انبارگردانی به وظایف مختلف مربوط به نگهداری محصولات گفته می شود. آموزش انبارگردانی به پرسنل با استفاده از انواع نرم افزار حسابداری مانند نرم افزار سپیدار، موجب صرفه جویی در زمان و افزایش دقت عملکرد کارکنان می شود. در این مقاله، به طور مفصل به آموزش انبارگردانی میپردازیم. در ابتدا روشهای انبارگردانی و مزایای آن را بیان میکنیم. سپس در ادامه مراحل انبارگردانی و نکاتی که در این خصوص باید بدانید را خواهیگ گفت. پس اگر به دنبال یادگیری انبارگردانی هستید، در ادامه این مطلب همراه ما باشید.
انبارگردانی در حسابداری چیست؟ مدیریت بهینه کالا در انبار برای فروش بهتر
موجودی کالا در انبار برای فعالیت‌های روزانه کسب‌وکار اهمیت بسیاری دارد. تعیین موجودی انبار و نظارت بر آن همراه با حسابداری و اصلاح مقادیر، یکی از وظایف مهم انباردار است. حسابرسی به موجودی انبار در دوره‌های مختلف انجام می‌شود. همه فعالیت‌های دوره‌ای مربوط به کنترل، شمارش و ثبت اطلاعات کالا در انبار را انبارگردانی می‌گویند.
همان‌طور که برای توزیع محصولات از نرم افزار پخش مویرگی استفاده می‌شود، برنامه‌های حسابداری نیز کار انبارگردانی را تسهیل می‌کنند. انبارگردانی در انگلیسی با نام Stock-taking شناخته می‌شود. شمارش و ثبت اطلاعات کالای موجود و تطبیق داده‌ها با اسناد خرید از مهمترین فعالیت‌ها در انبارگردانی هستند.
علاوه بر توزیع بهتر و ایجاد نظم در محیط نگهداری، انبارگردانی اثرات دیگری در کسب‌وکار دارد. سنجش کمی و کیفی کالای انبار، مرتب‌سازی و چسباندن انواع تگ باعث ایجاد نظم در دفترهای مالی می‌شود. شناسایی هرگونه مغایرت بین تعداد و نوع کالای موجود و اطلاعات واحد فروش، امکان بروز خطا را کاهش می‌دهد. اگر آموزش انبارگردانی اصولی انجام شود، امنیت خاصی به فضای انبار می‌دهد.
اصطلاحات انبارگردانی
در مبحث انبارگردانی معمولاً اصطلاحات بسیاری وجود دارد که بین افراد انباردار مرسوم است. برخی از این اصطلاحات عبارت‌اند از:
مواد خام یا اولیه
ماده خام یا اولیه که به‌عنوان کالای اساسی نیز شناخته می‌شود، ماده اساسی برای تولید کالاها است. مواد خام می‌تواند حتی انرژی یا مواد واسطه‌ای هم باشد که مواد اولیه محصولات نهایی آینده هستند؛ بنابراین مواد اولیه اولین گلوگاه اساسی برای تولید تمامی محصولات است که واحدهای تولیدی بسیار به آن نیازمند هستند.
مواد و لوازم مصرفی
مواد و لوازم مصرفی همان‌طور که اسمشان پیداست در صورت نیاز مورداستفاده قرار می‌گیرند و ممکن است عمر کوتاهی داشته باشند و دور انداخته شوند. برخی از این لوازم هم در طولانی‌مدت مورد استفاده قرار می‌گیرند و به‌تدریج فرسوده می‌شوند.
برای مثال محصولات تجهیزات اداری مصرفی مانند: کاغذ، قلم، پوشه فایل، تونر یا کارتریج جوهر و این در مقابل کالاهای بادوام و کالاهای سرمایه‌ای در دفتر و محل کار، از جمله کامپیوتر، دستگاه‌های فکس، و دستگاه‌های دیگر کسب‌وکار یا مبلمان اداری است.
مواد و لوازم در جریان ساخت
زمانی که کالاها همچنان در چرخه تولید باشند و نیمی یا بیشتر از فرایند تولید را گذرانده باشند اما هنوز کامل نشده باشند، آن‌ها را کار یا کالاهای در حال ساخت می‌نامیم. کالای در جریان ساخت از مواد اولیه استفاده می‌کند و در نهایت به محصول نهایی می‌رسد اما در وضعیت فعلی هنوز به تکامل نرسیده است. معمولاً این کالاها حجمی از مواد خام را در ابتدای فرایند تولید می‌گیرد و در فرایند تولید هزینه‌های اضافی در هر بخش تولید به آن اضافه می‌شود.
کالای ساخته شده یا تکمیل شده
کالاهایی هستند که فرایند ساخت را کامل کرده‌اند اما هنوز به فروش نرسیده‌اند یا برای مصرف‌کنندهٔ نهایی توزیع نشده‌اند.
تگ انبارگردانی
تگ انبارگردانی در واقع برگه شمارش کالا است. این تگ فرمی خاص جهت مستندکردن شمارش کالا است و در جهت جلوگیری از تکرار شمارش و یا از قلم افتادن کالا طراحی شده است. افراد قبل از شروع انبارگردانى باید مشخصات هر کالا را بر روى تگ انبار نوشته و جهت الصاق به موجودى کالا تحویل انباردار دهند. این فرم معمولاً اًز سه قسمت تشکیل شده است:
- اطلاعات شمارش اول
- اطلاعات شمارش دوم
- اطلاعات شمارش نهایى
کارت موجودی انبار
فرد انباردار برای مدیریت بهتر انبار، تعداد موجودی هر کالا را در بالای کاردکس آن ثبت کرده تا اطلاعات کافی را برای سفارش مجدد آن داشته باشد. معمولاً برای کالایی حداقل‌هایی در نظر گرفته می‌شود که با نزدیک شدن به آن، انباردار باید نسبت به اعلام آن به واحد تدارکات و سفارش مجدد، اقدامات لازم را انجام دهد.
قفسه‌بندی
امروزه در سیستم انبارداری، موضوع قفسه‌بندی دارای اهمیت بسیاری است و حتی تصور یک انبار بدون قفسه‌های مجزا برای نگهداری کالاهای مختلف، ممکن نیست. قفسه‌بندی به شما کمک می‌کند تا کالاهای خود را بر اساس ویژگی‌های مختلف جداسازی کنید و بر اساس آن در سیستم انبار ثبت کنید. قفسه‌بندی و دسته‌بندی کالاها به شما در انبارداری آسان‌تر کمک می‌کند و در بسیاری از موارد از خسارات مادی و جانی جلوگیری می‌کند.
کاردکس کالا
کاردکس کالا در انبار به ردیابی و کنترل تعدادی و ریالی هر قلم کالا در هر بازه زمانی کمک می‌کند. نگهداری مقدار موجودی لحظه‌ای در کاردکس بسیار مهم است و از فاکتورهای مهم ارزیابی عملکرد هر انبار است. مقادیر کاردکس کالا با مقادیر فیزیکی معمولاً مطابقت داده می‌شود و عملیات انبارگردانی بر اساس این اطلاعات، اجرا می‌شود.
کدگذاری کالا
کد کالا و یا کد شناسایی کالا عاملی برای شناسایی و روشی برای تشخیص تمامی کالاهایی است که در انبار نگهداری می‌شود. این کد برای تمامی کالاهایی که توضیحات و مشخصات زیادی دارند مورد استفاده قرار می‌گیرد. شما با استفاده از این کد، می‌توانید نام و تمامی توضیحات مربوطه را در قالب یک عدد کوچک طراحی کنید که این موضوع به ورود آسان داده‌ها و مدیریت بهتر داده‌ها نیز کمک می‌کند.
نحوه ثبت حسابداری اضافات و کسورات انبار در هنگام ثبت موجودی
در صورت وجود کسری انبار، معادل مبلغ کسری، حساب کسری و اضافات انبار، بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار می‌گردد.
- حساب کسری یا اضافات انبار بدهکار
- حساب کنترل مواد بستانکار
درصورت وجود اضافی انبار معادل مبلغ اضافات، حساب کنترل مواد بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار بستانکار می‌گردد.
- حساب کنترل مواد بدهکار
- حساب کسری و اضافات انبار بستانکار
برای بستن حساب کسری و اضافات انبار روشهای متعددی وجود دارد. یکی از این روش‌ها بستن حساب فوق‌الذکر به خلاصه حساب سود و زیان است. اگر حساب کسری و اضافات انبار دارای مانده بدهکار باشد، برای بستن آن، حساب خلاصه سود و زیان، بدهکار و حساب کسری و اضافات انبار، بستانکار می‌گردد.
شرکت‌های تولیدی روزانه تعداد زیادی از محصولات مختلف را در انبار ذخیره می‌کنند. ثبت دوره‌ای اطلاعات مربوط به کالای انبار با استفاده از روشهای قدیمی وقت‌گیر است. یادداشت دستی امکان بروز خطا را نیز افزایش می‌دهد. همان‌طور که نرم افزار فروشگاهی همه کارهای فروش را تسهیل می‌کند، انبارگردانی با برنامه حسابداری مزایای خاصی دارد. کاربردهای انبارگردانی برای شرکت‌های تولیدی را در بخش زیر بخوانید:
- بررسی میزان موجودی کالا در انبار
- تطابق موجودی با اسناد حسابداری و انبار
- رسیدگی به میزان کسری و اضافه موجودی و اصلاح مقادیر
- سازمان‌دهی در چینش محصولات انبار
- صورت‌برداری راحت از کالا
- پایان شک و شبهه درباره میزان موجودی
همه موارد گفته‌شده در کسب‌وکارهای موفق به بهترین شکل ممکن انجام می‌شوند. مدیران موفق اهمیت مراقبت از کالای انبار را درک کرده‌اند و برای آموزش انبارگردانی به نیروها از هیچ تلاشی دریغ نمی‌کنند.
سیستم حسابداری انبار
دسترسی به موقع به اطلاعات کالا و انبار یکی از مهمترین عوامل موفقیت شرکت‌ها است. سیستم حسابداری انبار سپیدار، با محاسبه فرآیند ثبت عملیات، موجودی کالا و حساب تامین کنندگان، مدیریت انبار را برای شما تسهیل می‌بخشد.
عمده‌ترین ویژگی‌های این سیستم به شرح زیر است:
- امکان قیمت‌گذاری موجودی کالای انبار در زمان‌های دلخواه و به روش میانگین موزون
- یکپارچه سازی اطلاعات بین انبار و فروش
- امکان انبارگردانی
- امکان تعیین نقطه سفارش کالا
- کنترل موجودی منفی کالاها در سطح انبار و کالای قابل فروش
- محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و مالیات تکلیفی و بیمه در فاکتور خرید خدمات
- نگهداری تصویر کالا
- امکان اطلاع از نقطه سفارش کالا از طریق پیامک
- امکان ارسال پیامک در هنگام خروج کالا
مزایای انبار گردانی چیست؟
انبارگردانی انواع مختلفی دارد و در دوره های مختلف انجام می‌شود. امروز ثبت انبارگردانی در نرم افزار انبار انجام می‌شود که شما می‌توانید این فرایند را براحتی در نرم افزار سپیدار نیز انجام دهید. انبارگردانی دارای مزایای مختلفی است که برخی از آن عبارتند از:
- کاهش خطاهای پرسنل
- جداسازی کالاهای معیوب از سالم
- ایجاد توازن بین کالاهای موجود و موردنیاز
- جلوگیری از زیان به علت ثبت سفارش‌های تکراری و یا تغییر قیمت‌های ناگهانی
انواع انبارگردانی، روشهای مختلف برای مدیریت کالای موجود در انبار
باتوجه‌به مزایای حیاتی انبارگردانی برای کسبوکارها، این عملیات در فواصل زمانی مختلفی انجام می‌شود. در آموزش انبارگردانی باید به انواع روشهای انجام کار اشاره شود. با استفاده از یک نرم افزار حسابداری می‌توان اطلاعات مربوط به هر نوع گزارش را ذخیره کرد.
به‌خاطر تغییر مکرر نرخ کالا، بسیاری از شرکت‌ها تهیه گزارش در فواصل زمانی مشخص را کنار گذاشته‌اند. هر زمان که مسئول حسابداری، واحد مالی یا مدیر تولیدی صلاح بداند، انبارگردانی انجام خواهد شد. در ادامه با سه نوع اصلی تهیه گزارش از موجودی انبار آشنا می‌شوید.
1- انبارگردانی پایان سال برای تشخیص سود و ضرر سالانه
انبارگردانی سالانه در انتهای هر سال انجام می‌شود. گزارش سالانه برای مشخص کردن موجودی کالا، میزان فروش و بررسی سود و زیان انجام می‌شود. انبارگردانی پایان سال دقیقاً قبل از شروع سال نو انجام می‌شود. با سرشماری کالا در انتهای سال، شرکت‌ها مسائلی مثل کمبود بودجه، نقص یا خرابی کالا را برطرف می‌کنند. همچنین محصولات راکد که در طولانی‌مدت به فروش نرسیده‌اند، نیز پس از انبارگردانی شناسایی می‌شوند.
2- انبارگردانی میان‌دوره‌ای، مؤثر در نتایج گزارش پایان سال
همان‌طور که از اسم انبارگردانی میان‌دوره‌ای مشخص است، این گزارش در اواسط سال تهیه می‌شود. پایان نیم‌سال اول یک فرصت طلایی برای شمارش کالا و تطبیق موجودی انبار با صورت‌حساب‌های مالی است. با انجام انبارگردانی میان‌دوره‌ای، نتایج فرم نهایی که در انتهای سال تهیه می‌شود نیز دقیق‌تر خواهد بود. این نوع گزارش اواسط سال مالی انجام می‌شود و روند کار هیچ تفاوتی با انبارگردانی پایان سال ندارد.
3- گزارش انبارگردانی رندوم، برای کاهش ضریب خطا در ثبت اطلاعات
گاهی اوقات گزارش انبارگردانی به‌صورت تصادفی (Random) تهیه می‌شود. با انبارگردانی رندوم هر مغایرت بین سنجش کالا با اطلاعات ثبت‌شده به‌سرعت شناسایی خواهد شد. تهیه گزارش از موجودی انبار در فواصل نامشخص موجب کاهش ضریب خطا می‌شود. مدیران معمولاً برای افزایش دقت در امور و بررسی نحوه عملکرد نیروها، گزارش گردانی رندوم انجام می‌دهند.
انبارگردانی می‌تواند حالت‌های مختلف یک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی نیز داشته باشد. این حالت‌ها نشان‌دهنده روش شمارش اقلام انبار و مقایسه آن‌ها با کاردکس می‌باشند.
در انبارگردانی یک شمارشی، شمارش کالاها یک‌بار انجام می‌شود و در صورت عدم وجود مغایرت بین تعداد کالا و رقم کاردکس، گزارش صحت موجودی انبار صادر می‌شود. درصورتی‌که مغایرت با کاردکس وجود داشته باشد، در صورت وجود کسری موجودی، سند کسری و در صورت وجود اضافه موجودی، سند اضافی صادر می‌شود.
در روش دو شمارشی، موجودی انبار دو بار شمارش می‌شود و ملاک شمارش دوم است.
در روش سه شمارشی نیز مانند حالت دو شمارشی اقدام می‌شود، با این تفاوت که در این روش، شمارش موجودی سه بار انجام می‌شود و ملاک شمارش بار سوم است.
در هر سه حالت، معمولاً درصدی به‌عنوان درصد مغایرت قابل‌اغماض در نظر گرفته‌شده برای آن مغایرت با کاردکس در نظر گرفته نمی‌شود.
مراحل انبارگردانی پایان سال
در این قسمت به نکات مهم در ارتباط با قبل شمارش موجودی، در حین شمارش کالاها و بعد از شمارش موجودی کالاها اشاره می‌شود.
نکات مهم قبل از شمارش کالاها
- در ابتدا باید شخصی مناسب به‌عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی انتخاب شود.
- دستورالعمل تهیه‌شده توسط هماهنگ‌کننده کاملاً موردبررسی قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشکال، قبل از شروع عملیات شمارش باید با مسئولین شرکت و مؤسسه حسابرسی تماس حاصل شود.
- روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص گردد و به قسمت‌های مختلف به‌صورت کتبی اطلاع داده شود که انبار در روزهای تعیین‌شده تعطیل خواهد بود، لذا لازم است جهت برآورد احتیاجات خود قبل از روزهای تعیین‌شده به انبار مراجعه نمایند.
- گروه‌های شمارش باید با ذکر اسامی قبلاً تعیین و آموزش کافی داده شوند.
- هماهنگ‌کننده شمارش موجودی، قبلاً انباری انبارها را مورد بازدید قرار دهد و مطمئن گردد که:
- اقلام به شکلی چیده شده باشد تا شمارش به‌آسانی انجام پذیرد.
- موجودی‌هایی که به‌آسانی شناخته نمی‌شوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل، مشخص شوند.
- اقلام ناباب، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جداشده باشند.
- برای آنکه موجودی‌های امانی (اجناس دیگران نزد شرکت) در شمارش موجودی‌های شرکت به‌حساب نیایند باید از سایر موجودی‌ها جدا و مشخص چیده شوند.
- نام و سایر مشخصات اجناس به‌طور واضح نوشته‌شده و بر روی قفسه اجناس یا خود اجناس نصب‌شده باشد.
- برای آسان‌تر شدن امر شمارش باید برگه‌های شمارش در دو نسخه تنظیم و از پیش آماده و شماره‌گذاری شده باشد.
- پیش از اجرای موجودی برداری آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودی‌ها مانند برگ صدور کالا، رسید کالا و غیره به هماهنگ‌کننده موجودی برداری گزارش گردد.
- مشخصات و تعداد (مقدار) اجناس موجود در قسمت دریافت کالا به هماهنگ‌کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا ایجاد بدهی برای شرکت قابل‌کنترل باشد.
- تسلیم گزارش اجناس موجودی در قسمت صدور کالا نیز مانند بند فوق باید به هماهنگ‌کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا اطمینان حاصل شود، برای این دسته از اجناس فاکتور صادر گردیده است یا جزو موجودی‌ها به‌حساب آمده است.
- برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودی‌ها، لازم است در مدت‌زمان موجودی برداری جابجایی اجناس بین قسمت‌های مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود.
نکات مهم در حین شمارش کالاها
- موجودی برداری وسیله گروه‌های دونفری انجام شود، یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تأیید شمارش آن را ثبت نماید.
- چنانچه موجودی‌هایی بر اساس وزن ثبت می‌شوند، اطمینان حاصل شود تا وسایل لازم برای توزین موجودی‌ها در دسترس باشد.
- ترجیحاً، موجودی‌ها دو بار و هر بار به‌وسیله یک گروه دونفری متفاوت شمارش گردد.
- برای جلوگیری از دوباره شمارش شدن یا شمارش نشدن پاره‌ای از موجودی‌ها، شمارش بایستی به شکل اصولی انجام پذیرد مثلاً موجودی‌ها را ردیف به‌ردیف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش‌شده را با علامت‌گذاری مشخص نمایید.
- امضاء تمام برگه‌های سفارش و هرگونه اصلاح در آن‌ها وسیله هر دو گروه شمارش کننده ضروری است.
- موجودی‌های معیوب، فاسد، کم‌مصرف و غیراستاندارد باید با ذکر مورد در برگه‌ها ثبت گردد.
- محتویات تعدادی از موجودی‌های سربسته توسط گروه‌های شمارش کننده مورد شمارش قرار گیرد.
نکات مهم پس از شمارش کالاها
- کلیه برگه‌های شمارش (شامل برگه‌های استفاده‌شده، باطل‌شده و استفاده‌نشده) برای هماهنگ‌کننده موجودی برداری برای کسب اطمینان از استفاده درست و بجا از تمام برگه‌های شمارش ارسال شوند.
- چنانچه نتیجه شمارش توسط دو گروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارک دائمی موجودی‌ها اختلاف داشته باشد، شمارش دوباره آن‌ها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهایی و درست لازم است.
- پس از خاتمه شمارش، چنانچه هرگونه اصلاحی در برگه‌های شمارش لازم باشد باید هرگونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تأیید هماهنگ‌کننده موجودی برداری باشد.
- باید نتیجه به‌دست‌آمده با مدارک دائمی (درصورتی‌که وجود داشته باشد) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند.
- بررسی مغایرت‌ها و اصلاح مدارک پس از تأیید هماهنگ‌کننده موجودی برداری امکان‌پذیر خواهد بود.
- برگه‌های شمارش و صورت‌جلسات باید وسیله کلیه مسئولین (شمارش کنندگان، هماهنگ‌کننده موجودی برداری و حسابرس داخلی) امضاء شود.
- یک نسخه از دو نسخه مورداستفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود.
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی چگونه است؟
معمولاً شمارش موجودی انبار برای افزایش دقت و کاهش ضریب خطا، در دفعات متعددی تکرار می‌شود که به صورت زیر است.
تک شمارشی
در این حالت شمارش موجودی یک‌بار انجام می‌شود و اگر مغایرتی بین موجودی و عدد ثبت شده در کاردکس وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می‌شود. اما در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست شده و دو شمارشی انجام می‌شود.
دو شمارشی
در این حالت شمارش موجودی برای بار دوم انجام می‌شود و اگر عدد حاصل از شمارش دوم با عدد شمارش اول برابر باشد، مقدار شمارش شده معتبر است و به‌عنوان موجودی صحیح اعلام می‌شود. اما در صورت وجود مغایرت بین دو شمارش، حالت سه شمارشی اتفاق می‌افتد.
سه شمارشی
در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم انجام می‌شود و تنها عدد حاصل از شمارش سوم معتبر بوده و به‌عنوان موجودی صحیح ثبت می‌شود.
تگ انبارگردانی چیست؟ آشنایی با برچسب‌ها در Stock-taking
آشنایی با اصول انبارگردانی فقط مختص حسابدارها نیست. مدیران و بنیان‌گذاران کسب‌وکار یا حتی افرادی که انبارشان را به شرکت‌ها اجاره می‌دهند باید با اصطلاحات انبارگردانی آشنا باشند. تسلط در مفاهیم مختلف انبارگردانی باعث می‌شود که مدیریت کالا راحت‌تر انجام شود. آموزش مفاهیم مربوط به انبارگردانی در سپیدار با ارائه درک واضح از اصطلاحات انجام می‌شود. تگ (Tag) نیز یکی از مفاهیم خاص در تهیه گزارش از کالای انبار است.
تگ انبارگردانی یکی از مفاهیم اصلی است و به برچسب‌های معرف تعداد هر محصول در گروه‌ها اطلاق می‌شود. تگ برای سهولت در شمارش محصولات، جلوگیری از تکرار هنگام شمارش یا از قلم افتادن کالا استفاده می‌شود. تعداد کالا، کد و نام هر محصول، اسم سرپرست شمارش از جمله اطلاعاتی هستند که در تگ یا برگه شمارش کالا درج می‌شوند. مشخصات مختلف قبل از شروع انبارگردانی در فرم درج و به مسئول انبارگردانی تحویل داده می‌شود.
انبارداری و انبارگردانی، دو مفهوم کاملاً متفاوت
برخی به اشتباه، انبارگردانی را مفهومی مشابه انبارداری در نظر می‌گیرند، اما این دو اصطلاح با یکدیگر تفاوت دارند. انبارداری به دریافت کالا و نگهداری از محصولات در بهترین شرایط ممکن اطلاق می‌شود. یک انباردار باید با کمترین میزان هزینه و در حداقل زمان ممکن برای کالا امنیت ایجاد کند.
انبارگردانی در واقع نوعی تهیه گزارش و ثبت اطلاعات است. بررسی ارزش موجودی، تعیین مقدار کالای موجود و شمارش محصولات جزو وظایف نیروی انبارگردان است. گزارش انبارگردانی در انتهای دوره مالی یا حتی در مواقع نیاز تهیه می‌شود.
نقش واحد انبار در انبارگردانی چیست؟
واحد انبار در دریافت و ثبت و خروج کالاها نقش بسزایی دارد و در این قسمت برای شما مواردی را ارائه می کنیم:
ارائه رسید کالاهای دریافتی
کالای واردشده به انبار بی‌درنگ بازرسی و شمارش می‌گردد و برای آن‌ها رسید صادر می‌شود. سپس، دایره انبار مقادیر کالاهای دریافتی را به دایره حسابداری اطلاع می‌دهد. دایره انبار با انجام دادن این وظایف، نقش بزرگی در کنترل کلی موجودی‌های مواد و کالا بازی می‌کند. دایره انبار با امضای رسید انبار، مسئولیت خود را می‌پذیرد و با اعلام مقادیر واقعی کالای انبارشده به دایره حسابداری، کار دایره دریافت کالا را تأیید می‌کند.
صدور کالا و دریافت حواله انبار
دایره انبار با مسئولیتی که نسبت به کالاهای تحت کنترل خود دارد، اصرار می‌ورزد که در ازای هر کالای خارجی از انبار، یک حواله انبار (Store’s Requisitions) با شماره ردیف دریافت کند، که آن حواله به‌عنوان رسید کالا از دایره دریافت‌کننده آن محسوب می‌گردد.
حواله‌های انبار معمولاً در سه نسخه تهیه می‌شود:
یک نسخه در دایره درخواست‌کننده بایگانی می‌شود، یک نسخه به‌عنوان رسید تحویلی به انبار است و نسخه سوم به دایره حسابداری فرستاده می‌شود تا مبنای تخصیص و تعیین بهای تمام‌شده قرار گیرد.مدارک ثبت دائمی موجودی‌ها، مهمترین عنصر کنترل داخلی است.
انبارگردانی وظیفه کیست؟ شرح وظایف برای تهیه گزارش
برای آشنایی با مسئولیت انبارگردان باید وظایف تهیه گزارش را بدانید. شمارش کالا در انبار کار دشواری نیست. با استفاده از یک نرم افزار حسابداری خدماتی ثبت اطلاعات به‌سادگی انجام خواهد شد. در برخی از شرکت‌های کوچک که کالا را ذخیره می‌کنند، وظیفه انبارگردانی به عهده مسئول انبار است؛ یعنی انباردار علاوه بر حفظ، نگهداری و تعیین چیدمان کالا، تهیه گزارش و سرشماری را نیز انجام خواهد داد. همچنین هنگام انجام هر نوع انبارگردانی، یکی از اعضای تیم حسابداری نیز حضور دارد.
شرکت‌هایی که انبارهای بزرگ دارند و حجم فروش و توزیع روزانه‌شان بسیار بالا است، یک کادر مخصوص انبارگردانی استخدام می‌کنند. حسابرس‌هایی که وظایف مربوط به تهیه گزارش را انجام می‌دهند، آموزش انبارگردانی از صفر تا صد را پشت سر گذاشته‌اند. کسب‌وکارهای بزرگ و حرفه‌ای معمولاً انبارگردانی را به افرادی غیر از مسئولان انبار می‌سپارند. تخصیص وظایف باعث می‌شود در صحت گزارش هیچ شبهه‌ای نباشد.
وظایف حسابرس هنگام انبارگردانی چیست؟
حسابرسان در هنگام انبارگردانی وظایفی را برعهده دارند که برخی از آن‌ها را باهم مرور میکنیم:
- این دستورالعمل توسط صاحب‌کار (دو هفته قبل از انبارگردانی) تهیه می‌شود و حسابرسان آن را بررسی می‌کنند تا از انجام مراحل کار اطمینان یابند. چنانچه دستورالعمل‌های شمارش موجودی‌ها، کافی و مناسب باشد، مسئولیت حسابرسان در طول شمارش، بیشتر به حصول اطمینان از اجرای صحیح و دقیق دستورالعمل‌های مزبور منحصر می‌شود.
- مسئول کار حسابرسی نیز باید پیش از موعد، برنامه‌ریزی کند تا بتواند اعضای تیم رسیدگی را آماده و از آن‌ها به‌گونه‌ای مؤثر در طول شمارش موجودی‌ها استفاده کند. حسابرس باید تاریخ‌های شمارش موجودی‌های صاحب‌کار، میزان شمارش‌های آزمایشی، تعداد حسابرسان موردنیاز در هر انبار و مدت‌زمان برآوردی برای انجام شدن شمارش را تعیین کند.
- ممکن است شما به علت تخصصی بودن موجودی‌های انبار (به‌عنوان‌مثال تجهیزات دریایی) از مهندسان یا سایر کارشناسان یاری بخواهید که در این صورت ترتیب این کارها باید از قبل داده‌شده باشد. همچنین شما از موسسه حسابرسی خود دستورالعمل کتبی دریافت می‌کنید که نباید در اختیار صاحب‌کار قرار گیرد. این دستورالعمل شامل مواردی مانند اعضای تیم رسیدگی به شرکت مزبور و دستور بررسی دستورالعمل صاحب‌کار و نظارت بر اجرایان و همچنین ذکر این نکته که برای تعیین دقیق شمارش موجودی‌ها مقداری مثلاً حدود 5% موجودی‌ها را حسابرسان به‌طور آزمایشی شمارش کنند و موارد دیگر …
نکته مهمی که باید به آن اشاره کرد این است که شمارش موجودی‌ها یا کنترل شمارش موجودی‌ها وظیفه حسابرسان نیست، بلکه وظیفه مدیریت صاحب‌کار است. حسابرسان برشمارش موجودی‌ها نظارت می‌کنند. انبار در روزهای انبارگردانی معمولاً کالایی را دریافت یا صادر نمی‌کند. مگر اینکه کالای موردنظر اهمیت زیادی داشته باشد و در این صورت باید با مجوز حسابرس این کار انجام بگیرد.
- صاحب‌کار باید کالای ناباب یا آسیب‌دیده را از دیگر کالاها جدا کند و حسابرس باید بداند منظور از موجودی‌های مواد و کالا چیست. این کالاها شامل کالاهای معیوب نمی‌شوند بنابراین در فرآیند انبارگردانی شمارش نمی شوند. چون این کالاها به ارزش خالص بازیافتنی که همان ارزش قرضه‌شان است شناسایی می‌شوند.
- شما باید دقت کنید که تمام موجودی‌های متعلق به صاحب‌کار شمارش شوند و اطمینان یابید که کارکنان صاحب‌کار از دستورالعمل‌های کتبی مدیریت پیروی می‌کنند. شمارش موجودی‌ها معمولاً توسط دو گروه دو نفره انجام می‌شود. شمارش بدین‌صورت است که یک نفر شمارش کرده و نفر دیگر نیز کار ثبت را بر روی کاردکس یا همان برگه شمارش بر عهده دارد. روی کاردکس‌ها مطالبی ازجمله نام و مشخصات کالا مثلاً واحد اندازه‌گیری آن (لیتر، تعداد، حلقه و …) نوشته‌شده است و محلی نیز برای درج تعداد شمارش در نظر گرفته‌شده است. ضمناً این برگه‌ها باید از پیش شماره‌گذاری شده باشند. که این شماره‌گذاری بر اساس منطق خاص خود شرکت انجام می‌شود.
- حسابرسان در طول نظارت برشمارش موجودی‌ها، تعدادی از اقلام موجودی را انتخاب و به‌طور آزمایشی شمارش می‌کنند. میزان شمارش‌های آزمایشی بسته به خطر ذاتی و اهمیت موجودی‌های صاحب‌کار و همچنین میزان واپایش‌های داخلی صاحب‌کار بر موجودی‌ها بسیار متفاوت خواهد بود. شما حسابرسان گرامی باید زمانی شمارش خود را انجام دهید که برگه‌های شمارش جمع نشده باشند.
- حسابرسان هنگام مقایسه شمارش‌های آزمایشی خود با برگه‌های شمارش موجودی‌ها نه‌تنها به اشتباهات مربوط به مقادیر کالاها، بلکه به اشتباهات مربوط به شماره کالا، مشخصات کالا، مبنای اندازه‌گیری و سایر جنبه‌های اقلام موجودی‌های کالا توجه می‌کنند. چنانچه اختلافی مشاهده کردید، کالای موردنظر باید بی‌درنگ توسط کارکنان صاحب‌کار دوباره شمارش و رفع ایراد شود. اطلاعات مندرج در برگه‌های شمارش عیناً به صورت‌های شمارش دارای شماره ردیف نقل می‌شود.
از آنجا که موجودی‌های مواد و کالا بخش عمده‌ای از دارایی‌های جاری شرکت‌ها را تشکیل می‌دهد بنابراین حسابرسی آن به‌دقت ویژه‌ای نیاز دارد. همان‌طور که می‌دانید حسابرسان برای رسیدن به هدف‌های موردنظرشان در مورد هر یک از اقلام صورت‌های مالی آزمون‌هایی را به اجرا درمی‌آورند:
- آزمون رعایت
- آزمون محتوا
آزمون‌های رعایت برای بررسی میزان اطمینان و یا کیفیت و کمیت کنترل داخلی صاحب‌کار انجام می‌گیرد و آزمون محتوا برای بررسی اعتبار ارقام اسناد و مدارک.
آزمون‌های محتوا 5 هدف را دنبال می‌کنند:
- اثبات وجود
- اثبات مالکیت
- اثبات کامل بودن
- اثبات ارزش
- نحوه ارائه در صورت‌های مالی
اما انبارگردانی که مبحث امروز ما است فقط برای اثبات وجود و مالکیت است. معمولاً برای اثبات عینی موجودی‌ها از یکی از دو روش زیر استفاده می‌کنند:
- روش شمارش دائم: که موجودی‌ها تحت یک برنامه معین در دوره مالی شمارش می‌شوند.
- روش شمارش مقطعی: این روش معمولاً در مقاطع معین مثلاً پایان سال مالی مورداستفاده قرار می‌گیرد.
چارچوب کلی انجام این روش انبارگردانی است. در فرآیند ورود و خروج کالا به شرکت یا از آن، دپارتمان‌ها یا بخش‌های مختلفی مؤثر هستند ازجمله واحد دریافت کالا که وظیفه دریافت و ارسال آن به انبار را بر عهده دارد.
نمونه فرم انبارگردانی
نمونه دستورالعمل و صورت جلسه انبارگردانی
نکات مهم انبارگردانی (قبل، حین و بعد)
در اولین قسمت در ابتدا در مورد نکاتی صحبت میکنیم که قبل از شمارش موجودی انبار باید موردتوجه قرار گیرد:
- انتخاب فردی باید به‌عنوان مسئول هماهنگ‌کننده انبارگردانی که مسئولیت شمارش به عهده این شخص خواهد بود.
- ارائه دستورالعمل توسط هماهنگ‌کننده برای انبارگردانی ارائه می‌کند که باید به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد.
- تهیه مقدمات شروع عملیات شامل تهیه فرم‌های شمارش، تهیه وسائل و ابزار کار شمارش یا توزین، برنامه‌ریزی جهت ساعت شروع و خاتمه.
- تعیین گروه‌های شمارش و آموزش لازم به اعضاء تیم شمارش.
- انجام انبارگردانی و شمارش انبار باید در روزها و ساعات خاصی.
- انجام شمارش به‌صورت کتبی و اطلاع به قسمت‌های مختلف.
- آموزش افراد و گروه‌ها برای شمارش اجناس.
- یادداشت شماره آخرین رسید و حواله انبار قبل از شروع عملیات انبارگردانی.
در قسمت دوم نکات انبارگردانی برای شمارش آسان‌تر ارائه می‌شود که در حین انبارگردانی باید رعایت شود:
- بهتر است که برگه‌هایی در دو نسخه از پیش تنظیم و آماده شوند.
- باید از اجناسی که در انبار موجودند لیستی تهیه شود و این لیست به هماهنگ‌کننده ارائه شود تا بداند که برای این دسته از اجناس فاکتور صادر شده است و یا جزئی از موجودی‌های قابل‌شمارش هستند.
- بازدید از کلیه انبارها و کنترل استقرار صحیح اجناس به نحو قابل‌شمارش و درج مشخصات کامل موجودی‌ها، تفکیک اقلام قابل‌شمارش اعم از سالم، اسقاط، موجودی‌های امانی و… .
- برای جلوگیری از اینکه موجودی‌های انبار مجدد شمارش نشوند بهتر است که تا زمان تعیین شده چیدمان انبار عوض نشود و یا برداشت و جابه‌جایی صورت نگیرد.
- نظارت سرپرست انبارگردانی در حین شمارش و کنترل صورت نهایی شمارش و پیگیری مغایرت‌ها و تهیه گزارش نهایی.
در سومین قسمت به کارهایی که بعد از انجام انبارگردانی باید انجام شود، اشاره خواهد شد:
- هماهنگی با نمایندگان حسابرسان مستقل شرکت.
- تنظیم برگه‌های شمارش در دو بخش (شمارش اول و شمارش دوم) و کنترل آمار برگه‌های تسلیم شده و باطله، و کنترل با حساب‌های دفاتر.
- در صورت مغایرت در شمارش اولیه، شمارش دوم انجام گردیده و قابل‌اطمینان تلقی می‌گردد.
- · در طول عملیات انبارگردانی، جابه‌جایی بین قسمت‌های انبار مجاز نیست مگر با نظارت هماهنگ‌کننده.
- امضای کلیه برگه‌های شمارش توسط سرگروه شمارش و امضای صورت‌های شمارش و صورت‌جلسات توسط هماهنگ‌کننده.
- در خاتمه انبارگردانی تهیه صورت‌جلسه انجام عملیات با شرح خلاصه چگونگی اجرای عملیات با امضای هماهنگ‌کننده و معاون مالی و تحویل یک نسخه به حسابرسان مستقل.
نحوه ثبت حسابداری کسری و اضافات انبار
زمانی که انبارگردانی انجام می‌شود و کالاهای موجود در انبار شمارش می‌شوند ممکن است اختلافی بین موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی کالا وجود داشته باشد، که هرگاه موجودی واقعی بیشتر از موجودی سیستم باشد به آن اضافه انبار و هرگاه موجودی واقعی کمتر باشد به آن کسری انبار می‌گویند.
ثبت حسابداری کسورات انبار
در صورت وجود کسری انبار، بایستی موجودی سیستم حسابداری را تا میزان موجودی واقعی کاهش دهیم؛ بنابراین معادل مبلغ کسری، حساب کسر و اضافه انبار، بدهکار و حساب موجودی کالا را بستانکار میکنیم.
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| کسر و اضافه انبار | ***** | |
| موجودی کالا | ***** |
ثبت حسابداری کسورات انبار
در صورت وجود اضافی انبار، بایستی موجودی سیستم حسابداری را تا میزان موجودی واقعی افزایش دهیم بنابراین معادل مبلغ اضافه، حساب کنترل مواد یا موجودی کالا را بدهکار و حساب کسر و اضافه انبار را بستانکار میکنیم.
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| موجودی کالا | ***** | |
| کسر و اضافه انبار | ***** |
بستن حساب کسری و اضافات انبار
یکی از روشهای بستن حساب کسر و اضافه انبار، بستن این حساب به‌حساب خلاصه سود و زیان است. در صورت بدهکار بودن مانده‌حساب کسر و اضافه انبار ثبت زیر انجام می‌شود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| خلاصه سود و زیان | ***** | |
| کسر و اضافه انبار | ***** |
البته برخی معتقدند به‌منظور شفافیت هر چه بیشتر در گزارش دهی، می‌توان سرفصلی به نام هزینه کسر کالا را در سیستم ایجاد و حساب کسر کالا را به‌جای حساب خلاصه سود و زیان، به‌حساب مذکور بست. ازآنجایی که هزینه کسر و اضافه ماهیت هزینه داشته و حساب موقت است، لذا در پایان دوره مالی به‌صورت سیستماتیک به خلاصه سود و زیان بسته خواهد شد.
و در صورت بستانکار بودن مانده‌حساب کسر و اضافه انبار، ثبت زیر انجام می‌شود:
| شرح | بدهکار | بستانکار |
| کسر و اضافه انبار | ***** | |
| خلاصه سود و زیان | ***** |
در این مورد نیز می‌توان حساب کسر و اضافه انبار را به‌حساب درآمدهای متفرقه بست و با توجه به اینکه حساب درآمد متفرقه حسابی موقت است، در پایان دوره مالی به‌حساب خلاصه سود و زیان بسته خواهد شد.
انبارگردانی شرکت تولیدی؛ بهره‌مندی از مزایای مختلف برای کسب‌وکار
شرکت‌های تولیدی روزانه تعداد زیادی از محصولات مختلف را در انبار ذخیره می‌کنند. ثبت دوره‌ای اطلاعات مربوط به کالای انبار با استفاده از روشهای قدیمی وقت‌گیر است. یادداشت دستی امکان بروز خطا را نیز افزایش می‌دهد. همان‌طور که نرم افزار فروشگاهی همه کارهای فروش را تسهیل می‌کند، انبارگردانی با برنامه حسابداری مزایای خاصی دارد. کاربردهای انبارگردانی برای شرکت‌های تولیدی را در بخش زیر بخوانید:
- بررسی میزان موجودی کالا در انبار
- تطابق موجودی با اسناد حسابداری و انبار
- رسیدگی به میزان کسری و اضافه موجودی و اصلاح مقادیر
- سازمان‌دهی در چینش محصولات انبار
- صورت‌برداری راحت از کالا
- پایان شک و شبهه درباره میزان موجودی
همه موارد گفته‌شده در کسب‌وکارهای موفق به بهترین شکل ممکن انجام می‌شوند. مدیران موفق اهمیت مراقبت از کالای انبار را درک کرده‌اند و برای آموزش انبارگردانی به نیروها از هیچ تلاشی دریغ نمی‌کنند.
آموزش انبارگردانی به پرسنل با نرم افزار سپیدار، گامی آسان به‌سوی موفقیت کسب‌وکار
در این مقاله سعی کردیم به زوایای مختلف آموزش انبارگردانی اشاره کنیم. مدیریت موجودی کالا در انبار و ثبت اطلاعات دوره‌ای یکی از پایه‌های عملکرد روان کسب‌وکار است. شرکتی که در زمینه فروش و توزیع محصول فعالیت می‌کند، باید همه اطلاعات مربوط به کالا در انبار را به‌دقت ثبت کند. نرم‌افزاری حسابداری سپیدار سیستم امکانات مختلفی برای ثبت گزارش انبارگردانی ارائه می‌کند.
نرم‌افزار سپیدار علاوه بر تهیه گزارش انبار، کاربردهای مختلف دیگری هم دارد تا حسابداری مثل آب خوردن انجام شود. یادگیری کار با نرم‌افزار بسیار آسان است و آموزش انبارگردانی سپیدار برای هیچ‌کس دشوار نیست. شما می‌توانید هرگونه سؤال یا نظر ارزشمندتان درباره انبارگردانی را در بخش زیر به اشتراک بگذارید. کارشناسان حرفه‌ای سپیدار پاسخگوی ابهامات شما خواهند بود.
سوالات متداول
انبارگردانی چیست؟
همه فعالیت‌های دوره‌ای مربوط به کنترل، شمارش و ثبت اطلاعات کالا در انبار را انبارگردانی می‌گویند.
انواع انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی پایان سال، انبارگردانی میان دوره و انبار گردانی رندوم یا دوره ای