این سیستم کیس اهمیت بسیاری دارد که از رم، هارد، CPU و موارد دیگر در حد نیاز استفاده شده باشد.
  3. صندوق فروشگاهی POS Touch: صندوق فروشگاهی پوز تاچ یا صندوق لمسی به سیستمی ‌اطلاق می‌گردد که نمایشگر لمسی بوده و تمامی امور با صفحه نمایشگر لمسی مدیریت می‌گردد. در این صندوق فروشگاهی از کیبرد یا صفحه کلید و موس استفاده ای نمی گردد بلکه مانیتور صندوق تمامی این امور را بر عهده دارد. از سویی نیز کیس صندوق فروشگاهی لمسی در مانیتور جا سازی شده که موجب ظاهر شکیل و کاربری لذت بخش و نیز اشغال کمترین فضا می‌گردد .

صندوق فروشگاهی POS مناسب چنین فروشگاه‌هایی است: کیف و کفش و لباس، کتابفروشی‌ها، فروشگاه‌های مواد‌ غذایی، داروخانه‌ها و کلیه اصناف، فروشگاه‌های بزرگ و تعاونی‌های مصرف، سوپر مارکت، قنادی، آجیل وخشکبار، رستوران و اغذیه فروشی.

کاربردها و مزایای استفاده از صندوق فروشگاهی

صندوق فروشگاهی ، نرم‌افزار و سخت‌افزاری است که برای ثبت مبادلات مالی یک فروشگاه خرده‌فروشی استفاده می‌شود و بهترین ابزار برای صاحب یک فروشگاه است تا حرفه‌ی خود را مدیریت و ارزیابی کند. درحالی‌که سیستم فروشگاهی می‌تواند به سادگی یک نرم‌ افزار فروشگاهی مانند دشت همکاران سیستم باشد که روی هرکامپیوتر شخصی نصب شود یا یک سیستم کاملاً یکپارچه با قابلیت‌های پوز تلفن‌همراه را در برداشته باشد. نکته‌‌ی اساسی این است که اطلاعاتی که سیستم پوز برای شما تولید می‌کند، کمک می‌کند تا یک حرفه‌ی پرسود و منفعت را مدیریت کنید.

در این قسمت برخی ویژگی‌های اساسی آمده است که باید برای استفاده از یک صندوق فروشگاهی باکیفیت جستجو و به آن‌ها توجه کنید.

اطلاعات فروش

صندوق فروشگاهی شما باید قابلیت تولید گزارش‌‌گیری قوی روی نتایج فروش‌تان را داشته باشد. این دستگاه باید به‌صورت ساعتی و روزانه عمل کند و گزارش‌هایی با زمان واقعی ارائه دهد. این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا به وقایع درطول روز و سال نگاه کنید. این سیستم همچنین باید براساس روند فروش برای شما پیش‌بینی‌هایی ارائه دهد.

مدیریت موجودی

درخرده‌فروشی، پول نقد به معنای پادشاهی و موجودی شماست. یک صندوق فروشگاهی باکیفیت، ثبت فروش و سفارش‌های تکمیل‌شده را برای شما محاسبه خواهد کرد.

صندوق فروشگاهی شما باید زمانی که به سفارش مجدد نیاز دارید و یا محصولی در فروشگاه به فروش نمی‌رود؛ به شما اطلاع دهد. این سیستم همچنین باید نقص موجودی شما را مشخص کند.

صندوق فروشگاهی

رابطه‌ی مشتری و تجربه

دانستن این‌که مشتری شما کیست و چه دوست دارد و ندارد می‌تواند از دردسرهای شما هنگام انتخاب صندوق فروشگاهی بکاهد. ذخیره‌ی اطلاعات مشتریان و سابقه‌ی خرید آن‌ها به شما کمک می‌کند تجربه‌‌ی برخورد با مشتری را شخصی کنید و بعدها از آن به‌عنوان یک امتیاز بسیار مثبت در رابطه‌ی خود با وی به کار گیرید.

زمانی که قصد تبلیغ دارید این اطلاعات به شما امکان می‌دهد مشتریان قطعی خود را بیابید_افرادی که به خرید این محصولی که شما برای آن تبلیغ کرده‌اید، علاقمندند_ این اطلاعات به شما کمک می‌کند از برخی ازاشتباهات درحذر بمانید.

مدیریت کارکنان

به احتمال زیاد یک جزء مهم که هنگام جستجو برای یک صندوق فروشگاهی فراموش می‌شود، مدیریت کارکنان است. آیا شما کارکنان درستی را برای سطوح مختلف فروش انتخاب کرده‌اید؟ برنامه‌ی هفته‌ی آینده‌‌ی شما براساس پیش‌بینی فروش‌تان چیست؟ این برنامه باید ساعت‌های کاری کارکنان و روند فروش را نیزشامل شود.

صندوق فروشگاهی چیست؟

با نگاه به روند فروش، معیار و عملکرد هریک از کارکنان خود را بررسی کنید. آمار اساسی فروش ازجمله درصد فروش در محصولات جانبی می‌تواند به شما کمک کند تا بازدهی هریک ازکارکنان خود را بسنجید. این موضوع را درنظر بگیرید، شما چهار کارمند دارید که ساعت‌های یکسانی کارمی‌کنند؛ اما کدام‌یک برای شما بیشترین درآمد را به ارمغان می‌آورد؟

این اط‌لاعات می‌تواند به شما این واقعیت مهم را بگوید و به شما کمک کند رفتارهای مهارتی فروش را تشویق کنید و به آن‌ها پاداش دهید، همه می‌دانیم که آن‌چه تشویق می‌شود تکرار هم خواهد شد.

برنامه‌های وفاداری

مشتریان، خرده‌فروشانی را انتخاب می‌کنند که مشوق‌هایی را برای وفاداری مشتریان به فروشگاه خود نسبت به سایر فروشگاه‌ها در نظر بگیرند.

شما باید به جای استفاده ازکارت‌های قدیمی اشتراک، قادر به ارائه‌ی چنین مشوق‌ها و برنامه‌هایی برای مشتریان خود باشید. چه بخواهید و چه نخواهید مشتریان شما همواره کارت اشتراک را با خود به همراه دارند اما همیشه از برخی شیوه‌ها برای وفادار کردن مشتریان خود استفاده کنید.

بسیاری از تحقیقات نشان می‌دهد که مشتریان پول بیشتری را درخرده‌فروشی‌هایی خرج می‌کنند که ازبرنامه‌های جذب مشتری و وفادار نمودن آن‌ها به فروشگاه خود استفاده می‌کنند.

کارت‌های هدیه

امروزه، کارت هدیه جز ضروریات درخرده‌ فروشی‌ها به‌شمار می‌رود. صندوق فروشگاهی شما باید قادر باشد این کارت‌ها را به خوبی مدیریت کند.

هرسال اهدای کارت‌های هدیه با هدف افزایش خرید ازسوی مشتریان در مناسبت‌های خاص ادامه دارد و واقعیت این است که بسیاری به بستگان خود می‌گویند کارت هدیه را به یک هدیه واقعی ترجیح می‌دهند.

صندوق فروشگاهی

دریافت کارت برای دریافت‌کننده‌ راحت‌تر است و به اهداکننده‌ی کارت نیز اطمینان می‌دهد هدیه‌ای را اهدا کرده است که فرد مقابل به آن نیاز واقعی داشته است.

گزارش‌گیری

یک صندوق فروشگاهی باید در نوع خود قادر به تولید گزارش مشتریان برای شما باشد. هرسیستم مجموعه گزارش‌های از پیش تعریف‌شده خواهد داشت تا از این طریق شما بتوانید حرفه‌ی خود را مدیریت کنید.

اما از آنجا که خرده‌فروشی شما بی‌مانند است، باید نوعی سیستم را انتخاب کنید تا توانایی بررسی تحلیل‌های شما را داشته باشد. سیستمی را جستجو کنید که بدون لزوم دنبال گشتن گزارش‌ها به‌صورت هفتگی به شما گزارش ارائه دهد.

برخی دستگاه‌های فروشگاهی به شما امکان می‌دهد تا زمانی که اتفاقی در فروشگاه در راستای اهداف فروش می‌افتد به شما هشدار دهد. این سیستم به شما این شانس را می‌دهد که با کارکنان خود، دستیابی به هدفی را جشن بگیرید و درعین حال آن‌ها را حسابگر و توانا نگاه دارید.

آیا همه صندوق‌های فروشگاهی یکی هستند؟

این مسئله کاملا مشخص است که تفاوت هایی بین صندوق‌های فروشگاهی وجود دارد که بالاتر هم توضیحات لازم به شما داده شد. همچنین در سایت فروشگاه های ماشین های اداری و تجهیزات فروشگاهی می توانید انواع برند صندوق فروشگاهی را با توضیحات هر برند محصول مشاهده کنید و با توجه به مشخصات و توضیحات ارائه شده برای هر محصول نسبت به خرید صندوق فروشگاهی تصمیم گیری کنید.

با وجود تشابه عملکردی بالا بین انواع مختلف صندوق فروشگاهی، تفاوت هایی نیز بین آنها با توجه به کارایی شان وجود دارد. به طور مثال، اگر بخواهید صندوق فروشگاهی داروخانه را با صندوق فروشگاهی رستورانی مقایسه کنید، باید به ویژگی صندوق فروشگاهی رستورانی و ویژگی صندوق فروشگاهی داروخانه‌ای دقت داشته باشید. این کار به شما کمک خواهد کرد که بتوانید با کیفیت ترین و بهترین مارک صندوق فروشگاهی را متناسب با نیاز کسب و کارتان تهیه کنید. البته در خرید صندوق فروشگاهی لازم است به بودجه ای که برای این کار کنار گذاشته اید و قیمت صندوق فروشگاهی نیز توجه داشته باشید.

مورد آخر اینکه صندوق فروشگاهی همانند هر کدام از تجهیزات فروشگاهی دیگر و همچنین ماشین های اداری، تجهیزات آموزشی، تجهیزات شبکه و … دارای نرم افزار مخصوص به خود است که بر روی لپ تاپ یا کامپیوتر نصب می شود. در انواع صندوق فروشگاهی با توجه به کاربری صندوق فروش، نرم افزار صندوق فروشگاهی باید تهیه شود.

نرم افزار صندوق فروشگاهی چیست؟

نرم افزارهای فروشگاهی جدید در انواع مختلفی برای همه مشاغل تهیه و در بازار عرضه شده اند . نرم افزاهای پیچیده برای فروشگاه‌های بزرگ و زنجیره‌ای تا نرم افزارهای ساده تر برای کسب و کارهای کوچک و محلی و حتی نرم افزاهایی برای حسابداری یک سوپر مارکت کوچک . یعنی کسبه مشاغل کوچک مثل سوپرمارکت ها، شیرینی فروشی ها، پارچه فروش های خرد و بسیاری دیگر از مشاغل کوچک هم امروزه به راحتی می توانند حسابداری و اسناد مالی خود را به دست این نرم افزار ها سپرده و در بیشتر مواقع از مزایای این سیستم ها بهرمند شوند .

این نرم افزارها همه اطلاعات مالی و حسابداری را می توانند ثبت کنند و اغلب طوری طراحی شده اند که با کمترین میزان خطا تمام اسناد مالی را می توان در آنها نگهداری و در مواقع لزوم گزارش گیری کرده و مورد استفاده قرار داد . بطور کلی یک سیستم یکپارچه فروشگاهی ترکیبی از یک نرم افزار و یک سخت افزار بوده که برای پردازش تراکنش های مالی مورد استفاده قرار میگیرد. این سیستم ها در گذشته ساده بوده و فقط برخی کارهای فروشگاهی را می توانستند پردازش کنند اما به مرور قابلیت های این نرم افزار به شکل بسیار گسترده ای افزایش پیدا کرد به طوری که در حال حاضر قادر هستند مدیریت انبارها ، ارائه انواع مختلفی از گزارشات از جمله گزارشات فروش و گردش های مالی را نشان دهند.

چه کسب و کاری نیاز به نرم افزار صندوق فروشگاهی دارند؟

مطابق با قوانین مالیاتی کلیه مشاغلی که باید صندوق مکانیزه فروش داشته باشند به سه گروه مشخص تقسیم میشوند که به شرح ذیل آمده است :

گروه اول : دسته اول مشاغلی  هستند که از سال ۱۳۹۲ مشمول این قانون شدند :

  • سازندگان و فروشندگان طلا و جواهرات
  • افرادی که در فروش آهن آلات هستند
  • فروشندگان لوازم صوتی و تصویری
  • فروشندگان رایانه ها مثل اداری ، لپ تاپ و تجهیزات آنها
  • فروشندگان ماشین الات اداری و تجهیزات مربوط به ان
  • فروشندگان لوازم خانگی
  • هتل ها و هتل اپارتمان ها
  • تالارهای پذیرایی و رستوارن ها و غذا فروشی ها و فست فود ها
  • مشاوران املاک و مستغلات
  • داروخانه ها

گروه دوم : مشاغلی که در سال ۱۳۹۳ مشمول این قانون شدند :

  • فروشندگان لوازم یدکی خودروهای سبک و سنگین و ماشین الات راهسازی ، کشاورزی و ساختمانی
  • دارندگان تعمیرگاههای مجاز و انواع وسایل نقلیه سنگین و راهسازی و کشاورزی و ساختمانی
  • فروشندگام لوازم بهداشتی مثل لوازم مربوط به حمام و سرویس های بهداشتی و شیر الات و غیره
  • فروشندگان تزیینات ساختمان مثل پرده ، کف پوش ، شومینه
  • فروشندگان تلفن و تجهیزات آن مانند تلفن های معمولی و بی سیم
  • تولیدکنندگان و فروشندگان وسایل چوبی و مبل
  • فروشندگان تاسیسات برودتی و سرمایی مثل شوفاژ و کولر
  • فروشندگان فرش اعم از دستی و ماشینی
  • فروشندگان لوازم آرایشی و بهداشتی و طبی و بیمارستانی و دندان پزشکی و دندان سازی و تجهیزات مربوط به آن

گروه سوم : مشاغلی که در سال ۱۳۹۴ مشمول قانون صندوق های مکانیزه فروش شدند :

  • فروشندگان لاستیک
  • نمایشگاهها و فروشندگان اتومبیل
  • فروشندگان مصالح ساختمانی
  • فروشندگان تاسیسات الکتریکی و مکانیکی
  • فرشندگان انواع رنگ
  • فروشندگان مواد شیمیایی
  • نمایندگی های فروش شرکت های توزیع یا تجاری یا صنعتی اعم از داخلی و خارجی
  • فروشندگان یخچال ها و ویترین های صنعتی
  • بارفروشان میوه و تره بار

قیمت نرم افزار صندوق فروشگاهی

قیمت نرم افزار فروشگاهی در بازار از ۳۰،۰۰۰ تا ۱۰،۰۰۰،۰۰۰ تومان وجود دارد. این نرم افزار در قالب‌های ویندوز، اندروید، تحت وب، مک، لینوکس و سرویس ابری موجود است. همچنین موضوعاتی مثل کاربری آسان ، پشتیبانی ارزان، انعطاف پذیری بالا و گزارشات کامل و دقیق در کسب رضایت و خرید نرم افزار توسط مشتریان موثر است.

تفاوت های پوز بانکی و کارتخوان

یکی از مهمترین تفاوت هایی که باید بشناسیم، درک سیستم POS (سیستم نقطه‌ی فروش) و ترمینال کارت اعتباری (کارتخوان) است. اما چه مواردی یک پایانه فروشگاهی را از یک ترمینال کارت اعتباری متمایز می کند؟ شاید برای بسیاری از افراد سوال شده باشد که پوز بانکی چیست و چه تفاوتی با کارتخوان دارد. برای جواب به این سوال، ابتدا لازم است تعریف هر کدام را بشناسیم.

دستگاه کارتخوان چیست؟

ترمینال کارت اعتباری یا همان کارتخوان قابلیت های زیادی از پردازش کارت های اعتباری ارائه نمی دهد. بسته به نوعشان برخی ممکن است با داشتن سیستم عامل اندروید به نرم افزار حسابداری متصل شوند، اما بیشتر مسئولیت این کارتخوان ها، کشیدن کارت است.

Pos بانکی چیست؟

پوز بانکی صندوقی است که در نوع پیشرفته آن، رایانه‌ای کامل با یک مانیتور کوچک است که از دید مشتریان، صرفا یک فیش با جزئیات خرید را صادر می‌کند. اما از دید مدیران کسب و کارها، یک پایانه فروشگاهی متصل به بانک، مسئولیت بسیار بزرگتری بر عهده دارد. ساده‌ترین نوع صندوق مکانیزه فروش را در میوه فروشی‌ها می‌توان دید که شامل یک ترازو است که با وارد کردن قیمت، مبلغ کل را محاسبه کرده و فیش می‌دهد که جزئیات خرید در این نوع فیش نیز ذکر می‌گردد. به این دستگاه “پوز” یا (POS=Point Of sale) گفته می‌شود. این پایانه فروش که در اصل یک کامپیوتر است که به منظور استفاده در نقطه فروش طراحی شده‌اند، بگونه‌ای که فضای کمتری را اشغال می‌کنند و تجهیزات جانبی آن مناسب کاربری صندوق دار است. در این پایانه فروشگاهی از بارکد خوان به منظور شناسایی کالا استفاده می‌شود و داشتن کشوی پول و نمایشگر مشتری از ویژگی های عمده این نوع پایانه‌ها است.