نرم افزار حسابداری
مراحل حسابرسی بیمه

همه چیز درباره مراحل حسابرسی بیمه


شرکت‌ها، کارفرماها و اشخاص حقوقی باید با مراحل حسابرسی بیمه آشنا باشند. در حسابرسی بیمه، کارشناسان تأمین اجتماعی با بررسی مدارک و اسناد از پرداخت حق بیمه توسط کارفرمایان مطمئن می‌شوند. در صورتی که مدارک به درستی تهیه نشوند یا در زمان انجام حسابرسی به دلیل نا آگاهی شرکت‌ها مشکلاتی رخ دهد، سازمان تأمین اجتماعی و موسسه حسابرسی آن، جرایمی را در نظر خواهند گرفت. در ادامه این مقاله با سپیدار سیستم همراه باشید تا با مراحل حسابرسی بیمه آشنا شویم.

موسسه حسابرسی بیمه تامین اجتماعی

سازمان بیمه تأمین اجتماعی؛ مسئول انجام فرایند حسابرسی بیمه و حمایت از کارکنان و کارمندان

بیمه تأمین اجتماعی با پوشش دادن کارکنان، کارگران و کارمندان، آن‌ها را تحت چتر حمایتی بازنشستگی و خدمات درمانی قرار می‌دهد. طبق قانون بیمه حقوق و دستمزد، همه شرکت‌ها، کارگاه‌ها و کارخانه‌ها ملزم به پرداخت حقوق بیمه کارمندان و کارگران خود هستند. موسسه حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی در صورت لزوم برای اطمینان از پرداخت حق بیمه، تمامی حساب‌های مربوط به پرداخت حق بیمه را بررسی می‌کند که به آن حسابرسی بیمه می گویند.

در صورتی که اشخاص حقوقی به درستی وظایف خود را انجام داده باشند و اسناد خود را با استفاده از نرم افزار های حسابداری مرتب کنند، فرآیند و مراحل حسابرسی بیمه بسیار ساده خواهد بود. با این حال همواره به دلیل نا آگاهی از قوانین احتمال بروز خطا در ارسال مدارک یا نحوه تکمیل کاربرگ های بیمه‌ای وجود دارد.

فرآیند حسابرسی بیمه

مراحل حسابرسی بیمه از صفر تا صد

حسابرسی بیمه یکی از زیرمجموعه‌های بازرسی بیمه است که توسط سازمان تأمین اجتماعی به منظور تأمین حقوق بیمه‌ای کارگران و کارمندان انجام می‌گیرد. در این نوع از حسابرسی دفاتر قانونی و اسناد هزینه‌های مرتبط به کار مورد بررسی قرار می‌گیرد. بر خلاف حسابرسی مالیاتی و حسابرسی داخلی که تمام درآمدها و هزینه‌های یک کارخانه، کارگاه یا شرکت بررسی می‌شوند، در حسابرسی بیمه تنها هزینه‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند تا از این طریق حق بیمه مربوط به نیروی انسانی تعیین شود. در ادامه با مراحل حسابرسی بیمه از صفر تا صد آشنا می‌شویم.

حسابرسی بیمه چه زمانی انجام می‌گیرد؟

با توجه به قوانین تأمین اجتماعی (ماده 47)، سازمان قادر است برای تعیین حق بیمه کارگران و کارکنان و هزینه‌هایی که مرتبط به صورت گرفتن کار است، اسناد و مدارک به همراه دفاتر قانونی را بررسی کند. زمانی که موسسه حسابرسی مأمور انجام این کار می‌شود، بازرسان به سراغ کارفرما می‌روند و کارفرما باید بر اساس قانون تمام مدارک مورد نیاز را در اختیار آن‌ها قرار داده و کمال همکاری را داشته باشد. در غیر این صورت جریمه‌های سنگینی در انتظار کارفرما خواهد بود.

مواردی مانند صدور مفاصا حساب یا شکایت یک کارکنان مبنی بر عدم پرداخت حق بیمه ممکن است موجب حسابرسی شود. به طور کلی حسابرسی بیمه زمان خاصی ندارد و هر زمان که سازمان تأمین اجتماعی تشخیص دهد می‌تواند به حسابرسی از شرکت‌های تحت پوشش خود بپردازد.

در مراحل حسابرسی بیمه دوره‌های چند ساله مورد بررسی قرار می‌گیرد؟

بخش نامه 11.1 که مربوط به اصلاح دستور العمل بازرسی دفاتر قانونی است، موسسه حسابرسی تأمین اجتماعی موظف است که مدارک مربوط به دفاتر اشخاص حقوقی در 10 سال مالی اخیر را مورد بررسی قرار دهد. البته به شرطی که تاریخ تأسیس شرکت کمتر از 10 سال نباشد. همه شرکت‌ها و بنگاه‌های مالی تا چندی پیش طبق این بخشنامه مورد بررسی قرار می‌گرفتند. با این حال، در بخشنامه جدید اعلام شده با توجه به فرآیند طولانی بازرسی دفاتر مربوط به ده سال مالی، به جز شرکت‌های دولتی در سایر موارد مدارک مربوط به سال آخر مالی مورد حسابرسی قرار بگیرند. البته در اینجا نیز سازمان در صورت نیاز می‌تواند دوره‌های بیشتر از یک ساله را نیز بررسی کنید. موارد استثنا ذکر شده در بخشنامه 2440/97/1000:

الف- در مواردی که موضوع ادعای سابقه و یا دستمزد به درخواست اشخاص مطرح باشد.

ب – در خواستهایی که مستند به آراء مراجع قضایی و شبه قضایی و شرکتهای در حال تصفیه از سوی واحدهای اجرایی ارائه می‌گردد.

ج- در صورتیکه مستنداتی به سازمان واصل گردد که بیانگر عدم اجرای قانون از جمله ماده 38 و تبصره الحاقی به آن یا عدم اعلام واقعی دستمزد بیمه شدگان و مغایرت آن با اظهارنامه‌های مالیاتی باشد، درخواست بازرسی از دفاتر همراه مستندان منحصر با تشخیص مدیرعامل سازمان تأمین اجتماعی خارج از مدت مقرر مجاز خواهد بود.

فرم حسابرسی بیمه

موارد پیش از شروع حسابرسی بیمه

پیش از آنکه فرآیند حسابرسی بیمه آغاز شود، فرم‌های مخصوصی برای شرکت‌هایی که قرار است تحت بررسی قرار بگیرند ارسال می‌شود. این فرم‌ها شامل سوالاتی مرتبط با دفاتر قانونی و اظهارنامه‌های مالیاتی هستند. شرکت‌ها و کارفرمایان موظف هستند این فرم‌ها را با دقت و با مدارک مربوطه تکمیک کنند و به موسسه حسابرسی تأمین اجتماعی یا شعبه‌ای که شرکت در محدوده آن قرار دارد تحویل دهند.

فرآیند حسابرسی بیمه در موسسه و شعب تأمین اجتماعی

بعد از اینکه کارفرمایان و شرکت‌ها فرم‌های مربوط را به موسسه ارسال کردند، فرآیند رسیدگی آغاز می‌شود. کارشناسان موسسه، تمامی مدارک مربوطه را بررسی می‌کنند و همه موارد مربوط به هزینه‌های کار و حق بیمه را در فرم‌های مخصوصی (کاربرگهای بیمه) ثبت می‌کنند. بعد از پایان کار حسابرسان موسسه، فرم‌های آماده شده به شعبه مربوطه ارسال خواهد شد. کارشناسان شعبه بر اساس فرم‌هایی که موسسه حسابرسی ارسال کرده است (نه فرم‌های کارفرما) و گزارشات حسابرس موسسه، بدهی‌های حق بیمه شرکت را محاسبه و تعیین می‌کند. پس از محاسبه دقیق، بدهی به شرکت اعلام می‌شود.

مدارک لازم در بازرسی بیمه

چه مدارکی در فرآیند حسابرسی بیمه مورد بررسی قرار می‌گیرد؟

طبق ماده 47 قانون تأمین احتماعی، حسابرسان سازمان باید به تمامی مدارک و دفاتر از جمله اظهارنامه‌های مالیاتی، برگه‌های تشخیص مالیات، صورت‌های مالی، دفاتر قانونی، فاکتورها، اسناد مالی، لیست کارکنان، فیش پرداخت حق بیمه، قراردادها و مفاصا حساب دسترسی داشته باشند. عدم همکاری کارفرما در ارائه این مدارک موجب جریمه خواهد بود. توجه داشته باشید که تمام اختیارات ماده 52 و 53 قانون کار را در حسابرسی بیمه نیز شامل بازرسان می‌شود. بنابراین آن‌ها می‌توانند به تمامی مدارک کارگاه، کارخانه و تولیدی شما که مربوط به هزینه‌های حقوق کارمندان و کار و اشتغال است دسترسی داشته باشند.

حسابرسی بیمه چگونه انجام می گیرد؟

در زمان حسابرسی، کارشناسان چه اقداماتی انجام می‌دهند؟

در زمان استقرار، حسابرس موسسه حسابرسی تأمین اجتماعی وظیفه دارد تا مدارک ارائه شده توسط کارفرما را به شکل زیر بررسی کند.

  • بررسی سالم بودن پلمپ دفاتر ابرازی، تاریخ اخذ و پلمپ دفاتر
  • انطباق تراز آزمایشی قبل از بستن حساب‌ها و انطباق گردش حساب‌ها با دفاتر روزنامه سال مورد درخواست
  • گزارش عدم امکان رسیدگی در صورت ارائه نشدن دفاتر روزنامه و کل یا وجود مشکل در هریک از اسناد ارائه شده
  • رسیدگی به سرفصل‌های مرتبط با حقوق و مزایا یا سایر هزینه‌هایی مشمول حق بیمه می‌شود
  • در هنگام رسیدگی و گزارش، باید مدارک و مستندان پرداخت‌ها ضمیمه شوند

پایان مراحل حسابرسی بیمه، آیا می‌توان به حسابرسی بیمه اعتراض کرد؟

در طی مدت 30 روزه، نتایج حسابرسی مشخص و اعلا خواهد شد. پس از اینکه بدهی حق بیمه به شرکت اعلام شد، اشخاص حقوقی و شرکت‌ها می‌توانند به نتیجه حسابرسی بیمه اعتراض کنند. مواد 42 و 43 قانون تأمین اجتماعی حق اعتراض به حسابرسی بیمه را به شرکت‌ها می‌دهد. اشخاص حقوقی باید مدارک خود را به سازمان ارسال کنند تا مورد بررسی قرار بگیرند. در صورتی که مدارک مورد پذیر واقع شوند، شرکت‌ها می‌توانند بخشی از بدهی حق بیمه اعلام شده را کاهش دهند.

آیا تأخیر در پرداخت بدهی حق بیمه مشمول جریمه می‌شود؟

یکی از مواردی که اهمیت زیادی در مراحل حسابرسی بیمه دارد، تأخیر در پرداخت بدهی حق بیمه است. ممکن است در مواردی مانند اعتراض به نتایج حسابرسی، کارفرما یا شخص حقوقی اقدام به پرداخت حق بیمه نکند. به طور کلی مدت زمانی 30 روزه برای پرداخت بدهی در نظر گرفته می‌شود. تا پایان این دوره یک ماهه از زمان اعلام بدهی حقوق بیمه، هیچ جریمه‌ای برای شخص حقوقی در نظر گرفته نشده است. در صورت پایان این دوره زمانی، حتی اگر بدهی حق بیمه قطعی نشده باشد و در مرحله برآورد قرار داشته باشد، مشمول ماهیانه 2 درصد جریمه تأخیر خواهد شد.