وقتی صحبت از حسابرسی می‌شود، واحد مالی به عنوان مهم‌ترین واحدی که با حسابرس‌ها همکاری دارد و هماهنگی‌های لازم با تیم حسابرسی را انجام می‌دهد،به خاطر می آید. فرایند ارتباط با حسابرس‌ها از زمانی آغاز می شود که مدیر مالی یک شرکت با یک مؤسسه یا تیم حسابرسی هماهنگ می‌شود. در این مقاله از سپیدار سیستم به این موضوع می پردازیم که واحد مالی باید چه اقداماتی قبل و در حین حضور حسابرس‌ها در شرکت انجام دهد.
ارسال درخواست به مؤسسه حسابرسی و تنظیم قرارداد حسابرسی
همانطور که گفتیم معمولاً مدیر مالی یا حسابدار مجموعه، هماهنگی‌های لازم برای حسابرسی صورت‌های مالی را با یک مؤسسه حسابرسی انجام می‌دهد. شرکت‌ها با توجه به نیاز خود، از مؤسسات حسابرسی درخواست می‌کنند تا با روش‌های مختلف مانند بررسی اجمالی یا روش‌های توافقی حسابرسی دفاتر و حسابرسی صورت‌های مالی را انجام دهند. مؤسسه حسابرسی پس از دریافت درخواست از سمت شرکت، بودجه زمانی مشخصی را به آن شرکت اختصاص می دهد و براساس آن، قرارداد حسابرسی را تنظیم میکند.
در این قرارداد، به مشخصات مؤسسه حسابرسی و موضوعات حسابرسی با توضیحات کامل پرداخته می‌شود. نکته مهمی که درباره قراردادهای حسابرسی وجود دارد این است که طبق استاندارد 210 حسابرسی تجدید نظر شده در سال 1401، قراردادهای حسابرسی باید از سال 1402 مطابق با تغییرات جدید این استاندارد باشد. این قرارداد در سه نسخه تهیه و به شرکت خواهان حسابرسی ارسال می‌شود. شرکت نیز پس از توافق بر روی مبلغ قرارداد، هر سه نسخه را امضا کرده و دو نسخه را برای مؤسسه حسابرسی ارسال میکند و یک نسخه را نزد شرکت نگه می‌دارد. پس از تنظیم قرارداد، باید یک زمان‌بندی مکتوب و مدوّن برای ارائه مدارک و انبارگردانی به مؤسسه حسابرسی ارائه شود.
زمان‌بندی ارائه مدارک و جدول انبارگردانی به مؤسسه حسابرسی
پس از تنظیم قرارداد، مؤسسه حسابرسی یک جدول که حاوی زمان‌بندی مشخص برای ارائه اطلاعات و برنامه انبارگردانی است، برای شرکت ارسال میکند. این جداول و مدارک باید توسط واحد مالی تهیه و تکمیل شوند. در این جدول واحد مالی اعلام میکند که ترازنامه، صورت سود و زیان و هر یک از سرفصل‌های صورت‌وضعیت مالی در چه تاریخی آماده می‌شوند. این زمان‌بندی به مؤسسه حسابرسی کمک میکند تا بتواند برای فرایند کار برنامه‌ریزی کند. دقت کنید در صورتی که زمان‌بندی درستی از فرایند حسابرسی ارائه نکنید، مجبور به ارسال متمم برای قرارداد حسابرسی خواهید شد.
مؤسسه حسابرسی، جدول زمان‌بندی انبارگردانی را نیز برای واحد مالی شرکت ارسال میکند که واحد مالی باید در آن تعداد انبارها، موجودی کالاها، زمان شروع و پایان انبارگردانی، سرپرست انبار و مواردی دیگری از این دست را مشخص کند. اهمیت تکمیل این جدول و اعلام رسمی آن به مؤسسه حسابرسی تا جایی است که اگر حسابرس از فرایند انبارگردانی مطلع نباشد و در آن حضور پیدا نکند، می‌تواند یک بند محدودیت یا شرط بر روی گزارش حسابرسی شما درج کند.
واحد مالی چه اقداماتی برای استقرار تیم حسابرسی باید انجام بدهد؟
اولین موردی که در این مرحله باید به آن دقت کنید مربوط به مکان استقرار حسابرس‌ها در شرکت است. بدون تردید مناسب‌ترین مکان برای استقرار حسابرس‌ها در شرکت، نزدیک‌ترین اتاق به اتاق واحد مالی است؛ در این صورت فرایند همکاری بین حسابرس‌ها و واحد مالی از جمله پرسیدن سؤال و دریافت اسناد با سرعت بسیار بالاتری انجام خواهد شد. علاوه بر این، تجهیزات مورد نیاز مانند سیستم‌های رایانه‌ای و دستگاه پرینتر باید در دسترس آنها قرار بگیرد. همچنین در برخی از شرکت‌ها که پروژه‌های مهندسی انجام می‌دهند، ممکن است که حسابرس درخواست دسترسی به اطلاعات بیشتر برای بررسی این پروژه‌ها را داشته باشد. به این نکته توجه داشته باشید که برای تیم حسابرسی فقط “دسترسی مشاهده” را ایجاد کنید تا امکان تعدیل و تغییر سهوی یا عمدی اطلاعات را نداشته باشند.
الزامات واحد مالی در حین فرایند حسابرسی
اولین کاری که حسابرس انجام می‌دهد این است که گزارش‌های مورد نیاز خودش را از واحد مالی دریافت کند. واحد مالی نیز اولین کاری که باید بکند این است که حسابرس را درباره کامل یا ناقص بودن اسناد و سندهای تعدیلی در جریان بگذارد و همچنین درباره احتمال اعمال تعدیلات در صورت‌های مالی باید حسابرس را مطلع کند. با این اطلاعات، حسابرس برنامه‌ریزی درست‌تری برای انجام حسابرسی می‌تواند داشته باشد.
وقتی که صورت‌های مالی به دست حسابرس‌ها می‌رسد، هر کدام از حساب‌ها به یکی از حسابرس‌ها سپرده می‌شود و هر حسابرس با توجه به نوع حسابی که به او سپرده شده، به متولی آن مراجعه میکند؛ مثلاً حسابرس به متولی حساب‌های دریافتنی مراجعه و صورت ریز این حساب را به تفکیک اشخاص وابسته و سایر اشخاص دریافت میکند. مثلاً برای رسیدگی به حساب موجودی بانک‌ها، حسابرس صورت‌حساب موجودی بانک یا صورت مغایرت بانکی را از واحد مالی درخواست خواهد کرد. اجرای درخواست‌هایی که از سمت حسابرس‌ها برای واحد مالی فرستاده می‌شود، هم برای واحد مالی و هم برای تیم حسابرسی بسیار تسهیل‌کننده است و باعث بهینه شدن فرایند حسابرسی برای هر دو طرف خواهد شد؛ به این ترتیب که واحد مالی کمتر درگیر نیازمندی‌های حسابرسی می‌شود و به کارهای روزمره خودشان می‌توانند بپردازند.
واحد مالی چه مدارکی را باید به حسابرسان ارائه کند؟
حسابرس‌ها برای انجام امور حسابرسی، نیاز به دریافت مدارک مشخصی از واحد مالی دارند. در اینجا درباره برخی از مهم‌ترین مدارکی که معمولاً حسابرس از واحد مالی درخواست میکند توضیح می‌دهیم.
حسابرسی که می‌خواهد سرفصل هزینهها را رسیدگی کند، به سراغ لیست حقوق و دستمزد می‌رود؛ میزان حقوق پایه، اضافهکارها، مزایا، ناخالص هزینهها و خالص پرداختی، جزء مواردی هستند که مورد توجه و بررسی حسابرس قرار خواهند گرفت. طبیعتاً به دلیل محدودیتهای زمانی، تمام لیستهای 12 ماهه بررسی نمیشوند و به صورت گزینشی یک یا دو لیست حقوق و دستمزد مورد بررسی قرار میگیرند. علاوه بر این، نمونه‌های از احکام کارگزینی و ساعات اضافه‌کار و ساعت‌های ورود و خروج را باید ارائه بدهید. به یاد داشته باشید که حقوق و دستمزد یکی از مواردی است که با بیشترین دقت توسط حسابرس بررسی می‌شود.
علاوه بر لیست حقوق و دستمزد، سرفصل‌های دیگری مانند دارایی‌های ثابت، سرمایه گذاری‌ها و موجودی‌های کالا هستند که نحوه بررسی این سرفصلها و مدارک مهم مرتبط با آنها را در مقاله نحوه رسیدگی حسابرسی به سرفصلها ارائه کرده‌ایم.
اسناد تعدیلی در حسابرسی
در پایان یا حتی در حین دوره مالی، ممکن است متوجه شوید که مانده‌حساب‌های دفترکل به هر دلیلی اشتباه ثبت شده‌اند و باید تغییر کنند. یکی از دلایل اهمیت تعدیل این حساب‌ها، رعایت اصل تطابق طبق اصول حسابداری است. اصل تطابق بیان میکند حسابدار باید هزینه‌های یک مجموعه را بدون در نظر گرفتن زمان رفع تعهد آن، در دوره‌ای که به وقوع پیوسته در دفاتر حسابداری ثبت کند. حساب‌هایی که پیش از دوره حسابرسی تعدیل می‌شوند اختلالی در روند حسابرسی ایجاد نمی‌کنند. اما سؤالی که در اینجا پیش می‌آید این است که آیا در حین اینکه حسابرس در حالی بررسی اسناد و حساب‌های شرکت هست هم می‌توان اسناد تعدیلی را به ثبت رساند؟
طی فرایند حسابرسی ممکن است طبق توافقی که بین واحد مالی و حسابرس انجام می‌شود، اسناد تعدیلی ثبت شوند. البته بهتر است که واحد مالی قبل از شروع فرایند حسابرسی تمامی ثبت‌های تعدیلی را انجام داده باشد و نیازی به تغییر و تعدیل ثبت‌ها در حین حسابرسی نباشد. اما اگر تعدیلاتی پیش از دوره حسابرسی انجام نشد، در زمان حضور حسابرس در محل شرکت می‌توانید با هماهنگی حسابرس و توجیه دلایل الزام تعدیلات، اقدامات مورد نیاز برای تعدیل حساب‌ها را انجام دهید.
پایان فرایند حسابرسی
در زمانی که فرایند حسابرسی به پایان می‌رسد، برای رسمیت بخشیدن به فرایند اجرای حسابرسی، یک برگ تأییدیه مدیران توسط واحد مالی تهیه می‌شود که این تأییدیه باید به امضای هیئت مدیره شرکت برسد. در واقع تأییدیه مدیران یک اقرارنامه است که طی آن مدیران شرکت اعلام می‌کنند که تمام مدارک مورد نیاز برای حسابرسی دفاتر شرکت را به حسابرس‌ها ارائه کرده‌اند، هرگونه تقلب یا اشتباه را به حسابرس اطلاع داده‌اند و مدارک و مستنداتی در شرکت وجود ندارد که به حسابرس ارائه نشده باشد.
با امضای این تأییدیه توسط یکی از اعضای هیئت‌مدیره شرکت، فرایند حسابرسی به پایان می‌رسد. پس از پایان فرایند حسابرسی و ترک شرکت توسط حسابرس‌ها، واحد مالی باید منتظر آماده شدن گزارش حسابرسی توسط مؤسسه حسابرسی و ارسال آن برای شرکت باشد. گزارش‌های حسابرسی می‌توانند شامل اظهارنظرهای گوناگونی باشند که برای آشنایی با این اظهارنظرها و اهمیتی که هر کدام از آنها دارند می‌توانید مقاله انواع اظهارنظر در حسابرسی را مطالعه کنید.
سخن آخر
در این مقاله به بررسی وظایف واحد مالی قبل از دوره ی حسابرسی و حین آن پرداختیم .علاوه بر این، به تعداد زیادی از مدارک مورد نیاز برای ارائه به حسابرسان اشاره کردیم. همانطور که در بخش هایی از این مقاله اشاره کردیم شما می‌توانید با استفاده از سیستم تامین کنندگان و انبار سپیدار ،فرآیند حسابرسی موجودی تعدادی انبار با سهولت بیشتری انجام دهید.
سؤال‌های متداول
آیا قالب درخواست اجرای حسابرسی دفاتر تغییر کرده است؟
طبق استاندارد 210 حسابرسی که در سال 1401 تجدید نظر شد، از سال 1402 باید قالب قراردادهای حسابرسی مطابق با تغییرات جدید این استاندارد باشد. این قرارداد در سه نسخه تهیه و به شرکتی که درخواست حسابرسی دارد ارسال می‌شود.
جدول زمان‌بندی انبارگردانی که واحد مالی تهیه میکند شامل چه مواردی می‌شود؟
واحد مالی باید در این جدول تعداد انبارها، موجودی کالاها، زمان شروع و پایان انبارگردانی، سرپرست انبار و مواردی دیگری از این دست را مشخص کند. اهمیت تکمیل این جدول و اعلام رسمی آن به مؤسسه حسابرسی تا جایی است که در صورت عدم اطلاع و حضور حسابرس در فرایند انبارگردانی، حسابرس می‌تواند یک بند محدودیت یا شرط بر روی گزارش حسابرسی شما درج کند.
آیا باید تمامی لیستهای حقوق سالانه را در اختیار حسابرس قرار دهیم؟
حسابرسی که به سرفصل هزینهها می خواهد رسیدگی کند، قطعاً یکی از مواردی که بررسی میکند، لیست حقوق و دستمزد است؛ میزان حقوق پایه، اضافهکارها، مزایا، ناخالص هزینهها و خالص پرداختی، جزء مواردی هستند که مورد توجه و بررسی حسابرس قرار خواهند گرفت. البته طبیعتاً به دلیل محدودیتهای زمانی، تمام لیستهای 12 ماهه بررسی نمیشوند و به صورت گزینشی یک یا دو لیست حقوق و دستمزد مورد بررسی قرار میگیرند.
آیا امکان تعدیل ثبت‌های حسابداری در زمان حسابرسی وجود دارد؟
طی فرایند حسابرسی ممکن است طبق توافقی که بین واحد مالی و حسابرس انجام می‌شود، اسناد تعدیلی ثبت شود. البته بهتر است که واحد مالی قبل از شروع فرایند حسابرسی تمامی ثبت‌های تعدیلی را انجام داده باشد و نیازی به تغییر و تعدیل ثبت‌ها در حین حسابرسی نباشد. اما اگر تعدیلاتی پیش از دوره حسابرسی انجام نشده، در زمان حضور حسابرس در محل شرکت می‌توانید با هماهنگی حسابرس و توجیه دلایل الزام تعدیلات، اقدامات مورد نیاز برای تعدیل حساب‌ها را انجام دهید.