ثبت‌ها در حسابداری را می‌توان مهمترین بخش حسابداری در شرکت‌ها یا مجموعه‌های تجاری دانست. فرقی نمی‌کند شرکت یا مجموعه شما با کدام نوع از حسابداری مانند صنعتی، بازرگانی یا خدماتی اداره میشود، در‌هر‌صورت ثبت فروش‌ها نقش بسیار مهمی در شفافیت سندهای مالی دارد.
فروش‌ها در حسابداری به چندین نوع تقسیم می‌شوند که در فرآیند فروش ممکن است کالا با تخفیفات به فروش برسد. برای آشنایی با انواع فروش، نحوه ثبت تخفیف‌ها و ثبت فروش در حسابداری و انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.
فرآیند حسابداری فروش در سیستم‌های ادواری و دائمی
عملیات ثبت فروش، زمانی شروع میشود که درخواست فروش کالا ثبت شود. پس از ثبت درخواست فروش، مبلغ کالا به‌صورت نقدی یا نسیه و اقساطی محاسبه میشود که ممکن است در این فرآیند کالا شامل تخفیف شود. برگشت کالا از فروش و ثبت اسناد و مدارک فروش نیز بخشی از فرآیند حسابداری فروش است که باید در زمان ثبت فروش در حسابداری در نظر گرفته شود. در ادامه به بررسی دقیق‌تر فرآیند حسابداری فروش در شرکت‌ها می‌پردازیم.
- درخواست فروش: هنگامی که خریدار کالا درخواست خرید را مطرح می‌کند، واحد فروش نسبت به تهیه سفارش اقدام می‌کند. توجه داشته باشید که درخواست فروش از اسناد مثبت حسابداری نیست، اما برای بایگانی‌ها ضروری است.
- پیشفاکتور فروش: پیشفاکتور فروش زمانی صادر میشود که خریدار نیاز به بررسی بیشتری دارد و نسبت به خرید خود مطمئن نیست. در این زمان یک پیشفاکتور صادر میشود که کلیه اطلاعات فروش و مشخصات کامل کالا را دارد. اگر خریدار با دریافت پیشفاکتور مبلغی را به‌عنوان پیش‌پرداخت ارائه دهد، بایگانی پیشفاکتور برای سند مبنا لازم است.
- قرارداد فروش و اطلاعات طرفین: یکی از مهمترین بخش‌های فروش کالا، عقد قرارداد بین طرفین است که باید اطلاعات دقیقی داشته باشد. از جمله اطلاعاتی که باید در قرارداد فروش ذکر شود، باید به موضوع قرارداد، مدت، شرایط پرداخت، مبلغ و تعهدات طرفین اشاره کرد.
- فاکتور فروش: فاکتور فروش یکی از مهمترین اسناد مثبته حسابداری است که فروشنده موظف است برای خریدار صادر کند. فاکتور باید حتما حاوی اطلاعات دقیق و بروز باشد، از‌همین‌رو توصیه میشود از از فاکتور رسمی مورد‌پذیرش سازمان امور مالیاتی استفاده کنید.
- برگشت از فروش: هنگامی که کالای خریداری شده از طرف خریدار مرجوع شود، فاکتور برگشت از فروش صادر میشود تا وضعیت کالاها شفاف باشد. توجه داشته باشید که در ثبت فروش در حسابداری، حتما سند برگشت از کالا را صادر کنید؛ زیرا جزو اسناد مثبته حسابداری محسوب میشود که اهمیت بسیاری دارد.
حال که با فرایند ثبت فروش در حسابداری آشنا شده‌اید، یک قدم مهم دیگر تا ثبت اسناد فروش فاصله دارید. به‌عنوان یک حسابدار، باید حتما سیستم‌های حسابداری شرکت‌ها را بشناسید؛ زیرا نسبت به نوع سیستم، ثبت فروش و سایر اسناد متفاوت خواهد بود.
نکته مهم این است که در زمان خرید نرم افزار حسابداری نیز باید به نوع سیستم حسابداری شرکت توجه شود تا یک نرم‌افزار متناسب با فرایندها خریداری کنید.
سیستم ادواری؛ برای ثبت فروش در انتهای هر سال
در سیستم ادواری که نوعی سیستم ثبتی است، موجودی و بهای کالاها در طی دوره‌های مالی ثبت نمی‌شود و گردشی ندارد.
در پایان سال و با شمارش میزان کالا و بهای آن با روش گردش بهای تمام شده، مبلغی به دست می‌آید که موجودی پایان دوره سال است. برای سال جدید نیز موجودی کالاها در ابتدای سال در دفاتر ترازنامه و برنامه حسابداری ثبت خواهد شد.
سیستم دائمی حسابداری؛ یکی از سیستم های مهم برای ثبت حسابداری فروش
سیستم دائمی نسبت به سیستم ادواری کمی متفاوت است؛ زیرا در این سیستم برای هر مرتبه خرید و فروش، حساب موجودی کالا بدهکار و بستانکار و مقدار و بهای آن ثبت خواهد شد. برای مثال اگر برگشت از خرید صورت گیرد یا موجودی کالا افزایش یابد، این موارد باید در دفاتر حسابداری ثبت شود.
به‌این‌ترتیب در هر زمانی می‌توان میزان موجودی کالای شرکت را به‌صورت دقیق از دفاتر حسابداری شرکت استخراج کرد؛ البته که برای بهبود نظم در انبارگردانی، توصیه میشود علاوه‌بر سیستم دائمی و دفاتر حسابداری از نرم افزار حسابداری فروشگاهی نیز استفاده شود.
انواع فروش در حسابداری چیست؟
مدارک و فاکتورهای فروش محصول که جزو اسناد مثبته هستند، در واحد حسابداری جمع‌آوری می‌شوند.
این اسناد با ارائه اطلاعات دقیق از تعداد کالاهای فروخته شده، مبلغ دریافت شده و تخفیف‌ها، به شفاف‌سازی فرایند حسابداری کمک شایانی خواهد کرد.
علاوه‌بر این، با بررسی میزان سود و زیان می‌توان نسبت به وضعیت شرکت دید دقیق‌تری داشت. در ادامه، انواع فروش در حساب داری را بررسی خواهیم کرد و توجه داشته باشید که ثبت فروش در حسابداری نسبت به مدل فروش متفاوت خواهد بود:
- روش نقدی: در روش نقدی، کل مبلغ کالا به‌صورت چک یا سایر روش‌های پرداختی دریافت میشود و مبلغ کامل کالا در یک فاکتور ثبت میشود.
- روش تعهدی: هنگامی که خریدار کل مبلغ کالا را پرداخت نکند و بخشی را به‌عنوان پیش‌پرداخت ارائه دهد، فروش ثبت خواهد شد.
- روش نقطه سربهسر: نقطه سربهسر موقعیتی است که درآمد کل با هزینه کل برابر میشود. در این فروش برای ثبت فروش در حسابداری، زمانی ثبت انجام میشود که مبلغ از نقطه سربهسر بالاتر باشد.
- میانگین موزون: برای ثبت فروش با روش میانگین موزون، ابتدا باید قیمت تمام شده کالای فروخته شده محاسبه شود. برای محاسبه این مبلغ، قیمت تمام شده کلیه کالاهای فروخته شده در انبار محاسبه خواهد شد و برای کالای موردنظر اعمال میشود.
- روش fifo: در روش fifo، اولین کالاهایی که به‌تازگی خریداری شده‌اند در اولویت فروش قرار دارند.
- روش lifo: این روش در نقطه مقابل fifo قرار دارد. در این روش فروش، آخرین کالاهای خریداری شده که در انبار هستند اولویت فروش هستند.
پرکاربردترین روش‌های فروش در حسابداری، فروش نقدی و نسیه هستند. توجه داشته باشید که ثبت فروش در حسابداری باید نسبت به نوع فروش انجام شود و از ثبت فروش نقدی نمی‌توان برای سربهسر یا موزون استفاده کرد.
همچنین، کلیه سندهای فروش باید بایگانی شوند تا فرایند انبارگردانی و فروش‌ها شفاف باشد. توجه داشته باشید که ثبت حسابداری فقط برای خرید و فروش نیست و وام‌های بانکی یا دارایی‌های ثابت نیز باید ثبت شوند. برای دریافت اطلاعات بیشتر انواع ثبت‌ها، مطالعه مقاله «مهمترین ثبت های حسابداری» مفید خواهد بود.
حسابداری را به سپیدار بسپارید
کدینگ حسابداری استاندارد
ثبت ساده دفاتر قانونی
خودکارسازی عملیات پایان سال
گزارش‌های تحلیلی و قانونی
افزایش نظم مالی
ثبت حسابداری فروش، باید نسبت به نوع فروش انجام شود
در زمان فروش کالا در سیستم‌های دائمی و ادواری فارغ از نقد و نسیه بودن جنس، حساب فروش کالا بستانکار خواهد شد. توجه داشته باشید که اگر فروش نقدی باشد، حساب‌های موجودی نقد به‌عنوان بدهکار ثبت خواهد شد. درصورتی‌که حساب نسیه است، حساب‌ها و اسناد دریافتنی بدهکار می‌شوند.
ناگفته نماند در سیستم ادواری هنگام فروش کالا یک سند برابر با مبلغ نهایی فروش صادر میشود. اما در سیستم دائمی، علاوه‌بر ثبت سند با مبلغ فروش، باید یک سند برای بهای تمام شده نیز صادر شود که جمعا دو سند فروش برای هر معامله ثبت خواهد شد.
فرایند محاسبه و حسابداری بهای تمام شده، به بررسی عملکرد شرکت نیز کمک شایانی می‌کند.
نرم افزار حسابداری برای ثبت راحت فروش‌ها در حسابداری
فرایند ثبت فروش در حسابداری، یکی از مهمترین بخش‌های حسابداری است که سندها باید با دقت بسیار بالایی ثبت شوند. درصورتی‌که کوچک‌ترین تغییراتی در سندهای دستی ایجاد شود، این تغییر باید در دفتر ترازنامه با فرم T ثبت شود.
البته می‌توان با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، این فرایند را ساده‌تر کرد؛ زیرا نیازی به خط کشیدن روی حساب‌های قبلی و محاسبه دستی مجدد نیست.
شما چه تجربه‌ای از فرایند ثبت سند در حسابداری فروش دارید؟ شما می‌توانید تجربیات خود را از طریق کامنت‌های همین مقاله با ما و سایر خوانندگان مجله سپیدار به اشتراک بگذارید.
سوالات متداول
در فرایند ثبت فروش در حسابداری، چند مدل فروش وجود دارد؟
انواع فروش در حسابداری شامل تعهدی، سربهسر، موزون، نقدی و نسیه میشود که نسبت به نوع فروش باید ثبت سند انجام شود.
فرایند ثبت فروش در حسابداری چیست؟
در مرحله اول درخواست فروش ثبت میشود و سپس پیشفاکتور فروش صادر میشود. پس از آن، قرارداد بسته میشود و فاکتور اصلی فروش صادر خواهد شد.