راهنمای کامل پرداخت وام کارکنان و تسویه آن در سپیدار

یکی از مسائل کاربردی در بخش حقوق و دستمزد کارکنان نحوه تعریف انواع وام‌های پرداخت شده به کارکنان و همچنین تسویه اقساط این وام‌ها است. چرا که به روز بودن اطلاعات وام‌های پرداخت شده و مانده آنها به تفکیک نوع وام‌ها و همچنین به تفکیک کارمندان گزارشات مفیدی در خصوص تخصیص وام‌های آتی، وضعیت مطالبات کوتاه مدت شرکت و غیره در اختیار قرار می‌گذارد. در این مقاله می‌خواهیم با فرآیند وام کارکنان از پرداخت تا چگونگی تسویه آنها و سایر جزئیات مربوط به این فرآیند آشنا شویم.

گام اول : پرداخت

برای پرداخت وام کارکنان از بخش اعلامیه پرداخت در سیستم دریافت و پرداخت استفاده می‌کنیم. در این فرم کارمند را به عنوان طرف مقابل انتخاب می‌کنیم. همچنین در بخش معین، از حساب وام کارکنان استفاده می‌کنیم. با توجه یه اینکه این وام از چه محلی پرداخت شده است (چک روز یا مدت‌دار، برداشت از حساب، پرداخت نقدی یا خرج کردن چک)، بخش مربوطه در اعلامیه پرداخت را پر می‌کنیم.

چنانچه پرداخت به کارکنان از نوع اعلامیه برداشت باشد، ریال می توان مبلغ کارمزد بانکی را نیز در فیلد مربوطه وارد نمود. سند حسابداری پرداخت وام به پرسنل به شکل زیر صادر می‌شود:

بدهکار : وام کارکنان       **

تفصیلی : نام کارمند

                        معین : موجودی بانک ریالی        **

                        تفیصلی : عنوان حساب بانکی

شرح: پرداخت طی اعلامیه شماره … به خانم جابری بابت پرداخت وام ضروری

گام دوم: تعریف نوع وام جدید

ممکن است وام‌های پرداختی به کارکنان چند نوع باشند. به طور نمونه شرکتی ممکن است وام‌های مختلفی همچون وام ضروری، وام کارکنان، وام ازدواج، وام خرید مسکن و غیره به پرسنل خود پرداخت نماید. برای تفکیک این وام‌ها باید از تعریف نوع وام استفاده کنیم. جهت تعریف نوع وام از منوی حقوق و دستمزد فرم مربوطه را انتخاب می‌کنیم و نام وام‌ها را وارد می‌کنیم.

توجه کنید که تعریف حداقل یک نوع وام برای ثبت ادامه روند اقساط در نرم افزار ضروری است و حتما باید نوع وام تعریف شده باشد. البته که برای اینکه امکان تعریف نوع وام داشته باشید باید از سیستم حقوق و دستمزد سپیدار  استفاده نمایید.

گام سوم: تقسیط وام کارکنان

مرحله سوم گامی است که در آن تقسیط تمام وام‌ها اعم از وام کارکنان، وام‌های بانکی، تقسیط فاکتور فروش و رسید انبار و … انجام می‌پذیرد. بنابراین مواردی که در این بخش عنوان می‌گردد برای تعریف انواع تقسیط‌ها مشترک است و روال تعریف همه آنها به همین روش است.

ابتدا نوع وام را وام کارمندی انتخاب کنید. در قسمت مربوط به نوع وام تعریف شده و سپس در بخش طرف مقابل، نام کارمند را انتخاب کنید. در صورتی که وام دارای مبلغ بهره یا جریمه بود می‌توانید معین‌های مربوط به آن را نیز انتخاب کنید.

برای تعریف اقساط پس از پر کردن اطلاعات بالای فرم، مبلغ اصلی را وارد می‌کنیم. با وارد کردن این مبلغ، آیتم ایجاد اقساط در پایین فرم فعال می‌شود که با انتخاب آن می‌توانید اطلاعات اقساط نظیر فاصله زمانی هر قسط، تعداد اقساط، تاریخ شروع اولین قسط و غیره را ثبت کنید.

گام چهارم: تسویه اقساط

برای تسوی اقساط سه روش وجود دارد. روش اول این است که در وام‌های از نوع کارمندی، در صورتی که تاریخ سررسید قسط در بازه محاسبات حقوق قرار بگیرد به صورت خودکار از حقوق پرسنل کسر می‌شود و نیازی به انجام عملیات دیگری نیست. توجه کنید که زمان صدور سند حسابداری در بخش محاسبات حقوق و دستمزد، مبلغ قسط به صورت خودکار در سند حسابداری درج می‌شود و از مبلغ حقوق و دستمزد پرداختنی به کارمند کسر می‌شود.

 روش دوم این است که تسویه با رسید انجام شود. این نوع تسویه برای هر گونه وام (وام کارمندی و یا سایر انواع وام‌ها) قابل ثبت است. در این نوع تسویه، در قالب یک رسید دریافت قسط انتخابی تسویه می‌شود.اما روش سوم که این روش هم برای همه انواع وام‌ها قابل اجراست تسویه دستی است. در تسویه دستی هیچ رسید دریافتنی صادر نمی‌شود و صرفا قسط انتخابی به وضعیت تسویه شده تبدیل می‌شود.

گام پنجم: مشاهده اقساط و وضعیت آنها

برای مشاهده انواع تقسط‌های تعریف شده و همچنین ریز قسط‌های تعریف شده از منوی شرکت می توانید گزینه‌های “تقسیط” و “همه اقساط” استفاده کنید. در قسمت تقسیط صرفا اطلاعات کلی فرم‌هایی که در آن تقسیط انجام شده را مشاهده می‌کنید، اما در بخش همه اقساط می توانید جزییات تمامی اقساط تعریف شده در نرم افزار را مشاهده نمایید و از همین بخش نیز فرآیند تسویه قابل انجام است.

در این مقاله سعی شد که شما با جزئیات عملیاتی و نکات مربوط به تعریف انواع تقسیط در سپیدار آشنا شوید. امیدواریم که این مطلب مرود توجه شما عزیزان قرار گرفته باشد.

سوالات متداول