سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بستری آنلاین است که صاحبان کسب‌وکارها، شرکت‌ها و مؤسسات به‌واسطه آن می‌توانند دفاتر تجاری خود را به صورت الکترونیکی ثبت، نگهداری و مدیریت کنند.
این سامانه جایگزینی هوشمند برای روش‌های سنتی و کاغذی بوده و فرآیندهای ثبت دفاتر کل، دفتر روزنامه و دفتر معین را با سرعت و دقت بیشتری به انجام می‌رساند.
در این مقاله به‌صورت کامل با مزایا، مراحل و نکات کلیدی ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی آشنا خواهیم شد. همچنین نحوه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، نکات مهم بخشنامه‌های مرتبط و راهکارهای پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی را بررسی می‌کنیم.
در نهایت، نکاتی درباره الزامات قانونی و بخشنامه‌های جدید مربوط به پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۴ را خواهید یافت که برای تمامی فعالان اقتصادی حیاتی است. شما در این قسمت می‌توانید به فیلمی در این زمینه که مربوط به آخرین وبینار برگزار شده توسط شرکت سپیدار است، توجه نمایید:
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست و چرا مهم است؟
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی یک پلتفرم رسمی و آنلاین است که توسط سازمان امور مالیاتی کشور طراحی شده تا فرآیندهای ثبت و نگهداری دفاتر تجاری را به شکل کاملا دیجیتال انجام دهد.
مزیت اصلی ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی نسبت به روش‌های سنتی، کاهش خطاهای انسانی، افزایش شفافیت مالی و تسهیل نظارت‌های مالیاتی است.
همچنین، این سامانه به شما اجازه می‌دهد در هر زمان و مکان به اسناد دسترسی داشته باشید و فرایندهای مالی خود را به شکل دقیق‌تری کنترل کنید.
محاسبه‌های مالیات را به سپیدار بسپارید
محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
ارسال صورت‌حساب به سامانه مؤدیان
فایل خرید و فروش فصلی
دیسکت بیمه و مالیات
تحریر دفاتر قانونی
مراحل ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
برای استفاده از خدمات سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، نخست باید به سامانه وارد شوید. فرآیند ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی شامل چند مرحله ساده اما مهم است:
ثبت نام و احراز هویت در سامانه
در این مرحله باید با استفاده از اطلاعات هویتی و کد ملی خود در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ثبت‌نام کنید. این فرآیند برای تضمین امنیت اطلاعات و جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی بسیار حیاتی است. در مرحله بعد گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری را انتخاب نمایید.
دانلود قالب اکسل
در مرحله بعد قالب اکسل ارائه شده را بایر دانلود کنید و مطابق عکس زیر آن را تکمیل نمایید:
دستورالعمل تمیل فایل اکسل
مطابق با دستورالعمل زیر باید اطلاعات تمامی ستون‌ها را تکمیل و آن را بارگذاری نمایید.
بارگذاری و پیش‌نمایش فایل
برای بارگذاری موفق، رعایت این نکات الزامی است. در ضمن فایل‌ها شما به شکل پیش‌نمایش هم به شما نشان داده می‌شود:
مشاهده اطلاعات و فایل‌های بارگذاری شده
در صفحه اصلی سامانه، کاربر جدولی به نام “تاریخچه بارگذاری اطلاعات” حاوی فایل‌های بارگذاری شده را مشاهده می‌کند که هر سطر شامل این اطلاعات است:
پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی چه معنایی دارد؟
یکی از مهم‌ترین مراحل قانونی ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی، پلمب آن است که به معنای تایید و قفل شدن دفاتر به صورت قانونی است. این کار به منظور جلوگیری از هرگونه تغییر غیرمجاز و تقلب انجام می‌شود.
در سیستم الکترونیکی، پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی به صورت دیجیتال و با استفاده از امضای الکترونیکی انجام می‌گیرد.
این روش باعث افزایش امنیت دفاتر و شفافیت در ثبت اسناد می‌شود و مطابق با بخشنامه‌های جدید مالیاتی، الزامی است.
لازم است صاحبان کسب‌وکار با توجه به قوانین و مقررات جدید، نسبت به پلمب دفاتر قانونی 1404 اقدام کنند تا در مراحل ممیزی و گزارش‌دهی دچار مشکل نشوند.
تفاوت‌های سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی با دفاتر سنتی
استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی مزایای متعددی نسبت به روش‌های سنتی دارد که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:
دسترسی آسان و سریع به دفاتر
شما می‌توانید در هر زمان و از هر مکان به دفاتر تجاری الکترونیکی خود دسترسی داشته و تغییرات را به سرعت مشاهده کنید.
کاهش خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات
ورود دقیق و سیستماتیک داده‌ها باعث کاهش اشتباهات شده و صحت و دقت اطلاعات ثبت‌شده را تضمین می‌کند.
افزایش امنیت و جلوگیری از دستکاری دفاتر
با استفاده از پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی، امکان تغییر یا دستکاری دفاتر از بین رفته و امنیت اسناد مالی حفظ می‌شود.
صرفه‌جویی چشمگیر در هزینه‌ها
با حذف نیاز به چاپ، نگهداری و ارسال دفاتر کاغذی، هزینه‌های مربوط به مدیریت دفاتر به‌طور قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند.
هماهنگی کامل با قوانین مالیاتی
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی کاملا مطابق با بخشنامه‌های سازمان امور مالیاتی طراحی شده و الزامات قانونی را رعایت می‌کند.
امکان استفاده از دفاتر قانونی حسابداری
این سامانه امکان مدیریت بهتر و دقیق‌تر اسناد مالی را از طریق دفاتر قانونی حسابداری فراهم می‌کند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کنترل کامل‌تری بر فرآیندهای مالی و گزارش‌دهی خود داشته باشند.
نحوه استفاده از دفاتر قانونی حسابداری در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
یکی از بخش‌های مهم در مدیریت مالی، استفاده صحیح از دفاتر قانونی حسابداری است که به شما کمک می‌کند تمامی تراکنش‌ها را به صورت منظم و مطابق قوانین ثبت کنید.
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی این امکان را فراهم کرده است که انواع دفاتر قانونی حسابداری را به صورت دیجیتال ثبت و نگهداری نمایید.
استفاده از این دفاتر در کنار پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی، ضمن رعایت کامل قوانین مالیاتی، امکان نظارت دقیق‌تر و گزارش‌گیری به موقع را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند.
بخشنامه‌های جدید و اهمیت آن‌ها در ثبت دفاتر تجاری الکترونیکی
سازمان امور مالیاتی به منظور تسهیل و افزایش شفافیت در امور مالی، بخشنامه‌های متعددی در خصوص ثبت و پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی منتشر کرده است. در تاریخ ۲ اردیبهشت ۱۴۰۴، سازمان امور مالیاتی کشور با صدور بخشنامه‌ای رسمی، آغاز به کار سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را اعلام کرد. این اقدام در راستای اجرای بند «ج» ماده ۴ قانون برنامه هفتم توسعه جمهوری اسلامی ایران صورت گرفته است. اخیرا بر اساس اعلام روابط عمومی سازمان امور مالیاتی، دوره استفاده آموزشی از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی تا پایان روز ۲۰ خرداد ۱۴۰۴ تمدید شده است. این تصمیم با توجه به استقبال مؤدیان و درخواست‌های مکرر از سوی اصناف، شرکت‌ها و مدیران مالی اتخاذ شده است.
سوالات متداول درباره سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
در این بخش به بررسی سوالات متداول درباره سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی پرداخته و پاسخ‌های جامع و کاربردی ارائه می‌دهیم.
آیا استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی اجباری است؟
طبق قوانین جدید، تمامی کسب‌وکارها و شرکت‌ها موظف به استفاده از این سامانه و انجام فرآیند ثبت دفاتر به صورت الکترونیکی هستند.
پلمب دفاتر الکترونیکی چگونه انجام می‌شود؟
پلمب دفاتر به صورت دیجیتال و با استفاده از امضای الکترونیکی انجام می‌شود و از تغییرات غیرمجاز جلوگیری می‌کند.
آیا امکان اصلاح دفاتر پس از پلمب وجود دارد؟
پس از پلمب، دفاتر قابل تغییر نیستند و برای اصلاح باید مراحل قانونی دیگری طی شود، بنابراین دقت در ثبت اطلاعات پیش از پلمب اهمیت ویژه‌ای دارد.
هزینه استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چقدر است؟
معمولا هزینه‌ای بابت استفاده از سامانه دریافت نمی‌شود، اما کسب‌وکارها باید هزینه نرم‌افزار یا خدمات پشتیبانی در صورت استفاده از شرکت‌های ثالث را مدنظر داشته باشند.
جمع‌بندی
استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی یکی از ضرورت‌های امروز در مدیریت امور مالی کسب‌وکارها است که ضمن تسهیل فرآیندهای ثبت و نگهداری دفاتر، امنیت و شفافیت را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد.
آشنایی با نحوه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و رعایت دقیق دستورالعمل‌های پلمب دفاتر تجاری الکترونیکی و بخشنامه‌های مرتبط، گام مهمی در جهت تطابق با قوانین مالیاتی است.
کسب‌وکارها و شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از راهکارهای نوین و نرم‌افزارهای مدیریتی همچون محصولات ارائه شده توسط سپیدار سیستم، فرآیندهای مالی خود را به صورت کامل و استاندارد انجام دهند و از مزایای گسترده این سامانه بهره‌مند شوند. نرم‌افزار حسابداری از جمله ابزارهای کلیدی برای بهینه‌سازی این فرآیندها به شمار می‌رود.