روشن است که موجودی کالا، برای فروشگاه دارای هزینه‌هایی خواهد بود، هدف سیستم کنترل موجودی، ضمن رفع نیاز سازمان، بهینه‌کردن مجموع این هزینه‌ها خواهد بود.
دلایل عمده هزینه نگهداری کالا در انبار
بخش عمده هزینه نگهداری کالا در انبار شامل این عوامل است که با مرور می‌کنیم:
قیمت کالا
قیمت کالا، مجموعه پولی است که برای خرید کالا به فروشنده پرداخت می‌شود. اما در مواردی هزینه‌های حمل، دریافت، بازرسی فنی و.. به آن اضافه می‌شود. در مواردی که تخفیف کلی مطرح نباشد، قیمت کالا در میزان سفارش تأثیری ندارد. اما، هنگامی قیمت کالا با حجم سفارش تغییر کند، مقدار سفارش تابعی از قیمت نیز باشد.
بهره سرمایه
نگهداری کالا در انبار در مواقع تخصیص مقدار زیادی از پول فروشگاه به انبارکردن کالا است. این پول در مدت انبار بودن کالا هیچ بهره‌ای را عاید فروشگاه نمی‌کند. تا هنگامی که همه کالا به فروش نرود، از آن نمی‌تواند برای هیچ منظور دیگری استفاده کرد.
به‌علاوه، در صورت طولانی‌شدن مدت انبار کالا، هزینه ممکن است بسیار گران تمام شود و برای فروشگاه مشکل گردش نقدینگی ایجاد کند.
هزینه جابه‌جایی
هنگامی که فروشگاه، کالا انبار می‌کند، کالا باید ابتدا توسط کارکنان جابه‌جا شود و سپس انبار گردد. این امر، نیاز به تجهیزات جابه‌جاکننده، تسهیلات انبارکردن کالا، نیروی انسانی و… دارد که هزینه‌های قابل‌توجهی صرف آن‌ها می‌شود.
هزینه نگهداری کالا
هزینه نگهداری کالا مشتمل بر هزینه‌هایی است که فروشگاه در قبال نگهداری کالا متحمل می‌شود. مانند هزینه‌های مربوط به بیمه، کرایه انبار، سوخت، روشنایی، مالیات و نیز خسارت‌هایی مانند سرقت، آتش‌سوزی، فاسدشدن اجناس، آسیب و صدمه‌دیدگی و…
هزینه منسوخ‌شدن کالاها
گاهی ممکن است کالاهای نگهداری شده در انبار، منسوخ شوند. این امر هزینه‌های انبارکردن کالاها را افزایش می‌دهد.
کالاها، در واقع پول نقد فروشگاه به حساب می‌آید؛ بنابراین، باید در شرایط مطمئن و حفاظت شده نگهداری شوند. خرید، نصب و اداره سیستم‌های حفاظتی بسیار پرهزینه است. (مانند تلویزیون‌های مداربسته در محل انبار و..)
مدیریت انبارتان را به سپیدار بسپارید
امکان قیمت‌گذاری موجودی کالای انبار
یکپارچه‌سازی اطلاعات بین انبار و فروش
امکان تعیین نقطه سفارش کالا
نگهداری تصویر کالا
کنترل موجودی منفی کالاها در سطح انبار
هزینه دفتری کالاها
انبارکردن کالا به کارهای دفتری (مانند کنترل دریافت کالا، کنترل صدور کالا، ثبت کارت‌های موجودی کالاهای انبار، ثبت کارت‌های ظروف نگهداری کالاها در انبار و…) نیاز دارد و انجام این کارها چه به‌صورت دستی یا مکانیزه الزامی است. این مجموعه کارهای دفتری بسیاری از منابع فروشگاه را (به‌صورت فضا، نیروی کار، مهارت‌ها، وقت و غیره) به خود اختصاص می‌دهند.
در کنترل موجودی، برای بهینه‌کردن هزینه‌های کالا، همیشه با دو سؤال مواجه هستیم که باید برای آن‌ها تصمیم جداگانه بگیریم:
آیا زمان صدور سفارش خرید رسیده است؟
چه مقدار سفارش دهیم؟
سؤال اول به مقدار کالای موجود و زمان لازم برای تأمین سفارش جدید اشاره دارد.
سؤال دوم به هزینه‌های انبارداری و هزینه صدور سفارش مربوط می‌شود.
پس؛ موجودی باید به‌اندازه‌ای باشد که تا زمان دریافت سفارش بعدی، پاسخگوی نیاز مشتریان باشد.