یکی از مهم‌ترین کارهایی که مدیران استخدام کننده باید برای استخدامی‌های جدید انجام دهند، مهیاسازی کلیه‌ی مبانی و آموزش های لازم برای انجامِ صحیح کار است.
روش‌های مختلفی وجود دارد، اما مسئله‌ی اصلی این است که بفهمید بهترین روش برای کارمندان شما چیست. برخی روش‌ها در مقایسه با روش‌های دیگر مقرون به صرفه‌تراند، درحالی‌که روش‌های دیگر ممکن است سبک یادگیری‌شان برای کارمندان‌تان مناسب‌تر باشد.
چند روش متداول برای آموزش کارمندان عبارتند از: آموزش معلم‌محور، آموزش تعاملی و آموزش مبتنی بر فناوری. هر روشی که انتخاب می‌کنید بهتر است با نیازهای شرکت شما هماهنگ باشد.
آموزش معلم‌محور
علی‌رغم پیشرفت‌های فراوان فناوری، آموزش های معلم‌محور (که «آموزش کلاسی» نیز نامیده می‌شوند) هنوز هم یکی از محبوب‌ترین روش‌های آموزشی به‌شمار می‌روند.
نتایج یک نظرسنجی نشان داد که ۵۰ درصد از کارمندان براین باورند که آموزش حضوری به آنها کمک می‌کند اطلاعات بیشتری کسب کنند؛ منطقی هم هست، زیرا کارمندان می‌توانند حین آموزش پاسخ سؤالات خود را از معلم بگیرند.
گاهی اوقات از ابزارهای کمکی صوتی تصویری استفاده می‌شود، مانند ارائه‌ی پاورپوینت یا فیلم‌های کوتاه، که روند یادگیری را برای کارآموزان ساده‌تر می‌کنند و از شدت کسل‌کنندگی آن می‌کاهند. این روش برای زمانی که گروه بزرگی از افراد را باید آموزش داد، انتخاب خوبی است.
آموزش تعاملی
مطالعات نشان می‌دهد که درصد زیادی از کارکنان ترجیح می‌دهند با مشاهده یا تجربه‌ی واقعی کاری که به آنها محول شده است، آموزش ببینند. تماشا کردن شخص دیگری حین انجام کار یا حتی بهتر از آن، تمرین کارهای روزانه به کارکنان کمک می‌کند اعتماد به نفس بیشتری کسب کنند و تصور دقیقی از آنچه باید انجام دهند داشته باشند.
این روش آموزشی مبتنی بر مربیگری و در مقایسه با سایر روش‌ها کمتر رسمی است و بیشتر از هر چیزی تجربه‌ی «تعامل رودرو» با یک فرد حرفه‌ای متخصص را مهیا می‌کند.
این روش اغلب در شرکت‌هایی که با ماشین‌آلات سروکار دارند، مانند کارخانه‌ها و شرکت‌های ساخت‌و‌ساز به‌کار گرفته می‌شود. بهتر است کارکنان روش راه‌اندازی دستگاه را از نزدیک ببینند و یاد بگیرند، نه اینکه صرفاً یک نفر دستورالعمل‌هایی به آنها بدهد که ممکن است بعداً فراموش شوند.
روش مبتنی بر رایانه
این روش آموزشی برای آموزش کارمندانی که از راه دور کار می‌کنند کارآمدتر است، زیرا به کارآموزان اجازه می‌دهد در محیطی راحت آموزش ببینند، از حواس پرتی‌ها بپرهیزند و با شیوه‌ی مختص خود یاد بگیرند.
این روش آموزشی مخصوصاً هنگام آموزش برنامه یا نرم‌افزار خاص به کارمندان مفید است؛ اما برای آموزش دانش و مهارت‌های عمومی نیز سودمند است. طبق مطالعات متعدد، دسترسی راحت به اینترنت باعث شده است تعداد شرکت‌هایی که از روش‌های آموزشی مبتنی بر رایانه استفاده می‌کنند، با سرعت زیادی افزایش یابد.
هنگام تصمیم‌گیری برای انتخاب روش، حتماً کمی تحقیق کنید و روشی را انتخاب کنید که نیازهای شرکت شما را به بهترین نحو برآورده می‌کند.
به یاد داشته باشید که باید روند یادگیری را آسان و لذت‌بخش کنید. از وسایل آموزشی جذاب، فیلم‌ها، شوخ‌طبعی و تشویق مشارکت بهره بگیرید. به خاطر بسپرید که استخدامی‌های جدید تحت فشار زیادی هستند، بنابراین حصول اطمینان از گذار بدون‌اشکال و ملایم آنها از «نامزد» به «کارمند» بسیار مهم است.
حال چگونه می‌توانیم برنامه‌ای آموزشی برای انجام کارها در موعد مقرر در پنج مرحله بسازیم
سرعت تغییر در دنیای کسب و کار امروز طاقت‌فرسا شده است. پیشنهادات محصول، راهبردهای بازاریابی، ساختار شرکت‌ها و سیاست‌های شرکت به سرعت در حال رشد هستند. آموزش بسیار مهم است و هرچه بر اهمیت خلق سریع این آموزش تاکید کنیم، کم گفته‌ایم.
۵ مرحله‌ی آسان برای ایجاد برنامه‌ی آموزشی به‌منظور رسیدن به موعدهای مقرر
برآوردن موعدهای مقرر، با توجه به سرعت تغییر در دنیای کسب‌و‌کار کنونی ممکن است دشوار باشد. عرضه‌ی محصولات، استراتژی بازاریابی، ساختار شرکت‌ها و سیاست‌های شرکت در جهان سیال و فوق‌العاده بهم پیوسته‌ی سال ۲۰۱۸ به‌سرعت در حال رشد و تکامل است.
آموزش به‌منظور کمک به تیم‌ها در راستای سازگار شدن با این طیف گسترده‌ی تغییرات کار درستی است، اما سازمان‌ها اغلب باید از نحوه‌ی خلق برنامه‌ی آموزشی با زمان محدود خود را سازگار کنند. این بدان معنی‌ست که مربیان باید چابک باشند. اما چابکی صرفاً به معنی کار کردن سریع نیست. چابکی یعنی سازگاری و آمادگی همراه با برنامه‌ای موثق برای وقت احتیاج به آموزش سریع.
آیا فقط یک ماه برای توسعه‌ی برنامه آموزشی وقت دارید؟ این کار سخت است، اما ناممکن نیست. با استفاده از این برنامه‌ی زمان‌بندی سریع ۵ قسمتی قادر خواهید بود تجربه‌ی آموزشی کارسازی را بدون هیچ مشکلی برای کارمندان‌تان طرح‌ریزی کنید.
۱. اهداف خود را مشخص کنید (۲-۱ روز)
هنگامی‌که زمان کمی دارید، باید شدیداً بر اهداف یادگیری تمرکز کنید، بنابراین اولین قدم تعریف اهداف است. گاهی‌اوقات اهداف به شما داده می‌شود و گاهی اوقات خودتان باید آنها را پیدا کنید. در مورد دوم، سریع‌ترین رویکرد کارکردن وارونه از نقطه‌ای است که می‌خواهید کارکنان‌تان در پایان آموزش در آنجا قرار بگیرند.
بیایید فرض کنیم اخیراً قانون جدیدی تصویب شده است. می‌خواهید تیم‌تان چیزی یاد بگیرد که برای برآوردن معیارهای پذیرش الزامی است. اما کارکنان چطور به این نقطه می‌رسند؟ چه روندهایی باید تغییر کند؟ چه کسانی مسئولیت رسیدگی به الزامات جدید را تقبل خواهند کرد و چگونه متخصصان غیر‌پذیرشی تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟
در روند بررسی این سؤالات عملی اساسی، کشف خواهید کرد که کارکنان‌تان چه چیزی باید یاد بگیرند. یافته‌های خود را به لیست بولت-گزینه‌ی اهداف یادگیری اضافه کنید و به این‌ترتیب پایه‌ی لازم برای ایجاد برنامه‌ی آموزشی را در اختیار خواهید داشت.
۲. مخاطب را ارزیابی کنید (۶-۳ روز)
در حالی که محدودیت‌های زمانی ممکن است ناامیدتان کند مستقیماً وارد مرحله‌ی برنامه‌ریزی شوید، مهم است به یاد آورید که آموزش صرفاً زمانی تأثیرگذار است که برای کارآموزان طراحی شده باشد. حالا با «آنچه» ایجاد شده است باید زمانی را به فکر کردن درباره‌ی «چه کسی» اختصاص دهید.
فاکتورهای متعدد شخصی بر توسعه‌ی آموزش برای مخاطب خاص تأثیر می‌گذارند. خلق آموزش به‌غیر از اهداف یادگیری، شامل سبک‌های یادگیری ایده‌آل، دانش قبلی از موضوع، محیط یادگیری و استراتژی برای حفظ و کاربرد است.
ممکن است به‌نظر برسد اهداف زیادی باید طی چنین زمان کوتاهی برآورده شوند، اما این امر دست‌یافتنی است. با کارمندان‌تان به‌صورت جداگانه در نشست ۵ دقیقه‌ای سریع گفت‌وگو کنید یا نظرسنجی سریعی برای ارزیابی زمینه‌ی یادگیری‌شان برای آنها ارسال نمایید.
همچنین از مکان و برنامه‌های تیم‌تان مطلع شوید. آیا این تیم گروه پراکنده‌ای متشکل از برخی یا همه‌ی کارکنان از راه دور است؟ آیا تغییر یا تنظیمات زمانی در برنامه وجود دارد که مانع تدریس همزمان تیم می‌شود؟
بعید است کلیه‌ی اعضای تیم بتوانند برای جلسه‌ی تمرینی گروهی با چنین ضرب‌العجلی دور هم جمع شوند، اما با گزینه‌های کنونی برای آموزش های آنلاین و درخواستی، باید به این روند آموزشی سریع به‌مثابه فرصت نگاه کرد، نه مشکل.
۳. طرحی تنظیم کنید (۱۶-۷ روز)
بخش مهمی از آگاهی از چگونگی ایجاد یک برنامه‌ی آموزشی در عرض یک ماه، پی‌بردن به اهمیت طرح است. اکنون وقت آن است که اهداف یادگیری و ارزیابی مخاطبان خود را بسنجید و از آنها برای ایجاد طرح آموزشی که به نیازهای همه رسیدگی می‌کند استفاده کنید.
ویژگی‌های طرح‌تان به ماهیت پروژه بستگی دارد؛ روش‌های زیادی برای نوشتن طرح وجود دارد و جنبه‌های بسیار مختلفی را می‌توانید در طرح‌تان لحاظ کنید. با این‌حال، این طرح به طور کلی باید موارد زیر را شرح دهد:
- آموزش چه خواهد بود؟
- دریافت‌کننده‌ی آموزش چه کسی خواهد بود؟
- چه برنامه‌ی زمانی استفاده می‌شود؟
- چه مطالب آموزشی مورد نیاز است؟
- چه کسی آموزش را اداره می‌کند؟
- صلاحیت چگونه ارزیابی خواهد شد؟
حین طراحی طرح‌تان، دستور کار خود را تاحد ممکن به‌طور کامل و اختصاصی تقسیم‌بندی کنید. اگر آموزش به توالی‌های مختلفی برای حوزه‌های متعدد تیم‌تان تقسیم‌بندی می‌شود، تفاوت بین این توالی‌ها را برجسته کنید.
وقت آن است که وارد جزئیات مهم و دقیق طرح شوید. به جای اینکه فقط زمان‌های جلسه را لیست کنید، محتوای هر جلسه و منفعتی که برای کارآموزان حاصل می‌شود را نیز مدنظر قرار دهید.
حتی اگر فقط یک روز وقت دارید؛ باید بتوانید واکنش‌های زننده به هر یک از این نکات را نیز بررسی کنید. طرح ریزی نه تنها ساختار درستی به برنامه‌ی آموزشی‌تان می‌دهد، بلکه باعث می‌شود به شیوه‌ای تاکتیکی تأثیرگذاری شما را ارتقا بخشد.
۴. محتوای برنامه‌ی آموزشی را توسعه دهید (۲۶-۱۷ روز)
حالا که طرح را سازمان‌دهی کرده‌اید به ابزارهای آموزشی نیاز دارید. از آنجایی‌که احتمالاً بیشتر آموزش های شما به‌صورت آنلاین اجرا می‌شود، دوره‌های آنلاین طی وقت‌گیرترین بخش این مرحله – به همین دلیل برای این مرحله ۱۰ روز در جدول زمانی تخصیص داده شده است- ایجاد می‌شوند که کارکنان شما از آنها استفاده خواهند کرد.
برای سرعت‌بخشیدن به ایجاد محتوای آموزشی، باید سیستم مدیریت یادگیری – Learning Management System) LMS) و ابزارهای نگارندگی دوره را با دقت انتخاب کنید. جنبه‌هایی مانند انضمام فیلم، آزمون‌ها و تجزیه‌و‌تحلیل‌ها برای آموزش آنلاین مهم هستند و باید فهم آنها سر راست و کاربردشان آسان باشد. اگر این جنبه‌ها در پلتفرم ضمیمه نشوند و حتی برای غیرکارشناسان نیز دسترس‌پذیر نباشند، روند ایجاد محتوا بسیار دشوار خواهد بود.
اگر قصد دارید موضوع یکسانی را به تمامی کارکنان خود آموزش دهید، یکی از جنبه‌هایی مهم که در نرم‌افزار شما مورد توجه قرار می‌گیرد، محتوا و قالب‌های قابل استفاده‌ی مجدد است. هنگام طراحی چندین نسخه از یک دوره برای هر یک از شعبه‌های مختلف، این امکان را خواهید داشت که مطالب را بدون شروع از ابتدا در هر دوره‌ی جدید تکرار کنید و به این ترتیب به‌طور چشمگیری در زمان صرفه‌جویی کنید.
از این زمان می‌توانید برای سفارش وسایل کمک آموزشی دیگر مانند برگه‌ها، کتاب‌های خودآموزی یا فیلم‌ها بهره بگیرید.
۵. نهایی‌سازی، آزمون، راه‌اندازی و ارزیابی (۳۰-۲۷ روز)
قبل از نهایی سازی، روزهای آخر را صرف مرور نهایی کنید. یک بار دیگر طرح خود را بررسی کنید، از دقایق پایانی به بهترین نحو ممکن استفاده کنید و مبانی را با تیم درمیان بگذارید تا مطمئن شوید تمامی اعضا، با هماهنگی کامل، در اجرا مشارکت دارند.
همچنین باید کیفیت نهایی دوره‌های طراحی‌شده را بررسی کنید. بهترین روش این است که خودتان در دوره‌ها شرکت کنید و اشکالات یا شکاف‌های موجود در مطالب را جستجو نمایید. هنگامی‌که تا حد معقولی از کیفیت کار خود مطمئن شدید، برنامه‌ی آموزشی خود را منتشر کنید و میزان موفقیت آن را ارزیابی نمایید.
تسلط بر چگونگی ایجاد سریع برنامه‌ی آموزشی بعدا هم به کمک شما خواهد آمد.
پیشنهاد نهایی
در آینده با وضعیت مشابهی مواجه خواهید شد، بنابراین از این پیشنهادات به‌عنوان تجربه‌ی یادگیری استفاده کنید. پس از تکمیل آموزش، روندتان را مجدداً بررسی نمایید تا اشتباهات را شناسایی کنید و روش اصلاح آنها را، در صورتی‌که دوباره پدیدار شدند بیاموزید. تغییر ممکن است خیلی سریع رخ دهد، اما با تمایل به یادگیری می‌توانید همگام با تغییرات پیش بروید.