حسابداری

۴ کار حسابداری که هر هفته باید انجام دهید


دفترداری قوی و ثبت‌ حسابداری مالی برای موفقیت هر کسب‌وکاری لازم هستند، چه بزرگ و چه کوچک. برخی از بزرگ‌ترین کسب‌وکارها در جهان به خاطر حسابداری نامنظم – یا بدتر، فریبکارانه – در نهایت شکست خورده‌اند. شاید کسب‌وکارهای کوچک نسبت به حسابداری ضعیف آسیب‌پذیرتر هم باشند.

حتی یک کسب‌وکار کوچک هم تکیه‌ی زیادی به جریان نقدی دارد، بیشتر کارآفرینان اطلاعات زیادی درباره‌ی حسابداری ندارند. آنها فکر می‌کنند که حسابداری بیشتر به درد شرکت‌های بزرگ با دارایی‌های بیشتر می‌خورد. آنها کسب‌وکار را مانند مسائل مالی شخصی اداره می‌کنند، با بررسی گه‌گاه حساب بانکی و پرداخت صورت‌حساب‌ها در هر زمانی که پول داشته باشند.

حتی بدتر، برخی از کسب‌وکارهای کوچک یک دفتردار – نه حسابدار – استخدام می‌کنند که اطلاعات بسیار کمی درباره‌ی روش‌های صحیح حسابداری دارد و تمام مسائل مالی را به او می‌سپارند.

از کجا می‌دانید که شما یکی از این کسب‌وکارها نیستید؟ اول، باید مبانی حسابداری را بدانید. در این‌جا چهار مأموریت معرفی می‌شوند که باید هر هفته انجام دهید.

  • بررسی مغایرت بانکی

کم پیش می‌آید که حساب بانکی شما مغایرت نداشته باشد. تطابق بانکی درست به این معناست که شما پولی را که فکر می‌کنید، داشته باشید. که مشخصاً برای هر کسب‌وکاری مهم است.

۴ کار حسابداری که هر هفته باید انجام دهید

بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک این اشتباه رایج را می‌کنند که منتظر صورت‌های بانک می‌مانند تا مغایرت را بررسی کنند، اما صورت‌های بانکی به صورت ماهانه ارسال می‌شوند. یعنی تقریباً ۳۰ روز بین بررسی مغایرت‌ها فاصله می‌افتد و در ۳۰ روز اتفاقات زیادی ممکن است بیفتد. شما باید حداقل به صورت هفتگی تمام حساب‌های بانکی را مورد بررسی قرار دهید. اگر وقتش را دارید، حتی بهتر است که روزانه این کار را بکنید.

  • پرداخت به تأمین‌کننده

شما به سیستمی برای پرداخت به تأمین‌کنندگان نیاز دارید. این کار برای نگه‌داشتن حساب بدهی‌ها ضروری است و برای حفظ شهرت و داشتن تاریخچه‌ی اعتباری خوب نزد تأمین‌کنندگان هم لازم است.

شرایط پرداخت شما به تأمین‌کنندگان مختلف متفاوت است، بنابراین نمی‌توانید با پرداخت ماهانه‌ی صورت‌حساب‌ها از پس آنها بربیایید. برخی تأمین‌کنندگان ممکن است برای پرداخت ۳۰ روز وقت بدهند، اما بقیه به پرداخت فوری نیاز دارند.

اگر شما صورت‌حساب‌ها را تنها در اول ماه انجام می‌دهید و در روز دوم فاکتوری با عنوان «پرداخت روی رسید» دریافت کنید، تأمین‌کننده احتمالاً حساب شما را مسدود می‌کند یا خدمتی که به شما ارائه می‌دهد را به خاطر عدم پرداخت، متوقف می‌سازد.

با این حال، این کار نباید روزانه هم انجام شود. زیرا برای دفتردار شما گیج‌کننده و زمان‌بر می‌شود و مزیت خاصی هم در پرداخت روزانه وجود ندارد. هفته‌ای یک بار، بهترین گزینه‌ی زمانی است زیرا کاراترین است. صورت‌حساب‌ها به درستی پرداخت می‌شوند و دفتردارتان هم به خاطر تراکنش‌های بیش از حد گیج نمی‌شود.

۴ کار حسابداری که هر هفته باید انجام دهید

 

  • رسید مشتری

تنها چیزی که از تأمین‌کننده‌ی ناراضی بدتر است، مشتری ناراضی است. هیچ‌کس دوست ندارد که صورت‌حساب را پرداخت کند و یک هفته بعد یک یادداشت «گذشت از موعد» دریافت کند. برای اجتناب از این شرایط، اطمینان حاصل کنید که رسید مشتریان‌تان به‌موقع ارسال می‌شوند. ارسال روزانه ایده‌آل است، اما ارسال هفتگی هم خوب است.

هر چارچوب زمانی که انتخاب می‌کنید، حتما تاریخ واقعی انجام پرداخت را علامت‌گذاری کنید – نه تاریخ پستی و نه تاریخ فعلی. بدیهی است که هیچ وقت نباید صورت‌ها را پیش از ارسال تمام رسید‌ها، بفرستید، مگر این که به دنبال تماس‌های بی‌پایان مشتریان باشید.

  • واردکردن تراکنش‌های دیگر

پرداخت‌های تأمین‌کننده و رسید‌های مشتریان بیشتر حجم تراکنش‌ها را تشکیل می‌دهند. اما احتمالاً تراکنش‌های دیگری هم دارید. پرداخت‌های مستقیم، پرداخت بهره و هزینه‌های بانک برخی از تراکنش‌های رایج را تشکیل می‌دهند که باید به صورت هفتگی ثبت شوند. بیشتر دفترداران ترجیح می‌دهند که این‌ها را پیش از هر بررسی مغایرت بانکی ثبت کنند تا فرایند را روان‌تر کنند.

با رشد شما، احتمالاً سیستمی برای هر جنبه از چرخه‌ی حسابداری ایجاد می‌کنید. اما این راهنما باید نقطه‌ی شروع خوبی باشد. به یاد داشته باشید: چه یک دفتردار هستید چه مالک کسب‌وکار، باید روی مسائل مالی کسب‌وکار تسلط داشته باشید. آنها کلید دوام شرکت هستند.