شفافیت در معاملات اقتصادی، به‌ویژه در صنایع استراتژیک مانند نفت و پتروشیمی، یکی از ارکان اصلی سلامت اقتصادی کشور محسوب می‌شود. سامانه ثامن به عنوان یک ابزار نظارتی مهم، با هدف ثبت الکترونیکی معاملات فرآورده‌های نفتی و پتروشیمی راه‌اندازی شده است. این سامانه که با نام کامل سامانه ثبت الکترونیکی معاملات نفتی شناخته می‌شود، نقش کلیدی در جلوگیری از تخلفات و تضمین حقوق دولت دارد. آشنایی با عملکرد این سامانه، نحوه دریافت کد ثامن و تکالیف مربوط به آن، برای تمام فعالان این حوزه، به‌خصوص حسابداران، ضروری است. در این مقاله، به بررسی جامع سامانه ثامن، امکانات، نحوه ثبت‌نام، مشمولین سامانه ثامن، آموزش سامانه ثامن و نحوه ثبت فاکتور در سامانه ثامن می‌پردازیم و آدرس سایت ثامن را نیز معرفی خواهیم کرد.
سامانه ثامن چیست؟
سامانه ثامن (مخفف: سامانه ثبت الکترونیکی معاملات نفتی) یک پلتفرم آنلاین دولتی بوده که با هدف اصلی ایجاد شفافیت و نظارت دقیق بر خرید و فروش فرآورده‌های خاص نفتی و پتروشیمی ایجاد شده است. این سیستم تحت نظارت ستاد مرکزی مبارزه با قاچاق کالا و ارز و با همکاری نهادهای مرتبط مانند وزارت نفت و سازمان امور مالیاتی فعالیت می‌کند. هدف اصلی سامانه ی ثامن، رصد زنجیره تامین و توزیع این محصولات، جلوگیری از عرضه خارج از شبکه و مبارزه با قاچاق است. همچنین، این سامانه به حصول اطمینان از وصول صحیح مالیات و عوارض قانونی کمک می‌کند (برای اطلاعات بیشتر، مطلب مالیات چیست؟ را بخوانید). فعالان اقتصادی مشمول موظفند اطلاعات معاملات خود را به دقت در این سامانه ثبت کنند، زیرا عدم ثبت یا ثبت اطلاعات نادرست می‌تواند مصداق فرار مالیاتی تلقی شده و جرایم سنگینی به دنبال داشته باشد.
مدیریت سفارشات خارجی را به سپیدار بسپارید
ثبت پیش فاکتور خرید وارداتی
ثبت هزینه‌های واردات
ثبت بارنامه و ترخیص گمرکی
گزارش از تمام مراحل واردات کالا
ثبت حساب تفصیلی برای هر سفارش خرید
نحوه ثبت نام در سامانه ثامن
اشخاص حقیقی و حقوقی که طبق قانون مکلف به استفاده از سامانه ثامن هستند، باید ابتدا در آن ثبت‌نام کنند. فرآیند کلی ثبت‌نام شامل مراحل زیر است:
- مراجعه به وب‌سایت: به ادرس سایت ثامن یعنی www.oil169.ir مراجعه کنید.
- شروع فرآیند ثبت‌نام: گزینه ثبت‌نام یا ایجاد حساب کاربری جدید را انتخاب کنید.
- ورود اطلاعات: فرم‌های مربوطه را با اطلاعات دقیق هویتی (کد ملی/شناسه ملی)، کد اقتصادی، اطلاعات تماس و مشخصات شرکت تکمیل کنید.
- بارگذاری اسناد: اسکن مدارک مورد نیاز مانند کارت ملی، آگهی تاسیس، گواهی ارزش افزوده و مجوزهای فعالیت را بارگذاری کنید.
- انتظار برای تایید: پس از ارسال اطلاعات، سامانه آن‌ها را بررسی کرده و در صورت تایید، نام کاربری و رمز عبور از طریق پیامک یا ایمیل ارسال خواهد شد.
امکانات سامانه ثامن
سامانه ثامن ابزارها و قابلیت‌های مختلفی را برای تسهیل فرآیند ثبت و مدیریت معاملات ارائه می‌دهد:
- ثبت آنلاین جزئیات معاملات خرید و فروش (نوع فرآورده، مقدار، قیمت، طرف معامله).
- صدور و دریافت صورتحساب‌های الکترونیکی استاندارد.
- گزارش‌گیری متنوع از تراکنش‌های ثبت‌شده.
- مدیریت کاربران و تعیین سطوح دسترسی.
- مشاهده و استعلام کد ثامن.
کد ثامن چیست؟
کد ثامن شناسه‌ای منحصر به فرد است که پس از تایید ثبت‌نام در سامانه، به هر فعال اقتصادی مشمول (حقیقی یا حقوقی) اختصاص می‌یابد. این کد برای شناسایی طرفین در تمام معاملات ثبت‌شده در سامانه استفاده می‌شود و داشتن و به‌کارگیری صحیح آن الزامی است.
نحوه دریافت کد ثامن
معمولاً فرآیند پیچیده‌ای برای دریافت کد وجود ندارد. کد ثامن پس از تکمیل موفقیت‌آمیز مراحل ثبت‌نام و تایید نهایی اطلاعات توسط سامانه، به صورت خودکار ایجاد و در پنل کاربری فرد قابل مشاهده خواهد بود. کافیست پس از دریافت نام کاربری و رمز عبور، وارد حساب خود شوید و از بخش پروفایل یا اطلاعات کاربری، کد اختصاص یافته را مشاهده کنید.
آموزش سامانه ثامن
کار با سامانه ثامن نیازمند دقت و آشنایی با محیط آن است:
- ورود: با استفاده از نام کاربری و رمز عبور دریافتی، از طریق ادرس سایت ثامن وارد پنل کاربری خود شوید.
- داشبورد: صفحه اصلی یا داشبورد، دید کلی از وضعیت و دسترسی سریع به بخش‌های اصلی مانند ثبت معامله جدید، سوابق و گزارش‌ها را فراهم می‌کند.
- ثبت فاکتور/معامله:
- به بخش مربوط به ثبت خرید یا فروش بروید.
- اطلاعات معامله شامل تاریخ، نوع دقیق فرآورده، مقدار، واحد، مبلغ، کد ثامن طرف مقابل و اطلاعات حمل (در صورت لزوم) را با دقت وارد کنید.
- مشاهده سوابق: از بخش مربوطه می‌توانید معاملات پیشین خود را جستجو، مشاهده و بررسی کنید.
- گزارش‌گیری: امکان تهیه گزارش‌های دوره‌ای یا بر اساس فیلترهای خاص از معاملات ثبت‌شده وجود دارد.
مزایای استفاده از سامانه ثامن
اجرای سامانه ثامن منافع قابل توجهی برای اقتصاد کشور و فعالان قانونمند دارد:
- شفافیت بیشتر: امکان رصد جریان کالا در زنجیره تامین.
- مقابله با قاچاق: سخت‌تر شدن فروش کالای غیرقانونی.
- کاهش فرار مالیاتی: ثبت رسمی معاملات و شفافیت درآمدها.
- نظارت کارآمدتر: ابزار قدرتمند برای سازمان‌های نظارتی.
- رقابت منصفانه: حذف مزیت‌های ناشی از فعالیت‌های غیرقانونی.
- داده‌های آماری دقیق: کمک به برنامه‌ریزی بهتر اقتصادی.
مشمولین سامانه ثامن
بر اساس بخشنامه سامانه ثامن و قوانین مربوطه، کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که در زمینه تولید، واردات، صادرات، توزیع عمده، فروشندگی، مصرف‌کنندگی عمده، نگهداری و حمل فرآورده‌های نفتی و پتروشیمی اصلی (مانند بنزین، نفت‌گاز، نفت‌کوره، گاز مایع، حلال‌ها و…) فعالیت دارند، مکلف به ثبت‌نام و ثبت تمام معاملات خود در این سامانه (علاوه بر ثبت در نرم افزار سامانه مودیان مالیاتی خود) هستند. عدم پایبندی به این تکالیف قانونی می‌تواند به جرایم سنگین مالیاتی و محدودیت‌های کسب‌وکار منجر شود. برای مدیریت بهتر این تکالیف پیچیده و اطمینان از انطباق کامل با قوانین، استفاده از یک نرم افزار حسابداری جامع مانند نرم افزار حسابداری شرکتی سپیدار، به کسب‌وکارها کمک شایانی می‌کند.
جمع بندی
سامانه ثامن نقشی حیاتی در شفاف‌سازی معاملات حوزه استراتژیک نفت و پتروشیمی ایفا می‌کند. این سامانه ابزاری کارآمد برای نظارت، پیشگیری از تخلفات مانند قاچاق و فرار مالیاتی، و تضمین حقوق دولت است. برای حسابداران و مدیران مالی شرکت‌های فعال در این حوزه، تسلط بر سامانه ثبت الکترونیکی معاملات نفتی، از ثبت‌نام و دریافت کد گرفته تا ثبت دقیق معاملات، یک ضرورت حرفه‌ای و قانونی است. پایبندی به الزامات این سامانه، گامی اساسی در جهت فعالیت اقتصادی سالم و قانونمند محسوب می‌شود.
سوالات متداول
سامانه ثامن برای کدام دسته از محصولات است؟
این سامانه عمدتاً برای ثبت معاملات فرآورده‌های نفتی و پتروشیمی اصلی مانند بنزین، نفت گاز (گازوئیل)، نفت کوره، نفت سفید، گاز مایع (LPG)، انواع حلال‌ها و سایر مشتقات نفتی تعیین‌شده توسط نهادهای ذی‌صلاح است.
آیا حسابداران باید با نحوه کار با سامانه ثامن آشنایی داشته باشند؟
بله، حسابدارانی که با شرکت‌های فعال در این حوزه کار می‌کنند، باید به طور کامل با فرآیندهای سامانه ثامن، از جمله ثبت‌نام، دریافت کد، ثبت معاملات و گزارش‌گیری و خصوصا هماهنگ کرد گزارشات سامانه با نرم افزار حسابداری خود، آشنا باشند تا از اجرای صحیح تکالیف قانونی شرکت اطمینان حاصل کرده و مانع بروز مشکلات مالیاتی شوند.
سامانه ثامن مخفف چیست؟
ثامن مخفف عبارت «سامانه ثبت الکترونیکی معاملات نفتی» است.