موزع یا همان مامور پخش یک عنوان شغلی مهم و حیاتی در شرکت‌های پخش به شمار می‌رود. در مقاله پیش‌رو، ما به بررسی مهمترین وظایف و ویژگی‌های موزع حرفه‌ای می‌پردازیم. اگر شما صاحب یک شرکت پخش مویرگی کوچک یا متوسط هستید، یا سرپرستی توزیع کالاها را در این شرکت به عهده دارید و یا حتی قصد دارید به عنوان یک موزع در یک شرکت پخش مشغول به کار شوید، مطالعه این مقاله را به شما پیشنهاد می‌دهیم.
موزع یا مامور پخش کیست؟
در شرکت‌های پخش مویرگی، روزانه کالاهای متعددی باید در مسیرهای مشخص به مقصد شرکت‌ها، فروشگاه‌ها و غیره توزیع و پخش شوند. سرپرست توزیع در شرکت پخش مویرگی پس از مشخص کردن مسیرمورد نظر و مشتریان آن و تهیه لیست نوع، قیمت و تعداد کالا، از مامور پخش یا موزع می‌خواهد در زمان مشخصی این مسیر را طی نموده و کالاهای مورد نظر را تحویل داده و مبلغ آن‌ها را مطالبه کند.
پس نتیجه می‌گیریم موزع، نقش نهایی را در چرخه پخش محصولات در این شرکت‌ها ایفا می‌کند و اغلب، مشتریان شرکت‌های پخشی کوچک با شخص دیگری بجز موزع در ارتباط نیستند. از این رو وظیفه مامور پخش بسیار حیاتی و حتی در نهایت از مهمترین عوامل تعیین کننده موفقیت یا عدم موفقیت این شرکت‌ها در فروش بیشتر است.
وظایف موزع در شرکت‌های کوچک پخش مویرگی
در شرکت‌های بزرگ پخش و توزیع برای هریک از عناوین ویزیتور، مامور پخش (موزع) و راننده، افراد متعددی مشغول به کار می‌شوند و معمولا هرکدام از آن‌ها تحت نظر واحد و سرپرست‌های متفاوتی وظایف و ماموریت‌های کاری خود را دریافت می‌کنند. اما در شرکت‌های پخش مویرگی کوچک به سبب محدودیت در مسیرهای توزیع و تعداد کارکنان و پروتکل‌های کاری متفاوت این احتمال زیاد است که از یک نفر برای ایفای هر سه وظیفه استفاده شود.
شرکت‌های پخش مویرگی کوچک و متوسط، با توجه به شرایط کسب‌وکار خود ممکن است از ابتدای استخدام، شخصی را در نظر بگیرند که خودروی مناسب پخش را در اختیار داشته باشد. در اینجاست که اهمیت بالا و نقش کلیدی موزع در شرکت‌های کوچک مشخص می‌شود. در نهایت می‌توان اینگونه بیان کرد که گستره وظایف موزع، رابطه مستقیمی با اندازه شرکت و نوع سیاست‌های کاری آن دارد که در ادامه پنج وظیفه از مهمترین آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
مدیریت پخش را به سپیدار بسپارید
مدیریت ساده ویزیتورها
محاسبه‌های خودکار پورسانت
گزارش‌های تحلیلی از فروش کالا
تعریف انواع تخفیف
مدیریت بهینه توزیع سرد و گرم
1.دریافت لیست توزیع، پیروی دقیق از برنامه‌های تعیین شده
شرکت‌های پخش مویرگی با توجه به ویژگی‌های محصولات خود و نوع پخش سرد یا پخش گرم، برنامه‌های فروش و توزیع بلند و کوتاه مدتی را تدوین می‌کنند که در نهایت، برنامه توزیع روزانه یا هفتگی موزع‌ها، یکی از آن‌هاست. لیست توزیع با توجه به محدوده جغرافیایی خاصی، مسیر و تعداد مشتریان را مشخص می‌سازد و و هر یک از موزعین، پخش کالا در یک یا چند محدوده را به عهده می‌گیرند.
همچنین انواع کالای مورد نیاز و تعداد آن‌ها برای هر یک از مشتریان در این لیست مشخص می‌شود. موزع وظیفه دارد این لیست را به طور مرتب از سرپرست پخش و توزیع دریافت کند و در تاریخ و محدوده ساعت مشخص شده در برنامه به هر یک از مشتریان مراجعه کند و در صورت نیاز، حین ماموریت سرپرست خود را در جریان تحقق برنامه قرار دهد. اهمیت پیروی دقیق از لیست و زمانبندی آن نقش مهمی در برطرف کردن به موقع نیاز مشتریان و رضایت آن‌ها دارد.
2.دریافت کالا از شرکت، اطمینان از تطابق کالاها و موجودی آن‌ها با برنامه توزیع
مامور توزیع بعد از دریافت لیست و برنامه توزیع باید به دریافت کالاهای مشخص شده از انبار بپردازد. اهمیت این بخش از کار در دریافت دقیق انواع کالا و تعداد تخمین زده شده از هرکدام است، که این امر با هماهنگی و همکاری انباردار انجام خواهد شد.
شمارش بسته‌ها و چیدمان کالاها در خودروی حمل به گونه‌ای که متناسب با الویت و زمانبندی تحویل هر کدام باشد و همچنین اهمیت حفظ سلامت کالاها در جابجایی از مواردی است که موزع در این مرحله از کار خود باید به آن توجه کافی داشته باشد.
3. توزیع کالا به مشتریان و ثبت سفارشات جدید، توجه به نیاز مشتری و اهمیت آن در تسریع خدمات
در این مرحله موزع بر اساس ترتیب و الویت برنامه مسیر و زمان، موظف است به مشتریان مراجعه کند و کالاهای مورد نیاز آن‌ها را تحویل دهد. درمورد توزیع برخی از محصولات به‌ویژه در پخش گرم، ممکن است این نیاز وجود داشته باشد که قبل از مراجعه، موزع با مشتری هماهنگی‌های لازم را انجام دهد تا در وقت و هزینه خود و شرکت صرفه‌جویی کند.
اگر موزع همزمان مسئولیت ویزیتوری و ثبت سفارش را هم برعهده داشته باشد نوع برخورد و رابطه او با مشتریان اهمیت بالاتری خواهد داشت. در زمان مراجعه موزع یا مامور پخش کالاهایی را که مشتری از قبل درخواست داده بود را به او تحویل می‌دهد و اطلاعات مربوط به رسید تحویل را در فرم خود به صورت دستی یا در نرم افزار پخش مویرگی وارد و در صورت نیاز سفارشات جدید مشتری را هم ثبت می‌کند.
4. وصول مطالبات شرکت، اطلاع از نحوه جریان بدهی و بستانکاری مشتریان
پس از تحویل کالا، نوبت به تسویه صورت حساب مشتری می‌رسد. شرکت‌های پخشی با توجه به نوع سفارشات و سیاست‌های فروش خود، مطالبات خود را یا به محض تحویل کالا دریافت می‌کنند، یا شرایط خاصی را به صورت دریافت چک، حساب دفتری یا تحویل کالاها به صورت امانی در نظر می‌گیرند. اغلب در شرکت‌های پخش مویرگی کوچک یا حتی برخی شرکت‌های بزرگ، وظیفه تسویه با مشتریان، به عهده مامور پخش و توزیع است.
پس آشنایی نسبی با انواع حساب در حسابداری مانند نحوه محاسبات بدهی و بستانکاری، چک نویسی و امور مربوط به دریافت مطالبات از مواردی است که موزع باید از آن برخوردار باشد. البته محاسبات دقیق بدهکاری و بستانکاری مشتریان توسط واحد مالی شرکت با توجه به گزارشات سرپرست پخش و توزیع انجام می‌شود. اما دقت در این امر از این جهت که موزع ممکن است در زمان مراجعه به مشتریان عهده‌دار تسویه حساب مشتری هم باشد، یکی از مسئولیت‌های پراهمیت در این عنوان شغلی است.
5.ارائه گزارشات از روند پخش و وصول به شرکت، نقش این گزارشات در تصمیمات مدیران
یکی از وظایفی که شرکت‌های پخش از ماموران پخش خود انتظار انجام آن را دارند ارائه گزارش از نحوه پیشبرد عملیات توزیع و پخش است. در شرکت‌های کوچک پخش که با سیستم سنتی فرایند پخش خود را پیش می‌برند، ممکن است این گزارش به یک مکالمه بین سرپرست پخش و موزع خلاصه شود.
اما شرکت‌های پخش حرفه‌ای و سازمان‌یافته انواع مختلفی از گزارشات را تعریف می‌کنند که موزع باید به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه نسبت به تکمیل و ارائه آن‌ها اقدام کند. موضوع این گزارشات به طور معمول در مورد نحوه تحقق فروش نسب به برنامه پیش‌بینی شده شرکت، میزان استقبال مشتریان از محصولات فعلی و درخواست آن‌ها برای محصولات جدید شرکت یا رقبا، چالش‌های موزع درمورد هریک از اجزاء یا اتفاقات در ماموریت توزیع، خود ارزیابی و… باشد.
مدیران و سرپرستان شرکت با بررسی این گزارشات، برنامه‌ریزی برای هریک از تصمیمات خود در مورد خرید محصول جدید یا تغییر حجم محصولات فعلی، نوع ارائه محصولات و خدمات، بررسی مسیرها و مشتریان فعلی و جدید، و سایر موضوعات را بهبود می‌بخشند.
“ویژگی‌های رفتاری و حرفه‌ای موزع، علاوه بر ویژگی‌های ذکر شده شرکت‌ها خصوصیات شخصی و اخلاقی را هم در نظر می‌گیرند”
همانطور که گفته شد موزع از کلیدی‌ترین کارکنان یک شرکت پخشی به شمار می‌رود. به همین خاطر شرکت‌ها بجز موارد تخصصی که تعدادی از آن‌ها را برشمردیم، به ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری فردی که برای این عنوان درنظر می‌گیرند بسیار اهمیت می‌دهند. دریافت انواع ضمانت‌های کتبی و سفته در حین استخدام، به این علت که شرکت بخشی از سرمایه و اعتبار خود را روزانه در اختیار موزع قرار می‌دهد، رایج است.
اما علاوه بر این در جلسات استخدام و ارزیابی کارکنان جدید، کارفرما به نحوه برخورد، گفتار و سایر مواردی که نشان‌دهنده امین و مورد اطمینان بودن شخص باشد، توجه می‌کند. برای یک موزع در شرکت پخش مویرگی کوچک که وظایف متعددی را بر عهده دارد، علاوه بر سلامت و توانایی جسمی و توانایی پیشبرد فرایند توزیع، روابط عمومی بالا، آشنایی با شیوه‌های بازاریابی حضوری، توانایی ایجاد ارتباط و تعامل با قشر متفاوت مشتریان، وقت‌شناسی و مسئولیت‌پذیری بالا، از اهمیت ویژه برخوردارند.
نرم افزار سپیدار؛ ابزار مناسبِ شرکت‌های پخش
شرکت‌هایی که در صنعت پخش فعالیت می‌کنند، نیازمندی خاصی دارند. در این راستا، نرم افزار سپیدار با این نیازها هماهنگ شده و این امکانات را در سیستم خود قرار داده است. همچنین وظایف افراد مختلف در شرکت‌های پخشی در این سیستم برنامه‌ریزی شده است. شما با مراجعه به این لینک می‌توانید دموی رایگان دریافت کنید و با ویژگی‌های این نرم افزار آشنا شوید.