در دست داشتن نام همه محصولات و تعداد آنها کار خیلی راحتی نیست و این کار در برخی مواقع عملاً غیرممکن می‌شود. به همین دلیل علم کدگذاری در رشته حسابداری به وجود آمده است. با کمک این علم محصولات را کدگذاری می‌کنند و می‌توانند از این طریق آنها را در یک انبار سازمان‌دهی نمایند. ما در این مقاله درباره کدینگ انبار و اثاثیه در حسابداری اطلاعاتی را در اختیار شما قرار می‌دهیم. به همین دلیل ابتدا باید با برخی مفاهیم ابتدایی کدینگ کالا در انبار و حسابداری آشنا شوید. در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.
کدینگ کالا چیست؟
کدینگ کالا در واقع به عملیات تخصیص دادن یک کد یا یک نام برای یک محصول گفته می‌شود. به عبارت دیگر، به‌جای اسم کالاها آنها را با کدهایی مشخص می‌نمایند. هر محصول در این روش یک کد دارد و اطلاعات مربوط به آن محصول در آن کد ثبت می‌شود. از این رو، هر بار نیازی نیست که اطلاعات و اسم محصول آورده شود. در واقع، کد محصول نشان‌دهنده همه اطلاعات و نام محصول است.
کدینگ انبار باعث می‌گردد که انبارداری راحت‌تر شود و با به‌کاربردن کد نیازی به استفاده از همه اطلاعات یک محصول نباشد. سپس از پایگاه داده محصولات به منظور رمزگشایی این کد استفاده می‌گردد و از این طریق معادل کد برای هر کالا مشخص می‌شود. از این رو اطلاعات هر محصول باید در پایگاه داده ثبت گردد. این اطلاعات شامل کد ملی کالا و بارکد، شماره استاندارد کالا، کد سفارش کالا، کد کالا در انبار، کد UPC و شماره مرجع کالا است.
آموزش کدینگ انبار در اکسل
کدینگ انبار در واقع یکی از شاخه‌های کدینگ در حسابداری به حساب می‌آید. کدینگ انبار توسط حسابدار انجام می‌شود. یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که هر حسابدار اموال و انبار باید داشته باشد مهارت کدینگ انبار است. از این رو هر حسابداری باید این مهارت را فرا گیرد.
شیوه کدینگ کالا در اکسل
کد کالا می‌تواند یک عبارت با عدد، حرف یا کاراکتر باشد که در کنار هم قرار گرفته‌اند. این عبارت می‌تواند هم معنی‌دار و هم بی‌معنی باشد. همچنین می‌توان برای کدینگ کالا از ترکیب دو روش مفهومی و غیر مفهومی استفاده نمود. ممکن است برای یک محصول کدهای مختلفی تعریف شده باشد. هر کد بخشی از اطلاعات را در رابطه با محصول ارائه می‌نماید. این کدها می‌تواند شامل شماره سفارش کالا، کد ملی کالا، شماره مرجع کالا و شماره استاندارد کالا باشد. برخی از کدها نیز اطلاعاتی درباره مشخصات محصول ارائه می‌دهند. عمدتاً از این نوع کدها برای اطلاعات اطلاعاتی و کدینگ در رابطه با اطلاعات متغیر کالا همانند کدهای ردیابی استفاده می‌گردد.
کدینگ کالا در حسابداری
کدگذاری در حسابداری فرایند اختصاص دادن اعداد یا حروف به داده‌ها برای ایجاد یک پایگاه داده با جستجوی سریع است. کدهای حسابداری عمومی نیستند، زیرا هر حسابدار، شرکت حسابداری، مؤسسه یا کسب‌وکار ممکن است سیستم کدگذاری خود را در حسابداری متناسب با نیازهای سازمانی خود ایجاد کند.
همان‌طور که گفتیم حسابدارها برای سهولت در دسته‌بندی و شناخت کالاها از روش کدینگ استفاده می‌کنند. کدگذاری محصولات و اقلام به شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود. چند مورد از رایج‌ترین روش‌های کدگذاری شامل کدگذاری کالا با اعداد گروهی، کدگذاری کالا با اعداد ترتیبی، کدگذاری با حروف الفبا و کدگذاری با اعداد اعشاری است. یکی از دقیق‌ترین علم‌ها در رشته حسابداری روش کدگذاری است.
کدهای حسابداری چگونه استفاده می‌شود؟
کدهای حسابداری کدهایی هستند که برای اهداف حسابداری و برای ردیابی اطلاعات مربوط به شرکت مشتری استفاده می‌شوند. فعال‌کردن کدهای حسابداری به مشتریان این امکان را می‌دهد که صورت‌حساب را مشتریان خود پیگیری کنند و اطلاعات اضافی را برای هر سفارش در هنگام پرداخت جمع‌آوری کنند. هر حسابدار حرفه‌ای ممکن است نیازی به کدنویسی نداشته باشد، اما درک اولیه می‌تواند به سازمان آنها ارزش‌افزوده، به تمایز آنها کمک کند.
پلاک‌کوبی و برچسب‌گذاری اموال و دارایی‌های ثابت چیست؟
هر واحد اقتصادی دارای یک سری از امول و دارایی‌های ثابت است که بخش مهمی از سرمایه آن سازمان به حساب می‌آیند. از این رو اطلاعات دقیق درباره ارزیابی موجودی کالا، اموال، کد اموال، قیمت تمام شده، و اطلاعاتی از این قبیل بسیار حائز اهمیت است. یکی از شیوه‌های کارآمدی که می‌تواند در این زمینه موثر باشد، استفاده از سیستم دارایی ثابت است. می‌توان با کمک این نرم‌افزار اطلاعات اموال و دارایی‌های ثابت یک واحد اقتصادی را مدیریت نمود. در ادامه درباره پلاک‌کوبی و برچسب‌گذاری اموال اطلاعاتی را در اختیار شما خوانندگان عزیز قرار می‌دهیم.
پلاک‌کوبی و برچسب‌گذاری اموال
یکی از وظیفه‌های مهم هر مدیری، این است که از اموال مجموعه حفاظت نماید و آنها را کنترل کند. از این رو پلاک‌کوبی و برچسب‌گذاری اموال و هچنین دارایی‌های ثابت از راه کارهای کارآمد در این زمینه به حساب می‌آید. کنترل درست و دقیق اموال باید در زمان آغاز به کار یک واحد اقتصادی مد نظر قرار داده شود. به همین دلیل در همان ابتدا باید برای اموال آن واحد اقتصادی کدهایی تخصیص داده شود.
این کار باعث می‌شود که اطلاعات مهم درباره اموال از جمله مشخصات کامل اموال، بهای تمام شده برای آنها، تاریخ بهره برداری، نرخ و روش استهلاک، محل استقرار و مرکز هزینه، شخصی تحویل گیرنده و ذینفعان و سایر اطلاعات مربوطه در هر مقطع زمانی در اختیار مدیریت واحد اقتصادی باشد. این اطلاعات طبقه‌بندی شده هستند و می‌توان به راحتی از آنها محافظت کرد. در ادامه این مقاله درباره شیوه شماره‌گذاری برچسب اموال اطلاعاتی را در اختیار شما قرار می‌دهیم.
نحوه شماره‌گذاری برچسب اموال
به طور کلی، شماره‌گذاری اموال بر اساس دسته‌بندی آنها انجام می‌شود. این کار را می‌توان به شیوه‌های زیر انجام داد.
- روی اموالی که به راحتی قابل تشخیص هستند، پلاکی را نصب می‌کنند. از جمله این اموال می‌توان به یخچال، فرش، مبل، کامپیوتر و وسایلی از این قبیل اشاره نمود.
- دسته‌بندی دارایی‌هایی که شماره‌های مشخصی دارند. برای مثال مانند ماشین یا سند ملکی که دارای سند دولتی دارد.
- اموالی که به شکل جداگانه خریداری شده‌اند اما جز دارایی یک مجموعه به حساب می‌آید. جز اصلی این مجموعه پلاک‌کوبی شده و سایر اجزای آن در دفتر اموال ثبت خواهد شد ولی نیازی به پلاک کوپی آنها وجود ندارد. وسایل گرمایشی و سرمایش از جمله این اموال به حساب می‌آید.
- به طور کلی، بر اساس آیین نامه اموال شرکت ها، همه دارایی‌هایی که وارد انبار گردیده تا وقتی که در انبار نگه داری می‌شوند نیازی به پلاک کوپی و برچسب‌گذاری ندارند.
آشنایی با روش‌های مختلف پلاک‌کوبی اموال؛ مزایای هریک چیست؟
روش‌های مختلفی برای پلاک‌کوبی اموال وجود دارد که در ادامه درباره هر یک از آنها توضیح می‌دهیم.
روش بارکد
در این حالت، اطلاعات کدگذاری شده به شکل تصویری در یک سطح فیزیکی مشخص می‌گردد که به آن بارکد می‌گویند. این اطلاعات را می‌توان با کمک یک ابزار خاص بازار خوانی نمود. هر بارکدی در بانک اطلاعاتی‌اش دارای اطلاعات کاملی از جمله مقدار موجودی کالای مورد نظر، مشخصات آن، شرح اموال و اطلاعات خروج و فرود برای مصرف کنندگان آن کالا است.
در ابتدا، بارکدها یک سری اطلاعات را به شکل خطوط موازی ذخیره می‌کردند. اما امروزه، بارکدها کمی متفاوت عمل می‌کنند و با توجه به نوع محصول، اطلاعات را به شکل یک دسته دایره هم مرکز در حالت پنهان شده در تصاویرو به شکل یک دسته نقطه ذخیره می‌کنند. برای خواندن این نوع بارکدها از اسکنر نوری استفاده می‌گردد که آن را بارکد خوان می‌نامند.
مزیت‌های بارکد اموال
بارکد اموال مزیت‌های زیادی را به همراه دارد. با کمک بارکد اموال، سرعت افزایش پیدا می‌کند و احتمال خطا در ثبت نمودن اطلاعات کم می‌گردد. می‌توان با کمک بارکد اموال اطلاعات را با دقت و به درستی دسته‌بندی نمود. همچنین در این روش می‌توان به راحتی به اطلاعات واقعی دست پیدا کرد. می‌توان با روش بارکد اطلاعات گوناگون را جمع آوری وثبت نمود. این روش کاربردهای گوناگونی دارد.
برای مثال می‌توان با کمک آن کارت‌های حضور و غیاب کارکنان در یک واحد اقتصادی، اطلاعات مربوط به قبوض چیزهای مصرفی مانند آب و برق، ثبت شماره استاندارد بین المللی، اطلاعات مربوط به خطوط تولید و صورت برداری‌ها از دارایی‌های ثابت را انجام داد. بارکد به عنوان یک ابزار ورودی بسیار کارآمد است و می‌توان با کمک آن اطلاعات را ثبت یا تغییرات لازم را در سیستم اعمال نمود. همچنین با کمک این روش، در ثبت اطلاعات امکان خطا به پایین‌تر حد ممکن می‌رسد.
پلاک برچسب
پلاک برچسب در حقیقت نوعی اختصاص شناسه به اموال ارزشمند است که از طریق کنترل موجودی صورت می‌گیرد. این عمل باعث می‌گردد که کالاها مفقود نشوند، بیش از یکبار شمرده نشوند و یا این روش از به سرقت رفتن دارایی جلوگیری می‌نماید. به طور کلی، برچسب‌گذاری و پلاک‌کوبی اموال در زمان آغاز استفاده و بهره برداری از آن دارایی انجام می‌شود و این کار مزیت‌های زیادی دارد.
برای مثال، می‌توان با کمک این روش دارایی‌ها و اموال ارزشند یک نهاد را طبقه‌بندی کرد. همچنین می‌توان ماهیت اموال ثبت شده را شناسایی نمود. پلاک برچسب در حقیقت از بروز هر گونه اشتباه و خطا و سوء استفاده از اموال ثابت واحد اقتصادی جلوگیری می‌نماید.
مشکلات روش پلاک‌کوبی سنتی و روش بارکد
در روش‌های قبلی که برای پلاک‌کوبی ذکر کردیم که شامل روش برچسب‌گذاری سنتی و روش بارکدی بود در کنار مزیت‌ها یک سری معایب نیز وجود داشت که به نوعی فرایند کنترل اموال را با مشکلاتی روبه‌رو می‌کرد. برای مثال، در روش برچسب‌گذاری سنتی باید برای برچسب‌گذاری تک‌تک اموال مشاهده می‌شود و نیاز است که همه برچسب‌ها خوانده شود تا کدی از قلم نیفتد.
به همین دلیل ممکن است که در این روش اشتباهات زیادی رخ دهد. زیرا مشخص نیست که چه اموالی باید در محل باشد و چه اموالی نباشد. از این رو حتی این ممکن است که یک اموالی که کد ندارد و اساساً به آن محل متعلق نیست، به اشتباه برچسب‌گذاری گردد. در نتیجه آن اموال در لیست دارایی‌های شرکت یا واحد اقتصادی قرار می‌گیرد.
در رابطه با روش بارکد گذاری نیز، ممکن است خطاهایی رخ دهد. هرچند احتمال خطا در روش بارکدگذاری از روش سنتی کمتر است اما باز هم در این روش خطا وجود دارد. عمده‌ترین مشکل این روش این است که احتمال مخدوش شدن بارکدها وجود دارد. مشکل دیگر این روش این است که در زمان انبارگردانی، برای ثبت نمودن همه کدها مسئول مربوطه مجبور است که همه اموال را به صورت تکی مشاهده نماید تا بتواند بارکد آنها را بخواند. این پروسه زمان بر است و این روند به کندی طی خواهد شد.
RFID
روش دیگری برای پلاک‌کوبی وجود دارد که بر مبنای RFID کار می‌کند. در این روش می‌توان همه مشکل‌های روش قبلی را حل نمود. به عبارت دیگر، همه پلاگ‌ها قابل خواندن هستند و دیگر مخدوش و ناخوانا نمی‌گردند. دیگر برچسب‌ها از اموال جدا نمی‌شوند. برای بررسی اموال نیازی نیست که همه کالاها به صورت تکی مشاهده شده و کد آنها خوانده شود.
در این روش کدها را به صورت گروهی می‌خوانند و اطلاعات مربوط به هر کد به صورت اتوماتیک در سیستم ثبت می‌گردد. تگ‌هایی به اموال چسبانده می‌شوند که از طریق ریدرهای دستی می‌توانند همه اطلاعات مربوط به کالا را خواند و بسیاری از جزئیات درباره آن نمایش داده می‌شود. با کمک این روش می‌توان اموال یک واحد اقتصادی به راحتی مدیریت و رهگیری نمود. این کار به صورت خودکار انجام می‌شود و به زمان زیادی نیاز نیست.
اطلاعاتی که از طریق ریدر خوانده می‌شود شامل اسم کالا، آخرین محل جای‌گیری آن، نام مسئولی که آن را تحویل گرفته و آخرین وضعیت بررسی آن است. همه این اطلاعات در سامانه مدیریت اموال ثبت می‌شود و به راحتی می‌توان آنها را دنبال کرد و قابل‌پیگیری هستند.
مزیت‌های روش برچسب‌گذاری RFID
همان‌طور که گفتیم، این روش توانسته بسیاری از معایب روش‌های قبلی را حل کند از این رو مزیت‌های زیادی دارد. برای مثال می‌توان با کمک این روش اموال را به شکل چندتایی و به طور هم‌زمان شناسایی و رهگیری کرد. از آنجایی که این فرایند کاملاً سیستمی است، احتمال خطای انسانی در این روش صفر است.
اطلاعات در این روش به شکل کاملاً لحظه‌ای ثبت می‌گردد که این امر مانع فراموشی ثبت اطلاعات می‌شود. می‌توان با کمک این روش بادقت بالایی موجودی‌ها را کنترل نمود و مکان کالاهایی که جابه‌جا شده‌اند پیدا کرد. همچنین می‌توان از آخرین وضعیت کالاها اطلاع پیدا کرد.
کدینگ کالا در انبار با استفاده از نرم افزار انبار سپیدار
همواره یکی از وظایف مهم مدیریت حفظ و کنترل اموال در یک مجموعه است. کدینگ (کدگذاری)، پلاک‌کوبی و برچسب‌گذاری اموال و دارایی‌های ثابت در واقع یکی از راه‌های کارآمد برای رسیدن به این هدف است. پلاک برچسب در حقیقت اختصاص دادن یک شناسه به یک دارایی باارزش است که یک روش کنترل دارایی به حساب می‌آید.
از این طریق می‌توان از گم‌شدن یا به سرقت رفتن اموال جلوگیری کرد و همچنین دیگر دارایی از قلم نمی‌افتد. برچسب‌گذاری یا پلاک‌کوبی اموال در همان ابتدای شروع به بهره‌برداری از آن انجام می‌شود. این پلاک را در قسمت از دارایی نصب می‌نمایند که کاملاً قابل خوانش باشد. پلاک باید به‌گونه‌ای باشد که با گذشت زمان از بین نرود و نتوان آن را به‌راحتی جدا نمود. با کمک این پلاک اطلاعات و مشخصاتی درباره آن کالا به دست می‌آید که این مسئله برای مدیریت بسیار حائز اهمیت است.
سئوالات متداول
- پلاک‌کوبی و برچسب‌گذاری اموال و دارایی‌های ثابت چیست؟
هر واحد اقتصادی دارای یک سری از امول و دارایی‌های ثابت است که بخش مهمی از سرمایه آن سازمان به حساب می‌آیند. از این رو اطلاعات دقیق درباره موجودی ها، اموال، کد اموال، قیمت تمام شده، و اطلاعاتی از این قبیل بسیار حائز اهمیت است.
- روش بارکد در برچسب‌گذاری اموال چیست؟
در این حالت، اطلاعات کدگذاری شده به شکل تصویری در یک سطح فیزیکی مشخص می‌گردد که به آن بارکد می‌گویند. این اطلاعات را می‌توان با کمک یک ابزار خاص بازار خوانی نمود. هر بارکدی در بانک اطلاعاتی‌اش دارای اطلاعات کاملی از جمله مقدار موجودی کالای مورد نظر، مشخصات آن، شرح اموال و اطلاعات خروج و فرود برای مصرف کنندگان آن کالا است.