چگونه می‌توانید به کارمندان جدیدالورودتان حسی از پذیرفته‌شدن، شوق و افتخار از شروع کار در شرکت القا کنید؟
در این مقاله، ۸ نکته‌ی عالی برای تدوین برنامه توجیهی آنلاین موفق برای کارمندان را با شما در میان می‌گذاریم تا کمک‌تان کنیم نه تنها کلیه‌ی مسائل و ملاحظات مهم را طی روند راهنمایی پوشش دهید، بلکه کاری کنید کارمندان جدیدالورود نیز از اینکه قرار است برای سازمان شما کار کنند، احساس خوش‌اقبالی کنند.
چگونه می‌توان برنامه توجیهی آنلاین موفقی برای کارمندان تدوین کرد؟
توجیه کارمندان فرایند پرزحمتی است، زیرا هدفش نه تنها عرضه‌ی اطلاعات ضروری برای کارمندان جدید به‌منظور شروع کاری موفق در سازمان، بلکه القای حس افتخار و هیجان به کارمندان به‌خاطر کارکردن برای شما نیز هست.
روند توجیه باید درکی کامل از سیاست‌ها، فرهنگ و ارزش‌های شرکت شما به‌دست دهد و همچنین جدیدالورودها را کاملاً از وظایف، شرایط و ضوابط محیط کاری جدیدشان مطلع سازد.
در این مقاله، ۸ نکته‌ی عالی برای تدوین برنامه توجیهی آنلاین موفق برای کارمندان را با شما در میان می‌گذاریم تا بتوانید مبنای مستحکمی برای رابطه‌ی کاری موفق و بلندمدت بین شرکت‌تان و کارکنان جدیدالورود پی بریزید.
۱. اهداف برنامه توجیهی آنلاین را از قبل تعیین کنید.
ممکن است بدیهی به‌نظر برسد، اما داشتن اهداف مشخص برای موفقیت برنامه توجیهی آنلاین بسیار مهم است.
تعیین اهداف یادگیری قبل از شروع برنامه آموزشی آنلاین در فهم چگونگی دستیابی به این اهداف کمک‌تان می‌کند. از اهداف گنگ برای یادگیری الکترونیکی بپرهیزید و درعوض تلاش کنید روی اجرا تمرکز کنید؛ انتظار دارید کارکنان جدیدالورود پس از پایان دوره‌ی توجیهی آنلاین توانمندی انجام چه کاری را داشته باشند؟
کارمندان را از سیاست‌ها، فرهنگ و دیدگاه شرکت مطلع کنید؛ روی وظایف اصلی آنها برای چند ماه آینده تمرکز کنید و اطلاعات و منابع لازم برای اجرای مؤثر کار را در اختیارشان قرار دهید.
ایجاد ارتباط بین آنها، همکاران دیگر و ناظران نیز ضروری است؛ بنابراین حواس‌تان باشد که اطلاعات تماس کارمندان کلیدی برایشان مهیاست. درنهایت، به جدیدالورودها احساس پذیرفته‌شدن و صمیمت القا کنید؛ در حین هدایت آنها در مسیر درست، حالت حرفه‌ای و در عین حال دوستانه‌ی خود را حفظ کنید.
۲. اطلاعات را مختصر و دقیق ارائه دهید.
اطلاعات غیرضروری، اصطلاحات انتزاعی، نمودارهای پیچیده و جملات طولانی صرفاً کارکنان جدیدالورود را سردرگم می‌کنند. با زبانی ساده، جملات کوتاه و بولت‌هایی برای اهداف یادگیری و نکات کلیدی، اطلاعات موردنظر را به هدفمندترین شکل ممکن انتقال دهید.
به‌علاوه، مطالب مربوط به یادگیری الکترونیکی را به ماژول‌های کوچکتر تقسیم کنید، به‌طوری‌که کارمندان جدید بتوانند حواس‌شان را جمع کنند و اطلاعات را هنگام نیاز، به‌راحتی پیدا کنند.
بخش‌بندی به‌طرز فاحشی توسط سیستم هدایت کارآمدِ دربرگیرنده‌ی زیرمنوها، تسهیل می‌شود؛ فقط از کاربرد افراطی سیستم هدایت بپرهیزید. نهایتاً، هر ماژول را با هدف معینی شروع کنید و ابزارها و منابعی در اختیار جدیدالورودها قرار دهید تا بتوانند هر بخش را با موفقیت تکمیل کنند و اهداف آموزشی را برآورده سازند.
۳. به کارمندان‌تان امکان دسترسی مستقیم به منابع آنلاین را بدهید.
از کارمندان جدیدالورود انتظار نداشته باشید منابع و مأخذ را در وب جستجو کنند. حواس‌تان باشد که تمام لینک‌های مفید را در برنامه توجیهی آنلاین قرار دهید؛ به‌این‌ترتیب، به جدیدالورودها امکان می‌دهید هر وقتی‌که به اطلاعات مربوط به روندها و شیوه‌های شرکت نیاز دارند، مستقیماً به آنها دسترسی پیدا کنند.
۴. انعطاف‌پذیری برنامه توجیهی آنلاین خود را افزایش دهید.
با ایجاد دسترسی به برنامه توجیهی آنلاین از تمام دستگاه‌های تلفن‌همراه، به کارمندان جدیدالورود خود کمک می‌کنید دوره‌ی آموزش راهنمایی آنلاین را در زمان و مکان مناسب‌تری تکمیل کنند. پیشنهاد گزینه‌ی تکمیل دوره‌ی توجیهی آنلاین با شیوه‌ی خود کارکنان جدیدالورود، تجربه‌ی کلی آنها از آموزش الکترونیکی را به‌طورقابل‌توجهی بهبود می‌بخشد.
۵. کارمندان جدیدالورود را با اطلاعات زیاد دست‌پاچه نکنید.
اختصار و سرراستی به کارکنان جدیدالورود کمک می‌کند وظایف شغلی خود را درک کنند، در دوره‌ی توجیهی آنلاین‌شان موفق شوند و درعین‌حال از اطلاعاتی که ضروریت فوری ندارد اجتناب کنند.
به‌خاطر داشته باشید که درطول برنامه توجیهی آنلاین کارمند، فقط روی اطلاعات مربوطه متمرکز باشید؛ جدیدالورودها به‌راحتی دست‌پاچه می‌شوند، که برای افرادی که سعی دارند خودشان را با محیط جدید سازگار کنند طبیعی است.
پس به یاد داشته باشید که فقط وسایل آموزشی مرتبط و ضروری را در اختیارشان قرار دهید. از ارائه‌ی داده‌هایی که برای اولین روزهای کاری کارمندان جدیدالورود در مشاغل جدیدشان ضروری نیست، بپرهیزید.
فقط اطلاعاتی را لحاظ کنید که هم ضروری و هم به‌آسانی فهم پذیرند. به‌علاوه، عناصر تعاملی را در برنامه راهنمایی آنلاین آموزش کارکنان بگنجانید تا جدیدالورودها بیشتر مشارکت کنند و علاقه‌مندتر شوند.
۶. به کارمندان‌تان تنوع عرضه کنید.
حالا که صحبت ایجاد حس مشارکت بیشتر در کارکنان جدیدالورود شد، ترکیب جالبی از ابزارها و منابع مختلف نه تنها ارزش برنامه توجیهی آنلاین را برای کارکنان‌تان ارتقا افزایش، بلکه باعث افزایش میزان مشارکت جدیدالورودها می‌شود.
یکنواختی در نحوه‌ی ارائه‌ی اطلاعات را ازطریق اضافه‌کردن انواع رسانه‌ها به برنامه آموزش آنلاین‌تان – مانند فیلم، عناصر صوتی، انیمیشن، و بازی‌های آموزش الکترونیکی که باعث ایجاد علاقه و توجه کارکنان جدیدالورود می‌شود – کاهش دهید.
علاوه بر این، دوره‌ی آموزش آنلاین را با چند رویداد حضوری همراه کنید؛ مثلاً، یک جلسه‌ی مربیگری، برای شخصی‌سازی تأثیر کلی تجربه‌ی توجیهی آنلاینِ کارمندان‌تان، ترتیب دهید.
۷. موفقیت برنامه توجیهی آنلاین کارمند را ارزیابی کنید.
ارزیابی موفقیت برنامه توجیهی آنلاین به شما امکان می‌دهد آن را به‌روز و اصلاح کنید و موفقیت یا ناکامی آن را تعیین کنید. روش‌های متعددی برای ارزیابی برنامه توجیهی آنلاین وجود دارد، اما مطمئناً مؤثرترینِ آنها درخواست بازخورد آنی است.
به محض اینکه کارمندان آموزش‌های آنلاین خود را کامل کردند، از آنها بخواهید نظرسنجی‌ها را تکمیل کنند و شما را مطلع سازند که کدام بخش از روند راهنمایی به نظرشان مفیدتر بود، آیا اطلاعات ارائه‌شده گیج‌کننده یا ناکافی بود و چگونه تجربه‌ی هیئت‌مدیره‌ی کلی خود را ارزیابی می‌کنند.
آگاهی از اینکه چه چیزی جواب می‌دهد و چه چیزی نمی‌دهد، به شما امکان می دهد بفهمید کدام‌یک از حوزه‌های موضوعی برنامه توجیهی آنلاین کارمندتان نیاز به مطالب بیشتر یا اصلاح دارد تا بتوانید اصلاحات لازم را انجام دهید و مطمئن شوید که دوره‌ی آموزش آنلاین‌تان تدریجاً پیشرفته‌تر و کارآمدتر خواهد شد.
۸. به یاد داشته باشید که توجیه کارمندان روندی مداوم است.
در اغلب موارد، حفظ تمام اطلاعاتی که می‌خواهید یک‌باره به کارمندان جدیدالورود انتقال دهید، بسیار دشوار است.
گذشته از تلاش مستمر برای انتقال مواد آموزشی آنلاین با کارآمدترین شیوه‌ی ممکن با بخش‌بندی آنها و ارائه‌شان ازطریق انواع رسانه‌ها، پیگیری به‌واسطه‌ی تماس با کارکنان و ناظران‌شان، دو یا سه ماه پس از اتمام برنامه توجیهی آنلاین کارمند را نیز در نظر داشته باشید.
از کارمندان درباره‌ی تجربه‌ی آنلاین‌شان و عناصر دیگری که مایلند اضافه کنید، تغییر دهید یا تقویت کنید، سؤال کنید. با توجیه کارمندان نباید به‌عنوان جلسه‌ی تمرینی یا رویدادی یک‌باره برخورد شود؛ توجیه کارمندان روندی مداوم است که از کارکنان جدیدالورود در اولین ماه‌های کاری حمایت می‌کند و باید تجربیات متعددی ارائه کند که نیازهای مختلف را در مراحل مختلف برآورده می‌کنند.