مبنای حسابداری تعهدی با سایر شیوه‌های حسابداری مالی شرکت‌ها متفاوت است و این تفاوت به نوع وصول دریافتی یا پرداخت هزینه‌ها برمی‌گردد. در این شیوه حسابداری تمام هزینه‌ها یا درآمدهای موجود، قبل از زمان دریافت یا پرداخت وجه در سیستم‌های حسابداری ثبت و ذخیره می‌شوند. این نوع حسابداری در مقابل حسابداری نقدی قرار می‌گیرد.
در روش اول وجوه نقدی از زمان اجرای معامله در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند، در حالی که در حسابداری تعهدی ارقام مالی زمانی وارد نرم افزارهای حسابداری خواهند شد که تراکنش‌های نقدی لازم انجام شده باشد.
مبنای حسابداری تعهدی چیست؟
روش حسابداری تعهدی به کسب و کارهای مختلف کمک می‌کند که هزینه‌ها را به همان شکلی که در حال وقوع هستند، بررسی کند. به همین دلیل است که مبنای حسابداری تعهدی به عنوان یک روش شفاف برای مشاهده درآمد واقعی محسوب می‌شود.
این شیوه باعث می‌شود که مشاغل مختلف بدانند که در زمان واقعی تا چه میزان خوب عمل کرده اند بدون اینکه نیاز باشد تا زمان اجرای معامله نقدی و واریز وجه منتظر بمانند. این شیوه حسابداری از اصل تطبیق پیروی می‌کند. بر اساس این اصل، درآمدها و هزینه‌ها باید در یک دوره شناسایی شوند.
در زبان ساده تر مبنای حسابداری تعهدی را می‌توان ثبت هزینه‌ها بدون توجه به زمان مبادله پول دانست. یعنی درآمد کسب شده یا هزینه‌های انجام شده فارغ از زمان اصلی برای تراکنش آنها در سیستم حسابداری ثبت می‌شوند. حسابداری تعهدی همیشه با حسابداری نقدی مقایسه می‌شود. در روش نقدی همانطور که گفتیم درآمد زمانی به ثبت می‌رسد که کالاها ارائه یا خدمات واقعی انجام شده باشند.
نحوه کارکرد حسابداری تعهدی
حال که با مبنای حسابداری تعهدی آشنا شدید، شاید لازم باشد که با نحوه کارکرد این شیوه نیز آشنا شوید. این مفهوم زمانی انجام و پیگیری خواهد شد که کالاها یا خدماتی فارغ از زمان پرداخت یا دریافت وجوه ارائه شوند. همچنین برای پرداختی‌ها و بدهی‌های سررسید مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مبنای حسابداری تعهدی اجازه می‌دهد تا روندهای نقدی ورودی یا خروجی از سیستم‌های حسابداری چه در زمان حال و چه آینده با یکدیگر ترکیب شوند. در این حالت می‌توان تصویر بهتر و دقیق تری از امور مالی جاری و البته بلند مدت کسب و کارها ایجاد کرد.
این شیوه حسابداری برای بیشتر مشاغل به جز کسب و کارهایی که بسیار کوچک هستند یا به صورت فردی مدیریت می‌شوند، قابل ارائه و استفاده است. استفاده از روش حسابداری تعهدی برای کسب و کارهایی که به صورت اعتباری فروش دارند یا از موجودی انبار استفاده می‌کنند، صرف نظر از اینکه چقدر بزرگ هستند یا تا چه اندازه درآمد کسب می‌کنند ضروری خواهد بود.
مزایای حسابداری تعهدی برای کسب و کارها
روش‌های حسابداری در کنار یک نرم افزار حسابداری کاربردی ابزارهایی هستند که مشاغل مختلف میتوانند از آنها برای ثبت و پیگیری امور مالی خود استفاده کنند. مبنای حسابداری تعهدی به صورت دقیق تر می‌تواند شرایط فعلی یک شرکت را از نظر مالی و توانمندی به تصویر بکشد. اگرچه این شیوه پیچیدگی خاص خود را نیز دارد. در ادامه به ذکر مزایای این روش می‌پردازیم.
سازگاری با (GAAP)
ممکن است چنین تصوری داشته باشید که نیازی به استفاده از روش حسابداری تعهدی ندارید، در این صورت شاید اگر بدانید این شیوه با (GAAP) یعنی اصول پذیرفته شده حسابداری سازگاری دارد، شما را ملزم به استفاده از حسابداری تعهدی کند.
همزمان با رشد شرکت خود، ممکن است در آینده نیاز باشد که به حسابداری تعهدی روی بیاورید. به همین دلیل عادت به استفاده از این شیوه می‌تواند یک مزیت قابل توجه برای تجارت شما در طول مسیر رشد محسوب شود.
کمک به ایجاد برنامه ریزی استراتژیک
شما به عنوان یک شرکت در حال رشد، باید بر فعالیتهای جریان‌های نقدی آتی خود کنترل و برای آن یک برنامه استراتژیک داشته باشید. بر این اساس وقتی به مبنای حسابداری تعهدی نگاه می‌کنیم، متوجه می‌شویم که این شیوه هم دقیقاً منعکس کننده همین روند خواهد بود.
صاحبان کسب و کارها به کمک این روش حسابداری میتوانند کمبودهای جریانی یا هجوم‌های نقدی را پیش بینی و برای آنها برنامه‌ریزی کنند. این کار کمک می‌کند که مشاغل برای درآمدهای پیش رو یا بحران‌های مالی ناشی از کمبودهای پیش بینی نشده آمادگی لازم را داشته باشد.
شفافیت
در مقایسه روش حسابداری نقدی گفتیم که این شیوه، معاملات را همانطور که هستند منعکس می‌کند، زیرا در لحظه شرف وقوع تراکنش‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در مقابل حسابداری تعهدی، حساب‌های مالی را به صورت واقعی نشان می‌دهد، به همین دلیل شفاف تر است. این شیوه منعکس کننده میزان مشخصی از پولی است که به زودی وارد سیستم مالی شرکت خواهد شد.
معایب حسابداری تعهدی برای مشاغل
بر اساس مبنای حسابداری تعهدی، علاوه بر مزایا، باید با معایب این روش هم آشنا باشید تا اطمینان حاصل کنید که از این روش بالقوه حسابداری به شکلی قدرتمند در زمینه‌های گوناگون مانند سال مالی استفاده کرده و همزمان تجارت خود را در برابر هر گونه مشکلات مالی احتمالی محافظت کنید. به این منظور در ادامه به معرفی معایب این شیوه حسابداری می‌پردازیم.
چالش برانگیز بودن
یکی از معایب حسابداری تعهدی این است که می‌تواند چالش برانگیز باشد. وقتی این شیوه را با حسابداری نقدی (ثبت مخارج هنگام خروج و ثبت درآمد به محض ورود) مقایسه می‌کنیم، متوجه می‌شویم که حسابداری تعهدی چندان ساده نیست.
مشاغل برای دستیابی به یک سیستم حسابداری تعهدی کارآمد و فرآیند منسجم باید قواعد خاصی را رعایت کنند. از سوی دیگر وقتی مشاغل از این شیوه برای رصد امور مالی خود استفاده می‌کنند، با مشکل تکمیل کردن فرم‌های مالیاتی مواجه خواهند شد.
دشواری در روش استفاده از حسابداری تعهدی
برای مشاغلی که تا کنون از شیوه حسابداری تعهدی استفاده نکرده‌اند، تغییر رویکرد برای استفاده از این روش و جایگزینی آن با سایر شیوه‌های حسابداری می‌تواند سخت باشد. برای مثال زمانی که مسائلی در زمینه جریان‌های نقدینگی کسب و کار وجود داشته باشد، چالش جایگزینی روش حسابداری تعهدی بیشتر هم خواهد شد.
آسیب پذیری در مقابل کلاهبرداری
دیگر نقطه ضعف حسابداری تعهدی این است که می‌تواند کسب و کارها را در برابر کلاهبرداری‌های احتمالی آسیب پذیر کند. این مورد خصوصاً در زمانی که از سیستم حسابداری قدرتمندی استفاده نکنید، بیشتر ممکن است تجارت شما را تحت تأثیر قرار دهد. اگرچه برون سپاری حسابداری برای پیشگیری از بروز مشکل در چنین مواقعی می‌تواند کارآمد باشد.
جمع بندی
- مبنای حسابداری تعهدی بر اساس درآمدها یا هزینه‌ها در زمان انجام معامله خواهد بود و زمان پرداخت آنها اصل ثبت ارقام در سیستم حسابداری نیست.
- حسابداری تعهدی در مقابل حسابداری نقدی قرار می‌گیرد. در حالی که در روش اول زمان پرداخت مورد توجه نیست، در حسابداری نقدی زمانی ارقام مالی در نرم افزار حسابداری ثبت و ذخیره می‌شوند که تراکنش‌های مالی دریافتی یا پرداختی انجام شده باشند.
- حسابداری تعهدی از اصل تطبیق پیروی می‌کند. بر اساس این اصل درآمدها و هزینه‌ها باید طی یک دوره قابل شناسایی باشند.
- حسابداری تعهدی برای شرکت‌های بزرگ کاربرد دارد و برای مشاغل کوچک یا کسب و کارهایی که به صورت فردی اداره می‌شوند قابل استفاده نخواهد بود.
پرسش‌های پرتکرار
مبنای حسابداری تعهدی چیست؟
– مبنای حسابداری تعهدی پذیرش یک پرداختی در یک تاریخ ویژه یا بر اساس قولنامه یا ابتیاع خواهد بود. در این روش، ارقام مالی قبل از موعد سررسید در نرم افزارهای حسابداری ثبت خواهند شد.
تفاوت حسابداری تعهدی با حسابداری نقدی چیست؟
– گفتیم که در حسابداری تعهدی صرفاً تعهد به دریافت یا پرداخت وجوه، ضامنی برای ثبت آن در سیستم حسابداری است. اما در حسابداری نقدی، اطلاعات مالی تنها زمانی وارد نرم افزار حسابداری خواهند شد که تراکنش نقدی لازم انجام شده باشد.
مزایای حسابداری تعهدی چیست؟
– از مزایای حسابداری تعهدی میتوانیم به قابلیت نظارت بر فعالیتهای مالی و مدیریت آنها در زمان واقعی اشاره کنیم. ضمن اینکه مشاغل میتوانند گزارشهای مالی آتی را بر اساس آن ارائه دهند.