ویژگی‌های اصلی نرم افزار جامع حسابداری سؤال بسیاری از مدیران و مشتریان است. به همین دلیل در این مطلب قصد داریم اطلاعات دقیق و کامل یک نرم افزار حسابداری خوب، کاربردها و انواع آن را بررسی کنیم. در پایان، به‌راحتی میدانید چه انتظاری از نرم افزار جامع حسابداری داشته باشید یا کدام یک از نرم افزارها نیاز شما را برطرف میکند.
در این مطلب ابتدا میگوییم که نرم افزار جامع حسابداری چیست، چه تفاوتی با یک نرم افزار مالی معمولی دارد و تا پایان این مطلب به اهمیت نرم افزارهای جامع حسابداری پی خواهید برد. در این مطلب با سپیدار سیستم همراه باشید.
نرم افزار جامع حسابداری چیست؟
نرم افزار جامع حسابداری نرم افزاری است که دسته ای از قابلیت های نرم افزارهای مالی مختلف را در خود جای داده و ابزاری کامل و قدرتمند برای مدیریت امور مالی یک کسب و کار متوسط و یا بزرگ است. امروزه بسیاری از شرکت ها و موسسات از چنین نرم افزارهایی استفاده می کنند و تاکنون نرم افزارهای جامع به خوبی توانسته اند نیاز کسب و کارها را برطرف سازند.
نرم افزارهای جامع حسابداری قابلیت های زیادی دارند و با همین ویژگی به مهمترین ابزار تیم حسابداری در شرکت های بزرگ تبدیل شده اند.
دسته‌بندی‌های متنوع سیستم‌ها و نرم افزارهای حسابداری
نرم افزار جامع حسابداری از ماژولها و سیستمهای مختلف تشکیل شده است. هرکدام با توجه به نوع کسب‌وکار و نیاز آن تنظیم شده و انواع نرم افزار حسابداری را میسازد. اما بر اساس مدل ارائه هم دسته ها و انواعی دارد که در ذیل اشاره میکنیم:
انواع نرم افزار حسابداری بر اساس نوع کسب‌وکار
- عمومی مناسب مشاغل کوچک دارای امکانات اولیه حسابداری
- فروشگاهی برای استفاده در فروشگاههای زنجیرهای و هایپرمارکت
- تولید برای حسابداری واحد تولیدی و کارخانه
- شرکتی مناسب شرکت بازرگانی، تولیدی و خدماتی
- شرکتی خاص که سفارشی سازی شده و برای رفع نیاز همان شرکت طراحی شده
- صنفی برای اصناف مختلف
- سازمانی و دولتی همچون نرم افزار بیمه یا برای تهیه نامه مالیاتی وزارت‌خانه
- مشاغل خاص مثل پیمانکاری، شرکت پخش و خدماتی
انواع نرم افزار حسابداری بر اساس مدل ارائه
- سنتی یا On Premises: شرکت تمام تجهیزات و زیر ساخت مثل سرور را تهیه میکند. نرم افزار خریداری شده و روی سیستم نصب میشود. این نوع نرم افزار حسابداری هزینه زیادی در بر دارد.
- ابری یا تحت وب: یک ارائه دهنده بیرونی، تجهیزات و زیر ساخت را عرضه میکند و شما از طریق اینترنت از نرم افزار استفاده میکنید. هزینه راهاندازی این شکل نرم افزار، بسیار پایین خواهد بود.
نرم افزار حسابداری بر اساس کاربری
- نرم افزار پایه برای امور مالی، رسیدگی به حسابها بازرسی مدارک و امور بانکی
- مدیریت پروژه جهت رسیدگی و نظارت بر سود و زیان پروژه ها
- مدیریت تنخواه باهدف کنترل هزینههای مختص هر بخش شرکتهای دولتی و خصوصی
- مدیریت موجودی برای افزایش تدریجی سود شرکت و صرفه‌جویی در هزینه ها
- بودجه بندی مخصوص فرآیند مدیریت مدیران و صاحبان کسب‌وکار
- صدور صورتحساب و فاکتور مناسب کسب‌وکار کوچک برای ثبت صورتها و تعیین مبلغ کل
- دارایی ثابت جهت بررسی حق بیمه، تسویه ارزش افزوده و دارایی و صدور فیش حقوق
انواع نرم افزار حسابداری بر اساس امکانات و نوع برنامه نویسی
- تجاری به دو صورت متن باز و مالکیتی
- صفحه گسترده مخصوص ثبت اطلاعات و محاسبات ریاضی آنها با امکان فیلتر و ارائه نمودار
با توجه به ویژگی‌هایی که از یک نرم افزار حسابداری جامع و خوب گفتیم، چه نوع نرم‌افزاری با چه امکاناتی مناسب شماست؟ نظر خود را برای ما ارسال کنید.
چرا به نرم افزار حسابداری جامع نیاز داریم؟
قبل از هر چیز باید ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری را بدانیم:
الزام سازمان‌های نظارتی
سازمان نظارتی همچون وزارت اقتصاد، کسب‌وکارها را ملزم به استفاده از نرم افزار حسابداری کرده است. روشهای دستی، دیگر مورد تأیید آنها نیستند. این سازمانها هرچند وقت یک‌بار نرم افزارهای تأیید شده را اعلام میکنند.
دقت بیشتر در محاسبات و ثبت امور مالی، موجودی، مشتریان و کارمندان
تمام درآمدها و هزینهها، درصدهای تخفیف، معاملات، قراردادها و هزینههای مالیاتی در نرم افزار جامع حسابداری به‌دقت ثبت میشود. دقت کامپیوتر در محاسبه اعداد و ارقام 100% بیشتر از روش دستی است. به این ترتیب، اسنادی قابل‌اعتماد و با درصد خطای بسیار کم خواهید داشت. اگر خطای محاسباتی هم باشد، به شما گزارش میدهد. با نرم افزار، کسری اسناد مالی مشخص شده و قابل مدیریت است.
در اختیار داشتن گزارش سالیانه ماهیانه و روزانه
همیشه نیاز است فعالیت مالی خود را کنترل کنید تا تصویر روشنی از عملکرد شرکت داشته باشید. این کار با داشتن گزارش مالی آسانتر است. نرم افزار جامع حسابداری این گزارش را در کمترین زمان در اختیارتان قرار میدهد. مثلاً مشتریانی که موعد پرداخت آنها گذشته است مشخص میشود.
محاسبه و ثبت سریع اطلاعات مشتری، هزینه ها و درآمدها
در نرم افزار حسابداری یک‌بار برای همیشه، اطلاعات مشتری را وارد میکنید. هزینهها، اعداد، ارقام و درآمد را با سرعتی بیشتر از روش دستی، در سیستم ثبت میشود. تنها با یک کلیک تمام محاسبات انجام میشود.
کاهش دادن نیروی انسانی و هزینه ها
کار حسابداری و امور مالی، بادقت بیشتر، نیاز به نیروی انسانی و هزینه دارد. نرم افزار حسابداری وظایف چند حسابدار را به‌تنهایی و به‌صورت اتوماتیک انجام میدهد. دیگر نیاز نیست دفاتر و صورت‌حساب‌ها مرتب چک شود. ضمن اینکه هزینههای نیروی انسانی بابت ساعات کاری اضافه‌تر را به حداقل میرساند.
نگهداری آسان اسناد و دسترسی به آنها
اسناد مالی در نرم افزار جامع حسابداری با یک کلیک قابل‌مشاهده است. فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد نیاز ندارید. مرتباً از اطلاعات نرم افزار نسخه کپی گرفته شده و ذخیره میشود؛ بنابراین جای نگرانی بابت از بین رفتن اسناد مالی نخواهد بود.
انجام حسابداری و حسابرسی با ساده ترین روشها
ساختار نرم افزار حسابداری به صورتی است که بدون دانش کافی هم میتوان با آنها کار کرد.
صدور فاکتور دیجیتالی
با داشتن این نوع نرم افزارها میتوان صورت‌حساب‌ها را ایمیل کرد. یا از طریق پیام‌رسان‌های آنلاین، برای فرد موردنظر ارسال کرد. کار پرداخت آن هم با چند کلیک به‌سادگی و از راه دور انجام میشود. در نرم افزار جامع حسابداری امکانات کارت اعتباری، کیف پول الکترونیکی و سیستم انتقال بانکی هم تعبیه شده که کار را آسانتر میکند.
نظارت مستمر بر مبالغ در گردش
نرم افزار حسابداری به رصد معاملات، پرداختهای نقدی و سررسید پرداختها کمک میکند. صورت‌حساب‌ها در موعد سررسید توسط نرم افزار پیگیری میشوند. میتوان برای پرداخت با وجوه نقدی برنامهریزی کرد.
تمرکز و تجمیع فرایندهای تجاری
در یک سیستم میتوانید، به بخشهای مختلف حسابداری مثل حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتری و غیره رسیدگی کنید.
اهمیت نرم افزار حسابداری و مالی در کسب‌وکار
مهمترین بخش یک کسب‌وکار، حسابداری آن است. حسابداری زبان کسب‌وکار نامیده میشود که استفاده از آن به دوران باستان باز میگردد. حوزههای مختلف حسابداری، به کسب‌وکار مخصوص همان حوزه کمک میکند. مثلاً حسابداری صنعتی مخصوص کارخانه‌ها و تولیدیها؛ یا حسابداری مدیریتی مرتبط با نیازهای مدیریتی.
گزارش مالی نرم افزار حسابداری نقاط قوت و ضعف کسب‌وکار را مشخص میکند. از هرجایی میتوانید به سیستم حسابداری دسترسی داشته باشید. کارهای حسابداری با وجود نرم افزارها در هر فرصتی قابل‌پیگیری است.
جمعآوری اطلاعات و محاسبات به‌صورت اتوماتیک در نرم افزار انجام میشود. جای اطلاعات در یک نرم افزار جامع حسابداری امن است؛ بنابراین، زمان بیشتری در اختیار دارید. میتوانید روی بهبود سریعتر دیگر بخشهای کسب‌وکار تمرکز کنید.
اطلاعاتی که توسط نرم افزار جمعآوری میشود، در موعد پرکردن فرم مالیات بسیار کمککننده است. با مرتب کردن و گرفتن گزارش از سیستم، به‌راحتی میتوان فرمهای مالیاتی را پر کرد.
اشتباهات و خطاهای محاسباتی در نرم افزار با رنگ قرمز مشخص میشود. به این ترتیب، درصد خطا کاهش مییابد. حسابرسی نیز در مدتی کوتاه قابل انجام است.
با درج و ثبت معاملات در نرم افزار حسابداری میتوانید در هر زمانی آنها را تجزیه‌وتحلیل کنید. اطلاعات مالی در نرم افزار به‌آسانی به‌روزرسانی میشود. برنامهریزی هوشمندانه بر اساس گزارش‌های مالی روزآمد، ضامن بقا و بهبود کسب‌وکارهاست. سرمایهگذاری و نیاز نقدی کسب‌وکار با استفاده از نرم افزار جامع حسابداری قابل مدیریت است.
امکانات و قابلیت‌های یک نرم افزار جامع حسابداری
نرم افزار حسابداری با داشتن این قابلیتها جامع و کامل خواهد بود:
سرعت زیاد
اصلیترین ویژگی یک نرم افزار جامع حسابداری، سرعت بالای آن است. سرعت ثبت، بارگذاری و ذخیره اسناد، بازدهی و عملکرد بهتری به بخش حسابداری و کارمندان میدهد.
سادگی رابط کاربری
رابط کاربری باید به صورتی باشد که کاربر را با کمترین چالش و پیچیدگی به صفحه مورد نظرش برساند. کارایی حسابدار و کارمندان با این ویژگی افزایش مییابد. یک نرم افزار جامع، نسخه آزمایشی و دمو دارد که کیفیت کار با آن را مشخص میکند.
امنیت اطلاعات
اطلاعات حسابداری از آسیبهای فیزیکی در امان هستند. یک نسخه پشتیبان از تمامی دادهها در سرور یا فضای ابری ذخیره شود. نرم افزار جامع حسابداری لازم است از استاندارد امنیتی بانکداری اینترنتی برخوردار است: لایه سوکت امنیتی SSL رمزنگاری شده باشد. سرور firewall محافظت شده و مرتباً بازرسی و کنترل شود. امکان محدودکردن دسترسی اشخاص غیرمسئول به نرم افزار و اسناد ویژگی دیگر یک نرم افزار جامع حسابداری است.
امکان اتصال به بانک
با داشتن نرم افزار جامع حسابداری دیگر لازم نیست تراکنشهای بانکی را دستی وارد کنید. با استفاده از اپلیکیشن ابری، تراکنشها اتوماتیک در سیستم ثبت میشوند. به این شکل که کارت اعتباری و بانک به همراه اظهارنامهها به نرم افزار حسابداری وارد میشوند. تنها لازم است تراکنشهای بانکی و حسابداری تطبیق داده شود.
قابلیت همگام‌سازی
یک نرم افزار جامع حسابداری میتواند با باقی ابزارهای مدیریت کسب‌وکار مثل CRM همگام شود. ظرفیت مدیریت حجم کم یا زیاد کار در شرایط مختلف وجه دیگری از قابلیت همگام‌سازی است.
خدمات پشتیبانی
در زمان راهاندازی و آموزش یک نرم افزار حسابداری، آموزش نحوه کار بار آن ضروری است. این پشتیبانی معمولاً در قالب دفترچه راهنما، ویدئوی آموزشی و یا صفحاتی از وب‌سایت، محیط تعامل مشتریان و وبینار است. موارد تحت پوشش پشتیبانی و هزینههای آن، در هر نرم افزار متفاوت است. اما داشتن یک پشتیبانی قوی، نیاز به هرگونه مراجعه به پشتیبان را به حداقل میرساند.
قیمت متناسب
متناسب با بزرگی و کوچکی کسب‌وکار مشتری، تسهیلات پرداخت حق اشتراک دارد. مثلاً نسخه‌ای رایگان برای کسب‌وکارهای کوچک داشته باشد. در مقابل، تمرکز کسب‌وکارهای بزرگ به جای هزینه، باید به امکاناتی که نیاز دارند، باشد. فراموش نکنیم که قیمت بالا، لزوماً، نشان دهنده دریافت امکانات و خدمات بیشتر نیست.
قابلیت دسترسی از طریق چندین دستگاه
نرم افزار جامع حسابداری با دستگاههای مختلف همچون کامپیوتر و موبایل قابل استفاده است. با این مزیت میتوان بخشی از امور حسابداری را از راه دور با موبایل انجام داد.
چند سطحی بودن
این قابلیت نرم افزار حسابداری در کسب‌وکارهای بزرگ، امکان نصب ماژولهایی دیگر برای عملکرد بهتر میدهد. حجم بالای کار حسابداران را کم کرده و آن را یکپارچه میکند.
رابط یکپارچه
یک نرم افزار خوب، با یک رابط یکپارچه راهی آسان برای ورود اطلاعات مالی فراهم میکند. این کار با نرم افزارهای حسابداری تحت وب و ابری انجام میشود.
امکان ارائه گزارش‌های متنوع
با امکان فیلتر و مشخص‌کردن نوع گزارشی که از سیستم میخواهید، میتوانید از گزارش موردنظر خروجی بگیرید. سرعت تولید اطلاعات پس از ثبت معاملات هم از اهمیت بسیاری برخوردار است.
قابلیت دریافت فایل و خروجی اکسل
خروجی اکسل در هرجایی قابل‌استفاده است. علاوه بر این، برای برخی مدیران قابل‌فهم‌تر و ساده‌تر است.
همگام با قوانین مالیاتی
امکانات نرم افزار باید متناسب با الگوهای حسابداری و قوانین مالیاتی کشور تنظیم شده باشد.
امکان به‌روزرسانی و ارتقاء
ویژگی مثبت یک نرم افزار جامع حسابداری، امکان ارتقاء آن است. ممکن است قوانین تغییر کنند و یا اشکالات و نیازی در نرم افزار به وجود آید. قابلیت به‌روزرسانی نرم افزار کار را آسان کرده و هزینهها را کاهش میدهد.
انعطاف و مقیاس‌پذیری
لازم است بتواند با تغییر حجم تجارت و با توجه به نیاز شرکتها در ثبت معاملات منعطف باشد.
دیگر ویژگی‌ها
- امکانات پیشبینی، مدیریت مالی و مدیریت فروش را به‌خوبی فراهم کند.
- بتواند بودجه تعیین کند.
- امکان دریافت و پرداخت اینترنتی هزینهها، مالیات و بیمه را داشته باشد.
- مجهز به سیستم ارتباط با مشتری باشد.
قیمت نرم افزار جامع حسابداری
با نگاهی کوتاه به صفحه قیمت نرم افزار حسابداری سپیدار متوجه خواهید شد که ما در سپیدارسیستم چه راه حلی برای این موضوع در نظر گرفته ایم.
سپیدار سیستم به این موضوع توجه داشته است که یک کسب و کار ممکن است در زمان شروع به کار خود نیاز به تمام بخش های یک نرم افزار جامع حسابداری نداشته باشد، اما با گذر زمان احتمالا این کسب و کارها نیاز به امکانات بیشتر برای مدیریت امور مالی کسب و کار خود خواهند داشت.
به همین دلیل در صفحه مورد نظر امکان این وجود دارد که امکانات بخش های مختلف را انتخاب یا حذف کنید و ترکیبی از بخش های دلخواه و مورد نیاز خود را خریداری کنید.
همچنین در منوی بالای سایت هم برای مهمترین و رایج ترین نیازها پکیج های مختلفی در نظر گرفته شده است که با انتخاب آن ها سیستم به صورت اتوماتیک ماژول های مورد نیاز را فعال می کند.
مزیت اصلی این راه حل این است که در ابتدای کار که نیازی به تمام امکانات نرم افزار جامع حسابداری ندارید هزینه ای برای آن پرداخت نمی کنید و در ادامه در صورت نیاز به امکانات بیشتر می توانید هزینه آن ها را نیز به طور جداگانه پرداخت کرده و به سیستم کنونی خود اضافه کنید.
در پایان اگر می خواهید با ویژگی های یک نرم افزار حسابداری ایده آل آشنا شوید پیشنهاد می کنیم از مقاله بهترین نرم افزار حسابداری دیدن کنید. با در نظر گرفتن نکاتی که در این مقاله به آن ها اشاره کرده ایم می توانید در خرید نرم افزار حسابداری مورد نیاز خود هوشمندانه تر عمل کنید.