نرم افزار حسابداری
پخش گرم چیست؟ راهنمای کار با نرم افزار پخش گرم سپیدار

پخش گرم چیست؟ راهنمای کار با نرم افزار پخش گرم سپیدار


اصطلاح انگلیسی پخش (Distribution) معادل مفهوم توزیع کردن است. یعنی محصول را بین چند کانال تقسیم نماییم. پخش مویرگی رساندن محصولات تا آخرین مصرف کننده است، نظام و تفکری است که می‌بایست در تمام بنگاه‌های اقتصادی مورد توجه جدی قرار گیرد. هدف از پخش مویرگی این است که با استفاده از مکان‌های فروش در دسترس، بیشترِ بازار موجود را تحت پوشش قرار دهیم. نکتهٔ مهم طراحی درست این نظام و تعهد و حمایت مدیران ارشد برای اجرای آن است.‌ در این مقاله در مورد مفهوم پخش گرم و نرم افزار پخش گرم سپیدار همکاران سیستم برای شما بیشتر توضیح خواهیم داد.

پخش گرم چیست؟

یکی از روش‌های پخش مویرگی، پخش گرم است که به معنای فروش در محل مشتری است. در این روش فروشنده (ویزیتور) به همراه راننده و ماشین حامل محصولات به سراغ مشتریان رفته و عملیات ویزیت، صدور فاکتور و تحویل بار را انجام می‌دهند. در پخش گرم، راننده به عنوان انبار متحرک، محصول را در اختیار داشته و بر اساس تور ویزیتی که قبلاً برای راننده مشخص شده، به مشتریان سر زده و محصول را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد.

 در این حالت مشتری تعیین کننده تعداد خرید از راننده بوده و پس از تأیید خریدار، فاکتور صادر می‌گردد. نحوه صدور فاکتور به شکل‌های متفاوتی است. به عنوان مثال می‌توان یک حواله فروش صادر نموده و بعد از اینکه راننده به مرکز بازگشت، حواله‌های فروش و تسویه با خریداران را تحویل داده و سپس فاکتور نهایی صادر شود. یا اینکه اگر راننده از دستگاه‌هایی مانند تبلت و … استفاده می‌نماید، با در اختیار داشتن فرمی که در آن راننده می‌تواند فاکتور صادر نماید فاکتور مورد نظر صادر می‌گردد. نحوه اطلاع‌رسانی به مرکز نیز می‌تواند متفاوت باشد.

اگر ارسال اطلاعات به صورت لحظه‌ای (online) باشد در هر لحظه که فروش انجام پذیرفت، این فروش در مرکز ثبت شده، بنابراین همیشه آمار فروش به روز و در لحظه است. اما ایرادی که این روش دارد این است که اگر به هر دلیلی ارتباط بین مرکز و راننده که از طریق اینترنت برقرار گردیده است، قطع شود دیگر راننده نمی‌تواند هیچ فاکتوری را ثبت نماید و عملاً کار فروش و پخش محصولات مختل می‌گردد.

در این روش هزینه نیروی انسانی و نیز هزینه حمل در مقابل پخش سرد بیشتر خواهد بود و اصطلاحاً ترمز خور (میزان توقف خودرو) در این روش چند برابر حالت پخش سرد است؛ چرا که در پخش سرد به طور میانگین برای هر سه فروشنده یک ماشین کافی است. اما در پخش گرم هر فروشنده یک راننده و خودرو باید در اختیار داشته باشد. در محصولاتی که عمدتاً تاریخ انقضای کوتاهی دارند مانند برخی مواد غذایی و لبنیات و علی‌الخصوص شیر که مدت زمان انقضای آن بسیار کوتاه است از پخش گرم استفاده می‌شود.ما قبلاً به طور مفصل در مقاله پخش مویرگی چیست راجع به پخش توضیحاتی داده ایم که پیشنهاد می کنیم آن را نیز مطالعه نمایید.

پخش گرم مناسب چه شرکت‌هایی است؟

این روش مناسب شرکت‌هایی است که در زمان تحویل کالا، مقدار قطعی فروش را مشخص می‌نمایند. به عنوان نمونه می‌توان شرکت‌های پخش محصولات لبنیاتی و نوشیدنی‌های پرمصرف را نام برد. در این سیستم به هر یک از عوامل پخش در هر مسیر، مقداری از کالا که به صورت تقریبی برآورد شده است داده می‌شود، سپس مسیر پخش هریک از عوامل مشخص شده و عامل فروش، در همان محل فروش توافق لازم را صورت داده و کالای مورد نیاز خریدار را تحویل نموده و کالاهای ضایعاتی را عودت نماید.

تفاوت فروش سرد با فروش گرم چیست؟

در فروش سرد ویزیتور با پای پیاده، وسیله شخصی، تاکسی و یا موتور برای ویزیت به بازار می‌رود و در تبلت یا فرم سفارش اطلاعات را وارد می‌کند و بعد از تائید اطلاعات در شرکت، فاکتور صادر می‌شود و بعد محصولات درخواستی توسط ماشین توزیع برای مشتری ارسال می‌شود ولی در فروش گرم، ویزیتور با ماشین شرکت که محصول در داخل آن است نزد مشتریان می‌رود و همان جا ویزیت را انجام داده و فاکتور صادر می‌شود و محصول تحویل مشتری شده و تسویه‌حساب صورت می‌گیرد. ویزیت گرم و ویزیت سرد دارای معایب و مزایایی هستند اما ویزیت سرد دارای مزایای بیشتری است.

ویژگی مهم بازاریابی سرد عدم وجود شناخت و اعتماد بین ارائه دهنده کالا و خدمات و مصرف کننده است. در نتیجه برای پر کردن این شکاف، تولید کننده باید از ابزار تبلیغاتی گسترده برای جلب توجه و کنجکاوی مشتری استفاده کند. اگر کالا و خدمات ارائه شده در اولین استفاده توسط مصرف کننده بتواند رضایت او را جلب کند، اعتماد مشتری جلب خواهد شد.

ویژگی‌های نرم‌افزار پخش گرم سپیدار همکاران سیستم

نرم‌ افزار پخش مویرگی سپیدار پاسخی یکپارچه برای شرکت‌هایی است که عملیات فروش و توزیع مویرگی را در کنار سایر انواع فروش به‌عنوان یک بخش بسیار مهم عملیات فروش خود دارند و می‌خواهند آن را به شکل متمرکز، یکپارچه و انعطاف‌پذیر مدیریت کنند. مواردی که در این مقاله در ارتباط با نرم‌افزار پخش گرم مورد بررسی قرار خواهند گرفت عبارتند از:

  • فرآیند پخش گرم
  • چگونگی تعریف مناطق و مسیرها
  • کاربرد محدودیت نوع فروش
  • چگونگی تعریف وسیله حمل
  • چگونگی ثبت خروج انبار و تحویل اجناس به وسیله حمل
  • چگونگی ثبت اسناد فروش
  • چگونگی ثبت اسناد وصولی
  • چگونگی خاتمه برنامه سفارش گیری و تحویل اجناس باقی مانده
  • گزارش‌گیری

فرآیند پخش گرم

یکی از روش‌های مرسوم پخش مویرگی، پخش گرم است. در این روش ویزیتور به همراه وسیله حمل خود، اجناس را تحویل گرفته و در مسیرهای مشخص و برنامه‌ریزی شده شروع به ویزیت مشتری نموده و هم‌زمان با صدور فاکتور فروش اجناس درخواستی مشتری را به او تحویل می‌دهد. این روش به دلیل آنکه هزینه نیروی انسانی بیشتری نسبت به پخش سرد دارد برای محصولاتی که تاریخ انقضای کوتاهی دارند مثل مواد غذایی و لبنی و دامی و … کاربرد دارد.

 در روش مدرن پخش گرم ویزیتور با استفاده از گوشی یا تبلت خود به محض ویزیت مشتری فاکتور مشتری را صادر و هم زمان با آن، نحوه تسویه (مانده دار، چکی، کارت‌خوان، نقد و یا حواله) را مشخص می‌کند و در صورت تقاضای مشتری، فاکتور رسمی با استفاده از چاپگرهای همراه پرینت گرفته و به مشتری تحویل می‌دهد. اگر مشتری تقاضایی نداشته باشد علت عدم ثبت درخواست را مشخص نموده و اطلاعات را به سرور مرکزی انتقال می‌دهد. در آخرین مرحله نیز ویزیتور کالاهای باقی‌مانده را به همراه کالاهای برگشتی به انبار تحویل می‌دهد.

چگونگی تعریف مناطق و مسیرها در سیستم پخش گرم سپیدار

اولین مرحله در فرآیند پخش مشخص کردن مناطق و مسیرها و ارتباط دادن مشتریان موجود به مسیرهای مشخص شده است. برای تعریف مناطق در سپیدار طبق تصویر زیر به ماژول سفارش گیری و پخش رفته و قسمت منطقه و مسیر سپس منطقه جدید را انتخاب کرده و یک کد و یک عنوان برای منطقه مشخص نموده و فرم را ذخیره نمایید.

فرآیند پخش مشخص کردن مناطق و مسیرها و ارتباط دادن مشتریان موجود به مسیرهای مشخص شده

برای تعریف مسیرهای موجود در منطقه نیز روی منطقه ایجاد شده راست کلیک جدید را زده و در فرم باز شده طبق عکس زیر کد و عنوان را مشخص کرده و با استفاده از علامت (+) اقدام به اضافه کردن مشتریان موجود در مسیر نمایید.

تعریف مسیرهای موجود در منطقه

نکته: در قسمت مسیر باید دقت شود که آدرس مشتری به مسیر ارتباط داده می‌شود، بنابراین اگر مشتری آدرس‌های مختلفی داشته باشد باید آن‌ها را نیز به مسیر مربوطه ارتباط دهید.

کاربرد محدودیت نوع فروش

در سپیدار با توجه به نیاز مجموعه می‌توان نوع‌های فروش متنوعی را تعریف نمود، از این رو در فرآیند پخش نیز امکانی تعبیه شده که بتوان با استفاده از فرم “محدودیت نوع فروش” نوع‌های فروشی که واسط می‌تواند با استفاده از آن‌ها عملیات ویزیت انجام دهد را محدود نمود.

کاربرد محدودیت نوع فروش

نکته: اگر برای ویزیتوری محدودیت نوع فروشی اعمال نشود با تمامی نوع‌های فروش می‌تواند عملیات ثبت سفارش را انجام دهد ولی اگر محدودیت ایجاد شود تنها با نوع‌های فروشی که در فرم محدودیت نوع فروش مشخص شده است می‌تواند مشتریان را ویزیت نماید.

چگونگی تعریف وسیله حمل

یکی دیگر از مقدمات پخش گرم تعریف وسیله حمل برای تحویل اجناس و کنترل ورود و خروج کالا به انبار است. برای تعریف وسیله حمل نیز به ماژول سفارش گیری و پخش رفته و فرم وسیله حمل را از قسمت عملیات باز کنید و عنوان و شماره پلاک وسیله حمل را وارد کرده و در صورت نیاز اگر وسیله حمل در اختیار واسط بخصوصی است، واسط را نیز مشخص کرده و فرم را ذخیره نمایید. در آخرین بخش این فرم می‌توان حداقل و حداکثر وزنی و حجمی را برای کنترل حداقل و حداکثر اجناس بارگیری شده توسط وسیله حمل را مشخص نمود.

چگونگی تعریف وسیله حمل در سیستم پخش گرم

نکته: برای استفاده از امکان کنترل حداقل و حداکثر وزنی و حجمی توسط سیستم باید مراحل زیر طی شود:

  • مشخص کردن واحد سنجش وزن و حجم برای سیستم از مسیر تنظیمات – تنظیمات – سربرگ سفارش گیری و پخش

مشخص کردن واحد سنجش وزن و حجم برای سیستم

  • معادل وزنی و حجمی کالاهای تعریف شده را در تعریف کالاها وارد نمایید. برای این منظور می‌بایست از قسمت تأمین‌کنندگان و انبار، فهرست کالا/خدمت، کالای مدنظر را ویرایش کرده و معادل وزنی و حجمی یک واحد کالا را وارد نمایید.

معادل وزنی و حجمی کالاهای تعریف شده را در تعریف کالاها

توجه: در صورتی که وزن یا حجم وارد شده از حداکثر مشخص شده بیشتر باشد سیستم پیام هشداری “سرجمع وزن کالاهای انتخاب بیشتر آر حداکثر وزنی وسیله حمل است. آیا ادامه می‌دهید؟” را نمایش داده و در صورت تأیید، توزیع گرم یا سرد مدنظر را ذخیره خواهد کرد.

چگونگی ثبت خروج انبار و تحویل اجناس به وسیله حمل

اولین مرحله عملیاتی در توزیع گرم تحویل اجناس به وسیله حمل است. به این منظور از ماژول سفارش گیری و پخش، توزیع گرم جدید را باز کرده، پس از مشخص کردن واسط، وسیله حمل، انبار و تاریخ توزیع، اقلامی که به وسیله حمل تحویل داده می‌شود را مشخص و فرم را ذخیره نمایید. سپس خروج مربوط به توزیع ثبت می‌شود.

چگونگی ثبت خروج انبار و تحویل اجناس به وسیله حمل

در مرحله بعد نیز مسیرهایی که قرار است عملیات ویزیت در آن‌ها انجام شود مشخص می‌شود که با استفاده از گزینه چاپ می‌توان از اقلام آماده در توزیع گرم و لیست مشتریان موجود در مسیر چاپ گرفته و به ویزیتور تحویل داده شود.

تعیین مسیرهایی که قرار است عملیات ویزیت در آن‌ها انجام شود

چگونگی ثبت اسناد فروش

ثبت اسناد فروش اعم از فاکتور فروش و فاکتور برگشتی به سه روش زیر انجام می‌پذیرد:

1- ثبت اسناد فروش با استفاده از اپلیکیشن موبایلی سپیدار: این مورد در یک مقاله مجزا مفصلاً شرح داده خواهد شد.

2-ثبت اسناد فروش با استفاده از فرم توزیع گرم: برای این منظور توزیع گرم مورد نظر را باز کرده و از سربرگ اسناد فروش برای ثبت فاکتور فروش گزینه ثبت فاکتور، و برای ثبت فاکتور برگشتی گزینه ثبت فاکتور برگشتی را انتخاب کرده و فاکتور مورد نظر را ثبت نمایید.

ثبت اسناد فروش با استفاده از فرم توزیع گرم

  • ثبت اسناد فروش به صورت جدا و ارتباط دادن به توزیع گرم مدنظر: در این روش اسناد فروش به صورت جدا در ماژول مشتریان و فروش ثبت شده و در فرم توزیع گرم به توزیع گرم مدنظر ارتباط داده می‌شوند.

ثبت اسناد فروش به صورت جدا و ارتباط دادن به توزیع گرم مدنظر

توجه: هنگام ثبت فاکتور به نکات زیر توجه کنید:

  • تاریخ فاکتور فروش می‌بایست بزرگ‌تر یا مساوی با تاریخ توزیع گرم باشد.
  • کالاهای انتخاب شده در فاکتور فروش در وسیله حمل موجودی کافی داشته باشند.
  • انباری که در فاکتور فروش برای اقلام انتخاب می‌شود با انبار توزیع گرم یکسان باشد.

چگونگی ثبت اسناد وصولی

برای ثبت عملیات وصول فاکتورها به 3 روش می‌توان اقدام کرد:

  • ثبت وصولی با استفاده از اپلیکیشن موبایل سپیدار: این مورد در یک مقاله مجزا مفصلاً شرح داده خواهد شد.
  • ثبت وصولی با استفاده از فرم توزیع گرم: برای ثبت وصولی توزیع گرم مدنظر را باز کرده و مراحل زیر را ثبت کنید:

الف) از سربرگ اسناد فروش، فاکتورهای مدنظر را انتخاب کرده و گزینه لیست وصولی را انتخاب کنید.

گزینه لیست وصولی

ب) در فرم لیست وصولی باز شده مبلغ تسویه فاکتورها و تخفیف‌های نقدی فروش و در صورت عدم وصول علت عدم انجام فعالیت را مشخص کرده و فرم را ذخیره کنید سپس گزینه تسویه‌حساب را انتخاب نمایید.

مبلغ تسویه فاکتورها و تخفیف‌های نقدی فروش

ج) در فرم باز شده نحوه وصولی اعم از نقد، چک، کارت‌خوان و یا حواله را مشخص کرده و گزینه صدور سند تسویه‌حساب را انتخاب کنید تا تسویه‌حساب مربوطه صادر گردد.

تعیین نحوه وصولی اعم از نقد، چک، کارت‌خوان و یا حواله

  • ثبت وصولی با استفاده از فرم لیست وصولی: برای این منظور از ماژول سفارش گیری و پخش لیست وصولی جدید را انتخاب کرده و بعد از مشخص کردن واسط و تاریخ ثبت وصولی، فاکتورهایی که قرار است وصول شوند را مشخص کرده و ادامه مراحل مثل روش قبلی طی می‌شود.

ثبت وصولی با استفاده از فرم لیست وصولی

چگونگی خاتمه برنامه سفارش گیری و تحویل اجناس باقی مانده

آخرین مرحله در توزیع گرم تحویل اجناس باقی مانده به انبار است. برای این منظور توزیع گرم مدنظر را باز کرده و از سربرگ موجودی وسیله حمل علاوه بر گرفتن گزارشی از موجودی وسیله حمل، مقدار فروش و برگشتی هر کالا، با انتخاب کالاهایی که به انبار تحویل داده شده‌اند می‌توان سند برگشت خروجشان را صادر کرد.

چگونگی خاتمه برنامه سفارش گیری و تحویل اجناس باقی مانده

انواع وضعیت در یک توزیع گرم:

  • ثبت شده: اولین وضعیت در توزیع گرم ثبت شده است.
  • آماده توزیع: بعد از صدور خروج انبار برای اقلام موجود در توزیع گرم وضعیت توزیع به وضعیت “آماده توزیع” تغییر می‌کند.
  • در حال توزیع: بعد از دریافت توزیع گرم در اپلیکیشن موبایلی سپیدار وضعیت توزیع گرم به “در حال توزیع” تغییر می‌کند.

نکته: در این وضعیت امکان ثبت فاکتور فقط از طریق گوشی امکان‌پذیر است به عبارتی برای ثبت فاکتور برای توزیع گرم مدنظر از داخل نرم‌افزار سپیدار حتماً یا باید از داخل اپلیکیشن موبایلی سپیدار خاتمه توزیع را زد یا باید گزینه باز کردن در فرم توزیع گرم را انتخاب کنید.

انواع وضعیت در یک توزیع گرم

 توزیع شده: بعد از خاتمه دادن توزیع در اپلیکیشن موبایلی سپیدار یا باز کردن توزیع مدنظر وضعیت توزیع به “توزیع شده” تغییر می‌کند.

  • خاتمه یافته: بعد از اتمام توزیع گرم باید گزینه خاتمه توزیع را در فرم توزیع ثبت کرد تا وضعیت توزیع به “خاتمه یافته” تغییر یابد.

نکته: برای اینکه بتوان برای یک واسط توزیع گرم جدید ثبت کرد حتماً باید توزیع گرم قبلی در وضعیت خاتمه یافته باشد وگرنه هنگام ثبت توزیع گرم جدید با خطای “یک واسط نمی‌تواند بیش از یک توزیع گرم در وضعیت غیر از خاتمه یافته داشته باشد.” مواجه می‌شوید.

نکته: برای مشخص کردن یا تغییر دادن معین بهای تمام شده کالای فروش رفته در توزیع گرم باید از قسمت تنظیمات – تنظیمات سربرگ سفارش گیری و پخش اقدام کرد.

برای مشخص کردن یا تغییر دادن معین بهای تمام شده کالای فروش رفته در توزیع گرم باید از قسمت تنظیمات – تنظیمات سربرگ سفارش گیری و پخش اقدام کرد.

گزارش‌گیری در توزیع گرم

برای گزارش‌گیری از بخش توزیع گرم طبق روال سیستم سپیدار از مرور ماژول مربوطه استفاده می‌شود. برای این منظور از ماژول سفارش گیری و پخش قسمت مرور سفارش گیری و پخش را باز کنید.

سربرگ واسط: از این سربرگ می‌توان گزارشی از خالص فروش و برگشتی واسط و فاکتورهای تسویه شده و نشده واسط تهیه نمود.

سربرگ توزیع گرم: از این سربرگ می‌توان گزارشی از خالص فروش و برگشتی هر توزیع گرم، وضعیت هر توزیع و حداقل و حداکثر وزنی و حجمی وسیله حمل تهیه نمود.

سربرگ اقلام توزیع گرم: از این سربرگ می‌توان گزارشی از مقدار خارج شده از انبار، مقدار فروش و برگشتی، مقدار برگشتی به انبار و همچنین مقدار باقی مانده از هر قلم کالای استفاده شده در توزیع گرم تهیه نمود.

گزارش‌گیری در توزیع گرم