نرم افزار حسابداری نرم افزاری است که تراکنش‌های مالی کسب و کار را ثبت و گزارش میکند. اصلی‌ترین ماژول و یا سیستم‌های یک نرم افزار حسابداری عبارت است از: سیستم حسابداری، سیستم دریافت و پرداخت، سیستم فروش و انبارداری و سیستم حقوق و دستمزد. البته لازم به ذکر است که کسب و کارهای مختلف، بسته به نیازمندیهای منحصر به خود، باید سیستم‌های مختلف را انتخاب و خریداری کنند. اما ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای مختلف چیست؟ برای انتخاب و خرید بهترین نرم افزار حسابداری به چه مواردی باید توجه داشت
با توجه به اینکه برای انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری خوب نیاز به در نظر گرفتن موارد مختلف و مقایسه برندهای متفاوت است، در این مطلب قصد داریم راهنمای جامع و کاملی برای خرید بهترین نرم افزار حسابداری در ایران، در اختیار شما عزیزان قرار دهیم. اگر قصد خرید برنامه حسابداری آنلاین و یا مبتنی بر دسکتاپ را دارید، در ادامه این مطلب همراه ما باشید.
خرید نرم افزار حسابداری، یکی از مهمترین اقداماتی که هنگام راه اندازی کسب و کار باید در نظر داشته باشید. سیستم حسابداری، یکی از مهمترین و کاربردی‌ترین نرم افزارهای مالی است که شما در موارد زیر کمک خواهد کرد:
- صدور فاکتور
- ثبت حسابهای دریافتی و پرداختی
- شناسایی و پیگیری مطالبات سررسید گذشته
- تهیه انواع گزارشهای مالی و تجزیه و تحلیل بر اساس آنها
- و …
انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری چه اهمیتی دارد؟
با توسعه و تغییر مدل کسب و کارها، نیاز به ثبت دیجیتال اطلاعات بیش از پیش افزایش یافته است. در حال حاضر انواع نرم افزارهای حسابداری امکان ثبت اطلاعات زیاد را به صورت دقیق و با کمترین میزان خطا، فراهم کرده‌اند. انواع نرم افزارهای حسابداری مورد تایید دارایی، به مدیریت و پیگیری بهتر امور مالی کسب و کارها، کمک شایانی می‌کنند.
با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوانید:
- تمام ثبت‌های حسابداری خود را در مدت زمانی کوتاه و با سرعت و دقت بالا انجام دهید.
- همچنین نرم افزار مالی خود را با دیگر پلتفرم‌ها، مانند سایت فروشگاهی یا سایت شرکتی خود ادغام کنید.
- استفاده از نرم افزار حسابداری باعث صرفه جویی در وقت، افزایش بهره‌وری، بهبود کارایی و سازماندهی اسناد می‌شود.
- امکان استفاده از نرم افزار حسابداری برای چندین کاربر از جمله حسابدار یا مدیر مالی وجود دارد.
- نرم افزار حسابداری امکان مشاهده و شفافیت داده‌های مالی را فراهم میکند. بنابراین اگر میخواهید بدانید که کسب و کار شما از نظر مالی چه شرایطی دارد، فقط باید از نرم افزار خود یک گزارش یا یکی از انواع صورت های مالی را تهیه کنید.
آشنایی با انواع نرم افزار حسابداری
نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی دارند و از چند جهت قابل دسته بندی هستند. مهمترین دسته بندی نرم افزارهایی هستند که با در کنار هم قرارگرفتن به عنوان یک نرم افزار حسابداری جامع معرفی می شوند.
- نرم افزار حسابداری
- نرم افزار حقوق و دستمزد
- نرم افزار انبار
- نرم افزار فروش
- …
این نرم افزارهای مختلف با عنوان سیستم های حسابداری هم شناخته می شوند. معمولا هر واحد اقتصادی با ترکیب چند مورد از این نرم افزارهای حسابداری در یک قالب یک نرم افزار حسابداری جامع می تواند تمام نیازهای خود را برطرف سازد.
در این میان پیشنهاد می کنیم با نرم افزار حسابداری بازرگانی سپیدار سیستم آشنا شوید و در مورد امکانات بی نظیر این نرم افزار اطلاعات بیشتری کسب کنید.
نرم افزارهای حسابداری عمومی
این نرم افزارها که امکانات پایه و اساسی برای حسابداری یک کسب و کار را در اختیار دارند معمولا برای کسب و کارها و شرکت های کوچک مورد استفاده قرار می گیرد. بخش های بهام تمام شده، معاملات و خرید و فروش ها، مدیریت خزانه داری و … برخی از مهمترین امکانات این نرم افزارهای حسابداری عمومی به شمار می روند.
نرم افزارهای اختصاصی، مورد استفاده در شرکت های خاص
این نرم افزارها معمولا از امکانات ویژه ای بهره می برند که استفاده ای در اکثریت شرکت ها ندارد. بعضا این دسته از نرم افزارهای حسابداری به صورت شخصی سازی شده برای هر مجموعه تولید می شوند، اما برخی از نرم افزارهای حسابداری بسیار جامع همچون سپیدار سیستم ابزارها و سیستم های مورد نیاز این شرکت ها را نیز در خود جای داده است. برای مثال می توان به سیستم پخش مویرگی، نرم افزار بودجه و اعتبارات، نرم افزار مدیریت سهام و … اشاره کرد.
نرم افزارهای سازمانی و دولتی بیمه و مالیات
برخی نرم افزارها هم هستند که توسط سازمان ها و موسسات دولتی منتشر شده و در اختیار شرکت ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ قرار می گیرند. نرم افزار بیمه تامین اجتماعی، نرم افزار تحت اظهارنامه مالیات ارزش افزوده و نرم افزارهای اظهارنامه عملکرد برخی از مهمترین این نرم افزارها هستند.
نرم افزارهای تخصصی شرکت ها و موسسات
نرم افزارهای تخصصی شرکت ها و موسسات نرم افزارهایی هستند که با عناوینی همچون نرم افزار حسابداری تولیدی، نرم افزار حسابداری شرکتی، نرم افزار حسابداری پیمانکاری و غیره عرضه می شوند. این نرم افزار قرار است هر کدام نیاز یک کسب و کار تخصصی را برطرف سازند.
بهترین نرم افزار حسابداری چه امکاناتی دارد؟
برای اینکه یک نرم افزار حسابداری در دسته “بهترین نرم افزارهای حسابداری” قرار بگیرید، باید امکانات و قابلیتهای متعدد و البته کارآمدی داشته باشد. اما به عنوان صاحب کسب و کار در مقیاس‌های مختلف، باید از میزان اهمیت هریک از ویژگی‌ها مطلع باشد. در اکثر نرم افزارهای حسابداری، امکان ثبت حسابداری دریافتی و پرداختی و همچنین گزارش دهی وجود دارد. اما بر اساس تجربه ما، این تمام چیزی نیست که برای حسابداری اصولی به آن نیاز دارید. بنابراین هنگام خرید نرم افزار حسابداری، به موارد زیر توجه داشته باشید:
داشبورد نرم افزار
داشبورد نرم افزار حسابداری، فضایی است که به محض ورود شما به نرم افزار با آن رو به رو می‌شوید. گرچه در داشبورد نرم افزار حسابداری، اطلاعات کلی در اختیار شما قرار می‌دهد، اما یکی از مهمترین بخش‌های نرم افزار است. در این بخش نمای کلی از عوامل کلیدی و مهم در زمینه حسابداری مانند جریان نقدی، سود و زیان، مانده حساب، هزینه‌ها، حسابهای پرداختی و دریافتی، و فروش به شما نمایش داده می‌شود. برخی از نرم افزارهای حسابداری این امکان را به شما می‌دهند که با مرتب کردن اطلاعات و با استفاده از فیلترها، گزارش مورد نیاز خود را ایجاد کنید.
در نرم افزار سپیدار با ایجاد میز کار با لینک های پر کاربرد خود می توانید با دسترسی سریع و خودکار به فرم های مد نظر تجربه کاربری سریع و بهتری را داشته باشید.
صدور فاکتورهای تکراری به صورت خودکار
برخی از نرم افزارهای حسابداری این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند که به صورت خودکار، برخی از فاکتورهایی که در فواصل زمانی مشخص و معین صادر میشوند را به صورت خودکار تهیه و ارسال کنید.
یادآوری پرداخت خودکار
این ویژگی به شما کمک میکند تا پرداخت‌های آتی و سررسید گذشته را به مشتریان یادآوری کنید. برخی از نرم افزارهای حسابداری قابلیت اتصال به سرویس‌های ارسال ایمیل انبوه یا پیامک انبوه را نیز دارند. در نتیجه شما میتوانید سررسید پرداخت را به صورت خودکار از طریق ایمیل یا پیامک برایشان ارسال کنید. سپس میتوانید انتخاب کنید که چه زمانی میخواهید این یادآورها ارسال شوند. برخی از برنامه‌ها به شما این امکان را می‌دهند که پس از دریافت پرداخت‌های مشتریان، ایمیل تشکر را برایشان ارسال کنید.
صورت مغایرت بانکی
یکی از مهمترین و شاید اصلی‌ترین قابلیتهای بهترین نرم افزار حسابداری این است که شما را از صورت مغایرت‌های بانکی مطلع کند. به کمک این قابلیت، ساعت‌ها در زمان شما صرفه جویی می‌شود؛ زیرا نرم افزار به صورت خودکار عدم تطابق بین تراکنش‌های بانکی و صورت‌های ثبت شده در نرم افزار را شناسایی کرده و در اختیار شما قرار می‌دهد.
ارائه انواع گزارشهای مالی
امکان استخراج انواع گزارشهای مالی، یکی دیگر از ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری است که هنگام خرید باید در نظر داشته باشید. نکته حائز اهمیت این است که نرم افزار منتخب شما باید گزارش‌هایی که احتمالا به آنها نیاز دارید را در خود داشته باشد یا حداقل امکان ایجاد آنها را به صورت سفارشی در اختیار شما قرار دهد. با تحلیل درست داده‌های این گزارشهای مالی، میتوانید بهتر تصمیم گرفته و نقاط ریسک و خطر کسب و کار خود را بشناسید.
نرم افزار حسابداری سپیدار میتواند برای گزارشها از قالب‌های از پیش آماده شده استفاده و در صورت نیاز گزارشی را بصورت خاص برای شما طراحی کند. همچنین نرم افزار حسابداری سپیدار قابلیت محاسبه خودکار مالیات با نرخ‌های متعدد و همچنین تهیه گزارشهای مالیاتی را تنها با یک کلیک برایتان امکان‌پذیر می‌نماید که میتواند خیال شما را از بابت امور مالیاتی راحت کند.
قابلیت ادغام نرم افزار حسابداری با دیگر نرم افزارها
امکانم برقراری ارتباط با دیگر نرم افزارهای مالی و تجاری، کار شما را ساده‌تر کرده و در زمانتان صرفه جویی میکند؛ زیرا دیگر نیازی به انتقال اطلاعات از یک سیستم یا نرم افزار به فضای دیگری نیست. توصیه می‌کنیم اگر قصد خرید بهترین نرم افزار حسابداری را دارید، از قابلیت اتصال سیستم حسابداری به سیستم حقوق و دستمزد، دستگاه پوز، صندوق فروشگاهی و نرم افزارهای مدیریت مشتری یا CRM، اطمینان حاصل کنید.
نرم افزار سپیدار با قابلیت اتصال به سرور CRM برای برقراری ارتباط با مشتریان و سیستم تردد پایوفای برای نگهداری ورود و خروج کارکنان و محاسبه کارکرد آنان نیاز جامعه هدف را پوشش دهد.
مدیریت موجودی
اگر کسب و کاری در زمینه خرده فروشی، فروش آنلاین و یا پخش دارید، قطعا به یک نرم افزار حسابداری برای ردیابی موجودی و وضعیت سفارش‌ها نیاز دارید. مدیریت موجودی و انبار، از جمله امکاناتی است که به صورت پیش فرض در سیستم حسابداری وجود ندارد و از طریق ادغام با دیگر نرم افزار حسابداری در دسترس قرار می‌گیرد. بنابراین اگر موضوعاتی نظیر پخش مویرگی و انبارداری برای شما حائز اهمیت است، حتما در انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری دقت کنید.
نرم افزار حسابداری سیستم، دارای سیستم انبارداری و سیستم پخش مویرگی است. این دو سیستم در موضوعاتی مانند مدیریت موجودی، ردیابی سفارش‌ها و … کمک شایانی خواهند کرد. برای کسب اطلاعات و آشنایی بیشتر با این دو سیستم، روی دکمه‌های زیر کلیک کنید:
آینده نرم افزار حسابداری
با شروع همه گیری کرونا، شرایط برای تمام کسب و کارها تغییرات زیادی کرده است. بر اساس بررسی ترندهای جهانی، بسیاری از کسب و کارها به سمت استفاده از نرم افزارهای ابری (مبتنی بر cloud) حرکت کرده‌اند. به نظر می‌رسد، یکی از تغییرات اصلی که در آینده نرم افزارهای حسابداری شاهد آن خواهیم بود، همگام سازی حسابهای بانکی و نرم افزارهای مالی برای کاهش زمان ورود اطلاعات به نرم افزار خواهد بود. با اضافه شدن این قابلیت، تراکنش‌ها به صورت خودکار وارد نرم افزار شده و میتوان آنها را دسته بندی کرد.
علاوه بر این، امکان ایجاد گزارشهای دقیق و متنوع نیز مثل همیشه اهمیت خواهد داشت. اطمینان از این موضوع که گزارشها به شکل صحیح و با رعایت اصول حسابداری تهیه می‌شود، برای صاحبان کسب و کار اهمیت زیادی دارد. در برخی موارد، صاحبان مشاغل برای اطمینان از اینکه حسابداری‌شان به شکل درستی انجام شده است، از خدمات حسابرسی برای بازبینی دفاتر استفاده می‌کنند. این در حالی است که با استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب یا نرم افزار مالی ابری، به راحتی میتوان در هر لحظه و هر کجا، به گزارشها دسترسی داشت.
نرم افزار سپیدار برای رفع نیاز این دسته از کاربران که نیاز به یک نرم افزار ابری دارند در نظر دارد در آینده نزدیک از نرم افزار کاملا ابری خود رونمایی نماید که این اطلاعات در محیطی ابری که از لحاظ امنیت اطلاعات و سرعت پردازش آن و قابلیت دسترسی آسان از سطح بالایی برخوردار می باشد.
خدمات پشتیبانی کامل
بهترین نرم افزار حسابداری علاوه بر کارکرد صحیح باید پشتیبانی خوبی هم داشته باشد. در حال حاضر شرکت‌هایی که در زمینه ارائه انواع نرم افزارهای مالی فعالیت می‌کنند، برای ارائه بهترین خدمات پشتیانی از روش‌های مختلفی استفاده می‌کنند که رایج‌ترین آنها عبارت است از:
- پشتیبانی تلفنی: پشتیبانی تلفنی، رایج‌ترین مدل پشتیبانی در ایران است که بسیاری از شرکت‌های نرم افزاری نیز برای ارائه خدمات پشتیبانی خود از آن استفاده می‌کنند. مهمترین چالشی که شرکت‌ها هنگام ارائه این مدل پشتیبانی با آن رو به رو هستند، مدت زمان انتظار مشتریان است.
- پشتیبانی آنلاین (چت آنلاین): چت آنلاین و ارتباط با در لحظه با کارشناسان پشتیبانی، یکی دیگر از روش‌های ارائه خدمات پشتیبانی به مشتری است.
شرکت سپیدار سیستم، خدمات پشتیبانی از نرم افزارهای خود را به شکل‌های مختلف برای راحتی مشتریان ارائه می‌دهند. علاوه بر این، کاربرانی که برای اولین بار یکی از بسته‌های نرم افزار حسابداری سپیدار را خریداری می‌کنند، می‌توانند از 1 سال پشتیبانی رایگان بهره مند شود. در صورتی که در خصوص پشتیبانی نرم افزار سپیدار به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، روی لینک زیر کلیک کنید:
قابلیت دسترسی به منابع آموزشی جامع
قبل از شروع به کار با هر نرم افزاری آموزش و دسترسی به منابع آموزشی جامع و مناسب نکته بسیار مهمی می باشد.در حال حاضر روش های مختلفی برای آموزش وجود دارد از جمله رایج ترین آن ها دورهای آموزش حضوری ، آنلاین و الکترونیک می باشد.
شرکت سپیدار سیستم جهت دسترسی به آموزش آسان و سریع با ارائه روش های متنوع سعی کرده نیاز جامعه هدف خود را پوشش دهد .در صورتی که در خصوص آموزش ها و دورهای آموزشی سپیدار نیاز به اطلاعات بیشتری دارید روی لینک زیر کلیک کنید
در نهایت اگر بخواهیم طور خلاصه به مهمترین معیارهایی که هنگام انتخاب و خرید بهترین نرم افزار حسابداری در نظر داشته باشید اشاره کنیم، به موارد زیر خواهیم رسید:
| قابلیت ادغام ⭐ | همگام شدن با سایت و دیگر سیستم‌های مالی مانند دستگاه پوز |
| دفعات به روز رسانی نرم افزار 🚩 | اگر نرم افزار به صورت خودکار و مداوم به روز شود، امنیت اطلاعات و تجربه کاربری همیشه در بهترین سطح خود قرار خواهد داشت. |
| تنوع گزارشها 📊 | تهیه انواع گزارش و صورت‌های مالی متنوع به صورت خودکار و در مدت زمان کوتاه |
| تجربه کاربری ✅ | ساده بودن کار با نرم افزار برای افراد با کمترین دانش حسابداری |
| قیمت نرم افزار 💳 | متناسب بودن قیمت نرم افزار با امکانات ارائه شده |
| خدمات پشتیبانی 💻 | ارائه طرح‌های مختلف پشتیبانی (تلفنی، تیکت، چت آنلاین و حضور در محل) |
| قابلیت نگهداری ایمن از اطلاعات | قابلیت بک آپ گیری دستی و اتوماتیک و همچنین بک آپ گیری در فضای ابری |
قیمت بهترین نرم افزار حسابداری در ایران چقدر است؟
انواع نرم افزار حسابداری در یاران از نظر ویژگی و کارکرد متفاوت هستند، بنابراین از نظر قیمت نیز متفاوت هستند. علاوه بر این، بسته به اینکه نرم افزار حسابداری به صورت تحت وب ارائه می‌شود یا به صورت بسته نرم افزاری، قیمت نرم افزار حسابداری متفاوتی خواهد بود. در حالت اول، برای استفاده از نرم افزار هزینه باید به صورت خرید اشتراک ماهانه یا سالانه پرداخت شود. بنابراین روش ارائه و استفاده از نرم افزار حسابداری نیز در تعیین قیمت آن، تأثیرگذار است.
در شرکت سپیدار سیستم به طور ویژه، قیمت نرم افزار حسابداری بسته به اینکه چه سیستم‌ها یا ماژول‌هایی را خریداری می‌کنید نیز متفاوت است. برای اطلاع از این قیمت‌ها شما میتوانید به صفحه قیمت نرم افزار حسابداری سپیدار مراجعه کنید. لازم به ذکر است که شرکت سپیدار سیستم برای حمایت از کسب و کارهای نوپا، طرح ویژه تخفیف 50 درصدی برای استارت‌آپ‌ها در نظر گرفته است. در واقع شرکت‌های دانش بینان و استارت‌آپ‌ها می‌توانند سیستم حسابداری سپیدار سیستم را با 50 درصد تخفیف خریداری کنند. در صورتی که در خصوص این طرح و شرایط استفاده از آن نیاز به اطلاعات بیشتری دارید، از لینک زیر استفاده کنید:
امکانات نرم افزار حسابداری سپیدار چیست؟
امکان استفاده از سپیدار بدون موس
یکی از قابلیتهای سیستم سپیدار این هست که بدون استفاده از موس بتوانید، کارهای روزمره خود را انجام دهید. برای این منظور کافی است که پس از ورود به سیستم، ابتدا کلید Alt را فشار بدهید. با فشردن کلید Alt نشانگر موس در گوشه سمت راست بالای صفحه یعنی قسمت عملیات قرار می‌گیرد و کلید عملیات را فعال میکند. تصویر زیر را مشاهده نمایید.
حالا کافیست که با کلید جهت نما پایین و کلید اینتر، فرم عملیات و زیر شاخه‌های آن که شامل سیستم‌های شماست را باز کنید. میتوانید وارد هر سیستم شده و تمامی فرم‌های آن سیستم را مشاهده کرده و یاگزینه دلخواه را بدون هیچ استفاده ای از موس باز کنید. برای مثال سیستم مشتریان و فروش را انتخاب می‌کنیم. تمامی فرم‌های سیستم فروش یعنی قسمت عملیات و فهرست نمایش داده می‌شود. فرم فاکتور فروش را انتخاب نمایید. تصویر زیر را مشاهده نمایید.
حالا صفحه فاکتور فروش بازمی‌شود و با کمک کلید Tab و Enter و Space میتوانید اطلاعات فاکتور را وارد نمایید. برای حرکت بین خانه‌های جدول میتوانید از کلید Tab استفاده کنید. حرکت با اسفاده از Tab از راست به چپ و از بالا به پایین خواهد بود. در هر فرمی متناسب با عملیاتی که در آن انجام می‌شود، امکان استفاده از کلیدهای ترکیبی و میانبر برای سهولت ورود اطلاعات وجود دارد. در هر جایی از سیستم که باشید با زدن کلید F12، لیست راهنمای کلیدهای ترکیبی نمایش داده می‌شود.
در صورت باز بودن چند فرم به صورت همزمان، شما میتوانید با استفاده از کلید Ctrl + Tab، بدون بستن یک فرم به فرم دیگر بروید و بدون کمک موس، در فرم دیگر اطلاعات را ثبت کنید.
میز کار و اجرای هر فرم پر کاربرد وقتی هر روز وارد سیستم می‌شوید
بسیار پیش می‌آید که شما به عنوان کاربر سیستم نیاز دارید هرروز صبح وقتی سیستم را برای اولین بار باز می‌کنید با بازشدن سیستم فرمی خاص مثل فعالیت‌های روز را مشاهده کنید و یا با وجود دسترسی‌هایی که دارید فقط بعضی از فرم‌ها برای شما اهمیت بیشتری دارد و بیشتر به آنها نیاز دارید. به عبارت دیگر نیاز دارید این فرم‌ها به صورت یک جا به شما نمایش داده شود و با یک بار کلیک، بدون این که بخواهید چندین مسیر را برای باز کردن فرم انتخاب کنید، فرم کاربردی را باز نمایید. برای این کار ابتدا باید برای خودتان میز کار درست کنید. میز کار در قسمت پایین سیستم سمت چپ قرار گرفته است. به تصویر زیر دقت نمایید:
به صورت پیش فرض، میز کار در ابتدا برای هر کاربری خالی است و چیزی در آن تعریف نشده است. ابتدا روی میز کار کلیک نمایید. هر کاربری میتواند با قرار دادن Mouse روی قسمت مورد نظر در نوار ابزار کنار نرم افزار و فشردن کلید سمت چپ و کشیدن قسمت مورد نظر به نوار پایینی(Drag & Drop)، آن قسمت را در میز کار خود قرار دهد. این امکان به کاربرکمک میکند تا قسمت‌هایی که کاربرد بیشتری دارد را در آنها قرار دهد و به عنوان Shortcut از آنها استفاده و به سرعت به آنها دسترسی پیدا کند. به شکل زیر توجه کنید:
از طرف دیگر شما ممکن است نیاز داشته باشید که یک فرم خاص مانند فعالیت‌های روزانه را وقتی که سیستم سپیدار را برای اولین بار، باز می‌کنید مشاهده نمایید تا از فعالیت‌های امروز خودتان آگاه شوید.
برای این کار کافی است که ابتدا فرم دلخواهتان را به میز کار اضافه نمایید. بعد در میز کار فرم مورد نظر را با نشانگر موس انتخاب نموده و در پایین میز کار، روی تیک سبز که به معنی اجرا به صورت پیش فرض درهنگام اجرای برنامه است کلیک نمایید. حالا هر وقت سیستم خود را مشاهده نمایید و دوباره وارد برنامه سپیدار شوید اولین صفحه ای که برای شما باز می‌شود فرم انتخابی شما به عنوان پیش فرض به هنگام اجرای برنامه است. شکل زیر را مشاهده نمایید:
امکان پیوست انواع اسناد یا ضمائم برای هر فرم
شما میتوانید برای هر فرمی در سپیدار از سند حسابداری گرفته تا خروج انبار و… به تعداد حداکثر 5 سند با فرمتهای مختلف مثل عکس یا اکسل و یا حتی پاورپوینت پیوست کنید. برای این منظور ابتدا حتماً یک بار با ادمین وارد برنامه سپیدار شوید. در هر فرمی از سیستم که نیاز به پیوست مدارک دارید، از تب‌های سمت راست، تب “اطلاعات تکمیلی” را انتخاب نمایید.
در فرم باز شده سطر‌هایی که از نوع لینک هستند برای پیوست مدارک است. اگر عنوان مدارک شما ثابت و مشخص است باید در قسمت عنوان، عنوان مدارک را به دلخواه وارد کنید برای مثال عنوان اسکن فاکتور یا سند پیوست اول… را در قسمت عنوان وارد کنید.
حالا هرکاربری که وارد سیستم شود و فرم مورد نظر را باز کند، می‌توانددر تب اطلاعات تکمیلی عناوین پیوست مدارک را مشاهده کرده و اسناد را پیوست کند. یعنی در ستون “مقدار” کلیک کرده و با استفاده از علامت + زرد رنگ فایل پیوست مورد نظر را انتخاب نماید. پس از انتخاب فایل مورد نظر و انتخاب گزینه تایید، لینک فایل پیوست به سیستم اضافه می‌شود.
با هربار کلیک روی لینک، فایل با فرمت مورد نظر باز خواهد شد. در صورت استفاده در نسخه‌های شبکه، مسیر فایل انتخابی باید برای کاربران دلخواه به اشتراک گذاشته شود تا کاربران در صورت دسترسی به مسیر پیوست مدارک، با کلیک روی لینک بتوانند اسناد پیوست را مشاهده کنند. فرمت فایل پیوست به اختیار کاربر بوده و محدودیتی برای آن وجود ندارد.
امکان وارد کردن اطلاعات تکمیلی و ساخت گزارش پویای دلخواه از آنها
شما ممکن است برای هر فرمی که اطلاعات آن را وارد سیستم می‌کنید، نیاز به ثبت و نگهداری اطلاعات بیشتری داشته باشید که از قبل به عنوان گزینه‌های اطلاعاتی مورد نیاز در آن فرم پیش بینی نشده باشند. برای ثبت چنین اطلاعاتی شما میتوانید از اطلاعات تکمیلی استفاده کنید و در صورت نیاز در گزارشها از این اطلاعات استفاده نمایید. در تمامی فرم‌های ورود و ایجاد اطلاعات در سمت راست در زیر تب “یادداشت”، تب “اطلاعات تکمیلی” وجود دارد.
در صفحه اطلاعات تکمیلی، 35 گزینه وجود دارند که شما میتوانید حداکثر 35 فیلد اطلاعاتی بیشتری از آنچه که در خود فرم وجود دارد، اطلاعات وارد کنید. برای ورود اطلاعات در این قسمت شما ابتدا با ادمین وارد برنامه شوید فرم دلخواهتون را باز کنید. وارد تب اطلاعات تکمیلی شوید. باید عنوان اطلاعاتی را که میخواهید وارد کنید را تعیین نمایید. در نظر داشته باشید که عنوانی را که در این قسمت برای یکی از فرم‌ها (مثلا فاکتور) تعیین می‌کنید در بقیه فرم‌های همان نوع (فاکتورها) مشاهده خواهید کرد و میتوانید برای آن اطلاعات وارد کنید و نیازی به ایجاد مجدد آن نیست.
- نوع : جهت ورود اطلاعات باید ساختار وجود اطلاعات را تعریف کنید.
- رشته : در این نوع گزینه‌ها، امکان تایپ کردن و ورود اطلاعات متنی وارد کنید.
- تاریخ : در این نوع گزینه‌ها، جدا کننده ای تاریخ نمایش داده میشوند و فقط میتوان عدد وارد کرد.
- عدد صحیح : در این نوع گزینه‌ها، فقط میتوان عدد وارد کرد و عدد وارد شده باید بدون اعشاری باشد.
- عدد اعشاری : در این نوع گزینه‌ها، فقط میتوان عدد وارد کرد و عدد وارد شده میتواند اعشاری باشد.
- مقدار : در این قسمت، مقدار یا عبارت مورد نظر را با توجه نوع انتخاب شده وارد کنید.
بعد از ورود به سیستم با ادمین، یک فاکتور فروش که قبلاً ثبت کرده اید را باز کنید. وارد تب اطلاعات تکمیلی شوید. ستون عنوان را با توجه به اطلاعاتی که نیاز به تکمیل آن در فرم‌ها دارید و با توجه به نوع آن تکمیل نمایید. برای مثال در فاکتور فروش با توجه به نیاز یک کاربر اطلاعاتی مانند نام راننده، نام وسیله نقلیه و شماره بارنامه که در فرم فاکتور فروش وجود ندارد را در بخش اطلاعات تکمیلی اضافه نماییم.
حال فرم را ذخیره نمایید. هر کاربری وارد سیستم شود موقع ثبت فاکتور یا برای فاکتورهای قبلی میتواند وارد تب اطلاعات تکمیلی شده و اطلاعات تکمیلی آن فرم را وارد نماید.
کاربرد اطلاعات تکمیلی و ساخت گزارش پویا
یکی از مهمترین کاربردهای اطلاعات تکمیلی ساختن گزارشات پویا یا گزارش ساز هست. حالا اگر نیاز به گزارشی از لیست فاکتورها به همراه نام راننده، شماره فاکتور، تاریخ فاکتور داشته باشید به شرط این که این اطلاعات را در داخل فاکتورها وارد کرده باشید، وارد منوی شرکت شده از قسمت فهرست، گزارشات پویا را بازنمایید.
با توجه به شکل بالا در فرم گزارش پویا، کلید زرد رنگ + را کلیک نمایید. با زدن کلید +، صفحه زیر نمایش داده می‌شود. سیستم مورد نظر را انتخاب کرده، ورودی گزارش را موجودیت انتخاب نمایید. حال کلید بعدی را کلیک نمایید.
با زدن کلید بعدی، صفحه ایجاد گزارش نمایش داده می‌شود. در این صفحه با توجه به گزارش مورد نیاز که در این مثال گزارشی از لیست فاکتورها به همراه اطلاعات تکمیلی نام راننده، وسیله نقلیه و…. است، فرم مورد نظر را انتخاب نمایید سپس کلید بعدی را کلیک نمایید.
بازدن کلید بعدی، صفحه زیر نمایش داده می‌شود. تمامی اطلاعات فاکتورفروش و جداول آن در بالای فرم نمایش داده می‌شود. یکی از جداول مربوط به اطلاعات تکمیلی است. از هر جدول فیلد‌های اطلاعاتی مورد نیاز را انتخاب و دابل کلیک نمایید. با دابل کلیک ستون آن اطلاعات نمایش داده می‌شود. بعد از انتخاب ستون‌های مورد نیاز، کلید بعدی را کلیک نمایید.
در صفحه ای که در اختیار شما قرار می‌گیرد، عنوان دلخواهی برای گزارش وارد نموده و کلید ذخیره راکلیک نمایید.
گزارش شما ساخته شد. از مسیر زیر میتوانید گزارش خود را باز کرده و متناسب با نیازتان فیلتر، چاپ یا با فرمت دلخواه گزارش تهیه نمایید.
حال میتوانید از گزارش خود پرینت تهیه نمایید.
میتوانید همانند تمامی گزارشات و فرم‌های سیستم، چاپ چند سطری تهیه نمایید.
این صفحه گزارش پویا را نشان می‌دهد. در صورتی که نیاز به ویرایش گزارش داشته باشید میتوانید گزارش را ویرایش یا ستون‌های مورد نیاز را اضافه یا کم نمایید.
علامت ذره بین برای جستجو در داخل هر فرم
گاهی ممکن است وسط ثبت یک سند حسابداری طولانی یا هر فرم دیگری که اقلام زیادی دارد، برای اینکه مطمئن شوید که تا الان بخشی از اطلاعات را صحیح وارد کردید نیاز داشته باشید یک مبلغ یا شرح خاصی در همان لحظه جستجو کنید. برای همین منظور یک علامت ذره بین داخل همه فرم‌های سپیدار وجود دارد. کافی است یک بار در هر فرمی که هستید روی آیکون ذره بین که در شکل زیر مشاهده می‌کنید کلیک کنید. با کلیک روی آیکون ذره بین، بلافاصله دو کادر باز می‌شود. یکی از کادرها سفید است که میتوانید در آن بخشی از چیزی را که نیاز به جستجوی داخل فرم دارید تایپ کنید. کادر دیگر امکان فیلتر بر اساس گزینه‌های مختلف را می‌دهد که به صورت پیش فرض فیلتر براساس همه ستون‌ها است. شکل زیر را مشاهده کنید.
فقط کافی است در کادر سفید، بخشی را که نیاز به جستجو دارید تایپ نمایید. اگر هیچ فیلتری را انتخاب نکنید از آنجا که به صورت پیش فرض، فیلتر روی همه ستون‌ها است، سیستم عبارتی را که تایپ کردید در کل فرم و ستون‌ها جستجو خواهد کرد. بعد از تایپ عبارت مورد جستجو، با کلیک برروی کلید اینتر یا علامت بالا و پایین در کنار کادر سفید، نتایج جستجوی خود را به ترتیب مشاهده نمایید. با هر بار enter زدن سیستم نتایج جستجوی عبارت را در کل فرم به شما نمایش می‌دهد. لازم به ذکر است که سطر مربوط به جستجو زرد رنگ نیز می‌شود. به شکل زیر توجه نمایید.
نحوه جستجو
شاید برایتان جالب باشد که بدانید به هنگام جستجو در هرجایی که کد کالا یا کد حساب معین یا کد تفصیلی وجود دارد، کافی است که بخشی از عنوان را به جای کد تایپ کنید و کلید اینتر را بزنید. پس از این کار،سیستم براساس آن بخشی که تایپ شده فیلترهای لازم را انجام می‌دهد و فقط کالا یا حسابهای معین یا تفصیلی‌هایی را نمایش می‌دهد که آن بخش از عبارت در آن وجود دارد. برای مثال در فرم فاکتورفروش به تصویر زیر نگاه کنید که با تایپ عبارت اساطیر به جای کد کالا، تمامی کالاهایی که در داخل عناوین آن اساطیر وجود دارد، نمایش داده می‌شود. 
مثال: در فرم سند حسابداری قبل از باز کردن سلکتور حساب معین یا تفصیلی، کافی است بخشی از عنوان یا کد حساب معین یا عنوان تفصیلی که میخواهید جستجو کنید را تایپ کنید. در این صورت بر اساس عبارت یا کد تایپ شده نتایج برای شما فیلتر خواهد شد که انتخاب حساب معین را برای شما ساده میکند. به تصویر زیر نگاه کنید که با تایپ عبارت ساختمان در قسمت کد معین، تمامی حسابهای معینی که در داخل عناوین آن ساختمان وجود دارد نمایش داده می‌شود.
ثبت یادداشت برای هر فرم
بسیار پیش می‌آید شما به عنوان کاربر سیستم نیاز یه توضیحات بیشتر و کامل تری در رابطه با بعضی از فرم‌ها دارید. در تمامی فرم‌های ورود و ایجاد اطلاعات،در سمت راست در زیر تب “اطلاعات اصلی”، تب “یادداشت” وجود دارد. چنانچه اطلاعات ثبت شده در سیستم نیاز به توضیحات بیشتر دارد، شما میتوانید آن موارد را در این قسمت وارد کنید و همراه فرم مورد نظر ذخیره کنید، بعدا به آن مراجعه کنید و یا در گزارشهای چاپی از این اطلاعات استفاده کنید. برای مثال شکل زیر را مشاهده نمایید. پس از ثبت اطلاعات سند حسابداری وارد تب یادداشت شوید.
با ثبت یادداشت و ذخیره فرم مورد نظر، تب یادداشت ستاره دار می‌شود و شما به هنگام بازکردن فرم متوجه می‌شوید که این فرم یادداشت دارد. توجه کنید این امکان در کلیه فرم‌های سپیدار وجود دارد که میتوانید از آن استفاده کنید.
نرم افزار حسابداری سپیدار، بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی در ایران
در این مطلب، به تمام مواردی که هنگام انتخاب و خرید بهترین نرم افزار حسابداری در نظر داشته باشید، اشاره کردیم. امیدواریم که با در نظر داشتن این موارد، هنگام خرید نرم افزار حسابداری، بهترین نرم افزار موجود در بازار را انتخاب کنید. سپیدار سیستم، با بیش از دو دهه سابقه در زمینه فروش انواع نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی و شرکتی، به بسیاری از کسب و کارها کمک کرده است. اگر میخواهید با این نرم افزار و امکانات نرم افزار سپیدار به صورت رایگان آشنا شوید، میتوانید از طریق شماره … با کارشناسان در تماس باشید. علاوه بر این، میتوانید از طریق لینک زیر، درخواست دموی رایگان نرم افزار حسابداری سپیدار را برای ما ارسال نمایید. کارشناسان ما در کوتاه‌ترین زمان ممکن با شما تماس گرفته و به صورت رایگان نرم افزار را به شما معرفی می‌کنند.
سؤالات متداول
- بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگیهایی دارد؟
انواع نرم افزارهای حسابداری معمولاً قابلیتهای مشابه باهم و در بعضی موارد متفاوتی دارند. بهترین نرم افزار حسابداری برای شما نرم افزاری است که گزارشهای لازم را در اختیارتان قرار داده و تجربه کاربری خوبی دارد. درواقع برای انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری باید پیش از هر چیز به نیازمندیهای خود توجه کنید. برخی از نرم افزارهای حسابداری برای فروشگاهها و خردهفروشیها و برخی دیگر برای کسب و کارهای شرکتی مناسب هستند.
- چه کسب و کارهایی به نرم افزار حسابداری نیاز دارند؟
اگر میخواهید در وقت و هزینه صرفه جویی کنید، بدون شک به بهترین نرم افزار حسابداری نیاز خواهید داشت. بهترین نرم افزار حسابداری میتواند بسیاری از کارهای خسته کننده مرتبط با حسابداری، مانند ثبت صورتحساب، ردیابی پرداخت و تهیه گزارشها را به صورت خودکار انجام دهد. این موضوع وقت شما را آزاد میکند تا بتوانید روی اداره و کنترل کار خود تمرکز کنید.