بسیاری از مدیران و حسابداران کسب‌وکارهای کوچک، سرمایه‌ی هنگفتی را در شرکت‌هایشان سرمایه‌گذاری می‌کنند. طبعاً سلامت مالی از اولویت‌های مهم در هر کاری است که شرکت‌ها و اصناف را ملزم به استفاده از حسابداری می‌کند.
در اینجا چند توصیه کاربردی برای مدیران و حسابداران کسب‌وکارهای کوچک ارائه می‌دهیم:
۷ توصیه مهم برای حسابداران
۱) سوابق دقیق و کامل را نگه دارید
نگه‌داری گزارش‌های مالی برای نمایش وضعیت مالی شرکت و برای ارسال اطلاعات به مدیران و حسابداران در زمان موعد پرداخت مالیات بسیار حیاتی است. باید هزینه‌ها و همچنین درآمدها را پیگیری کنید و مراقب باشید تا فرصت حذف هزینه‌ها را از دست ندهید. به همین دلیل دانستن آنکه کدام هزینه‌ها مشمول تخفیف مالیاتی قرار می‌گیرند مفید و ثبت درست سپرده‌‌ها بسیار مهم است.
۲) از دستورات خرید و صورتحسابها به صورت راهبردی استفاده کنید
صورت حساب‌ها نشان‌دهنده تراکنشات مالی هستند که مدیران و حسابداران برای امور مالی از آن استفاده می‌کنند. استفاده از صورتحسابها کمک می‌کنند وجوه را سریع‌تر دریافت کنید و از وضعیت جریان نقدی مطلع شوید.
۳) اظهارنامه‌های سود و زیان را به صورت منظم انجام دهید
اظهارنامه‌های سود و زیان سلامتی کسب‌وکار را بررسی می‌کنند. بهتر است مدیران و حسابداران آنها را به صورت منظم در برنامه مالی خود قرار دهند.
۴) از فواید تکنولوژی بهره ببرید
برای رسیدگی به امور حسابداری مانند اجرای اظهارنامه‌های سود و زیان بهتر است از نرم افزار حسابداری استفاده کنید. برنامه‌های حسابداری احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهند و از گزارش‌ها در امنیت کامل، به صورت ساماندهی‌شده و قابل دسترسی نگه‌داری می‌کنند.
۵) با بودجه‌بندی برای آینده برنامه‌ریزی کنید
این مهم است که برای هزینه‌های اصلی، از قبل برنامه‌ریزی کنید. شما نباید به دلیل کمبود نقدینگی، فرصت‌های مهم کسب‌وکار را از دست بدهید.
۶) در کارهایتان از یک سیستم تبعیت کنید
باید طوری برنامه‌ریزی کنید که از کارهای مالی فارغ شوید. از رویکردی که با آن احساس راحتی می‌کنید پیروی کرده و تا آنجا که ممکن است اطلاعات‌تان را یکپارچه کنید تا فرآیند رسیدگی به امور مالی کارا و کامل شود.
۷) در صورت نیاز با یک متخصص تماس بگیرید
اگر به یک تیم حسابداری نیاز دارید برای استفاده از خدمات حرفه‌ای تعلل نکنید. ابزاری مانند نرم افزار حسابداری دشت و سپیدار ارسال اطلاعات مالی را در یک سامانه منظم برای تیم حسابداری و مدیریت تسهیل کرده‌اند.
رویکردهای اجرایی مدیران و حسابداران کسب‌وکارهای کوچک
۱) با اعداد و ارقام مالی آشنا باشید
آگاهی از اعداد و ارقام مالی به شما در مدیریت امور کمک می‌کند. مدیران و حسابداران می‌توانند همچون مشاور مالی برای کسب‌وکارتان در پیشبرد امور مالی کمک کنند. بهتر است از همان ابتدای کار یک حسابدار را استخدام کنید.
زیبایی غوطه ور شدن در حساب‌های مالی این است که چشم شما را به جریان مالی ورودی و خروجی شرکت باز می‌کند. این رفتار، یکی از بهترین راه‌هایی است که به شما در مدیریت شرکت و تصمیم‌گیری صحیح کمک می‌کند.
۲) صرفه جویی کنید
ایجاد الگوی صرفه جویی در کسب و کار، بر عهده مدیران است. وقتی مدیر یک شرکت هستید،بیشترین تاثیر را بر روی حسابدار و یا سایر خواهید گذاشت؛ به همین دلیل باید به وضوح مسئولیت مالی خود را قبال صرفه‌جویی هزینه‌های اضافی به عنوان یک اصل در تداوم کسب‌وکار در اولویت قرار دهید.
۳) برای هر قراردادی مذاکره کنید
باید بدانید که هرگز نباید در مورد هزینه‌ها خساست به خرج داد. مخارج، بخشی از کسب و کار شما هستند که به آن رونق می بخشند. برای مثال اساس تبلیغات و بازاریابی بر مبنای هزینه است؛ چنانچه اصولی و درست اجرا گردد، بازتابی چند برابر خواهد داشت؛ اما فارغ از هر چیزی، همیشه جایی برای مذاکره و چانه زنی هست.
برخورداری از روحیه‌ی چانه زنی اهمیت بسیاری دارد، اما آگاهی داشتن از مخارج برای یک مذاکره ی موفق از آن هم مهم‌تر است. اگر از ارقام و اعداد حساب‌های شرکت خود و ارزشی که محصول یا خدمات گوناگون برای کسب و کار شما به ارمغان می‌آورند آگاهی داشته باشید، برای مذاکره‌ای موفق و منصفانه در بهترین جایگاه قرار خواهید داشت.
مدیران و حسابداران چگونه می‌توانند برای کسب و کارشان پس‌انداز کنند؟
کاهش هزینه‌های غیرضروری راه خوبی برای پس‌اندازکردن پول و توسعه و گسترش شرکت است.
راه‌های زیادی برای کاهش هزینه‌ها وجود دارد اما یکی از آسان‌ترین راه‌ها صرفه‌جویی در مصرف انرژی است. این روش به خصوص در شرکت‌هایی که از تکنولوژی بالایی برخوردارند و تعداد زیادی کامپیوتر در طی روز روشن هستند اثرگذار خواهد بود.
در اینجا به چند نکته برای کاهش انرژی مصرفی در کسب‌وکار اشاره شده است.
دستگاه‌ها را در انتهای روز کاری خاموش کنید
این راه بسیار خوبی برای کاهش هزینه‌ها است. حالت استندبای گذاشتن صفحه‌های تلویزیون و کامپیوتر شاید ایده‌ی خوبی به نظر برسد؛ اما دستگاه‌های کامپیوتری همچنان در این حالت هم انرژی مصرفی می‌کنند.
از برق‌کشیدن همه‌ی سخت‌افزارها به هنگام ترک محل کار سریع‌ترین و ساده‌ترین راه برای کاهش انرژی و هزینه‌های مصرفی است.
از پرینتر کمتر استفاده کنید
چاپ‌کردن مدارک، به خصوص در این عصر ادارات بدون کاغذ، هزینه‌ی سرسام‌آوری دارد. نه تنها این‌کار برق زیادی مصرف می‌کند بلکه شما را مجبور به پرداخت هزینه‌هایی برای کاغذ و جوهر می‌کند.
اگر داشتن نسخه‌ای کاغذی از مدارک واجب است برای جلوگیری از اتلاف کاغذ، مطمئن شوید که بیشتر از حد لازم پرینت نمی‌گیرد. همچنین می‌توانید از کاغذهایی که قبلاً روی آنها پرینت گرفته‌اید؛ استفاده کرده تا هم اسراف نکنید و هم در زمان و پول‌تان در طولانی‌مدت صرفه‌جویی کنید.
