هزینه یکی از اساسی‌ترین و مهمترین مفاهیم در هر کسبوکار است. مفهوم هزینه در حسابداری نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در حسابداری هزینه عبارت است از مجموع مخارج اقتصادی که برای کسب درآمد بیشتر به یک تجارت وارد می‌شود. بدین منظور هر کسبوکار و تجارتی به دنبال کنترل و در نهایت کاهش هزینهها برای بهبود عملکرد خود خواهد بود. در واقع برای افزایش سود کسبوکار باید کاهش هزینهها بدون کاهش میزان درآمد باشد.
در حسابداری هزینهها شاخصی بسیار مهم و اساسی در پیشبرد اهداف کسبوکار محسوب می‌شوند بنابراین برای این بخش مهم از حسابداری قوانین ویژه‌ای مطرح شده است. بدین ترتیب لازم است علاوه بر آشنایی با ماهیت هزینه آن را شناخته و بتوانیم انواع هزینهها را از یکدیگر تفکیک کنیم. در این مطلب از سری مقالات آموزش حسابداری قصد دارید به بررسی ماهیت هزینهها در حسابداری پرداخته و انواع هزینهها و همچنین نحوهٔ ثبت سند آنها را بیان کنیم. با ما همراه باشید.
هزینه در حسابداری چیست؟
هر واحد اقتصادی و کسبوکاری باید برای رسیدن به درآمد در طول فعالیتهای اقتصادی خود اعم از خدمات، بازرگانی، تجارت و… مخارجی را متحمل شود که به این مخارج هزینه میگویند. حساب موقتی که دارای ماهیت بدهکار است هزینه نام دارد. به بیان دیگر ماندهحساب هزینه به دلیل موقت بودن به دوره مالی بعد انتقال پیدا نخواهد کرد.
انواع هزینه در حسابداری شامل تمامی مخارجی است که به‌صورت عینی انجام شده و به‌صورت ثابت از درآمد سازمان برای آنها خرج می‌شود مانند حقوق کارکنان. اما برخی دیگر از مخارج غیر عینی که به‌مرور زمان از دارایی‌ها کم می‌شوند نیز به‌عنوان هزینه در نظر گرفته می‌شوند مثل استهلاک دستگاه‌ها. در نتیجه هر چیزی که مخارجی روی دست شما بگذارد هزینه محسوب شده و در حسابداری جزء بدهکاری‌ها ثبت خواهد شد.
تقسیم‌بندی انواع هزینهها بر اساس نظر مدیر مالی و همچنین نوع فعالیت هر شرکت انجام می‌شود. در برخی موارد از لحاظ رفتار نیز انواع هزینهها مورد بررسی قرار خواهند گرفت. اما به‌طورکلی هزینهها در حسابداری به چند دسته تقسیم‌بندی می‌شوند که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت. لازم است بدانید که تمامی کسب‌وکارها هزینههای یکسانی ندارند؛ به‌عنوان‌مثال یک شرکت تولیدی موظف به مدیریت هزینههای خاص مربوط به تولید است درصورتی‌که یک شرکت بازرگانی از این مورد معاف خواهد بود.
منظور از کنترل هزینه چیست؟
افزایش درآمد کسبوکار را به سود خواهد رساند و در مقابل افزایش هزینه باعث ایجاد ضرر و زیان خواهد شد. کسب بالاترین میزان سود در هر دورهٔ مالی جزو مهمترین و اصلیترین اهداف هر واحد اقتصادی است. این مهم با کنترل و کاهش هزینهها و همچنین افزایش درآمد به وقوع میپیوندد. برای جلوگیری از پرداخت هزینههای اضافی لازم است ابتدا هزینهها را شناخته و سپس آنها را طبقهبندی کنیم. این امر هزینههای غیرقابل‌اجتناب را کنترل نموده و ثابت نگه می‌دارد.
طبقهبندی هزینه ها در حسابداری بر اساس نوع فعالیت اقتصادی
همان‌طور که بیان شد هزینهها در هر کسبوکار بر اساس نوع فعالیت اقتصادی آن کسبوکار طبقهبندی می‌شوند. به‌عنوان‌مثال هزینههای یک واحد خدماتی متفاوت از هزینههای یک واحد بازرگانی خواهد بود. علاوه بر این تغییرات واحدهای اقتصادی نیز بر هزینهها مؤثر هستند. در کلیه مجموعه‌های اقتصادی هزینهها به دودسته کلی تقسیم‌بندی می‌شوند که عبارت‌اند از:
– هزینههای ثابت در حسابداری
به هزینه‌هایی که در یک دوره طولانی بدون تغییر باقی می‌مانند هزینههای ثابت گفته می‌شود. این هزینهها هیچ ربطی به میزان تولید و یا عرضه کالا و خدمات ندارند مانند هزینهٔ اجاره ساختمان.
– هزینههای متغیر در حسابداری
هزینه‌هایی که وابسته به مقدار تولید یا عرضه کالا و خدمات هستند هزینههای متغیر نام دارند. هزینههای متغیر ارتباط مستقیمی با تولید و عرضه محصولات دارند به صورتی که کاهش و افزایش در میزان تولید و عرضه منجر به کاهش و افزایش در مقدار این هزینهها می‌شود. فرض کنید یک کارگاه تولیدی ساعت کاری خود را از روزی ۷ ساعت به روزی ۱۰ ساعت افزایش داده است؛ اضافه کاری که این واحد تولیدی باید به کارگران پرداخت کند جزو هزینههای متغیر محسوب می‌شود. هزینههای ثابت و متغیر به دو دستهٔ جزئی‌تر تقسیم‌بندی می‌شوند که عبارت‌اند از: طبقهبندی هزینهها در واحدهای اقتصادی و انواع هزینهها در واحدهای تولیدی.
۱) طبقهبندی هزینهها در واحدهای اقتصادی
این طبقهبندی به طور معمول برای تمامی واحدهای اقتصادی کاربرد داشته و به شرح ذیل است:
۱. هزینههای عمومی و اداری Administrative Costs
مخارجی که به‌صورت ثابت و دوره‌ای باید پرداخت شوند هزینههای عمومی و اداری نامیده می‌شوند. این هزینهها عینی بوده و مقدار ثابتی دارند (ممکن است نوسان هم داشته باشند اما بسیار کم خواهد بود). هزینههای عمومی و اداری تأثیر مستقیمی بر فروش محصولات ندارند و جزء مخارج عمده یا کلی کسبوکار محسوب می‌شوند. این هزینهها به تولید و فروش وابسته نبوده و در ارتباط با فعالیتهای روزمره شرکت هستند. برخی از هزینههای عمومی و اداری عبارت‌اند از:
- هزینهٔ قبوض خدماتی شامل برق، آب، گاز، تلفن و…
- هزینهٔ ایاب‌وذهاب، تاکسی و…
- هزینههای مربوط به ملزومات مصرفی مانند لیوان یکبار مصرف
- هزینههای مربوط به پذیرایی، چای، تنقلات و…
- هزینههای مربوط به پست
۲. هزینه توزیع و فروش در حسابداری Distribution Costs
هزینه توزیع و فروش در شرکت‌هایی که درآمدزایی آنها از طریق فروش کالا است و همچنین شرکت‌های بازرگانی جز انواع هزینه در حسابداری محسوب می‌شود. این هزینهها عینی بوده و تأثیر مستقیمی بر قیمت فروش محصولات دارند به بیان دیگر هرقدر مبلغ این هزینهها بالاتر باشد مبلغ فروش نیز بیشتر خواهد شد. هزینهٔ توزیع هزینههای مربوط به ارائه خدمات بوده که عینی و متغیر هستند. هزینههای توزیع نیز رابطه مستقیمی با سطح تولید دارند. برخی از هزینههای توزیع و فروش عبارت‌اند از:
- بسته‌بندی Packing
- انبارداری Warehousing
- حمل و نقل Transportation
- تبلیغات Promotion
- بازاریابی Marketing
۳. هزینههای مالی در حسابداری Financial Costs
مخارج تأمین مالی بر اساس استاندارد حسابداری شماره ۱۳ به شرح ذیل است:
- کارمزد و جرایم دیرکرد وام‌های مالی بلندمدت و کوتاه‌مدت و سود تضمین‌شدهٔ آنها
- مخارج جنبی وام‌های دریافتی از جمله حق تمبر اسناد تضمینی و حق ثبت در رابطه با قراردادهای مربوطه
- مخارج تأمین مالی خرید اقساطی و مخارج مربوط به قراردادهای اجاره به‌شرط تملیک
مخارج مربوط به واحد مالی شرکت را هزینههای مالی می‌نامند. این هزینهها عینی بوده و بهمنظور کسب درآمد و نظم دادن انجام می‌شوند. هزینههای مالی برای داشتن درآمد بیشتر و مدیریت این درآمد انجام می‌شوند و در صورت حذف آنها نمی‌توان مدیریتی بر روی بخش مالی داشت.
۴. هزینه استهلاک در حسابداری Depreciation Costs
هزینهٔ استهلاک در حسابداری از طریق تقسیم ارزش واقعی آن دارایی بر مدت زمانی است که کار کرده است. این مدت‌زمان برحسب میزان تولید و یا زمان خواهد بود. هزینهٔ استهلاک نامشهود و غیرعینی است اما بااین‌وجود بودجه‌ای مستقل تحت عنوان ذخیره استهلاک برای آن در نظر گرفته خواهد شد تا در صورت بروز مشکلات بتوان از منابع آن برای حل این مشکلات استفاده کرد. برخی از هزینههای استهلاک عبارت‌اند از:
- هزینه فرسوده شدن اسباب و اثاث شرکت
- هزینه فرسوده شدن ساختمان
- هزینه فرسوده شدن وسایل نقلیه
- هزینه فرسوده شدن ابزارآلات
۵. هزینه حقوق و دستمزد در حسابداری Salary Costs
یکی از ثابت‌ترین هزینهها در هر شرکت هزینه حقوق و دستمزد است. هزینههای پرداخت شده به کارکنان برای جبران کارکرد آنها که بر اساس قوانین بوده و ملاک آن قراردادی است که در ابتدای سال بین کارفرما و کارکنان منعقد می‌گردد هزینه حقوق و دستمزد نام دارد. هزینه حقوق و دستمزد هم جزء ثابت دارد و هم جزء متغیر، از این رو نمی‌توان آن را در دستهٔ هزینههای ثابت و یا متغیر قرار داد. بخش حقوق پایه، حق مسکن و برخی مزایای دیگر در این هزینه ثابت است اما هزینههای مربوط به‌اضافه کار، پاداش و امثالهم متغیر خواهد بود.
۲)انواع هزینه در واحدهای تولیدی
در واحدهای تولیدی علاوه بر هزینههای ذکر شده هزینههای دیگری نیز مؤثر بر فرایند تولید هستند که برخی از آنها عبارت‌اند از:
– هزینه مواد مستقیم
هزینه مواد مستقیم یعنی هزینهٔ مواد اولیه‌ای که برای تولید یک محصول موردنیاز است. مانند ورقه‌های آهنی برای تولید اتومبیل.
– هزینه کار مستقیم
حقوق و دستمزد تمامی افرادی که به طور مستقیم در تولید محصول ایفای نقش می‌نمایند هزینه کار مستقیم نام دارد.
– هزینههای سربار تولید
برخی از هزینهها به طور مستقیم در تولید محصول نقش ندارند اما در صورت نبود آنها کار انجام نخواهد شد و در واقع مخارجی هستند که در اثر تولید وارد کار می‌شوند مانند هزینهٔ مصرف برق. به‌طورکلی تمامی هزینهها به‌غیر از هزینههای کار و مواد مستقیم زیرمجموعه‌های هزینهٔ سربار هستند.
انواع هزینهها در حسابداری شرکت‌های خدماتی
حسابداری شرکت‌های خدماتی به‌طورکلی متفاوت از حسابداری سایر شرکت‌ها است اما در این بین شباهت‌هایی نیز وجود دارد. در شرکت‌های خدماتی برخلاف شرکت‌های تولیدی حسابی روی فروش کالا انجام نخواهد شد بلکه هزینهها در ازای خدمات ارائه شده است. بهمنظور محاسبهٔ قیمت تعیین شده برای این خدمات استانداردهایی وجود دارد که قانون آنها را تعیین کرده است. به‌طورکلی حسابداری شرکت‌های خدماتی شامل سه مرحله است:
در مرحلهٔ اول مجموعه اقدامات انجام شده در یک دورهٔ مشخص مالی مورد بررسی قرار خواهد گرفت. همچنین مدارک بر اساس تاریخ سازمان‌دهی خواهند شد. در مرحلهٔ دوم ترازهای آزمایشی دفاتر موقت و کل آماده می‌شوند. گردش حساب و ستون‌های بستانکار و بدهکار نیز در این مرحله مورد سنجش قرار می‌گیرند. مرحلهٔ آخر مجموعه فعالیتهای پایان سال مالی نظیر تهیه ترازنامه، سربرگ و بستن حساب‌های سود و زیان موقت است.
انواع هزینهها در حسابداری پیمانکاری
- هزینههای آشکار: هزینههای معمولی که در سندهای حسابداری ثبت می‌شوند و قابل‌اندازه‌گیری هستند.
- هزینههای پنهان: هزینههای غیراقتصادی که قابل ثبت و اندازه‌گیری نیستند. به‌عنوان‌مثال هزینهٔ ساخت جاده‌ای در وسط جنگل که علاوه بر هزینههای مادی هزینههای زیست‌محیطی نیز خواهد داشت که قابل‌اندازه‌گیری نبوده اما می‌تواند به آیندگان لطمه بزند.
- هزینههای ثابت: این هزینهها بدون توجه به میزان تولید پرداخت خواهند شد. مثلاً هزینهٔ اجاره ماهیانه دفتر کار که باید پرداخت شود چه پروژه در حال اجرا و سوددهی باشد چه تعطیل و در ضرر و زیان.
- هزینههای متغیر: به میزان تولید و فعال‌بودن کار بستگی دارد مانند هزینهٔ خرید سیمان که به حجم کار و فعال‌بودن پروژه وابسته است.
- هزینههای جاری: هزینه‌هایی که در دورهٔ جاری بهمنظور کسب درآمد انجام می‌شوند.
- هزینههای سرمایه‌ای: هزینه‌ای است که برای خرید یک دارایی انجام شده و فایدهٔ آن بیش از یک دورهٔ مالی خواهد بود مانند خرید تجهیزات.
- هزینههای عملیاتی: این هزینهها به طور مستقیم با تولید کالا و خدمات مرتبط هستند.
- هزینههای غیرعملیاتی: این هزینهها به طور مستقیم با تولید کالا و خدمات مرتبط نیستند.
نحوه ثبت سند هزینه در حسابداری چگونه است؟
بهمنظور ثبت سند هزینه در حسابداری دو مرحله وجود دارد. ثبت شناسایی هزینه و ثبت هزینه با پرداخت. قبل از ثبت سند پرداخت، هر هزینه باید در دفاتر شناسایی هزینه ثبت شود حتی درصورتی‌که بخشی از آن باقی‌مانده و بخشی پرداخت شده باشد. شناسایی یعنی حسابدار یا واحد حسابداری باید مشخص کند هزینهٔ ذکر شده کدام حساب‌ها را تحت‌تأثیر قرار خواهد داد.
- ثبت شناسایی هزینه: هزینههای غیرعینی یا غیرمشهود در نرم‌افزار حسابداری به‌عنوان بدهکار ثبت می‌شوند. حساب استهلاک انباشته که ارزش دفتری دارایی‌ها را کاهش می‌دهد بستانکار خواهد شد. این هزینه استهلاک پرداخت نخواهد شد اما سازمان به شکلی این مورد را بدهکار است. اگر حقوق پرسنل به‌صورت دقیق در روز آخر ماه پرداخت نشود، این موضوع باید در سیستم ثبت شده و شرکت این مبلغ را بدهکار شود. پس از آن به‌محض پرداخت حقوق پرسنل شرکت بدهکاری خود را پرداخت نموده و هزینهها را مدیریت خواهد کرد.
- ثبت هزینه با پرداخت: در حسابداری این نوع هزینه به‌محض اینکه پرداخت شود ثبت خواهد شد. مثلاً حسابداری حقوق و دستمزد که به‌محض پرداخت ماهیانه در سیستم حسابداری ثبت می‌شود. در نرم‌افزار حسابداری محل پرداخت بستانکار و هزینهٔ موردنظر به مبلغ اعمال شده به‌عنوان بدهکار ثبت خواهند شد.
نحوه ثبت سند حسابداری برگشت هزینه چگونه است؟
در برخی موارد ممکن است هزینهٔ اضافی پرداخت شده باشد که باید برگشت داده شود. چون ماهیت حساب هزینه بدهکار است می‌توان حسابی تحت عنوان (درآمدهای ناشی از برگشت هزینه) در بخش درآمد ایجاد نموده و این حساب را بستانکار کرد. اما چون حساب درآمد مشمول مالیات خواهد شد بستانکار شدن حساب هزینه با مستندات و مدارک لازم معقول‌تر خواهد بود.
ثبت هزینه حسابداری در نرم افزار سپیدار
پیشنهاد ما این است که برای مدیریت هزینههای مالی خود با استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی سپیدار سیستم، دقت و صحت انجام امور مالی کسب و کارتان را دوبرابر کنید. برای دریافت مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید با شماره تلفن ۰۲۱۸۱۰۲۲۰۰۰ تماس بگیرید. همکاران ما آماده پاسخگویی به سؤال‌های شما خواهند بود.
سوالات متداول
- منظور از کنترل هزینه چیست؟
افزایش درآمد کسبوکار را به سود خواهد رساند و در مقابل افزایش هزینه باعث ایجاد ضرر و زیان خواهد شد. کسب بالاترین میزان سود در هر دورهٔ مالی جزو مهمترین و اصلیترین اهداف هر واحد اقتصادی است. این مهم با کنترل و کاهش هزینهها و همچنین افزایش درآمد به وقوع میپیوندد. برای جلوگیری از پرداخت هزینههای اضافی لازم است ابتدا هزینهها را شناخته و سپس آنها را طبقهبندی کنیم.
- هزینه در حسابداری چیست؟
هر واحد اقتصادی و کسبوکاری باید برای رسیدن به درآمد در طول فعالیتهای اقتصادی خود اعم از خدمات، بازرگانی، تجارت و… مخارجی را متحمل شود که به این مخارج هزینه میگویند. حساب موقتی که دارای ماهیت بدهکار است هزینه نام دارد. به بیان دیگر ماندهحساب هزینه به دلیل موقت بودن به دورهٔ مالی بعد انتقال پیدا نخواهد کرد.
- نحوه ثبت سند هزینه در حسابداری چگونه است؟
بهمنظور ثبت سند هزینه در حسابداری دو مرحله وجود دارد. ثبت شناسایی هزینه و ثبت هزینه با پرداخت.