نرم افزار حسابداری
7 اشتباه رایج در خرید صندوق و نرم افزار فروشگاهی

7 اشتباه رایج در خرید صندوق و نرم افزار فروشگاهی


بسیاری پیش آمده است که فروشندگان مقدار بسیاری از منابع و وقت ارزشمند خود را به ‌عنوان یک فروشنده صرف یافتن روش‌هایی برای فروش بیشتر می‌کنند. فروش بیشتر به معنی درآمد بیشتر است. با درآمد بیشتر هم می‌توان کسب‌وکار را گسترش داد. اما چگونه می‌توان با توجه تعداد بالای عملیات‌های فروشگاه، موضوعات دریافت و پرداخت، انبارداری، میزان فروش، پرفروش‌ترین کالاها و بهترین زمان‌های سال برای فروش را مدیریت کرد؟ با ما در این مقاله همراه باشید تا به پاسخ این سوالات دست پیدا کنید.

اما صندوق فروشگاهی یا POS چیست؟

حتما نام صندوق فروشگاهی را شنیده‌اید. در بسیاری از فروشگاه‌ها از صندوق‌های فروشگاهی جهت مدیریت خرید و فروش مشتریان استفاده می‌شود. یک صندوق فروشگاهی کارآمد، اطلاعاتی راجع به فروش، موجودی، مشتریان و کارکنان جمع‌آوری می‌کند تا بتوان کسب و کار را با کارآیی بیشتری مدیریت نمود. با این حال و علی‌رغم راه‌حل‌های موجود بسیار برای خرده‌فروشان، یافتن بهترین و مناسب‌ترین صندوق فروشگاهی برای کسب و‌کار می‌تواند یک چالش باشد. آگاه باشید که اشتباه دراین زمینه می‌تواند به‌آسانی رخ دهد و نه تنها وقت بلکه پول شما را نیز هدر دهد. پیشنهاد می کنیم پیش از ادامه‌ی این مطلب، مقاله صندوق فروشگاهی را مطالعه نمایید.

در این مقاله رایج‌ترین اشتباهاتی که خرده فروشان در هنگام خرید صندوق فروشگاهی مرتکب می‌شوند و چگونگی پیش‌گیری از آن‌ها را بررسی می‌کنیم تا بتوانید انتخاب مناسبی داشته باشید.

1- مشخص ‌نکردن نیازهای خود

بدترین اشتباهی که می‌توانید در انتخاب یک صندوق فروشگاهی انجام دهید، نداشتن درک دقیق از نیازها، ویژگی‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز کسب و کارتان در یک سیستم فروشگاهی خودکار است. آیا شما یک فروشگاه کوچک موقت هستید (غرفه‌های کوچک که محدودیت فضا دارند) یا مالک یک بوتیک می‌باشید که در فرآیند دریافت و پرداخت وجه نقد به کمک نیاز دارد؟ باید به درستی بدانید که در فروشگاه خود چه فرآیندهای خرید و فروشی وجود دارد که نیاز به خودکارسازی دارند. این مساله در رشد کسب‌وکارتان تاثیر به‌سزایی خواهد داشت. اگر فقط نیازمند ثبت کالاها و ارایه فیش به مشتریان‌تان هستید، نباید بر روی سخت‌افزارهای گران قیمت سرمایه گذاری کنید.

نادیده‌گرفتن این مرحله می‌تواند به فعالیت فروشگاهتان آسیب جدی برساند و برخلاف انتظارتان، صندوق فروشگاهی به ضرر کسب‌وکار منجر شود.

استفاده از سخت افزارهای فروشگاهی در مدیریت فروشگاه کمک شایانی می کند

2- انتخاب صرفاً با توجه به قیمت

شما باید نسبت به‌ این‌که چه میزان پول خرج و پس‌انداز می‌کنید، دقیق و هوشیار باشید، با این وجود نمی‌خواهید خرید صندوق فروشگاهی ارزان‌قیمتی داشته باشید. انتخاب صندوق فروشگاهی ارزان کاری زیرکانه است، اما نباید فراموش کنید که ویژگی‌ها و امکانات این سیستم با توجه به نیاز فروشگاه‌تان را بررسی نمایید.

برای نمونه، اگر در کسب‌وکار خود نیاز دارید تا متوجه شوید کدام یک از اجناس فروشگاه‌تان بیشترین فروش را داشته است، باید به دنبال نوعی نرم افزار فروشگاهی باشید تا اطلاعات کالا، میزان فروش و موجودی انبار را به شما گزارش دهد. حتی اگر این نرم افزار گران‌تر هم باشد. شاید بپرسید چرا؟

به این دلیل که انتخاب نادرست نرم‌افزار باعث می‌شود تا اطلاعات اشتباهی به دست بیاورید که با تکیه بر این اطلاعات، بر روی کالاهای پر فروش سرمایه‌گذاری کنید. اما نتیجه‌ای که حاصل می‌شود منجر به ضرر به کسب‌وکارتان می‌شود.

یک راه برای بررسی قیمت‌های صندوق‌های فروشگاه و اطمینان از این‌که بیش ازحد پول خرج نمی‌کنید این است که فهرستی از ویژگی‌هایی تهیه کنید که می‌خواهید سیستم فروشگاهی شما به آن‌ها مجهز باشد. آیا به سیستمی نیاز دارید که بتواند چندین مکان در فروشگاه‌تان را پوشش دهد؟ آیا به دنبال یکپارچه کردن سیستم فروشگاه‌تان با دیگر نرم‌افزارها مانند نرم افزار حسابداری و یا نرم‌افزار ارتباط با مشتریان هستید؟ این موارد را مشخص کنید و بدانید که باید روی راه‌حل مناسب برای مدیریت و رشد کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری کنید.

3- خرید سخت‌افزار بدون داشتن اطلاعات مورد نیاز درباره نرم‌افزار فروشگاهی

در هر صندوق فروشگاهی از یک نوع سخت‌افزار یکسان استفاده نمی‌شود. با توجه به نوع فعالیت‌تان ممکن است تنها نیازمند یک تبلت و یا کارت‌خوان سیار برای رفع نیازهای‌تان باشید. درحالی‌که فروشگاه‌های بزرگ‌تر ممکن است نیاز داشته باشند روی داشتن سخت‌افزارهایی نظیر کارت‌خوان‌های سیار مجهزتر، فیش‌پرینترها و حتی ابزارهای مشابه تمرکز و سرمایه‌گذاری کنند.

هر نرم‌افزار صندوق فروشگاهی به یک سیستم‌عامل خاص و انواع مشخصی از کارت‌خوان‌ها، اسکنرها، چاپگرها و کشوی‌های پول نیاز دارد، بنابراین خودتان را ابتدا به سرمایه‌گذاری روی سخت‌افزار کامپیوتری محدود نکنید. چرا؟ چون انجام این کار به این معنی است که شما به طور‌ بالقوه وقت و پول خود را صرف منابعی می‌کنید که ممکن است به اندازه کافی با نرم افزار فروشگاهی‌ که در آینده خریداری می‌کنید، سازگار نباشد.

به‌طورخلاصه، شما انتخاب‌های خود را برای یک صندوق فروشگاهی محدود می‌کنید که احتمالاً گزینه مناسب و موثر با کسب و کارتان نخواهد بود.

4- عدم آموزش کافی

کارکنان شمایکی از ارزشمندترین منابع شما هستند، اما بسیاری از مدیران فروشگاه‌ها وقتی موضوع آموزش کارکنان در استفاده صندوق‌های فروشگاهی مطرح می‌شود، سعی دارند در این امر صرفه‌جویی‌ کنند که در بلند مدت می‌تواند هزینه‌های گزافی به دنبال داشته باشد. مانند هرموضوع دیگری در زمینه‌ی کسب‌وکارتان، دانش امری مهم به ‌شمار می‌رود و دانستن این‌که چگونه سیستم‌های جدید را در فروشگاه‌تان راه اندازی کنید در موفقیت‌ شما نقشی تعیین‌کننده دارد. کارکنان شما افرادی هستند که به‌طورمستقیم در روند فروش، مدیریت موجودی، پرینت بارکد و … دخیل هستند، بنابراین با وجود این که ممکن است صندوق فروشگاهی شما بسیار قدرتمند باشد، کاربرانی که به درستی آموزش ندیده باشند، می‌توانند به‌سرعت کارآمدی آن را پایین بیاورند.

به کارکنان خود فرصت دهید تا نرم افزار فروشگاهی را مرور و بررسی کنند و در ادامه به آن‌ها آموزش دهید؛ آموزشی که می‌تواند موارد مدیریتی مانند خرید، دریافت، بارکد، مدیریت موجودی، گزارش‌گیری و غیره را شامل شود. مراقب باشید آن‌ها را با اطلاعات زیاد سر در گم نکنید اما آن‌چه نیاز دارند تا از مدیریت کسب و کارتان بدانند را به آن‌ها آموزش دهید و به آن‌ها اطمینان دهید که در آینده آموزش‌های بیشتری فرا خواهند گرفت.

5- امتحان‌‌نکردن سیستم  پیش از خرید

اگر می‌خواهید پولی را که به سختی به دست آورده‌اید را برای یک وسیله‌ی نقلیه‌ی جدید هزینه کنید، هیچ‌گاه این وسیله را بدون امتحان آن خرید نمی‌کنید. بنابراین چرا باید این امر برای انتخاب صندوق فروشگاهی کسب و کارشما متفاوت باشد و صورت نگیرد؟ شاید یک سیستم فروشگاهی در بروشورها و کاتالوگ‌ها عالی به نظر بیاید، ولی شما بدون این‌که با این سیستم کار کنید نمی‌توانید از عملکرد آن مطمئن شوید.

پیش از خرید، از فروشنده بخواهید تا امکانات صندوق فروشگاهی و نرم‌افزار نصب شده روی آن را برای‌تان شرح دهد. مواردی که فروشنده توضیح می‌دهد را با دقت یادداشت کنید و با نیازهایی که قبلاً ثبت کرده‌اید مقایسه کنید. از عملکرد درست این سیستم با نوع فروشگاه‌تان مطمئن شوید.

به آموزش کارکنانتان در استفاده از صندوق فروشگاهی اهمیت دهید

6- نادیده‌گرفتن سیستم پشتیبان

ممکن است بتوانید به بهترین شکل ممکن کسب و کارخود را مدیریت کنید اما این امر بدان معنا نیست که همیشه بتوانید هرمشکلی که به‌ویژه برای نرم‌افزار فروشگاهی شما پیش می‌آید را برطرف کنید. زمانی که کارها درست پیش نمی‌رود- درست دراین زمان- وجود یک واحد یا بخشی برای پشتیبانی درصورت بروزاشکال و سوال، بسیارکمک‌کننده خواهد بود.

به این دلیل است که وقتی یک سیستم فروشگاهی خریداری می‌کنید، مهم است درخصوص پشتیبانی فنی آن اطمینان حاصل کنید. زمانی که اشکالی رخ می‌دهد، دوست ندارید ساعت‌ها برای ارائه‌ی پشتیبانی تلفنی پشت خط منتظربمانید. مطمئن شوید سیستمی را انتخاب می‌کنید که می‌توانید درصورت برروز اشکال و زمانی که بیشترین نیاز را دارید، با فردی آگاه مکالمه کنید که به درستی و دقیق بتواند پاسخ شما را بدهد.

7- انتخاب شرکت نامناسب

انتخاب یک صندوق فروشگاهی به معنای ورود به یک رابطه‌ی طولانی‌مدت است و شما می‌خواهید بفهمید که شرکتی را که به‌عنوان شریک و همکار خود انتخاب می‌کنید درطول سختی‌ها و مشکلات کسب‌وکار همواره با شماست. شما با انتخاب‌های زیادی روبه‌رو هستید، و می‌خواهید مطمئن شوید با یک شرکت ارایه‌دهنده‌ی قوی که نرم‌افزاری ویژه و مخصوص صنعت خرده‌فروشی تولید می‌کند، همکاری می‌نمایید.

در این جا سوالاتی به شما ارایه می‌کنیم تا بتوانید انتخاب‌های مناسب‌تری از شرکت‌های ارائه دهنده داشته باشید:

  • آیا تولید نرم‌افزار فروشگاهی، کسب وکار اصلی این شرکت است؟
  • آیا این سیستم قابلیت ارتباط با بخش‌های مختلف کسب‌وکار شما را دارد؟
  • خدمات پشتیبانی این شرکت چگوه است؟
  • آیا قیمت‌های این سیستم‌ها مناسب هستند؟
  • آیا گزارشات مهم برای کسب و کارتان را ارایه می‌دهند؟

زمانی‌که فهرستی ازسود و زیان برای گزینه‌های انتخابی خود تهیه ‌می‌کنید، این انتخاب‌ها را ارزیابی کرده و هرگونه دیدگاه مثبت یا منفی را در مورد سیستم ارائه‌شده بخوانید.

نرم افزار حسابداری فروشگاهی دشت همکاران سیستم

نرم افزار حسابداری فروشگاهی دشت، محصول شرکت همکاران سیستم برای مدیریت هوشمندانه فروشگاه‌ها است. این نرم افزار با داشتن محیط بصری کاربر پسند به شما کمک می کند تا عملیات‌های خرید و فروش و مدیریت دریافت و پرداخت‌های خود را در فروشگاه داشته باشید.

دشت همکاران سیستم برای اصناف گوناگون از جمله سوپرمارکت‌ها، پوشاک، لوازم آرایشی و بهداشتی، لوازم یدکی، ابزار و یراق و… راهکارهای ویژه‌ای دارد. داشتن نیروهای پشتیبانی آگاه و مسلط به شما در زمان بروز مشکلات اساسی کمک خواهد کرد. همچنین بروزرسانی‌های نرم افزار منجر به اضافه شدن امکانات جدید و رفع مشکلات کاربران در نسخه‌های جدید است که به صورت مداوم صورت می‌پذیرد.

جهت آشنایی بیشتر با این نرم افزار و مشاهده محیط آن به صورت رایگان وارد صفحه‌ی دموی نرم افزار دشت شوید و فرم موجود در آن را تکمیل نمایید.