چرا هزینه یابی کار برای مالکان کسب‌وکارهای کوچک ضروری است؟

 چگونه یک طرح پیشنهادی باید هزینه‌ یابی شود؟

برای انجام تصمیم‌گیری‌ها، مالک واحد تجاری باید قادر به پیش‌بینی و اندازه‌گیری سودآوری بالقوه تصمیم‌ها باشد. مالک واحد تجاری نمی‌تواند تنها با مطالعه صورت ‌حساب درآمد و ترازنامه، سود طرح‌ها را ارزیابی کند؛ بلکه باید به دنبال عملکرد بهای تمام‌ شده باشد.

در راستای پیش‌بینی تأثیر یک تصمیم تجاری بر عملکرد آینده‌ی یک کسب‌وکار، مالک واحد تجاری باید بر حسابداری مدیریت تکیه کند.

حسابداری مدیریت

حسابداری مدیریت، مدلی از حسابداری داخلی است که صاحبان کسب‌وکارها می‌توانند با استفاده از آن و بر مبنای ارقام مبتنی بر داده‌ها، برای کسب‌وکار خود تصمیم‌گیری کنند.

واحدهای سنجش اقتصادی برای نظم در حسابداری استفاده می‌شود و به یک کسب‌وکار کمک می‌کند تا درک مناسبی از سودآوری و میزان موفقیت به دست بیاورند.

هزینه یابی صحیح کار

مهم‌ترین تصمیم شما به‌عنوان مالک واحد تجاری کوچک، تعیین قیمت کارها و خدماتتان است. فرآیند هزینه یابی کار به دنبال ردیابی بهای واقعی تحویل یک کالا یا ارائه خدمتی خاص است تا در یک کسب‌وکار، قیمت مناسبی برای رسیدن به حاشیه سود ناخالص هدف‌گذاری شده پرداخت شود.

شرکت‌های خدماتی که در آن فعالیت (کار) کارکنان، محصول است؛ می‌توانند بیشترین بهره‌برداری را از هزینه یابی کار به دلیل ویژگی‌های زیر داشته باشند:

ترازنامه (بیلان یا صورت ‌وضعیت مالی)

ترازنامه تصویر لحظه‌ای از وضعیت مالی کسب‌وکار شما درزمانی معین است. از سوی دیگر، صورت‌حساب درآمد مانند یک ویدیویی است که تصویر جمعی از شرکت شما در یک دوره زمانی معین نمایش می‌دهد.

ترازنامه از دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه شما تشکیل‌شده است. دارایی شامل مالکیت شما نسبت به نقدینگی، حساب‌های دریافتنی، اثاثیه، تجهیزات و غیره است. بدهی‌ها شامل حساب‌های پرداختنی، مالیات، بدهی‌های بانکی و صورت‌حساب‌های کارت اعتباری و به معنای تعهدات شماست.

هنگامی‌که بدهی‌های شما را از دارایی‌ها کسر کنیم، نتیجه حقوق صاحبان سهام (سرمایه) یا ارزش خالص دارایی شرکت شما بدست می‌آید. با تماشای روند کلی ترازنامه، یک مدیر اجرایی می‌تواند به‌سرعت کسب‌وکار در حال رشد را شناسایی کند.

صورت‌حساب درآمد

برای مشاهده دلایل تغییر حقوق صاحبان سهام در هرماه، مالک و یا مدیرعامل شرکت باید صورت‌حساب درآمد را بررسی کند.

این سند درآمد منهای هزینه‌ها را منعکس نموده که نشان‌دهنده سود یا زیان خالص در طی دوره زمانی معمولاً یک‌ماهه است. سود باعث افزایش ارزش سهام و زیان موجب کاهش ارزش سهام می‌شود. برای درک سودآوری کسب‌وکار خود، بسیاری از مدیران اجرایی تنها صورت‌حساب درآمد را در پایان هرماه ارزیابی می‌کنند.

به نظر شما علت این کار چیست؟

صورت‌حساب درآمد، آنچه آن‌ها می‌خواهند ببینند را نشان می‌دهد. اما این ارقام در صورت‌حساب درآمدی تصویر کلی از سودآوری کسب‌وکار را نشان نمی‌دهد، بلکه برای درک جزئیات بیشتر، شما باید شیوه نگرش خود نسبت به هزینه‌ها را در صورت‌حساب درآمد تغییر دهید.

هزینه‌ها: مستقیم در برابر غیرمستقیم

هزینه‌های مستقیم، هزینه‌هایی هستند که مستقیماً بر روی یک کار یا پروژه خاص انجام می‌شود. هزینه‌های غیرمستقیم شامل هزینه‌های سربار، هزینه‌هایی هستند که مستقیماً به تولید درآمد مربوط نیستند. بهای کالاهای فروخته‌شده، رقمی مهم در هزینه یابی کار است، زیرا برای محاسبه سود ناخالص کار استفاده می‌شود.

مواد و دستمزد مستقیم بهای کالاهای فروخته‌شده را تشکیل می‌دهند. در یک کسب‌وکار خدماتی، هزینه دستمزد مستقیم، دستمزد افرادی است که بر فعالیتی خاص تمرکز نموده‌اند. مواد مستقیم نیز عبارت از صورتحساب‌ها و هزینه‌های کارکنان در آن فعالیت است.

سربار

سربار نیز گروه دیگری از هزینه‌ها و از هزینه‌های ضروری برای اجرای کسب‌وکار است؛ اما مستقیماً منتسب به مشتری و یا کار خاصی نمی‌باشد. این هزینه‌ها از سود ناخالص کسر شده تا درآمد خالص شما محاسبه شود. چهار هزینه محتمل سربار عبارت‌اند از:

• فروش و بازاریابی
• عمومی واداری
• محصول یا صنعت
• مدیریت

سود ناخالص

باید توجه داشته باشید که بهترین روش بررسی سودآوری کسب‌وکار شما، ارزیابی سود در قالب واحد پولی نیست، بلکه باید آن را به‌عنوان درصدی از درآمد شما سنجید. این امکان وجود دارد که درآمد دائماً در حال رشد باشد اما سود ناخالص کاهش یابد و شما این واقعیت را حس نمی‌کنید مگر اینکه رابطه بین این دو را به‌صورت درصدی مشاهده کنید.

هنگامی‌که چگونگی محاسبه سود ناخالص را بیاموزید، حسابداری به همراه هزینه یابی کار را درک نموده‌اید و می‌توانید سیستم‌های تجاری را که به‌ سرعت و سهولت هزینه یابی می‌کنند و هزینه‌ها را به کارها و پروژه‌ها اختصاص می‌دهند، راه‌اندازی کنید.

تخصیص بهای دستمزد

درگذشته هزینه یابی وظیفه دشواری بود که نیاز به تلاش‌های بسیار برای گردآوری هزینه‌ها داشت. اگرچه، امروزه با استفاده از سیستم حسابداری و فناوری کسب‌وکار تجاری، به‌راحتی می‌توان سود ناخالص را برای هر کار، مشتری، خدمات و یا کارمند محاسبه نمود.

نرم افزار حسابداری سپیدار، هزینه یابی کار را سهولت می‌بخشد، زیرا ساختاری کاربردی بر مبنای پروژه‌های حسابداری داشته و همچنین قابلیت تخصیص خودکار دستمزد را نیز دارد.

اکثر شرکت‌های فعال در جهان از سیستم‌های حسابداری برای ردیابی هزینه دستمزد مستقیم و هزینه‌های تحویل خدمات ارائه‌شده استفاده می‌کنند. برای تخصیص بهینه بهای دستمزد مستقیم، شرکت باید سیستم ردیابی زمان کارکنان، هزینه مدیریت و سیستم‌های حقوق و دستمزد را با سیستم حسابداری خود همگام‌سازی و ادغام کند.

با یکپارچه‌سازی این سیستم‌ها، هر کارمندی می‌تواند با استفاده از گوشی هوشمند خود زمان صرف شده برای هر کار، مشتری، محصول یا خدمات را ردیابی کرده و به‌صورت خودکار این اطلاعات را وارد سیستم حسابداری نماید.

چرا باید هزینه دستمزد را تخصیص دهیم؟

به‌جز امور مالی کسب‌وکار، سیستم‌های حقوق و دستمزد و ردیابی زمان نیز یکپارچه‌شده‌اند، چراکه احتمال دارد در کسب‌وکار هدر رفتن زمان و هزینه وجود داشته باشد که غیرقابل‌کشف و ثبت هستند.

هنگامی‌که کسب‌وکارهای مبتنی بر پروژه، چشم‌انداز مدیریت، زمان و دیگر هزینه‌های غیرقابل ثبت را از دست می‌دهند، ممکن است ماه‌ها بگذرد و همچنان معلق و بی‌هدف پیش می‌روند. زیرا هنگامی‌که هزینه‌های ازدست‌رفته شناسایی شوند، برای پرداخت هزینه‌های اضافی مشتری بسیار دیر شده است.

هزینه یابی کار همراه با نظارت و مدیریت هزینه‌های انجام کسب‌وکار تجاری بهترین کارایی را خواهد داشت. حتی وظایف داخلی مانند جلسات غیرقابل ردیابی و پرداخت، باید به‌عنوان یک کار در نظر گرفته شوند تا شما بتوانید بهای تمام کارها را موشکافی کنید.

چرا هزینه یابی کار؟

هزینه یابی کار به‌خصوص برای کسب‌وکارهای خدماتی که باید زمان کارکنان خود را به دلیل فشارهای تجاری نظیر عوامل زیر بهینه کنند، اهمیت دارد:

• محدودیت در منابع نیروی کار ماهر
• افزایش رقابت برای مشتریان
• زمان کمتر برای تکمیل پروژه‌ها
• نیاز به پیش‌بینی نوسانات بازار

از طریق هزینه یابی کار، یک کسب‌وکار می‌تواند فرصت‌های کاری را با بالاترین سود ناخالص بالقوه شناسایی نموده و کارکنان خود را به‌سوی آن فرصت‌های مفید هدایت نماید.

با استفاده از گزارش‌های هزینه یابی کار، یک مالک واحد تجاری کوچک می‌تواند مبتنی بر داده‌ها تصمیم‌گیری کند و حساس‌ترین پرسش‌های تجاری از قبیل سوالات زیر را پاسخ دهد.

آمادگی برای تصمیم‌های مبتنی بر اطلاعات مالی در سپیدار همکاران سیستم

در سپیدار سیستم ما فراتر از دفترداری و حسابداری پیش می‌رویم. سپیدار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای هزینه یابی کار را با توجه به ردیابی خودکار زمان، سیستم‌های پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت هزینه‌ها و ادغام آن‌ها با سیستم‌های حسابداری را انجام دهند.

ما در سپیدار مدیریت حساب را برای اطمینان از اجرای سیاست‌ها، رویه‌ها و سیستم‌های مناسب برای تهیه گزارش دقیق مالی و مدیریتی بکار می‌گیریم. سپیدار کمک می‌کند تا کسب‌وکارها با اعتمادبه‌نفس کامل به‌واسطه استفاده مطلوب از گزارش‌های مالی و مدیریتی برای انجام تصمیم‌گیری آگاهانه و پیشرفت در کار پیش بروند.

*مترجم: حمید زارعی