فاکتور رسمی یک برگه یا سند برای اثبات تراکنش تجاری و مدرک مالیاتی است. طبق قانون مالیاتی کشور هر دو طرف معامله (خریدار و فروشنده) باید در صورت شکل گرفتن معامله، فاکتورهای خرید و فروش را در سامانه مودیان ثبت کنند.
فاکتور رسمی تفاوت‌هایی با فاکتورهای غیررسمی دارد از جمله اینکه فاکتور غیررسمی برای تراکنش‌های ساده و شخصی است اما شرکت‌های حقوقی باید از فاکتورهای رسمی برای معاملات خود استفاده کنند. ثبت اطلاعات دقیق هر شرکت و مهر و امضای حقوقی از شرایط معتبر بودن یک فاکتور رسمی است.
با تمام این تفاسیر باز هم نحوه صدور فاکتور رسمی، ضرورت صدور آن، ویژگی‌هایی که باید داشته باشد و دانلود نمونه فایل اکسل و ورد فاکتور رسمی برای حسابداران جای سوال است. برای همین در این مقاله به بررسی دقیق فاکتورهای رسمی، قوانین و نکات مهم خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.
فاکتور رسمی چیست؟ فرق فاکتور رسمی و غیر رسمی
در پاسخ به سوال فاکتور رسمی چیست باید بگوئیم که تعاریف زیادی در مورد آن و مشخصات فاکتور رسمی وجود دارد که برخی جذاب و برخی دیگر بسیار پیچیده هستند. اما اینجا قرار است ساده‌ترین تعریف را در مورد فاکتور رسمی ارائه کنیم. در شرکت‌ها و بنگاههای اقتصادی مختلف، حسابداران و ماموران خرید بیشتر از همه با فاکتورهای رسمی آشنایی دارند. در ادامه مقاله می‌توانید تصاویری از نمونه فاکتور رسمی و شکل و متن فاکتور را ببینید.
بعد از مشاهده عکس فاکتور رسمی (صورتحساب فروش کالا و خدمات) باید به پاسخ پرسش فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور غیر رسمی دارد برسید. فاکتور رسمی به فاکتوری می‌گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید دارایی باشد.
اما فاکتور غیر رسمی صرفا برای اطلاع مشتریان تهیه می‌شود و استانداردهای مورد تایید دارایی در آن در نظر گرفته نشده است. دقیقا به همین دلیل است که امکان ارائه فاکتورهای غیر رسمی به وزارت دارایی وجود ندارد.
البته توجه داشته باشید که با اجرایی شدن قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان از سال 1401 برای تمام شرکت‌ها، دیگر امکان ارائه فاکتور به صورت بالا نیست و باید صورتحساب الکترونیکی از طریق نرم‌افزار حسابداری در کمتر از هفت روز برای سامانه مؤدیان ارسال شود.
برای مطالعه بیشتر درباره انواع صورتحساب‌های الکترونیکی، الگوهای صورتحساب الکترونیکی و تفاوتی که این صورتحساب‌ها با صورتحساب شمس دارند، مقاله صورت حساب الکترونیکی سامانه مؤدیان را مطالعه کنید.
فروش و حسابداری آن را به سپیدار بسپارید
محاسبه خودکار مالیات بر ارزش افزوده
گزارشهای تحلیلی از فروش
تعریف انواع مختلف فروش و تخفیف فروش
اتصال به فروشگاه آنلاین
ارسال مانده حساب مشتریان از طریق پیامک
چگونه فاکتور رسمی صادر کنیم؟
اکنون با وجود استفاده گسترده از نرم‌افزارهای حسابداری، صدور انواع فاکتور رسمی به کار ساده‌ای بدل شده است. به این دلیل که با استفاده از سیستم حسابداری، می‌توانید به طور اتوماتیک فاکتور فروش را صادر و آن را چاپ کنید.
به طور کلی با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری می‌توانید انواع فاکتور شامل فاکتور فروشگاهی، فاکتور رسمی، فاکتور شرکتی، صورتحساب الکترونیکی، پیش فاکتور رسمی، فاکتورهای غیر رسمی، فاکتورهای انبار، فاکتورهای شخصی و فاکتورهای نمایشی را به سرعت صادر کنید.
همانطور که در قسمت بالاتر این مقاله گفتیم، در حال حاضر باید صورتحساب‌های خودتان را به صورت الکترونیکی صادر و برای سامانه مؤدیان ارسال کنید تا از این طریق، اداره امور مالیاتی به فاکتورهای شما دسترسی داشته باشد.
برای اینکه مطابق با قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان بتوانید فاکتورهای فروش خودتان را در غالب صورتحساب الکترونیکی به اداره امور مالیاتی ارسال کنید، می‌توانید از سیستم سامانه مؤدیان سپیدار کمک بگیرید. در ویدئوی زیر امکانات سیستم سامانه مؤدیان سپیدار را معرفی می‌کنیم:
نحوه صدور فاکتور رسمی
برای صدور فاکتور آنلاین یا از طریق نرم‌افزار باید اطلاعات را به‌طور کامل وارد کرده و فرمت قابل قبول سامانه مودیان را رعایت کرده باشید. ما در داخل این مقاله فایل‌های قابل‌دانلود را برای شما قرار داده‌ایم. از جمله اطلاعات لازم برای صدور فاکتور رسمی:
- مشخصات خریدار
- مشخصات فروشنده
- اطلاعات شرکت
- امضا و مهر
- فاکتور فروش
- شماره فاکتور
از جمله مهم‌ترین مسائل در صدور فاکتور رسمی قسمت مربوط به شرح کالا یا خدمات است. این بخش را باید دقیق و مطابق با کارهای صورت‌گرفته پر کنید. به‌عنوان مثال اگر لوازم فیلمبرداری اجاره کرده‌اید کلمه اجاره هم قید شود و اگر خریده‌اید، کلمه خرید قید شود.
صدور فاکتور رسمی برای چه کسانی ضرورت دارد؟
اولین سوال رایج، در مورد ضرورت صدور فاکتور رسمی برای اشخاص حقیقی و حقوقی است. برخی تصور می‌کنند صدور فاکتور رسمی، تنها برای شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ ضرورت دارد، در صورتی که این باور درباره نحوه صدور فاکتور رسمی اشتباه است.
ارائه فاکتور رسمی به خریداران برای تمام بنگاههای اقتصادی کوچک و بزرگ که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده می‌شوند اجباری است. برای درک بهتر نظام مالیاتی و آشنایی بیشتر با قانون مالیات، به شما پیشنهاد می‌کنیم مقاله معاملات فصلی را مطالعه کنید.
در واقع فرقی نمی‌کند که مخاطب کالای شما اشخاص حقیقی یا بنگاههای اقتصادی باشند یا محصول و خدمت شما هزینه کم یا زیادی داشته باشد؛ در هر صورت اگر مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده باشید باید به مشتریان خود فاکتور رسمی بدهید. در صورتی که از ارائه فاکتور استاندارد خودداری کنید، جرم صورت گرفته و طبق قانون با مجموعه خاطی برخورد می‌شود.
نکته دیگر اینکه صدور فاکتور رسمی تنها برای فروش کالاهای فیزیکی ضروری نیست و برای فروش خدمات نیز باید صدور فاکتور را انجام داد.
ویژگی‌های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی چیست؟
مشخصات اصلی که یک فاکتور رسمی یا صورتحساب فروش کالا و خدمات باید از آنها برخوردار باشد تا مورد تایید دارایی قرار بگیرد چیست؟ در ادامه مشخصات فاکتور رسمی مورد تایید وزارت دارایی آورده شده است:
- شماره سریال (شماره فاکتور): مهم‌ترین ویژگی‌های فاکتور رسمی تایید شده نوع چاپ شماره سریال آنهاست. شماره سریال فاکتوررسمی باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و یا با کمی برجستگی چاپ شود که به راحتی قابل شناسایی باشد و از چاپ دیجیتالی و شماره‌های زدن‌های معمولی قابل تشخیص باشد. حالا که می‌دانید شماره سریال فاکتور چیست، باید با سایر مشخصات فاکتور رسمی آشنا شوید.
- اطلاعات خریدار و فروشنده: کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تلفن و مشخصات دیگر هر دو طرف معامله حتما باید در فاکتور مورد تایید دارایی رسمی خرید و فروش ذکر شوند.
- تخفیفات، مالیات و عوارض: در هنگام تهیه فاکتور رسمی کالا و خدماتی که ارائه شده باید با اعلام تعداد و قیمت توضیح داده شوند، تخفیف‌ها اعمال و نشان داده شود و سپس باید مالیات و عوارض بر ارزش افزوده آن محاسبه و ذکر شود. در این مورد باید توجه کنید که تخفیف حتما باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده اعمال شود؛ برخی به اشتباه در ابتدا مالیات و عوارض را محاسبه و در مرحله آخر تخفیف را محاسبه می‌کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه مالیات و ارزش افزوده، مقاله اعتبار ارزش افزوده را از دست ندهید.
- امضاء و مهر: در نهایت آخرین ویژگی فاکتور رسمی مورد تایید دارایی، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور و وجود مهر و امضاء در فاکتورهاست.
با توجه به اهمیتی که صورتحساب‌های الکترونیکی دارند، لازم است که در این قسمت انواع صورتحساب الکترونیکی را هم بررسی کنیم. صورتحساب های الکترونیکی به سه نوع تقسیم می‌شوند:
صورتحساب الکترونیکی نوع اول
این نوع از صورتحساب، تمامی اطلاعات مربوط به خریدار، فروشنده، موضوع معامله (اینکه کالا یا خدمات است) و نحوه تسویه آن را مشخص کرده است. در قسمت زیر می‌توانید تصویر مربوط به صورتحساب الکترونیکی نوع اول را ببینید:
صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
این صورتحساب اطلاعات کمتری نسبت به صورت حساب نوع اول دارد. در این صورتحساب فقط اطلاعات فروشنده و اطلاعات کالا و خدمات درج می‌شود. مهم‌ترین نکته‌ای که در ارتباط با این نوع از صورتحساب میتوان به آن اشاره کرد این است که بابت این صورتحساب هیچ گونه اعتبار مالیات بر ارزش افزوده قابل احتساب نیست. نمونه‌ای از تصویر صورتحساب الکترونیکی نوع سوم را در قسمت زیر می‌بینید:
صورتحساب الکترونیکی نوع سوم
این صورتحساب در واقع همان رسیدی است که دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیک به شما می‌دهد. در این نوع از صورتحساب الکترونیکی کمترین اطلاعات نسبت به دو نوع دیگر صورتحساب وجود دارد؛ به عبارت دیگر، مشخصات خریدار، کالا و خدمات در این صورتحساب نشان داده نمی‌شود و فقط نام فروشنده بر روی آن ثبت می‌شود. این صورتحساب فاقد الگو است.
فاکتورهای رسمی به چه شکلی باید چاپ شوند؟
شرایطی که برای چاپ فاکتورهای رسمی به شکل معمول رواج دارد عبارت است از :
- استفاده از کاغذ تحریر 80 گرمی جهت استفاده در پرینتر و یا کاغذ تحریر 60 گرمی جهت نوشتن دستی
- نوشتن به 2 یا 3 برگی به انتخاب شخص
- استفاده از کاغذهای a4 / a5
چه کسانی باید فاکتور رسمی صادر کنند؟
تمام شرکت‌های مشمول مالیات ارزش افزوده باید در صورت شکل گرفتن معامله (فارغ از هر مقدار مبلغ) باید نسبت به صدور فاکتور رسمی اقدام کنند. این فاکتور از سوی فروشنده باید در سامانه مودیان ثبت شود و در نهایت باید خریدار نیز نسبت به ثبت و تایید آن اقدام کند.
نمونه فاکتور رسمی با ارزش افزوده
در این بخش یک نمونه فاکتور رسمی با ارزش افزوده را می‌توانید مشاهده و دانلود کنید.
فاکتور رسمی با کد ملی
فاکتور رسمی با کد ملی در دفاتر ثبت می‌شوند تا بعدا بتوان مالیات آنها را محاسبه کرد. این نکته را باید در نظر داشت که فاکتورهای بدون کد ملی از نظر قانونی اعتبار ندارند.
مالیات فاکتور رسمی با کد ملی چقدر است؟
از آنجایی که مالیات به‌صورت پله‌ای برای هر فرد متفاوت است باید ابتدا نرخ مالیاتی هر فرد را در سازمان امور مالیاتی چک کرد سپس مقدار مالیات فاکتورهای رسمی با کد ملی را مشخص کرد.
اگر چنانچه یک شرکت حقوقی فاکتور با کد ملی صادر کرده باشد که 10% مالیات ارزش افزوده به فاکتور اضافه خواهد شد. اینجا هم یک شرط وجود دارد و آن هم اینکه کسب‌وکار گواهی ارزش افزوده کسب کرده باشد.
متن حقوقی زیر فاکتور فروش
عموما زیر فاکتور فروش متن خاصی نوشته نمی‌شود اما در بخش توضیحان شماره حساب و شماره کارت فروشنده به‌صورت تایپ‌شده آورده می‌شود. در بخش بالا نیز که مشخص فروشنده و خریدار به‌طور کامل ذکر می‌شود.
به چه فاکتورهای رسمی بیمه تعلق می گیرد؟
مطابق با بخشنامه 11 تنقیح و تلخیص کارگاه‌ها و کسب‌وکارهای مختلف در نقش هزینه/گیرنده وجه اگر مشمول حق بیمه باشند باید در فاکتور رسمی این مقدار لحاظ شود. برای مشاهده حق‌الزحمه‌های شامل هرگونه وجوه و مزایای نقدی یا غیرنقدی مستمر که در مقابل کار به بیمه داده می‌شود به پیوست یازدهم به بعد فایل زیر مراجعه کنید.
فاکتور صوری چیست و چطور شناسایی می‌شوند؟
صدور فاکتورهای صوری یک امر کاملا غیر قانونی محسوب می‌شود، اما برخی از بنگاههای اقتصادی همچنان از آن استفاده کرده و خرید فاکتور صوری را انجام می‌دهند. در صورتی که صدر فاکتور صوری مسئله ای بسیار پرخطر است و سازمان امور مالیاتی توانایی تشخیص فاکتورهای صوری را دارد. اما سوالی که پیش می‌آید این است که سازمان امور مالیاتی از چه روش‌هایی میتواند فاکتور رسمی مورد تایید دارایی را از فاکتور صوری تشخیص دهد؟
- با بررسی و کنترل فروشندگان کالا و خدمت صوری بودن یا نبودن شرکت‌ها را تشخیص می‌دهد.
- بررسی می‌کند که فروشندگان فاکتور صادر شده را از طریق واحدهای تجاری منحل شده یا غیر فعال صادر نکرده باشد و صحت شناسه ملی را نیز بررسی می‌کند.
- اعتبار گواهی ارزش افزوده را بررسی می‌کند.
- تناسب بین کالا و خدمات ارائه شده در فاکتور را با فعالیت صادر کننده فاکتور تطابق می‌سنجد.
- اسناد حمل بار همچون بیجک‌ها و بارنامه‌ها را بررسی و کنترل می‌کند.
- مستندات پرداخت‌های انجام شده مثل چک‌های بانکی، فیش‌های واریزی و دیگر اسناد مالی را بررسی می‌کند.
حالا که پاسخ فاکتور صوری چیست و شرایط اصالت کالا را می‌دانید، زمان آن رسیده که به سوالات رایج در مورد فاکتور زنی و قوانین فاکتور فروش و استاندارد تهیه فاکتور رسمی بدانید.
سوالات متداول
آیا فاکتور حسابداری رسمی که با نرم افزار اکسل تهیه و توسط پرینتر معمولی چاپ شده باشد مورد تایید دارایی هست؟
خیر. حتما فاکتورهای رسمی باید دارای شماره سریال قرمز برجسته باشند، اما اگر تهیه چنین چیزی به هر دلیل مشکل است میتوان از نمونه غیر برجسته هم استفاده کرد، اما توجه کنید که حتما باید در فاکتور استاندارد، ثابت شود که شماره سریالی است.
آیا استفاده از نرم افزار حسابداری معتبر تاییدی بر فاکتور رسمی هست؟
بله. استفاده از نرم افزار حسابداری معتبر که به طور یکپارچه سیستم‌های مالی را در خود داشته باشد میتواند تا حد زیادی تایید کننده اعتبار فاکتور رسمی باشد.
فاکتورهای مرسوم در معاملات روزمره بنگاههای اقتصادی کوچک که مشخصات فروشنده و خریدار در آنها ذکر نشده میتواند مورد تایید دارایی باشد؟
برای معاملات روزمره و جزئی با بنگاههای اقتصادی کوچک که برای شما هزینه دارند، اما هزینه آن زیاد نیست میتوان از فرم داخلی یا گزارشهای تنخواه استفاده کرد. البته ممیزی معمولا در این موارد سخت گیری نمی کند و در صورتی که مبلغ مورد نظر مبلغ زیادی باشد مورد توجه ممیزی قرار میگیرد.
فاکتور خرید و فروش که در آن مشخصات فروشنده ذکر شده ولی ارزش افزوده در آن مشخص نشده باشد مورد تایید محسوب می‌شود؟
در صورتی که مدارک رسمی برای خرید یا فروش موجود باشد، فاکتور فروش کالا و خدمات مورد تایید قرار میگیرد.
آیا تصویر از فاکتور رسمی (عکس فاکتور رسمی) مورد تایید مالیات قرار میگیرد؟
خیر. فاکتور رسمی حتما باید چاپ شده و اصل باشد و شماره سریال و مشخصات استاندارد داشته باشد و استفاده از عکس فاکتور رسمی و کپی آن مورد تایید نیست.
دانلود فاکتور رسمی قابل ویرایش (فایل ورد و اکسل)
در مورد فاکتور رسمی و فاکتور نویسی سوالی دارید؟
در این مقاله به تمامی سوالات درباره موضوع فاکتور رسمی توضیح داده‌ایم. اما اگر هنوز سوالی پیرامون فاکتور رسمی دارایی یا مالیات فاکتور رسمی دارید، حتما آن را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید؛ تا کارشناسان ما هرچه سریع‌تر پاسخ لازم را به شما بدهند. همچنین اگر در مورد نرم افزار سئوالی دارید می‌توانید با شماره 81022222 تماس بگیرید.