حسابداری خدماتی
می دانیم که شرکت های خدماتی، مجموعه های هستند که آثار فعالیتی آن ها ملموس نبوده و در قالب یک کالا عرضه نمی گردد. به عنوان مثال آموزشگاه های موسیقی، تعمیرگاه های مجاز، شرکت های حسابداری، مجموعه های انبارداری ، شرکت های حمل و نقل و ترابری و هزاران مثال دیگر اشخاصی حقیقی و حقوقی هستند که بدون ارائه محصولی فیزیکی به فعالیت اقتصادی می پردازند، لذا بی دلیل نیست که کار اینگونه مجموعه ها برای شناساندن خود به عموم مردم یا مشتریان بالقوه خود دشوارتر از مجموعه های بازرگانی می باشد. با گذر از این مقدمه می خواهیم بدانیم که حسابداری خدمات چیست؟
شرکت های خدماتی اعم از خصوصی و عمومی در زمینه های متعدد و متنوعی ارائه خدمات می کنند. واحدهای خدماتی نظیر هتل ها و اقامتگاه ها، بانک ها، مسافربری ها و باربری ها و همچنین شرکت هایی که خدمات تخصصی حرفه ای به مراجعین خود عرضه می کنند همچون بیمارستان ها و درمانگاه ها. حسابداری شرکت خدماتی به مجموعه ای از فعالیت هایی اطلاق می گردد که حسابدار در مسیر آزمایش و تصدیق همخوانی ستون های بدهکار و بستانکار دفتر روزنامه با ستون های مشابه در تراز آزمایشی از حساب های معین و کل انجام می دهد.
مفهوم حسابداری خدمات در سه مرحله تعریف می شود. در مرحله اول مجموعه ای از اقداماتی که در طول دوره مالی صورت گرفته است مورد بررسی قرار می گیرد. به عبارتی دیگر در این مرحله اطلاعات همه رویدادهای مالی به منظور برآورد و تخمین داده های اولیه جمع آوری می گردد. تجزیه و تحلیل این داده ها به منظور حصول مقدار دقیق سرمایه، بدهی و دارایی، صدور سند حسابداری و ساماندهی مدارک بر اساس تاریخ به منظور استخراج ترتیب بدهکاری و بستانکاری، دفتر نویسی، انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به کل و پس از آن به دفتر معین مجموعه اقداماتیست که در گام اول انجام می شود.
در ادامه پاسخ به سوال حسابداری خدماتی چیست باید تاکید کرد که این عمل مستلزم پیشروی در جدول زمانی خاصی است، به عبارتی دیگر در خدمات حسابداری شما نمی توانید همه امور را یک شبه انجام دهید و از سویی دیگر نیز امکان کار روی این مبحث در تمامی ایام سال وجود ندارد، لذا برخی از امور در پایان هر ماه مورد بررسی قرار می گیرد. در این مرحله یا گام دوم، حسابدار ترازهای آزمایشی دفاتر کل و معین را تهیه کرده و در دوره ای مشخص گردش حساب و ستون های «بد» و «بس» را مورد سنجش قرار می دهد. در گام آخر هم که در پایان هر سال مالی انجام می پذیرد، حسابدار با تهیه کار برگ به منظور نمایش سود، زیان و ترازنامه، ثبت تعدیلات به منظور اصلاح حساب های معین و کل یا همان بستن حساب های سود و زیانی (موقت)، تهیه ترازنامه و سپس اختتام حساب های دائمی پرونده حسابداری یک سال مالی را خواهد بست.
نحوه حسابداری شرکتهای خدماتی
واحدهای خدماتی واحدهایی هستند که خدمتی را به مشتریان ارائه میکنند و معمولاً در قبال ارائه خدمت حق الزحمه دریافت میکنند. شرکت خدماتی بدون ماده اولیه و با هزینه کردن خرید و وسایل مورد نیاز خدماتی، ارائه خدمت نموده و کسب درآمد و سود میکنند.
فعالیت‌های حسابداری در شرکت های خدماتی صرفاً تحصیل درآمد و یا صرف هزینه نیست، بلکه اموری مانند فعالیت در خصوص خرید دارایی، ایجاد بدهی و یا افزایش سرمایه نیز می‌باشد و نیازمند وجود یک نرم‌افزار حسابداری جامع و دقیق برای مدیریت حساب‌ها است.
آموزش حسابداری در شرکت های خدماتی
شرکت های خدماتی با گسترش فعالیت بشری و افزایش نیاز به ارائه خدمات توسط نیروهای ماهر رو به افزایش می باشد و حوزه فعالیت حسابداری شرکت های خدماتی بسیار گسترده شده است. لذا صاحبان شرکت های خدماتی ترجیح می دهند از کسانی استفاده کنند که با مسئله حسابداری شرکت خدماتی آشنا بوده و به خوبی آموزش حسابداری موسسات خدماتی را دیده باشند. از این رو نقش حسابدار در روند حسابداری در شرکت های خدماتی بیشتر مشخص می شود.
یک شرکت خدماتی شرکتی است که با ارائه خدمات به مشتریان و مراجعین خود کسب درآمد می نماید. در شرکت های خدماتی وجود یک سیستم حسابداری خدماتی کارآمد همانند حسابداری سایر شرکت ها (بازرگانی و تولیدی) مسئله ای الزامی است. به نظر می رسد حسابداری شرکت خدماتی به این دلیل که در این شرکت ها موجودی کالای شرکت، گردش خاصی ندارد کمتر مورد توجه قرار گرفته است از این رو بر آن شدیم تا در این مطلب به بررسی حسابداری خدماتی، مفاهیم و اصول آن بپردازیم.
چرخه حسابداری موسسات خدماتی
چرخه حسابداری به مجموعه ای از عملیات حسابداری، در طی یک دوره مالی، گفته می شود که در مراحل پیاپی و به طور منظم انجام می گیرد و در دوره های بعدی مالی نیز به همین منوال تکرار می شود؛ نتیجه این امر تهیه صورت وضعیت مالی شرکت خواهد بود.
چرخه حسابداری شرکت ها در هر دوره مالی به ترتیب زیر تکرار می شود:
- جمع آوری اطلاعات
- تجزیه و تحلیل اطلاعات
- ثبت معاملات در دفاتر روزنامه
- انتقال اقلام به دفاتر کل
- تهیه تراز آزمایشی
- تهیه کاربرگ
- تهیه صورت های مالی
- اصلاح حساب های دفاتر کل
- بستن حساب های موقت
- تهیه تراز آزمایشی نهایی
چرخه حسابداری در طول دوره مالی شامل مراحل جمع آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل اطلاعات، ثبت معاملات در دفاتر روزنامه و انتقال اقلام به دفاتر کل حسابداری است. در پایان هر ماه مرحله تهیه تراز آزمایشی صورت گرفته و در پایان سال مالی مراحل 6 تا 10 یعنی تهیه کاربرگ، تهیه صورت های مالی، اصلاح حساب های دفاتر کل، بستن حساب های موقت و تهیه تراز آزمایشی نهایی انجام می پذیرد.
مراحل حسابداری
- ثبت معاملات: در مرحله اول کلیه فعالیت های مالی و داد و ستد ها به طور مجزا مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و در برگی که سند حسابداری نامیده می شود وارد می شوند، سپس گزارش این فعالیت ها به ترتیب در دفاتری موسوم به دفاتر روزنامه ثبت می شوند.
- طبقه بندی: طبقه بندی شامل انتقال داده های ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر دیگری به نام دفتر کل است. زمانی که نتایج فعالیت های مالی شرکت به این صورت طبقه بندی و مرتب می شوند فهم آنها برای مدیران و روسای شرکت ها و سایر افراد علاقمند آسان تر خواهد شد.
- تلخیص: همانطور که از اسمش پیداست در مرحله تلخیص، داده های فعالیت های شرکت خلاصه شده و به صورتی تنظیم می شود که حداکثر اطلاعات لازم را به بیان ساده و خلاصه در اختیار قرار دهد. صورت حساب هایی که در این مرحله تهیه می شوند عبارتند از: تراز آزمایشی و کاربرگ.
- صورت های مالی: مهم ترین خروجی یک سیستم حسابداری، صورت های مالیتهیه شده آن سیستم است. در حسابداری خدماتی صورت های مالی در چهار نوع ارائه می شوند که حاوی اطلاعاتی در رابطه با وضعیت، عملکرد و انعطاف پذیری مالی شرکت می باشند (لازم به ذکر است که هر یک از صورت های مالی باید دارای مشخصه هایی از جمله نام واحد تجاری، عنوان و تاریخ صورت مالی و بدنه صورت مالی باشد). این چهار نوع صورت مالی به شرح زیر اند:
1- صورت سود و زیان
صورت سود و زیان گزارشی از درآمدها و هزینه های شرکت در طی دوره زمانی معینی مثل یک سال یا شش ماه می باشد. مهم ترین بخش اطلاعاتی شرکت که سود ویژه آن است در صورت سود و زیان قید می شود. سود ویژه عبارت است از مازاد درآمد بر هزینه شرکت و به مراتب زیان ویژه نیز مازاد هزینه بر درآمد شرکت تعریف می شود.
2- صورت حساب سرمایه
گزارش تغییرات در سرمایه شرکت در دوره زمانی مشخصی (یک سال، نه ماه، …) را صورت حساب سرمایه شرکت گویند. اقلام تشکیل دهنده صورت حساب سرمایه عبارتند از: سرمایه ابتدای دوره، سرمایه گذاری های مجدد، برداشت های صاحب شرکت و سود یا زیان ویژه شرکت که در صورت سود و زیان محاسبه شده است. د رنهایت صورت حساب سرمایه نشان دهنده سرمایه انتهای دوره شرکت خواهد بود.
3- ترازنامه
ترازنامه لیستی از دارایی ها، بدهی ها و سرمایه شرکت در تاریخ مشخصی است که عموما این تاریخ آخر ماه یا سال مالی می باشد. به طور مثال ترازنامه شرکت خدماتی همانند عکسی است که در تاریخ مشخصی از شرکت خدماتی گرفته می شود. ترازنامه که به آن صورت وضعیت مالی نیز گفته می شود شامل موارد دارایی های جاری و ثابت، بدهی های جاری و غیرجاری و سرمایه صاحب یا صاحبان شرکت است.
4- صورت گردش وجه نقد
این صورت مجموعه ای از دریافتی ها و پرداختی های شرکت در طی یک سال مالی را ارائه می دهد. صورت گردش وجه نقد در حسابداری خدماتی شامل 1- گردش وجوه حاصل از فعالیت های عملیاتی، 2- گردش وجوه حاصل از فعالیت های سرمایه گذاری و 3- گردش وجوه حاصل از فعالیت های تامین مالی می باشد که بالنتیجه وجه نقد پایان دوره را عرضه خواهد کرد.
5- بستن حساب های موقت
جهت بستن حساب های موقت آنها را ابتدا در دفتر ثبت روزنامه معکوس (حساب های بدهکار را بستانکار و حساب های بستانکار را بدهکار می کنیم) و آن را با حسابی تحت عنوان خلاصه سود و زیان می بندیم، نهایتا حساب خلاصه سود و زیان با حساب سرمایه بسته می شود.
6- بستن حساب های دائمی و تهیه تراز آزمایشی نهایی
کلیه دارایی ها بستانکار و تراز نهایی بدهکار و کلیه بدهی ها و سرمایه بدهکار و تراز نهایی بستانکار ثبت می شود و حساب های دائمی بسته می شوند. همچنین ابتدای سال بعد با ثبت معکوس در دفاتر افتتاح می گردد که به آن به جای تراز نهایی تراز آغازی (افتتاحی) گفته می شود.
نمونه ثبت های حسابداری شرکت های خدماتی (رویدادهای مالی یک شرکت خدماتی)
تا به اینجا دریافتیم که صورت های مالی هر شرکتی حاصل عملیات حسابداری آن شرکت است که در دفاتر حساب مربوطه ثبت شده اند. در شرکت های خدماتی نیز همانند هر شرکت دیگری به ازای هر فعالیت یا معامله ثبت هایی صورت می گیرد. در ادامه به نمونه ثبت های حسابداری شرکتهای خدماتی و شرح آنها می پردازیم:
1 – سرمایه گذاری ابتدایی صاحب شرکت خدماتی
به ازای این رخداد مالی در دفاتر حسابداری شرکت های خدماتی، دارایی شرکت بدهکار و سرمایه بستانکار ثبت می شود، این یعنی افزایش دارایی شرکت و سرمایه صاحب شرکت.
2 – ارائه خدمات به مراجعین
این رخداد مالی زمانی در دفاتر حسابداری خدماتی مالی ثبت می شود که خدمت یا خدماتی به مراجعین شرکت ارائه شود و وجه آن بصورت نقدی دریافت گردد، نتیجه این رخداد مالی، افزایش دارایی ها (موجودی نقد) شرکت و نیز افزایش درآمد شرکت خواهد بود.
3 – دریافت وجه خدمات انجام شده در آینده
این رخداد مالی نیز زمانی ثبت می شود که خدمت و یا مجموعه ای خدمات توسط شرکت ارائه شود و وجه آن در همان زمان دریافت نگردد و در آینده نزدیک دریافت شود، در نتیجه این رخداد مالی نیز سبب افزایش حساب دارایی ها و درآمدهای شرکت خواهد شد.
4 – ارائه خدمات به صورت نقد و نسیه به مراجعین
ثبت این رخداد مالی در دفاتر حسابداری خدماتی زمانی صورت می پذیرد که به ازای خدمت یا خدمات ارائه شده بخشی از وجه خدمت به صورت نقدی و بخشی دیگر به صورت نسیه دریافت شود. در نتیجه این رخداد مالی در سه حساب شرکت تغییرات صورت خواهد گرفت، دو حساب آن در دارایی ها و حساب دیگر در درآمد خواهد بود.
5 – پرداخت هزینه های شرکت
این رخداد مالی زمانی در دفاتر ثبت می شود که مقداری وجه نقد جهت برخی از هزینه های شرکت مانند هزینه آب، برق و … پرداخت شود. نتیجه آن یک حساب هزینه بدهکار و یک حساب دارایی بستانکار خواهد بود.
6 – پرداخت هزینه ها در آینده و دریافت رسید
این رخداد مالی زمانی در دفاتر حسابداری خدماتی ثبت می شود که قرار است در آینده هزینه ای پرداخت شود و بابت آن یک رسید دریافت شده است. بالنتیجه یک حساب بدهی و یک حساب هزینه افزایش خواهد یافت.
7 – دریافت هزینه خدماتی که قبلا ارائه شده است
این رخداد مالی هنگامی در دفاتر حسابداری شرکت های خدماتی ثبت خواهد شد که در گذشته ارائه خدماتی کرده باشیم و بابت آن وجهی دریافت نشده باشد، حال که وجه خدمات ارائه شده دریافت می شود یک دارایی در دفاتر کاهش و دارایی دیگر افزایش خواهد یافت.
8 – پرداخت صورت حساب های از قبل دریافت شده
این رخداد مالی نیز زمانی در دفاتر حسابداری شرکت خدماتی ثبت می شود که از قبل رسیدی برای شرکت ارسال شده باشد و شرکت هنوز به پرداخت آن اقدام نکرده باشد. حال که به پرداخت آن رسید دریافت شده اقدام می شود یک دارایی بستانکار و یک بدهی بدهکار ثبت می گردند.
9 – برداشت صاحب یا صاحبان شرکت
این رخداد مالی نیز زمانی ثبت می شود که صاحب یا صاحبان شرکت از حساب شرکت یک دارایی (نقدی یا غیرنقدی) برای مصرف شخصی خود برداشت نمایند. در نتیجه یک حساب موسوم به برداشت بدهکار می شود و یک حساب دارایی به صورت بستانکار ثبت خواهد شد.
10 – سرمایه گذاری مجدد صاحب یا صاحبان شرکت
این رخداد مالی زمانی در دفاتر حسابداری خدماتی ثبت می شود که صاحب یا صاحبان شرکت جهت افزایش سرمایه شرکت اقدام به افزایش سرمایه شرکت به صورت نقدی یا غیر نقدی کرده باشند. در نتیجه این رخداد یک حساب دارایی بدهکار ثبت می شود و حساب سرمایه بستانکار.
11 – خرید دارایی
این رخداد مالی زمانی روی می دهد که صاحب یا صاحبان شرکت اقدام به خرید یک یا چند قلم دارایی ارزشمند به صورت نقدی یا نسیه برای شرکت نمایند. این اقلام ارزشمند می توانند زمین، ساختمان، اسباب و اثاثیه اداری، تجهیزات و ملزومات اداری، موجودی کالا و … باشند. بدین ترتیب در هنگام خرید اقلام و دارایی های ارزشمند دو حالت ثبتی خواهیم داشت:
- حالت اول- خرید به صورت نقدی: در این حالت موجودی نقد در دفاتر حسابداری خدماتی بستانکار و دارایی خریداری شده بدهکار ثبت می شود.
- حالت دوم- خرید به صورت نسیه: در این حالت دارایی خریداری شده بدهکار و حساب های پرداختنی در دفاتر حسابداری شرکت خدماتی بستانکار ثبت می شوند.
12 – وام های دریافتی شرکت
گاها شرکت خدماتی برای انجام اموری از موسسات مالی و یا از اشخاص، تسهیلاتی با تضمین گذاشتن اسنادی چون چک و سفته دریافت می نماید. در ثبت این رخداد در دفاتر حسابداری خدماتی وجه دریافت شده در حساب موجودی نقد شرکت بدهکار و وام پرداختنی بستانکار ثبت می شود. در هنگام بازپرداخت تسهیلات دریافت شده ثبت به صورت معکوس صورت خواهد پذیرفت.
13 – دریافت مبلغ پیش از ارائه خدمت
حالتی را در نظر بگیرید که شخصی به شرکت خدماتی شما مراجعه و مبلغی را نزد شرکت به امانت می گذارد تا در موعد درخواست شده از طرف او خدمت مدنظرش توسط شرکت ارائه شود. در این حالت مبلغی که شخص پرداخت کرده در دفاتر حسابداری خدماتی (با عنوان پیش دریافت درآمد) در حسابی ثبت می شود. در هنگام دریافت وجه، وجه نقد بدهکار ثبت می شود و پیش دریافت درآمد بستانکار خواهد شد، پس از رسیدن موعد خدمت و هنگام ارائه خدمات نیز پیش دریافت درآمد بدهکار ثبت می شود و درآمد حاصله بستانکار می شود.
14 – دریافت اسناد در قبال ارائه خدمات
ممکن است شرکت خدماتی برای شخصی حقیقی یا حقوقی، خدماتی ارائه دهد و در قبال آن اسنادی چون چک دریافت کند. این اسناد ممکن است کوتاه مدت (کمتر از یک سال مالی) و یا بلند مدت (بیشتر از یک سال مالی) باشند. در هنگام دریافت اسناد، اسناد دریافتنی بدهکار و درآمد حاصل از خدمات بستانکار ثبت می شوند، در زمان وصول نیز موجودی نقد بدهکار و اسناد دریافتنی بستانکار ثبت می گردند.
حسابداری موسسات خدماتی و بازرگانی
در پایان بد نیست به این نکته نیز اشاره کنیم که در بسیاری از موارد حسابداری موسسات خدماتی و بازرگانی با هم اشتباه گرفته می شوند و گاهی این دو مورد به هم شبیه دانسته می شوند. لازم به ذکر است که فرآیندها، ثبت ها و جزئیات مربوط به حسابداری موسسات خدماتی از حسابداری شرکت های بازرگانی متفاوت است. از این رو سعی کردیم در مقاله حسابداری شرکت های بازرگانی به طور مفصل به این موضوع نیز بپردازیم. پیشنهاد می کنیم از این مقاله دیدن کنید.