بر طبق گزارشی از “توبیاس لوکویچ” رئیس استراتژی‌های سرمایه‌گذاری ایالات متحده برای سیتی گروپ، در سال ۲۰۱۶، ۶۰ درصد هزینه شرکت‌ها به هزینه نیروی کار اختصاص یافته است.
با یک بازار کاری کساد، شرکت‌ها مجبورند برای جذب و حفظ استعدادهای برتر بیشتر هزینه کنند. در عین حال، دستمزدهای اضافی، خطاهای ساعات کاری و استفاده‌ی بیشتر از کارمندان تمام وقت نسبت به سایرین می‌تواند منجر به هزینه‌های قابل توجه‌تری شود. هزینه‌های نیروی کار به سادگی از کنترل خارج می‌شوند، اما راه‌هایی برای کنترل بهتر بر آنها و در عین حال کارآمد و راضی نگه داشتن کارمندان وجود دارد.
پنج راهکار تحلیل زمان در صرفه‌جویی هزینه نیروی کار
1- بدانید چه تعداد کارمند نیاز دارید
چه در مرحله ابتدایی استخدام باشید یا در تلاش برای ارزیابی کارکنان موجود، به تعداد کارکنان و اینکه آیا از نظر اقتصادی به صرفه هستند بار دیگر، نگاهی بیندازید. اینکار به تجزیه و تحلیل سمت های مختلف، وظایفشان، و مدت زمان انجام کارهای مرتبط با سمت، نیاز خواهد داشت.
برای مثال ممکن است متوجه شوید دو کارمند نصف روز بر روی یک وظیفه یکسان وقت صرف می کنند. برای اینکه از هزینه های کارکنانتان حداکثر استفاده را ببرید، یک کارمند می تواند آن کارها را به صورت یک سمت تمام وقت انجام دهد. در ضمن، کارمند دیگر می تواند زمان و استعادهایش را در نقش دیگری در شرکت که به توجه بیشتری نیاز دارد، بکار ببرد.
2- کارگران فصلی و موقت استخدام کنید
داشتن تعداد مطلوب کارکنان برای کسب‌وکارتان می‌تواند در دوره‌های زمانی مختلف، در طی سال استفاده شود. به جای غوطه‌ور شدن در انبوهی از رزومه‌ها به دلیل افزایش حجم کار، برای درک کامل نیازهای کار وقت صرف کنید.
برای مثال ممکن است که متوجه شوید که این افزایش تنها در ماه‌های آخر انتظار می‌رود (مثل تابستان یه فصل تعطیلات). بجای استخدام بدون فکر کارمندان تمام وقت و یا کار کشیدن بیش از حد از کارمندان موجود، تنها تعدادی که نیاز دارید را برای مدت زمان لازم استخدام کنید. از آژانس‌های استخدام موقت محلی مشورت بگیرید و یک آگهی نیازمندی چاپ کنید که نیازهایتان برای کمک فصلی را به‌وضوح بیان کند.
3- برای زمان‌های رکود و از کار افتادگی برنامه‌ریزی کنید
همانطور که زمان احتیاج به کارکنان موقت و فصلی را درنظر می‌گیرید، لازم است تا زمان افت و جریان شرکتتان را ارزیابی کنید.
- آیا این زمان‌های مشخص در طول سال، اوقاتی هستند که پروژه‌ها زیاد نیستند؟
- آیا در طول ماه یا هفته زمانی وجود دارد که کار سبکتر باشد؟
گزارشات ماهانه از ساعات کاری در هرروز را مقایسه کنید و ببینید که آیا برای بخش‌های خاصی از سال تغییری کلی وجود دارد. می‌توانید این کار را با مراجعه به سوابق مشتریان از طریق مدیریت ارتباط با مشتری و سوابق مالی‌تان از نرم افزارهای حسابداری به‌دست آورید تا بفهمید مشتریان چه زمانی انتظار دارند کارکنانتان در دسترس و آماده کمک‌های حسابداری باشند. اینکار را برای طول هفته نیز انجام دهید.
آیا کارمندان در روزهای سه شنبه ساعت‌های بیشتری نسبت به جمعه کار می‌کنند؟ اگر اینگونه باشد، ممکن است بخواهید یک هفته کاری ۴ روزه‌ی ۱۰ ساعتی تعیین کنید یا هفته کاری ۳ روز با ۱۲ ساعت تایم کاری و روزهای تعطیل را امتحان کنید. این گام می‌تواند به عنوان تغییری دائمی درنظر گرفته شود یا تنها در زمان رکود شرکتتان مورد استفاده قرار گیرد.
4- در صورت امکان از پیمانکاران و فریلنسرها استفاده کنید
با پیمانکاران و فریلنسرها می‌توانید در هزینه‌های نیروی کار بیشتر صرفه جویی کنید. تا زمانی که مرز بین “فریلنسرها” و “کارکنان” را گم نکنید؛ به جای پرداخت مزایایی که به کارمندان تمام وقت جدید پیشنهاد می‌دهید، بسیاری از این هزینه‌ها را با فریلنسرها پیش می‌برید.
برای تعیین اینکه آیا می‌توانید از یک فریلنسر استفاده کنید، به نیازهای اشتغال فعلیتان نگاه کنید و بررسی کنید کدام وظیفه می‌تواند خارج از دفتر یا به طور متناوب انجام شود. بسیاری از فریلنسرها و پیمانکاران در خانه کار می‌کند و این به شما اجازه می‌دهد که در فضای اداره و خرج‌های کلی صرفه‌جویی کنید. تقریباً همانند کارکنان فعلیتان، می‌توانید به فریلنسرها و پیمانکاران‌تان پیشنهاد دهید تا از نرم افزارهای پیگیری زمان استفاده کنند تا مطمئن شوید دقیقاً در مدت زمان کار فعالیت می‌کنند.
5- زمان رانندگی و سفر را به حداقل برسانید
یکی دیگر از مولفه‌های عظیم هزینه نیروی کار، زمان رانندگی و سفر است. عموماً نیروهای سیار هزینه گاز، حفظ وسایل نقلیه‌ی شرکت و مواد غذایی را به همراه دارند. برای کاهش این هزینه‌ها زمان صرف کنید تا ببینید که برای یک کارمند سیار چقدر طول می‌کشد تا به یک مقصد برسد. سپس می‌توانید از آن به عنوان یک مبنا استفاده کنید تا راه‌هایی با زمان رانندگی کمتر پیشنهاد کنید و خطوط هوایی به صرفه‌تر را شناسایی کنید.
علاوه براین می‌توانید به کارمندان سیارتان پیشنهاد دهید تا زمانی که در طی روز ترافیک سبکتر است، ملاقات‌ها را بیرون انجام دهند. کارمندانی که به جلسات همکاران و مشتریان سفر می‌کنند؛ می‌توانند با ترافیک کمتری مواجه شوند و زمان رانندگی‌شان را کوتاه کنند.
زمانی که می‌خواهید بلیط رزرو کنید، درصورت امکان می‌توانید کارمندانتان را در روزهایی که کمتر طرفدار دارند بفرستید و درجایی که غذا نگرانی محسوب می‌شود حدود منطقی برای هر وعده غذایی و هزینه‌های مرتبط با کار را در نظر بگیرید تا هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهید.
تجزیه تحلیل زمان امروز، صرفه جویی در وقت فردا
مشاهده نحوه افزایش هزینه‌های نیروی کار آسان است. مدیریت هزینه‌های نیروی کار می‌تواند زمان و منابعی را صرف کند که بسیاری از صاحبان کسب و کار ندارند. با اینحال، اگر برای ارزیابی دقیق زمان کار، و همچنین نوع کارمندان مورد نیاز، زمان‌های افت و مدت زمان سفر وقت صرف کنید؛ امور مالی‌تان ارتقا خواهند یافت.
دانستن این جزئیات در سطح تصویر کلی می‌تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید کجا کاهش داده و کجا ارتقا دهید. هدف تنها کاهش هزینه نیست، بلکه کارآمدتر کردن فرآیندها و رویه‌های مرتبط با کارمندانتان است.