کسب‌وکارهای فعال در زمینه فروش و توزیع محصولات انواع کالا را در انبار نگهداری می‌کنند. مدیریت دقیق محصولات در انبار، موجودی دائمی کالا و رضایت مشتریان را تضمین می‌کند. وظایف مختلف مربوط به نگهداری محصولات در انبار با عنوان انبارگردانی شناخته می‌شود. در این مقاله با صفر تا صد انبارگردانی آشنا خواهید شد. آموزش انبارگردانی اگر به‌درستی انجام شود، تأثیر بزرگی روی کسب‌وکار می‌گذارد. با مطالعه نکات زیر، یک گام بزرگ برای تسهیل فعالیت‌های روزانه مجموعه خود بردارید.
انبارگردانی در حسابداری چیست؟ مدیریت بهینه کالا در انبار برای فروش بهتر
موجودی کالا در انبار برای فعالیت‌های روزانه کسب‌وکار اهمیت بسیاری دارد. تعیین موجودی انبار و نظارت بر آن همراه با حسابداری و اصلاح مقادیر، یکی از وظایف مهم انباردار است. حسابرسی به موجودی انبار در دوره‌های مختلف انجام می‌شود. همه فعالیت‌های دوره‌ای مربوط به کنترل، شمارش و ثبت اطلاعات کالا در انبار را انبارگردانی می‌گویند.
همان‌طور که برای توزیع محصولات از نرم افزار پخش مویرگی استفاده می‌شود، برنامه‌های حسابداری نیز کار انبارگردانی را تسهیل می‌کنند. انبارگردانی در انگلیسی با نام Stock-taking شناخته می‌شود. شمارش و ثبت اطلاعات کالای موجود و تطبیق داده‌ها با اسناد خرید از مهم‌ترین فعالیت‌ها در انبارگردانی هستند.
علاوه بر توزیع بهتر و ایجاد نظم در محیط نگهداری، انبارگردانی اثرات دیگری در کسب‌وکار دارد. سنجش کمی و کیفی کالای انبار، مرتب‌سازی و چسباندن انواع تگ باعث ایجاد نظم در دفترهای مالی می‌شود. شناسایی هرگونه مغایرت بین تعداد و نوع کالای موجود و اطلاعات واحد فروش، امکان بروز خطا را کاهش می‌دهد. اگر آموزش انبارگردانی اصولی انجام شود، امنیت خاصی به فضای انبار می‌دهد.
انبارگردانی شرکت تولیدی؛ بهره‌مندی از مزایای مختلف برای کسب‌وکار
شرکت‌های تولیدی روزانه تعداد زیادی از محصولات مختلف را در انبار ذخیره می‌کنند. ثبت دوره‌ای اطلاعات مربوط به کالای انبار با استفاده از روش‌های قدیمی وقت‌گیر است. یادداشت دستی امکان بروز خطا را نیز افزایش می‌دهد. همان‌طور که نرم افزار فروشگاهی همه کارهای فروش را تسهیل می‌کند، انبارگردانی با برنامه حسابداری مزایای خاصی دارد. کاربردهای انبارگردانی برای شرکت‌های تولیدی را در بخش زیر بخوانید:
- بررسی میزان موجودی کالا در انبار
- تطابق موجودی با اسناد حسابداری و انبار
- رسیدگی به میزان کسری و اضافه موجودی و اصلاح مقادیر
- سازمان‌دهی در چینش محصولات انبار
- صورت‌برداری راحت از کالا
- پایان شک و شبهه درباره میزان موجودی
همه موارد گفته‌شده در کسب‌وکارهای موفق به بهترین شکل ممکن انجام می‌شوند. مدیران موفق اهمیت مراقبت از کالای انبار را درک کرده‌اند و برای آموزش انبارگردانی به نیروها از هیچ تلاشی دریغ نمی‌کنند.
تگ انبارگردانی چیست؟ آشنایی با برچسب‌ها در Stock-taking
آشنایی با اصول انبارگردانی فقط مختص حسابدارها نیست. مدیران و بنیان‌گذاران کسب‌وکار یا حتی افرادی که انبارشان را به شرکت‌ها اجاره می‌دهند باید با اصطلاحات انبارگردانی آشنا باشند. تسلط در مفاهیم مختلف انبارگردانی باعث می‌شود که مدیریت کالا راحت‌تر انجام شود. آموزش مفاهیم مربوط به انبارگردانی در سپیدار با ارائه درک واضح از اصطلاحات انجام می‌شود. تگ (Tag) نیز یکی از مفاهیم خاص در تهیه گزارش از کالای انبار است.
تگ انبارگردانی یکی از مفاهیم اصلی است و به برچسب‌های معرف تعداد هر محصول در گروه‌ها اطلاق می‌شود. تگ برای سهولت در شمارش محصولات، جلوگیری از تکرار هنگام شمارش یا از قلم افتادن کالا استفاده می‌شود. تعداد کالا، کد و نام هر محصول، اسم سرپرست شمارش از جمله اطلاعاتی هستند که در تگ یا برگه شمارش کالا درج می‌شوند. مشخصات مختلف قبل از شروع انبارگردانی در فرم درج و به مسئول انبارگردانی تحویل داده می‌شود.
انبارداری و انبارگردانی، دو مفهوم کاملاً متفاوت
برخی به اشتباه، انبارگردانی را مفهومی مشابه انبارداری در نظر می‌گیرند، اما این دو اصطلاح با یکدیگر تفاوت دارند. انبارداری به دریافت کالا و نگهداری از محصولات در بهترین شرایط ممکن اطلاق می‌شود. یک انباردار باید با کمترین میزان هزینه و در حداقل زمان ممکن برای کالا امنیت ایجاد کند.
انبارگردانی در واقع نوعی تهیه گزارش و ثبت اطلاعات است. بررسی ارزش موجودی، تعیین مقدار کالای موجود و شمارش محصولات جزو وظایف نیروی انبارگردان است. گزارش انبارگردانی در انتهای دوره مالی یا حتی در مواقع نیاز تهیه می‌شود.
انواع انبارگردانی، روش‌های مختلف برای مدیریت کالای موجود در انبار
باتوجه‌به مزایای حیاتی انبارگردانی برای کسبوکارها، این عملیات در فواصل زمانی مختلفی انجام می‌شود. در آموزش انبارگردانی باید به انواع روش‌های انجام کار اشاره شود. با استفاده از یک نرم افزار حسابداری می‌توان اطلاعات مربوط به هر نوع گزارش را ذخیره کرد.
به‌خاطر تغییر مکرر نرخ کالا، بسیاری از شرکت‌ها تهیه گزارش در فواصل زمانی مشخص را کنار گذاشته‌اند. هر زمان که مسئول حسابداری، واحد مالی یا مدیر تولیدی صلاح بداند، انبارگردانی انجام خواهد شد. در ادامه با سه نوع اصلی تهیه گزارش از موجودی انبار آشنا می‌شوید.
1- انبارگردانی پایان سال برای تشخیص سود و ضرر سالانه
انبارگردانی سالانه در انتهای هر سال انجام می‌شود. گزارش سالانه برای مشخص کردن موجودی کالا، میزان فروش و بررسی سود و زیان انجام می‌شود. انبارگردانی پایان سال دقیقاً قبل از شروع سال نو انجام می‌شود. با سرشماری کالا در انتهای سال، شرکت‌ها مسائلی مثل کمبود بودجه، نقص یا خرابی کالا را برطرف می‌کنند. همچنین محصولات راکد که در طولانی‌مدت به فروش نرسیده‌اند، نیز پس از انبارگردانی شناسایی می‌شوند.
2- انبارگردانی میان‌دوره‌ای، مؤثر در نتایج گزارش پایان سال
همان‌طور که از اسم انبارگردانی میان‌دوره‌ای مشخص است، این گزارش در اواسط سال تهیه می‌شود. پایان نیم‌سال اول یک فرصت طلایی برای شمارش کالا و تطبیق موجودی انبار با صورت‌حساب‌های مالی است. با انجام انبارگردانی میان‌دوره‌ای، نتایج فرم نهایی که در انتهای سال تهیه می‌شود نیز دقیق‌تر خواهد بود. این نوع گزارش اواسط سال مالی انجام می‌شود و روند کار هیچ تفاوتی با انبارگردانی پایان سال ندارد.
3- گزارش انبارگردانی رندوم، برای کاهش ضریب خطا در ثبت اطلاعات
گاهی اوقات گزارش انبارگردانی به‌صورت تصادفی (Random) تهیه می‌شود. با انبارگردانی رندوم هر مغایرت بین سنجش کالا با اطلاعات ثبت‌شده به‌سرعت شناسایی خواهد شد. تهیه گزارش از موجودی انبار در فواصل نامشخص موجب کاهش ضریب خطا می‌شود. مدیران معمولاً برای افزایش دقت در امور و بررسی نحوه عملکرد نیروها، گزارش گردانی رندوم انجام می‌دهند.
انبارگردانی وظیفه کیست؟ شرح وظایف برای تهیه گزارش
برای آشنایی با مسئولیت انبارگردان باید وظایف تهیه گزارش را بدانید. شمارش کالا در انبار کار دشواری نیست. با استفاده از یک نرم افزار حسابداری خدماتی ثبت اطلاعات به‌سادگی انجام خواهد شد. در برخی از شرکت‌های کوچک که کالا را ذخیره می‌کنند، وظیفه انبارگردانی به عهده مسئول انبار است؛ یعنی انباردار علاوه بر حفظ، نگهداری و تعیین چیدمان کالا، تهیه گزارش و سرشماری را نیز انجام خواهد داد. همچنین هنگام انجام هر نوع انبارگردانی، یکی از اعضای تیم حسابداری نیز حضور دارد.
شرکت‌هایی که انبارهای بزرگ دارند و حجم فروش و توزیع روزانه‌شان بسیار بالا است، یک کادر مخصوص انبارگردانی استخدام می‌کنند. حسابرس‌هایی که وظایف مربوط به تهیه گزارش را انجام می‌دهند، آموزش انبارگردانی از صفر تا صد را پشت سر گذاشته‌اند. کسب‌وکارهای بزرگ و حرفه‌ای معمولاً انبارگردانی را به افرادی غیر از مسئولان انبار می‌سپارند. تخصیص وظایف باعث می‌شود در صحت گزارش هیچ شبهه‌ای نباشد.
آموزش انبارگردانی به پرسنل با نرم‌افزار سپیدار، گامی آسان به‌سوی موفقیت کسب‌وکار
در این مقاله سعی کردیم به زوایای مختلف آموزش انبارگردانی اشاره کنیم. مدیریت موجودی کالا در انبار و ثبت اطلاعات دوره‌ای یکی از پایه‌های عملکرد روان کسب‌وکار است. شرکتی که در زمینه فروش و توزیع محصول فعالیت می‌کند، باید همه اطلاعات مربوط به کالا در انبار را به‌دقت ثبت کند. نرم‌افزاری حسابداری سپیدار سیستم امکانات مختلفی برای ثبت گزارش انبارگردانی ارائه می‌کند.
نرم‌افزار سپیدار علاوه بر تهیه گزارش انبار، کاربردهای مختلف دیگری هم دارد تا حسابداری مثل آب خوردن انجام شود. یادگیری کار با نرم‌افزار بسیار آسان است و آموزش انبارگردانی سپیدار برای هیچ‌کس دشوار نیست. شما می‌توانید هرگونه سؤال یا نظر ارزشمندتان درباره انبارگردانی را در بخش زیر به اشتراک بگذارید. کارشناسان حرفه‌ای سپیدار پاسخگوی ابهامات شما خواهند بود.