نظم و دقت در چرخه حیات هر کسب‌وکار حرف اول را می‌زند. امروزه با پیشرفت فناوری اطلاعات و علم حسابداری و همچنین گستردگی استفاده از نرم‌افزارها در حسابداری، هر روز نرم‌افزارهای جدیدی به نرم‌افزارهای حسابداری اضافه می‌شود. از آن‌جایی که حسابداری فرآیندی دقیق شامل جمع‌آوری اطلاعات، طبقه‌بندی آن‌ها، محاسبات و مدیریت هزینه‌ها است، به نرم‌افزاری نیاز دارد که تمامی امکانات لازم را برای انجام امور مالی و حسابداری در خود داشته باشد.
یکی از این نرم‌افزارها اکسل است که محصول مایکروسافت است. نرم‌افزار اکسل جزئی جدایی‌ناپذیر از حسابداری است. بسیاری از گزارشات مالی امروزه از اکسل استخراج می‌شوند و محاسبات پیچیده مالی توسط توابع اکسل در عرض چند ثانیه انجام می‌شوند. در این مقاله قصد داریم امکانات نرم‌افزار اکسل برای حسابداری را بررسی کنیم و توابع کاربردی اکسل را معرفی کنیم. همچنین اهمیت یادگیری مهارت استفاده از این نرم‌افزار برای حسابداران را بیان می‌کنیم.
امکانات کلیدی اکسل در حسابداری چیست؟
نرم‌افزار اکسل محیطی ساده، اما قدرتمند دارد. امکانات اکسل مفید و کاربردی هستند و کتابخانه‌ای غنی از توابع مالی و محاسباتی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که با استفاده از آن‌ها می‌توانند به سادگی امور مالی و حسابداری را انجام دهند. علاوه بر توابع آماده، نرم‌افزار اکسل امکان برنامه‌نویسی به زبان VBA و نوشتن توابع موردنیاز دیگر را نیز به کاربران می‌دهد.
دوره‌های آموزشی سپیدار را از دست ندهید
سناریوهای شبیه‌سازی شده تمرین کنید
با نسخه آموزشی، اسناد ثبت کنید
جایگاه شغلی خود را ارتقا دهید
گواهی معتبر شرکت در دوره دریافت کنید
با کتاب سپیدار بر جزئیات سیستم مسلط شوید
امکانات بسیار دیگری نیز توسط نرم‌افزار اکسل برای انجام امور حسابداری فراهم شده است که به تعدادی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- امکان لیست کردن فرآیندهای مالی در فایل‌های جداگانه
- امکان استفاده از توابع پیش‌فرض برای محاسبات پیچیده
- امکان تنظیم جداول، مثلاً جدول لیست حقوق
- امکان تنظیم کاربرگ‌های حسابرسی ماهیانه
- امکان تهیه گزارشات مالی در اکسل با دقت محاسبات بالا و خطای کم
- امکان تهیه نمودار و گراف بر اساس داده‌ها و اطلاعات
- امکان طبقه‌بندی و نظم دادن به داده‌ها
- امکان تنظیم صورت مغایرت بانکی
- امکان کنترل موجودی انبار و شمارش کالاها
- امکان انجام محاسبات مالی شخصی، مانند شارژ ساختمان
- امکان جمع‌آوری مدارک ناقص به‌طور منظم بدون استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری دیگر
- امکان ویرایش چندباره اطلاعات در صورت نیاز
- امکان تحلیل داده‌های مدیریتی و ایجاد داشبوردهای تحلیلی و مقایسه‌ای
- امکان ترکیب اطلاعات خروجی از نرم‌افزارهای مختلف و تنظیم گزارش از آن‌ها
توابع کاربردی اکسل در حسابداری
توابع نرم‌افزار اکسل یکی از نقاط قوت و راز موفقیت این نرم‌افزار نسبت به بقیه نرم‌افزارهای حسابداری است. بیش از پنجاه و پنج تابع مربوط به امور مالی و حسابداری در اکسل به صورت پیش‌فرض وجود دارد. برای استفاده از آن‌ها کافی است در محیط برنامه اکسل از برگه Formula گزینه Financial انتخاب شود تا لیست توابع نمایش داده شود.
از بین توابع نرم‌افزار اکسل، تعدادی از آن‌ها برای انجام امور حسابداری پرکاربردتر هستند. تعدادی از این توابع، توابع محاسباتی و مثلثاتی و تعدادی از آن‌ها توابع مالی هستند که محاسبات مالی را برای حسابداران ساده و آسان می‌کنند. در زیر این توابع را معرفی و تشریح می‌کنیم:
- SUM: این تابع ساده‌ترین تابع محاسباتی در اکسل است که مقادیر دو یا چند سلول را با هم جمع و در سلول هدف ذخیره می‌کند.
- SUMIF: از این تابعزمانی استفاده می‌شود که بین دو یا چند سلول ارتباطی مشخص برقرار باشد. با استفاده از این تابع می‌توان مقادیر آن سلول‌ها را با هم جمع کرد.
- VLOOKUP: این تابع برای جستجوی ستونی استفاده می‌شود.
- HLOOKUPT: این تابع برای جستجوی سطری استفاده می‌شود.
- SLN: از این تابع برای محاسبه هزینه استهلاک به روش خط مستقیم استفاده می‌شود.
- PMT: این تابع برای محاسبه اقساط وام با پرداخت دوره‌ای ثابت و با نرخ مشخص مورداستفاده قرار می‌گیرد.
- PPMT: این تابع نسخه دیگری از تابع PMT است که برای محاسبه اقساط اصل وام مورداستفاده قرار می‌گیرد.
- IPMT: این تابع نیز نسخه‌ای از تابع PMT است و برای محاسبه اقساط مربوط به بهره استفاده می‌شود.
- RATE: توسط تابع RATE در اکسل می‌توان برای محاسبه نرخ بهره برای پرداخت کامل وام استفاده کرد.
- SYD: توسط این تابع هزینه استهلاک به شیوه مجموع سنوات محاسبه می‌شود.
- DB: این تابع هزینه استهلاک نزولی در زمانی معین را محاسبه می‌کند.
- FV: این تابع از پرکاربردترین توابع اکسل در حسابداری است. با استفاده از تابع FV ارزش آینده یک سرمایه‌گذاری با نرخ پرداخت ثابت و پرداخت دوره‌ای یکسان محاسبه می‌شود.
- PV: در مقابل تابع FV که ارزش آینده سرمایه‌گذاری را محاسبه می‌کند، تابع PV ارزش فعلی سرمایه‌گذاری را محاسبه می‌کند.
- NPV: با استفاده از این تابع می‌توان ارزش خالص فعلی سرمایه‌گذاری را محاسبه کرد.
- XNPV: این تابع به تابع NPV شبیه است، با این تفاوت که برای محاسبه ارزش خالص فعلی سرمایه‌گذاری‌هایی استفاده می‌شود که پرداخت‌ها و دریافت‌ها دوره‌ای نیستند و هر دریافت و پرداخت تاریخ مشخصی دارد.
- NPER: با این تابع می‌توان تعداد دوره‌های مودنیاز برای سرمایه‌گذاری را محاسبه کرد.
- IRR: ابن تابع برای محاسبه نرخ بازده داخلی استفاده می‌شود. درواقع در طرح‌های توجیهی برای نشان دادن سوددهی یک پروژه این تابع را مورداستفاده قرار می‌دهند.
- XIRR: هنگامی که تراکنش‌های مالی برای محاسبه نرخ بازده داخلی در زمان‌های مختلفی صورت بگید از این تابع برای محاسبه نرخ بازده داخلی استفاده می‌شود.
- MIRR: با فرض صفر بودن NPV یا ارزش خالص فعلی سرمایه‌گذاری، نرخ داخلی کارکرد سرمایه با استفاده از تابع MIRR محاسبه می‌شود.
- ACCRINT: از این تابع برای محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق استفاده می‌شود.
آیا امکان استفاده از قالب‌های قابل استفاده در نرم افزار اکسل وجود دارد؟
در پاسخ به این سئوال باید گفت که شما می‌توانید قالب‌های موردنیاز خود را در این نرم افزار طراحی و استفاده کنید. همچنین برخی از این قالب‌ها را می‌توانید خریداری کنید و با نصب آن مورد استفاده قرار دهید. برخی از مهم‌ترین این قالب‌ها عبارتند از: امکان تهیه خروجی گزارش‌ها و داده‌ها، ایجاد بودجه، تهیه صورت مالی و …
چرا مهارت در اکسل برای حسابداران دارای اهمیت است؟
نرم‌افزار اکسل نرم‌افزاری بسیار گسترده است و این‌که گمان شود آشنایی سطحی با این نرم‌افزار برای یک حسابدار کافی است گمانی اشتباه است. یادگیری کامل نرم‌افزار اکسل برای یک حسابدار بسیار ضروری است، چرا که برای انجام محاسبات پیچیده و سنگین و همچنین ارزیابی، کنترل و تحلیل داده‌ها و اطلاعات به کمک این نرم‌افزار نیاز است.
اکسل سرعت و دقت محاسبات را افزایش می‌دهد و بدون استفاده از آن عملاً امکان انجام عملیات حسابداری وجود ندارد. بنابراین تفاوت بین یک حسابدار حرفه‌ای و قوی با یک حسابدار ضعیف را می‌توان در میزان مهارت او در استفاده از نرم افزار حسابداری، به‌خصوص اکسل دانست. با وجود این‌که تمامی توابع حسابداری موجود در نرم‌افزار اکسل برای همه حسابدارها موردنیاز نیست، تقریباً تمامی نیازهای مربوط به امور مالی هر شخصی که با فعالیت‌ها و گزارشات مالی سروکار دارد با این نرم‌افزار برطرف می‌شود.
سخن پایانی
کاربرد اکسل در حسابداری کم نیست و همان‌طور که گفته شد دقت و سرعت در محاسبات لازمه کار یک حسابدار است. حسابداران با کمک نرم‌افزارهای حسابداری و نرم‌افزار اکسل، محسابت خود را با دقت بیشتری انجام می‌دهند. در این مقاله تلاش کردیم امکانات نرم‌افزار اکسل برای حسابداری را بررسی کرده و توابع کاربردی اکسل را معرفی کنیم.
سؤالات متداول
- چرا نرم‌افزار اکسل در حسابداری اهمیت دارد؟
امکانات اکسل مفید و کاربردی هستند و کتابخانه‌ای غنی از توابع مالی و محاسباتی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که با استفاده از آن‌ها می‌توانند به سادگی امور مالی و حسابداری را انجام دهند. علاوه بر توابع آماده، نرم‌افزار اکسل امکان برنامه‌نویسی به زبان VBA و نوشتن توابع موردنیاز دیگر را نیز به کاربران می‌دهد.
- نقطه قوت نرم‌افزار اکسل در مقابل سایر نرم‌افزارهای حسابداری چیست؟
توابع نرم‌افزار اکسل یکی از نقاط قوت و راز موفقیت این نرم‌افزار نسبت به بقیه نرم‌افزارهای حسابداری است. بیش از پنجاه و پنج تابع مربوط به امور مالی و حسابداری در اکسل به صورت پیش‌فرض وجود دارد. برای استفاده از آن‌ها کافی است در محیط برنامه اکسل از برگه Formula گزینه Financial انتخاب شود تا لیست توابع نمایش داده شود.
- تفاوت بین یک حسابدار حرفه‌ای و قوی با یک حسابدار ضعیف در چیست؟
تفاوت بین یک حسابدار حرفه‌ای و قوی با یک حسابدار ضعیف را می‌توان در میزان مهارت او در استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، به‌خصوص اکسل دانست.