اموال گردانی یک فرایند ضروری حسابداری در جهت مدیریت بهینه دارایی یک مجموعه است. درنظرنگرفتن اموال گردانی و مدیریت اموال در درازمدت می‌تواند به عدم موفقیت و شکست مالی شرکت منجر شود. اموال گردانی مدیریت اموال شرکت را در مسیر صحیح رشد و توسعه قرار می‌دهد. این مقالهٔ سپیدار سیستم پاسخی کامل به این سؤالات است که:
- اموال گردانی چیست؟
- انجام آن چه مزایایی دارد؟
- دستورالعمل اموال گردانی به چه صورتی است؟
- با چه ابزارهایی انجام می‌دهند؟
- اموال گردانی در حسابداری چطور انجام میشود؟
رادیو مالی قسمت ۱۴۵: استاندارد حسابداری شماره ۱۱
پیشنهاد می‌کنیم قبل از مطالعه این مقاله بخوانید:
کار حسابداری دارایی ثابت چیست؟
اموال گردانی یا کنترل دارایی ثابت چیست؟
اموال گردانی یک سیستم هوشمند یا سنتی برای جمع‌آوری و نگهداری دقیق سوابق اموال ثابت است. این سیستم بستری یکپارچه برای تحت کنترل درآوردن اموال و داراییها و به‌حداقل‌رساندن خسارت به تجهیزات را فراهم می‌کند. برخی حسابداران اموال گردانی را مترادف با کنترل دارایی ثابت می‌دانند. اموال‌گردانی یا کنترل دارایی ثابت در درازمدت به موفقیت، رشد مالی و ثبات منابع مجموعه کمک می‌کند. این کار، سیستمی برای مدیریت بهره‌وری است تا شرکتها فرایند تولید را بهتر برنامه‌ریزی کنند. ضمن این که اموال گردانی در حسابداری اهمیت بسیاری دارد.به این کار جمع‌داری اموال یا ردیابی اموال هم می‌گویند. معادل انگلیسی آن Asset Management به معنای مدیریت اموال است. اما اموال شامل چه مواردی است؟ اموال چیست؟
منظور از اموال، دارایی‌های ثابت یا موقت اما گسترده یک مجموعه است. همان تجهیزات و ابزارهای کار که در شرکت، انبار و محل کار مورداستفاده قرار می‌گیرند. اموال می‌تواند موارد نامشهود یا فیزیکی باشد که امکان کنترل و ذخیره‌سازی دارد. علاوه بر این، ارزشمند است و می‌تواند تولید ارزش کند.
در حسابداری، منظور از «اموال» دارایی‌هایی هستند که:
- قابل شناسایی باشند.
- برای استفاده در تولید یا ارائه کالاها و خدمات یا برای اهداف اداری نگهداری شوند.
- معمولا بیش از یک دوره مالی مورد استفاده قرار گیرند.
مزایای اموال گردانی چیست؟
اموال گردانی برای هر کسبوکار یا شرکتی کاربردی است. همه شرکتها اموالی دارند که باید بهدرستی نگهداری شوند. با اموال گردانی روی داراییها کنترل بیشتری دارید. ضمن این که از سرمایهگذاریها بازدهی بیشتری دریافت خواهید کرد. کسب‌وکارهایی که از این سیستم استفاده می‌کنند، از این مزایای اموال گردانی برخوردار می‌شوند:
- جمع‌آوری اطلاعات با جزئیات کامل در کمترین زمان
- افزایش دقت در اطلاعات جمع‌آوری شده
- امکان گزارش‌گیری با تمام جزئیات
- امکان شمارش اموال بدون اشتباه
- امکان ردیابی دقیق و بدون خطای هر یک از اموال
- اطلاع دقیق از مغایرت‌های اموال
- جلوگیری از اتلاف وقت برای جست‌وجو و ردیابی اموال مفقودی
- بهینه‌سازی حفاظت از اموال و دارایی‌های ثابت شرکت
- کاهش هزینه نگهداری اموال
- ایجاد مسئولیت و الزام مسئولین به پاسخگویی در مورد داراییها
- امکان تخصیص در سطح دارایی برای بالاترین بازده
محاسبه استهلاک و حسابداری دارایی ثابت را به سپیدار بسپارید
محاسبه‌های ساده و دقیق
پلاک گذاری و تراز داراییها
تحصیل، تبدیل و جابجایی اموال
ردیابی تحویل‌گیرندگان دارایی
تطابق با اصول و قوانین
دستورالعمل اموال گردانی به شیوه مدرن
دستورالعمل اموال گردانی به شیوه مدرن با سیستم‌های هوشمند جمع‌داری انجام میشود. مراحل انجام آن، در شیوه قدیمی به‌راحتی و سرعت روش الکترونیک نیست. اما در هر دو روش باید فرایندهای زیر را پشت سر گذاشت:
1- صورت‌برداری اموال
در مرحله اول، باید صورت تمامی اطلاعات اموال و داراییها را جمع‌آوری کنید. ثبت اطلاعات در نرم‌افزارهای اموال گردانی و حسابداری صورت می‌گیرد. اطلاعاتی که از طریق اموال گردانی ثبت میشود، موارد زیر است:
- نام کالا
- مشخصات کالا
- تعداد کالا
- محل قرارگیری
- شرایط نگهداری
- تاریخ خرید
- میزان ارزش
- مسئول مال
- آخرین تعمیرات
- وضعیت فعلی (مثلاً سالم یا غیرقابل‌استفاده)
نکته:
اموال موجود در انبار فروشنده هم اموال موقتی هستند که با اموال گردانی میزان موجودی و فروش آنها قابل ردیابی است. دقت کنید اموالی که از قبل ثبت شده‌اند مجدداً با نام‌های دیگر صورت‌برداری نشوند. در مرحله بعد محل استقرار اموال و مسئول تحویل‌گیرنده را مشخص کرده و تعریف کنید. همچنین مرکز هزینه اموال را تعیین کنید.
2-تعیین کدینگ دارایی
به هر طبقه و واحد یک کد یا شماره اختصاص دهید. کد هر کالا باید منحصربه‌فرد باشد. این کدها را در سیستم ثبت کنید. کدها را به ترتیب زیر مشخص کنید:
| کد مال | کد واحد | کد طبقه | کد ساختمان |
| 201 | 2 | 11 | 1 |
در یک اکسل می‌توانید اطلاعات را جمع‌آوری کنید:
ردیف – کد قطعه – نام دارایی – کد طبقه – طبقه – کد محل – محل استقرار – وضعیت – کدینگ دارایی – شماره پلاک یا برچسب اموال – توضیحات
3-برچسب یا پلاک‌کوبی اموال
هدف از آن ردیابی و نگهداری سابقه هرکدام از اموال و جلوگیری از خطا و سوءاستفاده است. برای هر یک از اموال، با توجه به کد تعریف شده در سیستم، شماره برچسب اموال تعریف کنید. آن را به‌صورت بارکد یا کد روی اموال نصب کنید. قبل از پلاک‌کوبی اموال لازم است، قالب برچسب اموال به تأیید مدیران مربوطه رسیده باشد. کد برچسب اموال در سیستم باید روبروی کد اموال قرار بگیرد.
4-صورت‌برداری الکترونیکی
مغایرت‌گیری، مشاهده سوابق و صورت‌برداری با اسکن بارکد اموال امکان‌پذیر است. این کار با هزینه‌ای کمتر انجام میشود.
5- پالایش اطلاعات صورت‌برداری
با توجه به کدهایی که در سیستم حسابداری تعریف کردید، تمامی اطلاعات را تفکیک کنید. در مرحله بعد، اسناد حسابداری اموال و دارایی ثابت صادر می‌شوند. سپس طبق ماده 149 اموال را گروه‌بندی کرده و زمان استهلاک هر گروه را محاسبه کنید.
با درنظرگرفتن مرکز هزینه هر مال، اطلاعات گردآوری شده را با گردش فعلی دفاتر مالی تطبیق دهید. در صورت مغایرت، در لیست اموال بر طبق اطلاعات واحد مالی و یا در دفاتر مالی اصلاحات موردنیاز را صورت دهید. در پایان، تمامی اطلاعات را در نرم افزار، کانورت و ثبت کنید.
دستورالعمل اموال گردانی دستی
اموال گردانی وظیفه جمع دار است. در شرکت‌های بزرگ که تعداد اموال زیاد است، اموال گردانی توسط حسابدار اموال یا جمع دار انجام میشود. جمع دار اموال را شماره‌گذاری و ثبت می‌کند. اموال موردنیاز هر بخش را به او اعلام می‌کنند. در زمان دریافت اقلام موردنیاز از انبار، انباردار شماره پلاک آن در حواله انبار درج می‌کند. پلاک جمع‌داری یا برچسب را روی اقلام، می‌چسباند و پس از اخذ امضاهای موردنیاز، تحویل می‌دهد. جابه‌جایی این مال به محل جدید در فرم‌های مربوطه علامت‌گذاری میشود. شماره پلاک باید در تمام دفاتر جمع‌داری و فرم‌های مورداستفاده درج شود.
نکات مهم:
- پلاک باید در معرض دید باشد. اگر اموال از نظر حجم کوچک باشند، جمع دار باید شماره را با رنگ روی مال بنویسد.
- در فرم‌ها، شرح جنس و تاریخ درخواست و تحویل هم باید ذکر شود.
- از فرم‌ها سه نسخه تهیه میشود: یکی به جمع دار تحویل‌گیرنده، یک نسخه به جمع دار تحویل‌دهنده و نسخه دیگر به واحد مالی تحویل میشود. جمع دار تحویل‌دهنده باید چک کند شماره ردیف دفتر جمع دار درخواست‌کننده در رسید اموال درج شده باشد.
- واحد مالی بایستی بهای اموال تحویلی را در دفتر ثبت کرده و سند صادر کند.
- لیست اموال هر اتاق با مشخصات آنها در دو نسخه تهیه میشود. تحویل‌گیرنده آنها را امضا می‌کند. یک نسخه در جمع‌داری بایگانی میشود و نسخه دیگر در اتاق نصب میشود. در این لیست شماره مسلسل، تاریخ و محل استقرار اموال ذکر شده است. اگر چند نفر در اتاق مستقر باشند، بالاترین مقام مستقر در اتاق، لیست را امضاء می‌کند.
- اموال سالن‌های عمومی به پرسنل خدمات مسئول تحویل داده میشود.
- جابه‌جایی اموال صرفاً با اطلاع جمع دار قابل انجام است.
- جمع دار باید زیر آخرین ردیف اموال ثبت شده در لیست را با دو خط افقی ببندد. اگر اموال دیگری به اتاق اضافه شد، لیست دیگری با شماره لیست قبل تنظیم میشود.
- اموالی که دیگر به آنها نیازی نیست باید توسط جمع دار برای مزایده اعلام شود.
- دقت کنید این موارد در هر سازمان می‌تواند با کمی تفاوت همراه باشد.
ابزارهای اموال گردانی مدرن چیست؟
در عصر تکنولوژی مدرن، این کار با ابزارهای هوشمند و خودکار انجام میشود. سیستم‌های هوشمند و مکانیزه زیر مسئولیت اموال گردانی را به عهده دارند:
- موبایل کامپیوتر که امکان دسترسی همیشگی به اطلاعات و ویرایش آنها را در اختیارتان قرار می‌دهد.
- فناوری بارکد و چاپگر بارکد که به هر یک از اموال یک شناسه منحصربه‌فرد می‌دهد. هزینه کمی دارد و به‌سادگی قابل‌استفاده است.
- تگ یا برچسب RFID که مراحل کار به‌صورت خودکار انجام میشود.
- نرم افزار اموال گردانی یا مدیریت ردیابی که ویژگی‌های موردنیاز را مشخص می‌کند.
اموال گردانی با بارکد
در اموال گردانی با بارکد، به هر یک از اقلام یک شماره منحصربه‌فرد تعلق می‌گیرد. بارکد دو سیستم یک‌بعدی و دوبعدی دارد. یکی از آنها را با توجه به قابلیت‌های متفاوت هرکدام انتخاب می‌کنند. اطلاعات اموال، در این شماره یا بارکد ذخیره شده؛ به این شکل، آن قلم شناسنامه‌دار میشود.
بعد از این مرحله، شماره آن قلم از اموال، به شکل بارکد با پرینتر صنعتی چاپ شده و روی دارایی می‌چسبانند. جنس بارکد از چسبندگی بالا و دوام طولانی‌مدت و امنیت اطلاعات برخوردار است. اطلاعات اقلام بارکد خورده، از طریق دستگاه اسکنر یا هندهلد PDA رمزگشایی میشود. اطلاعات با اسکن در نرم افزار اموال نمایش داده میشود و قابل‌ویرایش است. معمولاً زیر بارکد، کد اموال را هم می‌زنند تا در صورت مخدوش‌شدن بارکد، از طریق کد قابل ردیابی باشد.
چند توصیه در ارتباط با اموال گردانی
* یکی از رازهای موفقیت هر کسبوکار یا سازمانی، مدیریت دارایی یا اموال گردانی به شکل صحیح آن است.
* یک‌بار اموال گردانی در زمان انبارگردانی ضروری است. به‌این‌ترتیب مشکلات انبارگردانی و حسابداری اموال مشخص میشود. مثلاً ممکن است برای یکی از تجهیزات پلاک ثبت نشده باشد.
* اگر قبلاً به اموال و دارایی کد زده‌اید، اطلاعات آن را می‌توان به سیستم جدید بارکد متصل کرد.
* برای انتخاب سیستم اموال گردانی ابتدا لازم است میزان اهمیت اموال را مشخص کنید.
اموال گردانی در حسابداری
هر شرکتی دارایی‌های ثابت دارد. برخی نرم‌افزارهای حسابداری امکان درج اموال و اثاثیه به‌صورت مکانیزه را دارد. کالایی که خریداری میشود، فاکتور می‌زنیم. کالا را از کل به جزء طبقه‌بندی می‌کنیم. مثلاً دستگاه کپی کل آن است. برند و مدل آن جزئیات و طبقه زیر آن است. مورد دیگر که ثبت میشود: این دارایی الان کجاست؛ در کدام واحد است. این مال، چندساله مستهلک میشود.
توجه داشته باشید این مشخصات را نمی‌توان در سند ذکر کرد. در سند، اموال و اثاثیه بدهکار و صندوق بستانکار است. در معین آن اسم اموال را می‌آورند. در نرم افزار تمام جزئیات می‌تواند ذکر شود. در سیستم، برای هر مال، فاکتور خرید صادر می‌کند. نرم افزار در قبال این فاکتور سند حسابداری می‌زند.
شرکت‌های بزرگ یک جمع دار اموال یا حسابدار اموال دارند. این شخص، خرید دارایی ثابت را ثبت سیستم می‌کند. برای آن یک برچسب یا لیبل که کد نرم افزار است، روی اموال می‌زند. پیگیری این اموال و زمان اسقاط آن به عهده اوست.
از جایی که این فرایند بسیار مهم و حساس است می‌توانید از سیستم دارایی ثابت سپیدار استفاده کنید تا تمامی این مراحل را بخوبی برای شما انجام دهد. اگر در ارتباط با امکانات این نرم افزار سئوالی دارید می‌توانید با شماره 02181022222 تماس بگیرید.
سوالات متداول
تعریف اموال گردانی چیست؟
اموال گردانی بستری یکپارچه برای تحت کنترل درآوردن اموال و داراییها و به‌حداقل‌رساندن خسارت به تجهیزات است. خصوصاً در درازمدت به موفقیت، رشد مالی و ثبات منابع مجموعه کمک می‌کند.
اموال گردانی به چند شیوه انجام میشود؟
اموال گردانی به شیوههای مدرن و دستی انجام میشود که در مقاله به توضیح هریک پرداختهایم.
مزایای اموال گردانی چیست؟
اموال گردانی برای هر کسبوکار یا شرکتی کاربردی است. همه شرکتها اموالی دارند که باید بهدرستی نگهداری شوند. با اموال گردانی روی داراییها کنترل بیشتری دارید. ضمن این که از سرمایهگذاریها بازدهی بیشتری دریافت خواهید کرد.