چهار وظیفه حسابداری که باید هرهفته انجام دهید

چهار وظیفه حسابداری که باید هرهفته انجام دهید


سوابق قوی دفترداری و حسابداری مالی برای موفقیت هر کسب‌وکاری_چه کوچک یا بزرگ_ ضروری است. برخی از بزرگ‌ترین کسب‌وکارها در جهان به این دلیل که روش‌های حسابداریشان سازمان دهی شده نبوده؛ یاحتی به بیانی دیگر گمراه کننده بوده، در نهایت شکست خورده‌اند.

تجارت‌های کوچک حتی ممکن است نسبت به روش‌های حسابداری، حساس‌تر باشند. گرچه یک کسب‌وکار کوچک به شدت به جریان پول نقد وابسته است، اما اکثر کارآفرینان در مورد حسابداری، اطلاعات بسیار کمی دارند. آنها باور دارند که حسابداری برای شرکت‌های بزرگ با دارایی‌های بیشتر مناسب‌ است. این مالکان، تجارت را همانند امور مالی شخصیشان اداره می‌کنند؛ آن‌ها در صورت نیاز به بررسی تعادل حساب‌های بانکی و پرداخت قبوض می‌پردازند.

حتی بدتر، برخی تجارت‌های کوچک یک دفتردار استخدام می‌کنند؛ نه یک حسابدار- که درمورد روش‌های مناسب حسابداری اطلاعات بسیار کمی دارند و در تمام امور مالی کاملاً به او اطمینان می‌کنند.

از کجا مطمئن می‌شوید شما هم یکی از این کسب‌وکارها نیستید؟ اول از همه، باید با اصول پایه‌ی حسابداری آشنا شوید. در این مطلب چهار کاری که هرهفته باید انجام دهید را شرح می‌دهیم:

چهار وظیفه حسابداری که باید هرهفته انجام دهید

  • تطبیق حساب بانکی

حساب بانکی‌تان همیشه نمی‌تواند تطبیق داشته باشد. یک تطبیق بانکی مناسب به این معنی است که پولی که فکر می‌کنید دارید را واقعاً داشته باشید. این کار به وضوح برای هر کسب‌وکاری بسیار مهم است.

اشتباه رایجی که بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک مرتکب می‌شوند، انتظار برای رسیدن اظهارنامه بانکی برای تطبیق دادن حساب‌شان است. اما اظهارنامه بانکی تنها به صورت ماهانه ارسال می‌شود که به این معنی است که تقریباً بین دو تطبیق‌تان ۳۰ روز فاصله می‌افتد و اتفاقات زیادی می‌تواند در این زمان رخ دهد. شما باید حداقل هفته‌ای یکبار تمام حساب‌های نقدی‌تان را مطابقت دهید. اگر زمان کافی دارید، تطبیق روزانه انتخاب بهتری است.

  • پرداخت اقساط فروشندگان

برای پرداخت اقساط فروشندگان باید سیستمی داشته باشید که با کمک آن بتوانید پیگیر بدهی‌ها و وصول طلبتان باشید. در دنیای رقابتی، شهرت و  اعتبار دو عامل مهم برای ادامه بقای هر شرکتی است.

شرایط پرداخت شما از یک فروشنده تا فروشنده بعدی متفاوت خواهد بود، بنابراین نمی‌توانید با پرداخت ماهانه اقساط پیش بروید. برخی از فروشندگان ممکن است به شما ۳۰ روز برای پرداخت مهلت دهند، اما سایر اقساط باید براساس رسید پرداخت شود. اگر تنها در ابتدای ماه اقساط را پرداخت کنید و یک فاکتور “رسید مقرر شده” دریافت کنید، در مرحله بعد به احتمال زیاد فروشندگان حسابتان را مسدود کرده یا خدماتشان را برای عدم پرداخت، لغو خواهند کرد.

چهار وظیفه حسابداری که باید هرهفته انجام دهید

پرداخت روزانه اقساط هیچ سودی ندارد. یک روز در هفته بهترین زمان پرداخت اقساط است؛ چرا که با نظم و برنامه‌ریزی، اقساطتان سرموعد پرداخت می‌شوند و دفتردارتان با تعداد زیاد چک‌ها سردرگم نمی‌شود.

  • رسید مشتریان

بدتر از یک فروشنده ناراضی، مشتری ناراضی است. هیچکس دوست ندارد قسطی پرداخت کند و یک هفته بعد اخطار “موعد مقرر گذشته است” را دریافت کند. برای جلوگیری از چنین موقعیت‌هایی، مطمئن شوید رسید مشتریانان در یک ترتیب زمانی ارسال می‌شود. انجام اینکار به صورت روزانه ایده‌آل است، اما به صورت هفتگی نیز کفایت می‌کند.

مطمئن شوید که تاریخ واقعی دریافت پرداختی‌ها را علامت زده‌اید.—نه تاریخ پیشین یا فعلی. همچنین بدیهی است که هرگز نباید بدون ثبت تمام رسیدهایتان، اخطاریه بفرستید، مگر اینکه بخواهید تماس‌های مشتریان ناامیدتان را جواب بدهید.

 

  • ورودی سایر تراکنش‌ها

پرداخت‌های فروشندگان و رسید مشتریان، بخش عمده‌ای از معاملات شما را شکل می‌دهند، اما احتمالاً تراکنش‌های دیگری نیز دارید. بدهی‌های خودکار، پرداخت سود و هزینه‌های بانکی، برخی از معاملات معمولی هستند که باید به طور هفتگی ثبت شوند. اکثر دفترداران ترجیح می‌دهند تا پیش از تطابق بانکی این تراکنش‌ها را ثبت کنند تا بتوانند فرآیند را تا حد ممکن هموار سازند.

چهار وظیفه حسابداری که باید هرهفته انجام دهید

همانطور که رشد می‌کنید، به احتمال زیاد برای هر جنبه‌ی چرخه حسابداری، سیستم خودتان را توسعه می‌دهید. اما این راهنما باید راهنمای خوبی برای شروع باشد. به یاد داشته باشید، چه دفتردار باشید یا صاحب کسب‌وکار، بسیار مهم است که در راس امور مالی شرکت قرار بگیرید. در نهایت، این کارهای روزمره و کلیدی برای بقای شرکت بسیار مهم هستند.

 آیا حسابداران ارزش تجزیه و تحلیل داده‌ها را می‌دانند؟

پروفسور وندل گیلند، مدرس آنالیز داده‌ها برای حسابداران در مدرسه بازرگانی کنان فلگر دانشگاه آنلاین کالیفورنیای شمالی می‌گوید:”حسابداران به طور فزاینده‌ای انتظار دارند که ارزش تصمیم‌گیری‌های تجاری برای مشتریان‌شان در داخل سازمان افزایش بیابد. یک مرکز قوی با آنالیز داده‌ها، مجموعه ابزار برای کمک به تقویت همکاری‌شان با رهبران تجاری را، در اختیارشان قرار می‌دهد.”

استفاده از تحلیل داده‌های مالی، یک حسابدار را قادر می‌سازد تا مناطقی که می‌توانند از فرآیند ارتقا برای افزایش کارآمدی و مدیریت خطر بهتر استفاده کنند را مشخص کنند. انواع روش‌های تجزیه و تحلیل کارآمد کدام‌ها هستند:

  • تجزیه و تحلیل توصیفی: “چه اتفاقی می‌افتد؟”
  • تجزیه تحلیل تشخیصی: “چرا این اتفاق افتاد؟”
  • تجزیه و تحلیل پیشگویانه: “چه اتفاقی خواهد افتاد؟”
  • تجزیه و تحلیل تجویزی: “چه اتفاقی باید رخ دهد؟”

به عنوان یک حسابدار، مجموعه‌ای از مهارت‌های فنی دارید که به شما برای متخصص عالی اطلاعات بودن کمک می‌کند. “حسابداران برای جمع آوری داده، جهت ایجاد تصویری از سازمان که جزئیات موجود در هر معامله را خلاصه می‌کند، استفاده می‌شوند. کار با آنالیز تحلیلی، پیشگویانه و تجویزی برای افرادی که پیش ازاین مهارت‌های “کمی” بی نظیری را در خود پرورش داده‌اند، آسانتر می‌شود”

مجموعه مهارتهای‌تان را گسترش دهید، تحلیل داده‌ها را بررسی کنید، و حتی به شخصی باارزش‌تر در شرکت‌تان تبدیل شوید.